Befrei Dich vom Chaos!
Papierstau. Papierstapel. Überquillende Ordner. Volle Schreibtische. In den letzten Jahren haben wir uns ganz darauf konzentriert, unsere Büros möglichst papierfrei zu bekommen – vor allem der Umwelt zuliebe. So weit, so gut. Aber wie sieht’s nun mit unserer Ordnung aus? Ist die eigentlich besser geworden mit dem Umzug auf Server, Clouds und Co.?
Als factro User hast Du einen entscheidenden Vorteil: Deine Dokumente, die Du für Deine Projekte brauchst, kannst Du schnell und einfach in factro hochladen und zielsicher zu jeder Zeit auffinden. Die Strukturen und Regelungen Deiner Organisation können wir schließlich nicht so schnell verändern, Deine Ordnung in factro Projekten aber schon. Wir zeigen Dir gerne alle Vorteile und Möglichkeiten, die Du hast, damit es (auch digital) nie wieder SO bei Dir aussieht:
In nur wenigen Schritten kannst Du Ordnung in den Dateiensalat bringen und mit Dateianhängen wirklich alle relevanten Informationen in factro abbilden:
- Dokumente anhängen – was, wie, wo
- Die Suche ist beendet!
- Direktupload oder nicht?
- Verlinken – die praktische Alternative
- Eure Dokumente – Eure Spielregeln
1. Dokumente anhängen – was, wie, wo?
Kommen wir zur ersten wichtigen Frage: was möchtest Du überhaupt in Deine Projekte einbetten – also, um welche Dokumententypen handelt es sich? Egal ob PDF, Excel oder Grafiken – Du kannst alle büroüblichen Formate in factro anhängen, um so z.B. einen wichtigen Zwischenstand mit Deinem Team zu teilen oder Arbeitsanweisungen zu präzisieren.
Direkter Upload
Die einfachste Möglichkeit, das zu tun, ist, Dokumente direkt in factro hochzuladen, um sie sich dort direkt anzuschauen und zu downloaden. Ein direkter Upload ist in der einzelnen Aufgabe, dem einzelnen Paket oder im Projektkopf möglich.
Der Upload erfolgt dann einfach mit dem Klick auf die Büroklammer – das kennst Du sicher schon aus anderen Programmen. In den Aufgaben haben wir allerdings eine Abkürzung für Dich parat! Per Drag&Drop kannst Du Dokumente nämlich auch direkt aus Deiner Ablage in die jeweilige Aufgabe ziehen.
Unser Denkanstoß: Direkte Uploads sind vor allem dann sinnvoll, wenn in Eurer Organisation alle Dateien auf dem Server liegen und ein typischer Dateipfad stark verkettet und lang ist. Statt umständlich zu erklären, wo die Datei liegt, kann sie auch direkt hochgeladen werden.
Vor allem dann, wenn Du das Dokument vielleicht sogar täglich brauchst, um es an Kunden zu senden, das Formular auszufüllen, oder Eure Richtlinien zum Corporate Design immer auf einen Klick verfügbar zu haben.
Wie schnell und einfach das ist, zeigt Dir unser Produktmanager Marvin im Video:
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2. Die Suche ist beendet!
Nun ist in der Regel ja nicht das Anhängen von Dateien das Nervige, sondern das Wiederfinden: Wo ist das Dokument abgelegt? Und wie heißt die Datei überhaupt?
Da in factro alle Dateien projektbezogen angehängt werden, stellt sich diese Frage in vielen Fällen gar nicht. Denn was Du ja in jedem Fall weißt, ist, worum es inhaltlich geht bzw. in welchem Kontext – also in welchem Projekt – Du das Dokument brauchst. Springe also einfach in das Projekt, in dem das Dokument angehängt ist und dann in die Dateienübersicht, die Du in den Details findest.
Hier siehst Du jetzt alle Dateien auf einen Blick, die in Deinem Projekt liegen. Natürlich gibt es diese Übersicht auch nochmal separat für jedes Paket und jede Aufgabe. Du siehst also, es geht nichts verloren und ist super schnell zur Hand. Und vor allem: Die Datei liegt dort, wo Du sie benötigst.
So kannst Du unnötige Doppelungen von Dokumenten verhindern und es allen in Deinem Team leichter machen. Du hast bei wichtigen Standard-Dokumenten also keinen Medienbruch mehr zwischen factro – Eurem Server – und wieder factro, um eine konkrete Aufgabe mithilfe der Datei zu bearbeiten.
