factro im Team einführen – so geht’s!

In fünf Schritten erfolgreich einsetzen

Welche Projektmanagement-Software passt den nun überhaupt zu uns? Vor dieser Frage stehen Teams und Unternehmen, weil sich auf dem Markt mittlerweile einige Tools für erfolgreiches Projektmanagement etabliert haben. Wenn Du factro in die engere Auswahl einbeziehst oder bereits dafür entschieden hast, hast Du eine sehr gute Wahl getroffen! Über 95.000 Nutzer vertrauen im Managen ihrer Projekte auf die Bochumer Software.

„Eine wirklich erstklassige PM-Software, die super leicht in der Bedienung ist. Besonders begeistert sind wir vom factro Kundenservice! Ob per Chat, Mail oder Telefon – die freundlichen Mitarbeiter in Bochum können immer direkt helfen.“

– Bewertung auf ProvenExpert.com

Doch ein Tool alleine löst noch keine Probleme. Im Folgenden zeigen wir Dir, wie Du factro in wenigen Schritten erfolgreich in Deinem Team oder Unternehmen vorstellst, testest und einführst. So schaffst Akzeptanz und das richtige Mindset.

1. Erste Schritte mit der Basic Cloud
2. Botschafterinnen und Champions gehen voran
3. factro dem Team präsentieren
4. Nutzung im Arbeitsalltag vorleben
5. Anwendung im Unternehmen ausweiten
6. Deine Vorteile durch factro

Die Entscheidung für das passende Toll fällt oft nicht leicht

1. Erste Schritte mit der Basic Cloud

Überzeuge Dich: Teste factro kostenlos und unverbindlich. Registriere Dich hierbei für die Basic Cloud und probiere alle Basis-Funktionen aus: Starte mit dem ersten Projekt, lege Aufgaben an, vergebe Prioritäten und erstelle Checklistenpunkte passend zum Task.

Beginne im Anschluss einen unverbindlichen Test der umfangreichen Tarife Team, Business oder Professional Cloud. Hier kannst Du erweiterte Funktionen wie z.B. die Sicht- und Bearbeitungsrechte, eine projektübergreifende Übersicht, das Gantt Chart, die Ressourcen-Auslastung oder Benutzerdefinierte Felder ausprobieren. Dadurch erhälst Du einen vollständigen Einblick in die Features der jeweiligen Variante.

Aufgepasst!

Der Test endet dabei automatisch nach 14 Tagen, eine Eingabe von Zahlungsdaten ist nicht erforderlich, sodass Du in keine Abofalle tappen kannst. Am Ende des Tests kannst Du Deinen Wunschtarif buchen oder mit der Basic Cloud kostenfrei weiter arbeiten.

Egal, wie Du Dich entscheidest, Du kannst alle Daten aus dem Test mitnehmen und weiternutzen – auch in der Basic Cloud. Natürlich kannst Du nach dem Test ebenso mit einer frischen Cloud neustarten.

2. Botschafterinnen und Champions gehen voran

Um ein neues Tool erfolgreich einzuführen, braucht es vor allem die Akzeptanz des Teams. Identifiziere daher „Botschafterinnen“ und „Champions“, die motiviert mitziehen. Diese Teammitglieder müssen dabei nicht Führungspositionen besetzen, sondern viel mehr offen für Neues und überzeugend gegenüber den Teammitgliedern sein.

factro den Champions vorstellen und testen

Stelle Deinen Champions und Botschafterinnen factro vor und erkläre dabei, welche Features für das Managen von Themen, Teams und Projekten in Deiner Organisation besonders wertvoll sind und welche zusätzlichen Aspekte, z.B. Datenschutz und Sicherheit oder Service und Support, factro dabei qualifizieren.

Geht die Bedienung und die Funktionen gemeinsam durch und schaut hierzu auch unsere kostenfreien Webinare an. Lade bis zu 10 Botschafterinnen und Champions anschließend in Deine factro Cloud ein, damit ihr das Tool gemeinsam nutzt und praxisnah erleben könnt.

