E-Akte Bund digitalisiert das Dokumentenmanagement in Behörden
Ob privat oder beruflich – die Digitalisierung schließt kaum einen Lebensbereich aus. Was im privaten Alltag längst zum Standard gehört, etabliert sich zunehmend in der Arbeitswelt. Das hat auch die öffentliche Verwaltung erkannt. Immer wichtiger werden digitale Tools, soziale Netzwerke und neue Formen der Zusammenarbeit.
Die E-Akte ist ein weiterer Schritt in die digitale Zukunft der öffentlichen Ämter und Behörden und ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zur digitalen Kommune: Lose Zettelsammlungen, volle Archive und unübersichtlich Papierakten gehören durch die digitale Ablage bald der Vergangenheit an und eine moderne und agile Verwaltung entsteht.
Wir klären: Was ist die elektronische Akte? Welche gesetzliche Grundlage steht dafür bereit? Welche Vorteile und Herausforderungen ergeben sich für die öffentliche Verwaltung? Außerdem haben wir Tipps zur Umsetzung in Ihrem Team.
- Was ist die E-Akte?
- E-Government-Gesetz: E-Akte wird Pflicht
- Vorteile der digitalen Akte
- E-Akte in Behörden einführen
- Fazit: Die E-Akte etabliert eine moderne Arbeitsweise
1. Was ist die E-Akte?
„Unter einer E‑Akte ist eine nachvollziehbare, strukturierte Ablage zu verstehen, die alle aktenrelevanten Dokumente enthält.“ – Bundesverwaltungsamt
Die elektronische Akte ist also eine digitale Daten- und Dokumentensammlung, nach dem Vorbild einer klassischen Papierakte: Zusammengesetzt aus Deckblatt, Register und Unterlagen. Sie ist ein zentraler Sammelort für alle Verwaltungsunterlagen, die im Arbeitsalltag anfallen. Gespeichert werden unterschiedliche Dokumententypen – von Textdokumenten, E-Mails, Excel-Tabellen bis hin zu Scans.
Durch die elektronischen Akten werden alle Dokumente und Informationen ausschließlich digital verwaltet. Der gesamte Prozess der Verwaltung der Daten soll damit zukünftig erleichtert und einfach zugänglich gemacht werden. Umgesetzt werden kann das mit einem Dokumentenmanagementsystem: Oder kurz DMS.
E-Akte Bund
Den ersten Schritt Richtung digitale Verwaltung gehen die Bundesbehörden. Bis 2024 sollen mehr als 150.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an die E-Akte Bund (bmi.bund.de – Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat) angebunden sein. Sie bietet eine Grundlage für rechtssicheres verwalten jeglicher Unterlagen im Behördenalltag. Verantwortlich für die einheitliche Einführung der E-Akte ist die Informations Technik Zentrum Bund – kurz ITZBund – in 200 Bundesbehörden.
„Die Einführung der E-Akte Bund in 200 Bundesbehörden ist ein riesiges Digitalisierungsprojekt. Sie setzt auch ein Neudenken der Verwaltungsarbeit in den Behörden voraus. Die E-Akte macht uns alle effektiver und moderner. Eine große Aufgabe für meine Teams.“ – Dr. Alfred Kranstedt, Direktor ITZBund
Die E-Akte Bund schließt nicht nur das Dokumentenmanagement ein, sondern integriert zusätzlich Schnittstellen zu gängigen Office-Anwendungen. Und auch die Einbindung von Kollaborationsplattformen, wie zum Beispiel Projektmanagement-Software oder Tools zur Kommunikation innerhalb der Behörde, soll integriert werden.
Die öffentliche Verwaltung soll flächendeckend digitalisiert werden.
Gut zu wissen: Hybridakte
Hybridakten sind elektronische Akten, welche zudem noch zusätzlich keine elektronischen Bestandteile besitzen. Das können Akten sein, welche noch analog geführt werden und nicht eingescannt werden können oder Bestandteile, die aus rechtlichen Gründen nicht elektronisch geführt werden dürfen.
2. E-Government-Gesetz (EGovG): E-Akte wird Pflicht
Mit Eintreten des E-Government-Gesetz (bmi.bund.de – Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat) sind Behörden dazu verpflichtet einen elektronischen Zugang ihrer Verwaltungsdienstleistungen zu ermöglichen. Damit soll die öffentliche Verwaltung, wie die medizinischen Digitalisierung, auf lange Sicht in allen Bereichen digitalisiert werden.