3. Direktupload oder nicht?
Nun ist factro natürlich kein Dokumentenmangementsystem (Kurz: DMS) im klassischen Sinne. Der Fokus liegt auf Euren Projekten und der Verbesserung Eurer Zusammenarbeit. Dass Du Dokumente trotzdem super schnell ablegen und auch einfach wiederfinden kannst, haben wir Dir bereits gezeigt.
Diese Dateien bieten sich zum Direktupload an
Den direkten Upload kannst Du vor allem für diejenigen Dokumente nutzen, die…
- langfristig in Deinen Projekten benötigt werden,
- wiederkehrend sind und daher vielleicht sogar in Vorlagen gespeichert werden,
- nicht versioniert vorhanden sind, sprich: Die eher fix sind und keinen Entwurfs-Charakter haben.
Von welchen Dokumenten sprechen wir also konkret? Zum Beispiel von einem beschreibbaren PDF, dass Ihr standardmäßig nutzt – sei es für den Projektantrag, die Kundenrechnung, das Briefingdokument für die Agentur oder die Raumreservierung.
Ihr habt so immer das passende Dokument direkt in der entsprechenden Aufgabe parat, könnt es dort downloaden, ausfüllen und auf Eurem Server in den entsprechenden Ordnern ablegen.
Auch Dateien, die dem Team zur Info dienen sollen, bieten sich in bestimmten Situationen zum Direktupload an. Nehmen wir an, Ihr habt als Qualitätsmanagement die Aufgabe, einen bestimmten Vorgang zu prüfen. Wäre es dann nicht praktisch, die standardmäßigen Prüfkriterien auch direkt dort angehängt zu haben?
Ein Marketingteam freut sich ebenfalls, wenn der Entwurf zur nächsten Kampagne von der Werbeagentur direkt an der entsprechenden Aufgabe abgelegt wird – zumal factro ja auch eine Benachrichtigung im Newsfeed anzeigt, wenn die externe Grafikerin die Datei hochgeladen hat.
Warum ein Direktupload nicht immer die goldene Lösung ist
Die zweite, nicht unwesentliche Frage ist, welche Dokumente sich aus guten Gründen weniger für einen Direktupload eignen. Darunter fallen Dokumente, die…
- nicht direkt benötigt werden, um eine Aufgabe zu bearbeiten und das Kommentarfeld unnötig aufblähen
- versioniert vorhanden sind und nicht den finalen Stand abbilden
- sensible Daten enthalten und daher vielleicht nicht für alle Augen bestimmt sind
Die ersten beiden Punkte leuchten Dir bestimmt sofort ein. Das Kommentarfeld Deiner Aufgabe sollte während der Bearbeitungszeit immer übersichtlich bleiben und die Beiträge und Dateien themenbezogen sein. Stell Dir vor, Du setzt mit HR zusammen einen Vertrag mit einem Geschäftspartner auf und verschiedene Versionen davon werden in der Aufgabe abgelegt.
Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass Du aus Versehen, eine unvollständige oder falsche Version abschickst? Abgesehen davon, dass die Suche nach der finalen Datei unnötig erschwert wird und gerne auch mal „sicherheitshalber“ etwas doppelt hochgeladen wird. Ein Teufelskreis, in den Du gar nicht erst hineingeraten willst!
Dazu kommt, dass der Speicherplatz in Deiner Cloud je nach Tarif limitiert ist – Du also nicht unendlich viele Dokumente in factro hochladen kannst.
Erweiterung gefällig? Wie viel Speicher Du noch übrig hast, kannst Du ganz einfach in Deinen Einstellungen prüfen. Wenn Du jetzt merkst, dass Du mit der verfügbaren Menge an Speicherplatz nicht ganz hinkommst und diesen gerne erweitern würdest, um mehr Dokumente in Deinen Projekten in factro anzuhängen, dann ist das kein Problem!
Kontaktiere uns einfach für mehr Informationen. Wir unterstützen Dich gerne.
Der letzte Punkt – sensible Daten – hat es in sich! Klar, Du wirst jetzt argumentieren, dass Du natürlich sehr gründlich darüber nachgedacht hast, wem Du Leserechte in Deinen Projekten gibst. Also müsste doch alles sicher sein, oder?
