DIN 69901-1:2009-01 mit PM-Software besser umsetzen
Die DIN 69901-01:2009-01 „Projektmanagement- Projektmanagementsysteme- Teil 1: Grundlagen“ ist anwendbar auf Projekte, Projektmanagement-Systeme und -organisationen aller Art.
Mit genau dem gleichen Hintergrund sind auch diverse Aufgaben- und Projektmanagement-Tools entwickelt worden und haben sich seit vielen Jahren erfolgreich in Projekten sowie zur Unterstützung vielfältigster unternehmerischer, betrieblicher oder organisatorischer Abläufe und Aufgabenfelder bewährt.
Die Software sollte ebenfalls dazu dienen, die Ablauf- und Terminplanung im Projektmanagement systematisch und auf Basis von bereits erfolgreich realisierten Projekten umzusetzen. Jede Aufgabe und jedes Projekt kann dann als Vorlage für neue Vorhaben angelegt werden und steht damit zur zukünftigen Wiederverwendung zur Verfügung.
Das kann man auch als Wissensmanagement bezeichnen: die Erfahrungen aus der bisherigen Arbeit werden für zukünftige Tätigkeiten genutzt und sind präsent bzw. bleiben verfügbar.
Projekte sind nicht alles
Aber nicht nur das Know-How in Projekten kann man so sichern und intern verbreiten. Auch das Wissen von Mitarbeitern kann so erfasst und beispielsweise Nachfolgern oder Vertretern zur Verfügung gestellt werden.
Welche Aufgaben eine Person hat und die Art und Weise, wie sie die Aufgaben bearbeitet und umsetzt, erfassen Du in der Software als Aufgaben mittels bzw. unter Ergänzung von Beschreibungstexten, Checklisten oder informativen Anhängen – als „dokumentierte Informationen“.
Auch wenn Du expandierst und Deine erfolgreiche Arbeitsweise auf andere Standorte übertragen möchten, greift Dein Personal mittels der Projekt-Vorlagen auf die Aufgaben- und Ablaufbeschreibungen sowie Arbeits- und Projektstrukturen erfolgreicher Tätigkeiten in der Vergangenheit zurück – und muss „das Rad nicht neu erfinden“.
Und wie erfolgt die Visualisierung von Projekten?
Wie auch in der DIN 69901 genannt, werden in Software-Lösungen Terminlisten und Balkenpläne (Gantt-Diagramme) zur Verfügung gestellt, um einen besseren Überblick über die Projektinhalte und –strukturen zu erhalten.
Das Modell der Prozesse im Projektmanagementsystem lässt sich ebenfalls in Aufgaben und Projektstrukturen überführen und steht damit (als Vorlage) für alle neuen Projekte als Anhalt zur Planung und Realisierung zu Verfügung.
Damit ist definiert und überwachbar, ob ein erwünschtes Ergebnis auch tatsächlich effizient erreicht wird, weil Tätigkeiten und dazugehörige Ressourcen (d.h. ausführende und verantwortliche Personen und deren Aufwände) innerhalb der Prozesse geleitet und gelenkt werden.
So sollten, ebenso wie es in der Norm vorgesehen ist, die für das Projektmanagement wesentlichen Tätigkeiten als Aufgaben oder Abläufe abgebildet werden.
Es können sogar die Beziehungen zu anderen Aufgaben, d.h. die Wechselwirkungen in ihrem Projektumfeld, gesetzt und somit Zusammenhänge verdeutlicht werden.
Das führt bei allen Projektbeteiligten zu einer Erleichterung, wenn man Orientierung im Projektverlauf benötigt und bietet andererseits die Möglichkeit für eine bessere unternehmensübergreifende Vernetzung sowie kontinuierliche Verbesserung des Systems und aller Abläufe insgesamt.
Für wen ist die Norm und Projektmanagement-Software relevant?
Die DIN 69901 beschreibt Grundlagen für Projektmanagementsysteme und ist in Verbindung mit DIN 69901-2, DIN 69901-3 und DIN 69901-5 in allen Unternehmen und Organisationen anwendbar, die ein Projektmanagementsystem einführen, aufrechterhalten, überprüfen oder verbessern möchten.