Erstellt nun Euer erstes gemeinsames Projekt, lege Aufgaben an und mache Dich mit den verschiedenen Projektansichten sowie dem Newsfeed vertraut. So erhälst Du einen schnellen Überblick zu allen Neuigkeiten in Deinen Themen.

Falls noch nicht geschehen, solltest Du nun den Test auslösen, damit Du und Dein Team einen besseren Überblick über den Funktionsumfang bekommt. Bei weiteren Fragen empfehlen wir auch die Tutorials und das multimediale Handbuch. So werden ihr schnell zu Kennern und könnt Fragen des Teams klären.

Rollen festlegen

Lege bei jeder Einladung auch fest, welche Nutzertypen Du für die Arbeit in factro benötigst. Ab der Business Cloud kannst Du zwischen vier verschiedenen Berechtigungsgruppen wählen:

• Admin: Zuständig für Verwaltung (Nutzer einladen, Daten exportieren/löschen) und Rechtevergabe (Lese- und Bearbeitungsrecht), Zugriff auf alle Funktionen und das Controlling.
• Planer: z.B. ein Projekt- oder Teamleiter, der Projekte steuert, aber keine administrativen Aufgaben übernimmt.
• Mitarbeiter: Aufgaben anlegen und bearbeiten, Leserechte für Projekte erhalten, aber keine Projekte steuern.
• Gastnutzer: externe Nutzer, wie z.B. Lieferanten, die Aufgaben zurückmelden, aber keine Verantwortlichkeiten übernehmen können.

3. factro dem Team präsentieren

Nachdem Du factro mit Deinen Botschafterinnen und Champions ausprobiert hast und die Vorteile für Dein Projektmanagement und die Zusammenarbeit im Team herausgearbeitet hast, wird es Zeit, allen kommenden Usern das Tool zu präsentieren. Das geht z.B. bei einer gemeinsamen Kick-Off-Veranstaltung.

Nehme Dir Zeit und gehe auf die Planung mit factro und die wichtigsten Vorzüge des Tools ein. Dazu gehören u.a.:

• Wofür soll factro konkret eingesetzt werden? Bspw. Projektmanagement, Task Management, Wissens-Transparenz, zielorientierte Kommunikation.
• Was macht factro aus? Bspw. Leichte Bedienung, kostenloser Support, hohe Datenschutz-Standards, vielfältige Ansichten, mobile App.
• Wie wird factro im Unternehmen eingebunden? Bspw. einzelne Teams mit Projekt-/Abteilungsleiter oder ein übergreifendes Projekt.

Beispielprojekte durchgehen

Damit Dein Team auch einen praktischen Eindruck von factro erhält, gehst Du am besten ein Beispielprojekt durch und zeigst die wichtigsten Funktionen für Deine Organisation und Projekte.

Das Beispielprojekt kannst Du im Vorfeld erstellen und als Vorlage abspeichern. So kannst Du ein leistungsstarkes factro Feature präsentieren und direkt produktiv nutzen. Alternativ kannst Du auch auf eine der Vorlagen im Best Practice Store zurückgreifen.

4. Nutzung im Arbeitsalltag vorleben

Um die Akzeptanz eines Tools zu fördern, ist es besonders wichtig, es in den Arbeitsalltag zu integrieren und die aktive Nutzung vorzuleben. Gehe als Vorbild voran: Organisiere Deinen Themen und Dein Team mit factro. Das schafft ein gemeinsames und überzeugendes Mindset.

Zusammen mit den Botschafterinnen und Champions zeigst Du dem Team, dass die Wahl von factro Euch als gesamtes Team betrifft und dass auch Führungskräfte geschlossen dahinter stehen. Das verstärkt das Wir-Gefühl und fördert eine verbesserte Zusammenarbeit, da alle gemeinsam auf Augenhöhe agieren.

