Experten teilen Ihr Know-How
In unserer Interview-Reihe „Fünf Fragen an“ stehen Experten zu den Themen „Collaboration“, „digitale Zusammenarbeit“ und „New Work“ Rede und Antwort mit Tipps, Erfahrungen und einem Blick in die Zukunft.
Heute im Gespräch: Beatriz Bilfinger. Sie verantwortet auf der Kompetenzplattform nachhaltig.digital, einem Projekt der Deutschen Bundesstiftung Umwelt sowie B.A.U.M. e.V., den Themenbereich New Work.
factro: Was sind für Dich die entscheidenden und unmittelbaren Mehrwerte digitaler Zusammenarbeit? Warum sollten Unternehmen und Organisationen dieses Thema besser sofort als später angehen?
Beatriz Bilfinger: Die Digitalisierung kommt, egal, ob wir wollen oder nicht. Was das für uns bedeutet, können wir heute wahrscheinlich noch kaum begreifen, aber umso wichtiger ist es, nicht den Anschluss zu verlieren. Das gilt auch für neue Formen der Zusammenarbeit. So sind wir bei nachhaltig.digital ein vergleichsweise kleines Team mit nur fünf Personen und die sind auch noch auf Hamburg und Osnabrück verteilt.
Da ist der direkte Austausch, der uns durch Collaboration Tools ermöglicht wird, essentiell. Der Chat fühlt sich näher an als eine E-Mail und eine Videokonferenz näher als ein Telefonanruf. Ohne einen gemeinsamen Zugriff auf alle Dokumente könnten wir gar nicht arbeiten.
Ein weiteres Beispiel sind Videokonferenzen. Sie bieten uns die Möglichkeit, nicht nur Geschäftsreisen auf das Notwendigste zu reduzieren und damit einen Beitrag zum Umweltschutz zu leisten, sondern auch die Interaktion mit unseren Stakeholdern zu erhöhen. Zum Anfang der Corona-Pandemie haben wir zum ersten Mal eine Beiratssitzung komplett digital abgehalten. Dadurch konnten deutlich mehr Beiratsmitglieder mitwirken und ihre Ideen und ihr Feedback mit uns teilen.
Nach meiner Einschätzung haben die letzten Monate viele Entwicklungen innerhalb von Unternehmen hin zu mehr digitaler Zusammenarbeit beschleunigt und mit vielen Vorurteilen aufgeräumt.
factro: Wenn ich Teamarbeit digitalisieren möchte, komme ich an Tools und Apps nicht vorbei. Worauf muss ich bei der Auswahl der richtigen Lösungen besonders achten? Was ist nur Kosmetik?
Beatriz Bilfinger: Am Anfang der Auswahl steht die Analyse dessen, was ich schon habe und was ich brauche. Welches Problem will ich lösen, welche Tools und Systeme existieren bereits, die integriert werden müssen? Danach steht die Recherche nach der für das eigene Unternehmen passenden Lösung an. Denn das Tool, was für den einen Betrieb funktioniert, ist nicht automatisch das Beste für den eigenen Betrieb.
Deswegen heißt es auch Zeit in diese Recherche zu investieren, sich im Zweifelsfall Hilfe und Beratung zu suchen und nicht von einer Lösung zu nächsten zu springen, nur weil sie innerhalb von zwei Tagen nicht alle Probleme gelöst hat. Denn vielleicht liegt das Problem auch gar nicht an der Software, sondern an den zugrundeliegenden Prozessen.
Die passende Lösung für ein Unternehmen ist immer auch eine, die in die existierenden Strukturen integrierbar ist und darauf aufbaut. In den wenigsten Fällen kann bzw. sollte bei null angefangen werden. Neueinführungen bieten auch die Chance bestehende Prozesse zu überdenken und zu hinterfragen.
Dabei ist eine Involvierung der Mitarbeitenden immens wichtig, denn diese sollen tagtäglich mit den neuen Apps und Tools arbeiten. Wenn diese sich nicht abgeholt fühlen, wird sich auch das beste Collaboration Tool nicht etablieren können.
Für uns bei nachhaltig.digital ist ein weiteres Kriterium auch die Nachhaltigkeit von Apps und Tools, vor allem im Sinne von ökologischer Nachhaltigkeit. Wir schauen also unter anderem darauf, wo die Anbieter ihren Sitz haben, wie Rechenzentren betrieben werden und ob Nachhaltigkeit bei der Programmierung der Angebote mitbedacht wurde.
factro: Was ist Deiner Ansicht nach die größte Herausforderung bei der Einführung eines Collaboration Tools?