Gegenfrage: Weißt Du zu 100 %, wer in den verschiedenen Abteilungen oder im Geschäftsführungsbereich wirklich ALLES sehen darf? Oder kannst Du vielleicht gar nicht auf dem Schirm haben, dass bestimmte Laufwerke auf dem Server für einzelne Abteilungsmitglieder gesperrt sind? Nicht nur in großen Unternehmen kann eine fälschliche Freigabe für ein Dokument fatale Folgen haben. Umso besser also, wenn Du Dich doppelt absicherst. Im nächsten Kapitel zeigen wir Dir, wie!
4. Verlinken – die praktische Alternative
Wenn Ihr in Eurer Organisation Dokumente in einer Cloud verwaltet, hast Du eine weitere Möglichkeit, Dokumente in factro abzubilden und diesen Problemen so aus dem Weg zu gehen: füge den Link, der zu der Datei führt, einfach im Beschreibungsfeld oder in den Kommentaren in Deinem Projekt ein!
Tipp: Die Adresse wird wie ein normaler Text eingefügt und nach einem Enter oder der Leertaste automatisch erkannt und als Link optisch hervorgehoben. Um die Lesbarkeit eines Beschreibungstextes weiterhin zu gewährleisten – was bei super langen Links nicht mehr der Fall ist – könnt Ihr auch direkt den Text verlinken. Probiert es direkt aus!
Mithilfe dieser Methode nutzt Du den bereits bestehenden Speicher außerhalb von factro, der für den Zugriff eine URL bereitstellt. Die Dateiablage in factro bleibt auf diese Weise übersichtlich und auf die wichtigsten Dokumente beschränkt, die sich wirklich zum Direktupload anbieten.
Und auch Dein Kommentarfeld wird nun nicht mehr von Dokumenten überflutet. Stattdessen findest Du alle Dokumente – an denen mit mehreren Teammitgliedern in der Cloud gleichzeitig gearbeitet wird – als Link im Beschreibungsfeld eingebettet.
Mit Klick auf die URL kommst Du automatisch immer zum aktuellen Stand der Datei. Denn durch das Verlinken, bleibt die Datei in der Cloud die „eine Quelle“, sodass Ihr nicht Gefahr lauft, verschiedene Versionen an unterschiedlichen Orten zu verwenden und Euch dadurch zu verzetteln.
Auch die Zugriffsrechte sind durch das Verlinken abgesichert. Nun limitiert schließlich nicht mehr nur factro, wer das Dokument öffnen kann. Denn in Eurer Cloud sind Zugriffe auf Ordner und einzelne Dateien bereits festgelegt. Wer nun die Aufgabe, in der das Dokument liegt, lesen kann und auf den Link in factro klickt, sieht die Datei trotzdem nur dann, wenn er auch eine Freischaltung hierfür in der Cloud erhalten hat. Um Deine sensiblen Daten musst Du Dir in Zukunft also keine Gedanken mehr machen!
Hinweis: Um die Verlinkung von Dateien nutzen zu können, muss der Speicherort, auf den verwiesen wird, “von außen” erreichbar sein. UNC-Pfade (üblich bei internen Netzlaufwerken) werden daher nicht unterstützt.
5. Eure Dokumente – Eure Spielregeln
Ihr wisst jetzt Bescheid. Alle Infos liegen bei Euch auf dem Tisch. Damit ist es aber noch nicht ganz getan, denn schließlich möchtet Ihr nicht bei jedem einzelnen Projekt umdenken wollen: Link oder Upload? An der Aufgabe, im Paket oder im Projektkopf? Was steht im Titel? Welche Dokumente werden NICHT in factro abgebildet? Die Kette an möglichen Fragen ist lang.
Setzt Euch deshalb einmal im Team zusammen und legt verbindliche Regeln für die Dokumentenablage in factro fest. So wissen alle Bescheid und Du kannst sicher gehen, dass Deine Projekte vollständig gepflegt sind und gleichzeitig übersichtlich bleiben.
Das Dokument mit Euren Spielregeln kannst Du dann direkt zum Start in factro anhängen. Los geht’s!
Weiterführendes Material
In unserem Handbuch findest Du noch mehr Infos rund um Dokumente & Dateien. Erfahre hier, wie Du Dateien hinzufügst und wo Du diese findest.