Die Einführung eines Tools bedeutet vor allem Change Management. Um Neues nachhaltig zu verankern, ist daher das konsequente Vorleben essentiell. Ebenso wichtig ist es, die Fragen der Kollegen zu klären, Sorgen auszuräumen und zu zeigen, wie sie zusammen als Team von der Nutzung profitieren.

5. Anwendung im Unternehmen ausweiten

Wenn Du factro in einem Team erfolgreich eingeführt hast, kannst Du diese Erfahrungen anschließend nutzen, um das Tool in anderen Abteilungen, Bereichen und Teams zu integrieren. Hier kannst Du ähnlich verfahren wie zuvor, indem Du Champions und Botschafterinnen auswählst und Dein Team schrittweise und gemeinschaftlich an die Software heranführst.

Der große Vorteil: Wenn Du factro bereits nutzt, hast Du einen zusätzlichen Erfahrungsschatz, der hilft, die Fragen und Sorgen der anderen Teams zu klären. So schaffst Du eine Vernetzung Deines Unternehmens. Die Kommunikation, die Planung und die Organisation werden einheitlich. Das erleichtert das abteilungs- und standortübergreifende Arbeiten deutlich.

6. Deine Vorteile durch factro

Durch die Nutzung von factro hast Du vielfältige Vorteile im Aufgaben- und Projektalltag. Mit dem Tool arbeitet Deine Organisation zielgerichteter, wirtschaftlicher und als Team.

Ressourcen präzise einteilen

factro hilft Dir dabei, Deine Ressourcen präzise einzuteilen. Nutze die Leistungserfassung, um Plan-, Ist- und Rest-Aufwände für Aufgaben gegenüberzustellen. Mit der Ressourcen-Auslastung behälst Du zudem das Pensum Deiner Mitarbeitenden stets im Blick und kannst Überforderung und Unzufriedenheit vorbeugen.

So schafft factro Transparenz und hilft dabei, Prozesse zu optimieren. Wird eine Aufgabe schneller als geplant fertig, kannst Du dem Ausführenden eine neue Tätigkeit zuweisen und so effizienter arbeiten. Sollte die Planung sich als zu knapp erweisen, kannst Du schnell und agil reagieren.

Weniger Meetings, mehr Produktivität

Damit Deine Projekte erfolgreich und zuverlässig abgeschlossen werden, solltest Du besonders effektiv und zielgerichtet arbeiten. Im Organisationsalltag entpuppen sich zahllose Meetings als Produktivitätskiller. Sie kosten Zeit, liefern aber oft kein konkretes Ergebnis.

Mit factro kannst Du Meetings um bis zu 80 % reduzieren und dadurch maßgeblich Entscheidungen beschleunigen und erleichtern. Das Tool dient als zentrale Anlaufstelle für alle projektbezogenen Informationen: Wer ist zuständig für eine Aufgabe? Wann wurden die letzten Änderungen vorgenommen? Sind wir im Zeitplan? Mit factro hast Du Antworten zu allen Fragen direkt zur Hand und sparst bis zu 40% Deiner Kapazitäten.

Schluss mit E-Mail- und Excel-Chaos

Die Kommunikation im Team ist ein notwendiger Schlüssel zu erfolgreichen Projekten, muss dafür aber effektiv, präzise und kontextbezogen sein. In vielen Organisationen scheitert dies an unzähligen und nicht durchschaubaren E-Mails, immer neuen Anhängen mit Dateinamen wie „Tabelle_Zeiten_NEU_fertig_2.xls“ und daraus entstehenden unklaren Wissensständen.

Anstelle von direkter, konkreter Kommunikation müssen erst alle Informationen auf den neuesten Stand gebracht werden, was wiederum oft in den angesprochenen Meetings resultiert. Wenn der Durchblick verloren geht, ist ein produktiver Dialog nicht möglich.