Das heißt für große, komplexe PM-Systeme, ebenso wie auch für kleinere, einfache Systeme (und entsprechenden Teams oder Personen). Es wird mit der Norm ein gemeinsames Verständnis der im Projektmanagement verwendeten Begriffe unterstützt – die Umsetzung dabei erfolgt in jeweils eigener Verantwortung.
Durch die „Übersetzung“ der teilweise abstrakten oder theoretischen Begriffe der Norm in ein Aufgabenmanagementsystem werden die Themen „anfassbarer“ – weil man eine Umsetzung der normativen Begrifflichkeit erlebt.
Was muss oder kann man unter Projekten verstehen?
Projekte, d.h. ein Zusammenhang von Aufgaben und Tätigkeiten mit einem Ziel, umfassen Vorhaben verschiedenster Art und Komplexität. So ergeben sich weitreichende Anwendungsmöglichkeiten dieser Norm und auch hinsichtlich der Nutzung von Projektmanagement-Software.
Projekte und Arbeits- oder Aufgabenfelder können sich nach Themen, Zielen und Produkten unterscheiden, ebenso auch nach Größe, Komplexität, Zeitbedarf, erforderlichem Aufwand oder Dringlichkeit. Weiterhin sind Art, Anzahl und Qualifikation der Mitwirkenden und Betroffenen darüber hinausgehende Eigenschaften oder auch Beschränkungen (Verfügbarkeiten / Kapazitäten?) in Projekten.
Projekte werden von Unternehmen oder Organisationen, d.h. Personen (oder auch „Automaten“) jeglicher Größe durchgeführt. Aufgrund der Vielzahl der von Fall zu Fall relevanten Rahmenbedingungen werden zur optimalen Vorbereitung, Planung und Durchführung der Projekte auch unterschiedlichste Formen und Strukturen im Projektmanagement benötigt – die mittels der Software planbar und umsetzbar sein sollten.
Rahmenbedingungen im Projektmanagement
Die Erfordernisse für eine normkonforme Projektorganisation sind innerhalb der Normenreihe der DIN 69901 beschrieben und sollten gleichlautend als Aufgaben in der Projektmanagement-Software abgebildet und dort auch die relevanten Festlegungen (was soll wie passieren?) dokumentiert werden.
Dann hat man die Kerninformationen und Vorgaben im Zusammenhang an einer Stelle und in einem System verfügbar. Eine grundsätzliche Projektpolitik ist durch die Leitung der Organisation, d.h. die Geschäftsführung, festzulegen und bekannt zu geben. Was erwarten sie von Deinen Projekten und den Projektbeteiligten?
Auch der Anwendungsumfang der Projektmanagementvorgaben sollte definiert sein – was und wer ist davon alles betroffen? Und nicht nur „gesagt“ muss es werden – sondern beschrieben, d.h. als sogenannte „dokumentierte Information“ jederzeit nachlesbar sein und Ihre Vorgaben dazu müssen verstanden werden.
Wenn man ein PM-System einführt und stetig verbessert, hat man dafür auch die erforderlichen Ressourcen bereitzustellen, d.h. die notwendigen Mittel und Organisationsstrukturen. Diese „Daueraufgabe“ sollte mindestens 1x p.a. überprüft und reflektiert werden, d.h. man kann somit auch darlegen, was man zur Entwicklung des PM-Systems aufgewendet hat.
Also: Auch für die Rahmenbedingungen eines PM-Systems – nicht nur für die Projekte selber – kann ein Aufgabenmanagement-System genutzt werden. Wir nennen solche wiederkehrenden Umfänge von Aufgaben „unechte Projekte“, da sie kein definiertes Ende haben.
Entsprechende Aufgaben können im System angelegt (und nach Bedarf wieder vorgelegt) werden, sie können diese dann den Verantwortlichen zuordnen und regelmäßig überwachen (bzw. daran erinnern). Du siehst, was man für die Umsetzung des PM-Systems im eigenen Haus getan hat – und was noch zu tun ist.
Ziel des Projektmanagementsystems: Projekte erfolgreich realisieren
Das ist kurz und mit drei Worten das Ziel von PM-Systemen. Es geht also darum, die für Aufträge, Ideen, Aufgabenstellungen oder Herausforderungen erforderlichen Tätigkeiten so umzusetzen, wie es seitens des (internen oder externen) Auftraggebers bzw. Kunden ggf. auch unter Berücksichtigung der Interessen anderer Projektbeteiligter (sogenannte „interessierte Parteien“) erwartet wird – oder noch besser.
