Experten teilen Ihr Know-How
In der Interview-Reihe „Fünf Fragen an“ stehen Experten zu den Themen Collaboration, digitale Zusammenarbeit und New Work Rede und Antwort mit Tipps, Erfahrungen und einem Blick in die Zukunft. Heute im Gespräch: Ines Bahr, International Content Analyst bei Gartner Digital Markets bzw. Capterra.
factro: Was sind für Dich die entscheidenden und unmittelbaren Mehrwerte digitaler Zusammenarbeit? Warum sollten Unternehmen und Organisationen dieses Thema besser sofort als später angehen?
Ines Bahr: Die digitale Zusammenarbeit verbessert die Kommunikation im Team und Unternehmen. Alle wissen zu jeder Zeit über den Projektstatus Bescheid, wer an welcher Aufgabe arbeitet, Deadlines und Zuständigkeit, sie können gemeinsame Dokumente einsehen und gleichzeitig bearbeiten usw. Es gibt kein ewiges Hin und Her, verpasste Termine oder fehlenden Überblick mehr. Durch eine verbesserte Kommunikation arbeiten Mitarbeiter nicht nur besser, sondern sind auch zufriedener.
Für viele (insbesondere jüngere Generationen) wird die Flexibilität, von Zuhause oder aus dem Ausland arbeiten zu können, immer wichtiger – es führt daher für den Erhalt der Attraktivität als Arbeitgeber kein Weg an digitaler Zusammenarbeit vorbei. Vor allem jedoch in Zeiten von Corona ist digitale Zusammenarbeit unerlässlich. Wer bis jetzt nicht in entsprechende Lösungen investiert hat, ist schon fast zu spät.
factro: Wenn ich Teamarbeit digitalisieren möchte, komme ich an Tools und Apps nicht vorbei. Worauf muss ich bei der Auswahl der richtigen Lösungen besonders achten? Was ist nur Kosmetik?
Ines Bahr: Für mich stellt die Integrationsfähigkeit eines Tools einen, wenn nicht den wichtigsten Faktor dar. Wenn ich das neue Kollaborations-Tool nicht in andere Systeme integrieren kann, entsteht Unübersichtlichkeit bzw. Mehrarbeit durch doppelte Eingabe.
Neben der Integrationsfähigkeit ist eine leichte Benutzbarkeit entscheidend. Das Team wird das neue Tool akzeptieren, wenn es gerne damit arbeitet. Dazu gehört eine leichte Erlernbarkeit und eine übersichtliche und moderne Oberfläche. Mit einem starren, komplizierten System zu arbeiten macht keinem Spaß und führt zum Misserfolg des neu eingeführten Tools. Denn im Endeffekt steht und fällt der Erfolg einer Software mit der Akzeptanz der Mitarbeiter.
factro: Was ist Deiner Ansicht nach die größte Herausforderung bei der Einführung eines Collaboration-Tools?
Ines Bahr: Das Schwierige ist, analoge Prozesse zu digitalisieren. Was heißt das im Klartext? Interne Prozesse im Unternehmen müssen erst einmal in der neuen Software (digital) abgebildet werden. Häufig reicht es nicht, Prozesse “einfach” in die Software zu übertragen. Der Einsatz von Software stellt eine veränderte Strategie in Unternehmen dar, die häufig mit Veränderungen in den vorhandenen Prozessen einhergeht.
Sind die Prozesse einmal digitalisiert, ist Mitarbeiter-Feedback entscheidend: Kommen alle Mitarbeiter mit der neuen Software zurecht? Spart sie ihnen viel Zeit ein? Fehlen wichtige Funktionen? Führen Sie Mitarbeiterbefragungen in regelmäßigen Abständen durch und scheuen Sie nicht das Tool zu wechseln. Es kommt häufig vor, dass mehr als ein Tool ausprobiert werden muss, bevor das Richtige gefunden wird.
factro: Kein Tool ersetzt ein starkes Team. Wo stößt Software an Grenzen?
Ines Bahr: Software ersetzt nicht die Innovationsfähigkeit eines starken Teams. Ein digitalisierter Prozess ist eben nur so gut wie der Prozess selbst. Ein starkes Team hat neue, innovative Ideen, findet fehlerhafte oder lückenhafte Prozesse und verbessert diese stetig. Dies ist entscheidend für den dauerhaften Erfolg und das Wachstum in Unternehmen. Software unterstützt dabei, ein starkes Team ist jedoch der Schlüssel.
Weiterhin ersetzt Software nicht die persönlichen Stärken eines Teams. Die Qualität der Zusammenarbeit, der Zusammenhalt eines Teams, die Lernfähigkeit und Experimentierfreude liegen in den Händen des Teams.
factro: Was macht einen Digital Leader aus und welche Kompetenzen muss er/sie mitbringen oder entwickeln?
Ines Bahr: Ein Digital Leader fördert die digitale Transformation im Unternehmen, ob es ein Manager oder ein Mitarbeiter ist, ist theoretisch egal. Meistens beginnt jedoch die Digitalisierung als Strategiewechsel in der Unternehmensführung. Diese sollte offen für Vorschläge von ihren Mitarbeitern sein und Digital Leader unter ihren Mitarbeitern identifizieren und fördern.
Digital Leader sind innovationsfreudig, lösungsorientiert und motivierend. Sie integrieren alle Mitarbeiter und sind ständig im Gespräch und Austausch mit dem ganzen Team, um die bestmöglichen internen Lösungen zu finden. Nach außen haben sie immer das Interesse des Kunden im Blick. Sie erkennen wechselnde Kundenbedürfnisse hin zu digitalen Kanälen und setzen diese im Unternehmen um.
Über Ines Bahr:
Ines Bahr arbeitet von Barcelona aus und genießt momentan das Arbeiten von zu Hause. Sie ist es gewohnt digital mit einem großen Team zu arbeiten, das rund um die Welt verteilt ist. Ines ist Senior Content Analyst bei Capterra, einer Gartner-Firma, und unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen bei Themen wie digitale Transformation, Projektmanagement & Zusammenarbeit sowie Datensicherheit und Software fürs Home-Office.
Capterra ist eine unabhängige Such- und Vergleichsplattform für Unternehmenssoftware-Käufer. Das Unternehmen bietet verifizierte Nutzerbewertungen und unabhängige Testberichte in über 700 Softwarekategorien und hilft jeden Monat mehr als drei Millionen Käufern, die passende Software zu finden.