Echte Kollaboration und gesichertes Know-How

Mit factro ist das gesamte Team immer auf dem neuesten Stand – unabhängig von der Abteilung oder dem Standort. Dank direktem Zugriff auf die neuesten Dokumente und Änderungen, Kommentar-Funktion sowie @mentions für gezielte Ansprachen entsteht echte, zielführende Kollaboration. Das stärkt die Motivation, denn die Mitarbeitenden fühlen sich aktiv eingebunden.

Ein Vorteil, von dem Dein gesamtes Unternehmen profitiert, ist zudem die Sicherung von Know-How. Alle Prozesse, Erfahrungen und abgeschlossene Projekte findest Du in strukturierter Form gebündelt bei factro – so entsteht ein Wissens-Archiv. Damit beugst Du Wissensverlusten bei Mitarbeiterfluktuation oder Krankheit vor.

Mit Praxiserfahrung entwickelt

Das Tool wurde mit dem Feedback unzähliger Unternehmen entwickelt. Es basiert auf 25 Jahren Praxiserfahrung in der Unternehmens- und Managementberatung. Dadurch versteht factro die Lebenswirklichkeit von Organisationen und Teams besser als jedes andere Tool auf dem Markt.

Das spiegelt sich nicht nur im Funktionsumfang, sondern auch in der spielend leichten Bedienung wider. Die Oberfläche ist intuitiv und ohne Vorkenntnisse von PM-Software oder aufwendigen Schulungen nutzbar. Jeder kann factro verwenden, wodurch es sich ideal für das operative Geschäft und alle Bereiche des Unternehmens eignet.

Der Projektstrukturplan in factro

Datenschutz

Die Privatsphäre der Nutzer und die Sicherheit von Unternehmensdaten sind von oberster Priorität. Daher setzt factro auf höchste Datenschutz-Standards. Das PM-Tool unterstützt die DSGVO-konforme Nutzung und das strenge deutsche BDSG-neu.

Um die Konformität zu gewährleisten, wird factro ausschließlich auf deutschen Servern in Frankfurt und Nürnberg betrieben. Die Rechenzentren sind gemäß den Normen ISO/IEC 27001 und DIN EN ISO 9001 zertifiziert. factro ist von Entwicklung, Vertrieb bis zum Betrieb 100% Made in Germany. Das bestätigt auch das Gütesiegel des Bundesverband IT-Mittelstand.

Support und Schulung

Sollte es doch mal dazu kommen, dass Du und Dein Team an einer Stelle nicht weiterkommen, steht Dir der kostenlose, deutschsprachige Kundenservice per E-Mail, Telefon und Kontaktformular jederzeit zur Verfügung. Nehme Kontakt zu greifbaren Ansprechpartnern auf, die Dir gerne weiterhelfen – unabhängig vom gewählten Tarif.

Falls Du konkrete Unterstützung bei der Einführung und Nutzung wünscht, kannst Du uns gerne für persönliche Online-Schulungen und Trainings für Dich und Dein Team ansprechen. Gemeinsam finden wir die passende Lösung.

Fazit: Schritt für Schritt zum neuen Tool

Um factro in Deinem Unternehmen einzuführen und dabei Deine Mitarbeitenden mit ins Boot zu holen, solltest Du schrittweise vorgehen. Zeige zuerst den Botschafterinnen und Champions in Deinem Team das Tool und beurteile die Eignung für Deinen Projektmanagement-Alltag.

Wenn Du alle wichtigen Features in einem unverbindlichen Test ausprobierst und den passenden Tarif gefunden hast, kannst Du das neue Tool allen Mitarbeitern z.B. im Rahmen einer gemeinsamen Kick-Off-Veranstaltung präsentieren. Dank des Tests bist Du geübt und kannst Fragen und Unsicherheiten klären.

Bist Du bereit, die Arbeit in Deiner Organisation zu verbessern? Mit factro gelingt das! Deine Arbeit wird produktiver, effizienter und zielgerichteter.