Und die Anzahl der interessierten Parteien kann in Abhängigkeit des Projektes sehr groß sein – Behörden, Gesetzgeber, Nachbarn, Umwelt (-schützer), Mitarbeiter, Lieferanten, u.v.a.m. – hieraus können viele ergänzende aber durchaus projektrelevante Aufgaben entstehen. Erfasse diese in Deinem Projekt im System und Du verlierst auch hier nicht den Überblick!
Schafft man mit dem Projektmanagement-Tool dann auch eine angemessene Transparenz der Projektstruktur, wird das Zusammenwirken der Prozesse und Aufgabenpakete, die Verteilung der Aufgaben auf die Beteiligten sowie Teil- oder Gesamt-Ergebnisse sichtbar. Durch die Vergabe von Prioritäten kann weiterhin die Bedeutung der einzelnen Aufgabe für das Erreichen des Projektzieles verdeutlicht werden.
Bessere Information – bessere Projekte
Um eine effektive, d.h. möglichst vollständige und zeitgerechte Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten zu gewährleisten, ist ebenfalls eine angemessene Technik nützlich.
Eine gute Projektmanagement-Software hat dazu mehrere Optionen: Sofern eine Aufgabe, für die man verantwortlich ist, durch eine ausführende Person bearbeitet und das Ergebnis dokumentiert wurde, sollte Dir das als Benachrichtigung auf Ihrem Dashboard oder Ihrer App angezeigt werden.
Du weißt dann also immer, was sich verändert hat. Und wenn sich nichts tut, siehst Du mittels gelber oder roter Ampeln, ob und wo Handlungsbedarf besteht. Werden Dir Aufgaben zugewiesen erhältst dazu sowohl eine E-Mail als auch ein Signal in Deinem Dashboard. Die E-Mail-Infos kannst Du bei Bedarf aber auch deaktivieren.
Gute Planung und Überwachung nach den Regeln der DIN 69901
Vorab geplante und eindeutig festgelegte Projektphasen sowie hinterlegte Informationen über Schnittstellen helfen, die Prozesse, Strukturen und den Ressourcen – wie z. B. Personalbedarf – zu organisieren. Mit Hilfe eines PM-Tools kannst Du systematisch und anhand von Kennzahlen wie Plan- / Ist- / Rest-Aufwänden die Anzahl demnächst oder bereits überfälliger Aufgaben, Anzahl erledigter Aufgaben usw. die Organisation der Projektarbeiten besser umsetzen.
Auch mögliche Risiken und Fehlentwicklungen, wie Mehraufwände oder unerledigte Aufgaben, werden so frühzeitig sichtbar, so dass Du rechtzeitig präventiv eingreifen kannst.
Das ist ein wesentlicher Beitrag, um die Qualität der PM-Prozesse und deren ständige Verbesserung – und insbesondere den Erfolg Deiner Projekte – sicherzustellen. Richten Dein Projektmanagement anhand der DIN 69901 aus und nutze ein Aufgaben- und Projektmanagementsystem zur Umsetzung!
Auszug aus dem Inhaltsverzeichnis der DIN 6901-1:2009-01,
Abschnitt 4 – Grundlagen für Projektmanagementsysteme:
4.1 Allgemeines
4.2 Ziele des Einsatzes von Projektmanagementsystemen
4.3 Modellcharakter von Projektmanagementsystemen
4.4 Wesentliche Eigenschaften des Projektmanagementsystems
4.5 Erwartungen der Trägerorganisation an das Projektmanagementsystem
4.6 Unterstützung des Projektmanagementsystems durch die Trägerorganisation
4.7 Dokumentation des Projektmanagementsystems
4.8 Regeln für Projektmanagementprozesse
Unsere Empfehlung: Wir haben zur Umsetzung dieser Anforderungen und für eine gute Projektarbeit und Organisation die Projektmanagementsoftware factro entwickelt und nutzen factro durchgängig in unseren Projekten – intern und extern mit Erfolg!