Zentrale Aspekte der modernen Verwaltung
- Elektronische Aktenführung aller Dokumente
- Elektronische Bezahlung in Verwaltungsangelegenheiten
- Publikationspflichtige Amts- und Verkündungsblätter elektronisch verfügbar
- Bereitstellung von maschinenlesbaren Datenbeständen
- Personen online authentifizieren
Bis zum Jahr 2022 haben Bund, Länder und Kommunen – in Bezug auf die elektronische Akte – Zeit, um auf eine flächendeckende, digitale Ablage umzusteigen. Ab dem 1. Januar 2026 wir die E-Akte dann für Behörden und Verwaltungen Pflicht. Das Ziel ist nicht nur eine Akzeptanz aller Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, sondern eine Einbindung der Bevölkerung und vieler Unternehmen.
Live-Webinar: Digitales Projektmanagement in der Öffentlichen Verwaltung
In unserem Live-Webinar erfährst Du, wie digitales Projektmanagement in der Öffentlichen Verwaltung richtig umgesetzt wird. Die Gemeinde Grünheide und der Main-Kinzig-Kreis zeigen Dir ihre Best Practices in der Projektarbeit mit factro.
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Bereits seit dem 1. Januar 2021 haben Bürger und Bürgerinnen die Möglichkeiten, Verwaltungsangelegenheiten Online zu regeln. In Verbindung mit dem Onlinezugangsgesetz (bmi.bund.de – Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat) steht der Nutzer im Mittelpunkt. Denn Verwaltungsdienstleistungen online zu verwalten, soll für die gesamte Bevölkerung möglich sein.
Die E-Akte im Gesundheitswesen
Die E-Akte kann auch in Krankenhäusern genutzt werden, als elektronische Patientenakte. Dies entspricht der Umsetzung der Digitalisierung im Gesundheitswesen, das im KHZG, dem Krankenhauszukunftsgesetz, festgehalten ist. Mit Hilfe des Gesetzes soll vor allem ein besseres Patienten- und Ressourcenmanagement erreicht werden.
3. Vorteile der digitalen Akte
Die Vorteile einer elektronischen Akte für Behörden sind vielseitig. Einerseits wird die Arbeit in den öffentlichen Ämtern vereinfacht, andererseits schafft die Digitalisierung Nähe zu Bürgerinnen und Bürgern, die vorher so nicht möglich war. Die Bereitschaft in der Bevölkerung ist groß: Laut Statista reichen bereits 28,2 Millionen Personen von rund 41 Millionen Steuerpflichtigen in Deutschland ihre Steuererklärung online (de.statista.com – Studie zur elektronischen Übermittlung der Einkommensteuererklärung) ein.
Auf der Seite der Verwaltung bringt das vor allem eine hohe Kostenersparnis. In einer digitalen Verwaltung liegt das Einsparpotential bei 32,7 Prozent (library.fes.de – Friedrich Ebert Stiftung) gegenüber den bisherigen Kosten. Deutschlandweit ist das eine jährliche Summe von knapp 3 Milliarden Euro. Neben der Verringerung der Kosten bieten sich noch weitere Chancen für öffentliche Ämter und Behörden.
Ortsunabhängiges Arbeiten
Gerade in Zeiten von Home Office und Remote Work werden ortsunabhängige Arbeitsplätze immer wichtiger. Durch eine digitalen Ablage haben Sachbearbeiter die Möglichkeit, aus den „eigenen vier Wänden“ Dokumente schnell zu finden und Zugriff auf aktuelle Daten zu bekommen. Spätestens seit der Corona-Krise ist klar: Ein kontinuierlicher Zugang zu relevanten Daten und Informationen sollte zu jederzeit und von jedem Ort aus möglich sein.
Außerdem müssen durch das digitale Netzwerk keine Akten mehr aus anderen Gebäuden oder unterschiedlichen Städten „hin und her“ gefahren werden. Das spart enorm viel Zeit und vor allem Kosten.
Durch die E-Akte werden Archive überflüssig
Die wohl größte Schwäche von Papierakten liegt in der Archivierung: Ganze Räume sind teilweise bis unter die Decke mit alten Akten gefüllt – wo da die Übersicht bleibt? Häufig gar nicht, es entsteht Chaos und das Wiederfinden bestimmter Unterlagen wird letztendlich zum Stressfaktor.
