Damit Dir nichts mehr entgeht!
Du willst einen Überblick zu allen für Dich erforderlichen Projekten erhalten und stehst ständig vor verschlossener Tür? Das wollen wir mit diesem Update ändern!
Denn ab sofort kannst Du Dir eine Übersicht zu Deiner Projektlandschaft verschaffen und eine Freigabe für Projekte und Vorlagen anfragen, für die Du bislang noch keinen Zugriff hast. Wie’s geht, zeigen wir Dir im Handumdrehen.
- Wie Dir Projektfreigaben den Alltag erleichtern
- Freigabe anfragen in wenigen Schritten
- Allgemeiner Zugriff: Voreinstellung für alle Projekte
- Viele Vorteile & ein Tipp!
1. Wie Dir Projektfreigaben den Alltag erleichtern
Weißt Du eigentlich, welche Projekte von wem in Eurer Cloud erstellt wurden, wieviele es gibt und für welche Du gar keinen Zugriff hast? Jetzt schon! Denn wir liefern Dir in factro die passende Ansicht:
Sicherlich gibt es Projekte in Deiner Cloud, für die Du noch keinen Zugriff hast, diesen aber dringend benötigst, weil…
- Du als „Mitarbeiter“ in dem Projekt aktiv mitarbeiten möchtest oder mehr Kontext zu einer Aufgabe benötigst.
- Du Dir als „Planer“ Inspiration für ein eigenes Projekte holen willst oder die Vorarbeit sichten musst.
- Du als „Admin“ projektübergreifend steuern willst und fürs Controlling Einblick in alle Projekte brauchst.
Vertrauliche Projekte
Natürlich gibt es auch Projekte, die ganz bewusst nur für eine kleine Runde gedacht sind und dementsprechend nicht für alle zur Verfügung stehen sollen. Das gilt z.B. für Projekte, in denen sensible Daten liegen oder für Projekte der Geschäftsleitung, die Strategien beinhalten, die nicht für alle Augen gedacht sind.
Mit der Kennzeichnung „vertraulich“, die Du in den Zugriffsrechten setzen kannst, gibst Du allen anderen das Zeichen, dass die Einstellung ganz bewusst von Dir vorgenommen wurde. Du hast also niemanden vergessen, sondern Dich aktiv dazu entschieden, nur einem ausgewählten Personenkreis den Zugriff zu geben. Dies ist natürlich auch in der Übersicht zur Projektfreigabe sichtbar.
Bisher wurde oftmals an Bürotüren geklopft und sehr oft zum Telefon gegriffen, um Zugriffsrechte für einzelne Projekte zu erhalten. Ein Großteil der Projekte ist dabei gerne mal vergessen worden. Denn letztendlich waren es im Zweifel immer die Projektverantwortlichen, die daran denken mussten, bestimmte Personen ins Projekt mit reinzuholen.
Diese Last nehmen wir mit unserem Update und verteilen die Verantwortung auf mehrere Schultern: Du wurdest bei der Vergabe der Zugriffsrechte übersehen? Dann kannst Du die Projektfreigabe endlich direkt in factro selbst anfragen. Let’s go!
2. Freigabe anfragen in wenigen Schritten
Die Anfrage der Freigabe von Projekten oder Vorlagen ist in factro genauso schnell und einfach, wie Du es vielleicht bereits von Deiner Dokumentenablage kennst.
Du wählst „Freigabe anfordern“ und wir schicken für Dich eine E-Mail an die Projektverantwortung. So läuft die Kommunikation schnell und fast automatisch. Mit der E-Mail gehen wir außerdem sicher, dass die Nachricht schnell gelesen wird und Du im Zweifel nicht lange warten musst, bis Du die Freigabe für das gewünschte Projekt erhältst.
Mit der Option, Freigaben für verschlossene Projekte anzufragen, kannst Du regelmäßig prüfen, ob Du in Projekten vergessen wurdest und nachträglich den Zugriff erhalten.
Doch was ist mit der Buchhaltung, dem Projektmanagement Office oder der Geschäftsführerin, die auch bei zukünftigen Projekten sofort den Zugriff benötigen, um jederzeit einen wirklich lückenlosen Rundumblick über alle Projekte zu erhalten?
3. Allgemeiner Zugriff als Voreinstellung
Bestimmte Rollen im Unternehmen erfordern es einfach, alles zu sehen – oder sogar zu bearbeiten. Das sind, kurz gesagt, alle, die für die gesamte Projektlandschaft verantwortlich sind, die nur mit vollständigem Überblick sprechfähig sind und daher sicher sein müssen, dass ihnen nichts entgeht.
Dabei interessieren meist nicht die einzelnen Aufgabendetails in den Projekten – also die operative Ebene. Stattdessen reden wir eher von Zeitplänen, benutzerdefinierten Feldern für Kostenpläne oder wichtige KPIs oder aber von einer Überprüfung der Zeiterfassung. Für all das werden Zugriffsrechte für sämtliche Projekte benötigt.
Eine entsprechende Voreinstellung für einen allgemeinen Zugriff kann der Cloud-Owner tätigen und damit alle zukünftigen Projekte Eurer Cloud einem ausgewähltem Personenkreis automatisch zur Verfügung stellen.
Hinweis: Der allgemeine Zugriff bezieht sich auf alle Vorlagen und geplanten und aktiven Projekte, aber natürlich auch auf das Archiv und alle Entwürfe. Ausgenommen sind Elemente, die von der Verantwortung explizit auf „vertraulich“ gestellt wurden.