Beatriz Bilfinger: Ich sehe als einen der Hauptgründe, warum die Einführung einer neuen Software und insbesondere eines Collaboration Tools scheitert oder nicht ihr ganzes Potenzial genutzt wird, dass Mitarbeitende nicht früh genug einbezogen werden. Die Mitarbeitenden sind die größte Ressource eines jedes Unternehmens.
Sie kennen sowohl die Prozesse als auch die Probleme mit diesen. Heißt, ihr Feedback zu einem neuen Tool und ihre Akzeptanz sind große Hilfestellungen für eine erfolgreiche und langfristige Nutzung. Sie können das beste Tool haben, wenn Ihre Mitarbeitenden es nicht verstehen oder ablehnen, wird es Ihnen wenig bringen.
Die zweite Herausforderung, die ich sehe, geht Hand in Hand mit der ersten. Denn insbesondere bei Collaboration Tools ist es wichtig, klare Regeln gemeinsam mit dem Team zu entwickeln, eine Art Erwartungsmanagement. Wie schnell soll auf Nachrichten geantwortet werden, welcher Kanal wird für welche Informationen genutzt, wo werden welche Dateien abgelegt und so weiter.
Ein Tool bringt nicht automatisch ein Set von Regeln und Grundsätzen mit sich, es muss von den Menschen, die es nutzen, mit Leben gefüllt werden. Nur so lassen sich Missverständnisse und Frust vermeiden.
factro: Kein Tool ersetzt ein starkes Team. Wo stößt Software an Grenzen?
Beatriz Bilfinger: Tools und Apps helfen remote arbeitenden Teams, in Kontakt zu bleiben und gemeinsam zu arbeiten. Aber ein starkes Team ist von Vertrauen geprägt, das durch Austausch und gemeinsame Erfahrungen gewachsen ist, und auch das beste Tool kann diesen direkten Austausch nicht nachbilden. Es ersetzt nicht das kurze Gespräch in der Küche, das zu einer ganz neuen Idee führt, und auch nicht das spontane Brainstorming, das einen anderen Blickwinkel ermöglicht.
Menschen brauchen die persönliche Interaktion. Auch in Unternehmen, bei denen die Mitarbeitenden fast ausschließlich an unterschiedlichen Orten arbeiten, sind regelmäßige physische Treffen für den Zusammenhalt wichtig.
Viele Arbeitsmodelle sind ohne Collaboration Tools und Apps nicht möglich und sie geben viel Freiheit. Die rasche Umstellung auf Homeoffice in vielen Unternehmen während der Corona-Pandemie wäre ohne sie nicht möglich gewesen. Im Endeffekt sind alle Tools aber immer genau das, ein Werkzeug.
factro: Was macht einen Digital Leader aus und welche Kompetenzen muss er/sie mitbringen oder entwickeln?
Beatriz Bilfinger: Unsere Arbeitswelt verändert sich zunehmend, Collaboration Tools sind nur ein Symptom davon. Das bedeutet auch eine Veränderung in der Rolle der Führungskräfte. Für den klassischen “Boss” war Kontrolle und häufig auch ein gewisses Mikromanagement charakteristisch. Moderne Führungskräfte hingegen vertrauen ihrem Team, bestärken, fördern und fordern sie.
Sie sind Ansprechpartner und Impulsgeber, die dem Team Orientierung geben, ohne alles zu überwachen. Im Zentrum steht eine vertrauensbasierte Arbeitskultur, die mehr Freiheit, Kreativität und Selbstbestimmung zulässt. Natürlich kann das eine Umstellung für heutige Führungskräfte bedeuten, aber auch für die Mitarbeitenden. Auch hier zahlt es sich aus, einen Dialog zwischen allen Beteiligten aufzubauen und regelmäßiges Feedback einzuholen.
Über Beatriz Bilfinger:
Beatriz Bilfinger hat Betriebswirtschaft mit Fokus auf Nachhaltigkeit in Deutschland, Brasilien und England studiert. Seit 2017 ist sie beim Bundesdeutschen Arbeitskreis für Umweltbewusstes Management (B.A.U.M.) e.V.
Dort ist sie im Projekt nachhaltig.digital, der Kompetenzplattform für Nachhaltigkeit und Digitalisierung im Mittelstand, die von der Deutschen Bundesstiftung Umwelt und B.A.U.M. in gemeinsamer Trägerschaft realisiert wird, insbesondere für den Themenbereich New Work zuständig. Seit Beginn an arbeitet das Team auf zwei Standorte verteilt und nutzt tagtäglich digitale Tools für die Zusammenarbeit.