Außerdem müssen Löschfristen nicht mehr aufwendig notiert werden. Das System erkennt durch automatische Löschfristen, wann eine Akte gelöscht wird. Zusätzlich entfällt das aufwendige vernichten und entsorgen von Papierakten.
Keine Papierberge mit digitaler Ablage
Hoher Sicherheitsaspekt
Zugangsberechtigungen sind in Papierarchiven sehr arbeitsaufwendig und schwierig zu überwachen. Es kann schnell passieren, dass eine Akte in die falschen Hände gerät. Mit der digitalen Akte wir der Zugriff nur berechtigten Sachbearbeitern ermöglicht, zum Beispiel mithilfe eines Passwortes.
Transparente Kommunikation zwischen Behörden und Bevölkerung
Mit der elektronischen Akte wird auch die Kommunikation zwischen Verwaltung und Bürgern einfacher. Es bietet sich die Möglichkeit, Verwaltungsangelegenheiten direkt von zu Hause aus zu klären, sodass ein extra Weg zum Amt entfällt.
Neben der Digitalisierung der Verwaltungsdienstleistungen werden auch soziale Netzwerke im öffentlichen Dienst immer wichtiger. Junge und ältere Mitmenschen werden auf Social Media-Plattformen erreicht und es kann ein kontinuierlicher Austausch stattfinden. Durch die regelmäßige Pflege sind Bürger auf einem aktuellen Stand.
4. E-Akte in Behörden einführen
Neben den vielen Vorteilen gibt es natürlich auch einige Herausforderungen, die zu bewältigen sind. So haben vor allem Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in den Ämtern „Angst vor dem Unbekannten“ und dadurch Bedenken gegen die elektronische Aktenführung. Deswegen funktioniert die Einführung der E-Akte nicht einfach „nebenbei“, sondern sollte mithilfe von professionellem Prozessmanagement detailliert geplant sein.
Grundsätzlich zu klären ist: Welche Software wird für die Digitalisierung genutzt? Wie kann ich Behörden-Teams in der digitalen Umsetzung unterstützen? Wer ist verantwortlich für die Digitalisierung der Daten und Dokumente? Müssen eventuell externe Dienstleister beauftragt werden?
Dem Team die „Angst vor dem Unbekannten“ nehmen.
5 Tipps die E-Akte leicht zu etablieren
- Gründlich planen: Um die E-Akte möglichst optimal zu nutzen und Fehler zu vermeiden, ist eine umfassende Planung Grundvoraussetzung. Entwickelt werden gemeinsame Strategien und Prozesse, die zur Behörde passen.
- Archive digitalisieren: Für ein einheitliches Arbeiten ist es wichtig die restlichen Dokumente in Papierform zu scannen und zu digitalisieren.
- Akzeptanz schaffen: Warum ist die elektronische Akte notwendig? Verdeutlichen Sie die Gesetzeslage und was das konkret für die Abteilung bedeutet.
- Interesse stärken: Zeigen Sie Beteiligten die Vorteile einer digitalen Ablage und wie die Arbeit durch die E-Akte vereinfacht wird. Dadurch steigt die Bereitschaft und die Einführung wird erleichtert.
- Weiterbildung anbieten: Gerade für Mitarbeiter mit wenig Erfahrung in der Digitalisierung kann gerade am Anfang ein neues System schnell überfordern. Unterstützen Sie Ihr Team durch regelmäßige Trainings und Weiterbildungen zur richtigen Nutzung.
Fazit: Die E-Akte etabliert eine moderne Arbeitsweise
Mit der Digitalisierung und dem technischen Fortschritt verändert sich das Arbeitsleben laufend. Begriffe wie New Work machen auch vor öffentlichen Behörden keinen Halt. Umso wichtiger ist eine frühzeitige und gut geplante Einführung digitaler Tools, um am Ende die Zusammenarbeit im Team bestmöglich zu gestalten. Durch die elektronische Akte ist eine moderne Verwaltung nun möglich. Eine effiziente und transparente Aktenführung entsteht. Die Einführung dieser E-Akten erfolgt nun in dem kommenden Jahren durch die einzelnen Bundesländer selbst.
Aktuelle Lesetipps zum Thema „E-Akte in der öffentlichen Verwaltung“
- Elektronische Patientenakte und Datenschutz: So sicher ist die E-Akte (chip.de)
- Bei Nichtnutzung der E-Akte an Thüringer Gerichten Drohen Konsequenzen (tlz.de)
- Alle Zivilsenate auf E-Akte umgestellt (lto.de – Legal Tribune Online)