Mach die Einstellung bewusst und abgestimmt!
Um den allgemeinen Zugriff zu vergeben, musst Du Cloud-Owner sein. Das Vergeben der Rechte ist schließlich ein kleiner Schritt für Dich, aber ein großer für Eure Art der Zusammenarbeit. Schließlich ermöglicht der allgemeine Zugriff bedingungslosen Eintritt in die Projekte und damit auch einen Einblick in jegliche Projektdetails. Sprich diesen Schritt am besten mit Deinem Team ab und gehe mit dieser Voreinstellung bewusst um.
Hinweis: Den allgemeinen Zugriff aktivierst Du einmal und entscheidest Dich damit verbindlich dafür, diese Funktion in der Cloud zu nutzen.
Natürlich kannst Du als Cloud-Owner jederzeit die Bedingungen anpassen, sprich: den allgemeinen Zugriff auf mehr Nutzer ausweiten oder den Personenkreis verkleinern. Eine Deaktivierung der Funktion ist nicht möglich.
So geht’s
Die Vergabe machst Du einfach in Deinen Einstellungen unter „Allgemeiner Zugriff“. Hier stellst Du ein, welche User in factro global auf Projekte Zugriff erhalten. Du kannst dabei sogar zwischen Lese- und Schreibrechten unterscheiden.
Halten wir uns nochmals vor Augen, welche Rolle in Deiner Cloud welches Recht bekommen sollte: Der Geschäftsführerin reicht wahrscheinlich das allgemeine Leserecht, die Mitarbeitenden im Projektmanagement Office aber benötigen das allgemeine Schreibrecht, um bei Bedarf auch operativ eingreifen zu können.
Top-Tipp: Stelle ein Team in factro aus den Personen zusammen, die allgemeinen Zugriff erhalten sollen. So bist Du flexibler, wenn jemand neu dazukommt oder das globale Recht wieder entzogen werden soll.
Dass nach Deiner Einstellung alle Projekte von einem bestimmten Personenkreis gesehen werden, sollten natürlich auch alle in Deinem Team wissen. In factro sorgen wir dafür mit verschiedenen Hinweisen. Im einzelnen Projekt wird in den Zugriffsrechten angezeigt, ob eine Person aufgrund des allgemeinen Zugriffs automatisch Einblick hat. Und auch bei der Neuanlage von Projekten geben wir der Projektverantwortung schon während der Erstellung Bescheid.
Wer kann dieses Projekt durch den allgemeinen Zugriff sehen?
4. Vorteile nutzen und einfach starten!
Mit der Möglichkeit, Freigaben für Projekte und Vorlagen anzufordern und der Zusatzoption, einem ausgewählten Personenkreis allgemeinen Zugriff zu verschaffen, profitieren Du und Dein Team langfristig und nachhaltig von diversen Vorteilen:
- Auf den Überblick ist Verlass. Als Mitarbeiterin kann ich mich darauf verlassen, dass der Projektmanager oder auch die Geschäftsführerin alles sehen, was relevant ist. Es gibt mindestens eine weitere Person, die sieht, wenn etwas in meinem Projekt aus dem Ruder läuft und die mich dann umso schneller unterstützen kann.
- Weniger Reportings! Wenn das Projektmanagement Office meine Projekte sieht, brauchen wir vielleicht weniger Abgleiche für Zwischenstände. Reportings müssen nicht mehr händisch erstellt werden, wenn die Zuständigen sich alle Werte selbst aus den Tabellen ziehen können.
- Bessere Meetings! Der Stand eines jeden Projektes ist für diejenigen, die übergreifend steuern und Buch halten, transparent. In Meetings können wir zukünftig viel besser zu Herausforderungen und Chancen diskutieren, statt sich noch lang mit einem Status Update aufzuhalten.
- Fluktuation managen. Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, können wir sicher sein, dass keine Projekte verloren gehen. Denn Personen mit allgemeinem Zugriff können die Projekte sehen und im Zweifel übernehmen.
- Bewusstsein für Rollen schaffen. Die Einstellung des allgemeinen Zugriffs fordert vorab eine Analyse: Wer im Unternehmen benötigt eigentlich welche Informationen projektübergreifend? Und wofür? So setzen sich alle im Team zusammen und schaffen für die unterschiedlichen Rollen in der Organisation und die verschiedenen Perspektiven auf Projekte ein gemeinsames Bewusstsein. Das kann vor allem für kleine Teams im Mittelstand ein großer Gewinn sein!
Unsere Empfehlung zum Start
Die Freigabeanfragen kannst Du sofort nutzen und von den praktischen Vorteilen profitieren. Mach Dein Team auf das Update aufmerksam und macht sogar zusammen den Check: Welche Projekte gibt es in Eurer Cloud und wem fehlt noch ein Zugriff an der einen oder anderen Stelle? In wenigen Klicks habt Ihr die nötigen Anpassungen gemacht und Euch gegenseitig auf den aktuellen Stand gebracht.
Und wenn Ihr schon zusammensitzt: Besprecht ganz offen, wer in Eurer Organisation unbedingt allgemeinen Zugriff benötigt und welche enormen Vorteile das allen bietet. Wenn Ihr diese Entscheidung zusammen trefft, sind auch alle von Beginn an abgeholt und niemand wird plötzlich davon überrascht.
Weiterführendes Material
In unserem Handbuch findest Du noch mehr Infos rund um das Thema Zugriffsrechte – egal ob allgemein oder spezifisch für Dein Einzelprojekt.
