Software für Homeoffice und Teamwork
Homeoffice wird immer mehr zu einem festen Bestandteil des Arbeitsalltags vieler Branchen und Organisationen. Doch damit die Arbeit von Zuhause auch reibungslos funktioniert und die Produktivität im Homeoffice nicht leidet, braucht es nicht nur einige Homeoffice Tipps und Voraussetzungen für den heimischen Arbeitsplatz, sondern auch die richtigen Tools für eine dezentrale, standortübergreifende & kollaborative Zusammenarbeit. Auch Kommunikationstools sind hier von großer Bedeutung.
Solche Apps könnte man daher ebenso als Homeoffice Software bezeichnen, denn sie ermöglichen eine reibungslose Kommunikation, ein klare Aufgabenteilung und die nötige Transparenz. Wir geben Dir einen Überblick über die 5 besten Remote Tools für die virtuelle Zusammenarbeit und Teamwork von Zuhause oder aus dem Mobile Office.
factro
Eine Homeoffice bzw. Remote Software ist z.B. factro aus Bochum. Dank der einfachen Bedienung ist ein direkter Soforteinstieg möglich – lange Schulungen oder Vorkenntnisse vergleichbarer Apps sind nicht nötig. Das macht es für alle operativen Geschäftsbereiche denkbar leicht, digital zusammenzuarbeiten.
Verschaffe Dir einen umfassenden Überblick mit dem Kanban Board oder Projektstrukturplan (PSP), sodass alle To-Dos in einer logischen Struktur miteinander vernetzt sind. Anschließend kannst Du das Gantt Diagramm nutzen, um Meilensteine zu markieren und Deadlines im Blick zu behalten. Zudem erkennst Du hier anhand der Baseline, ob Dein Projekt noch im geplanten Zeitrahmen liegt oder ob und wie lange es davon abweicht.
Der Projektstrukturplan in factro
Alle wichtigen Infos zentral verfügbar
Mit factro behältst Du alle wichtigen Daten, Zahlen und Informationen im Blick: Vergib Prioritäten, vorgesehene Aufwände und präzisiere die Details einer Aufgabe mit Teilaufgaben. Zudem kannst Du alle Zuständigkeiten klar einteilen. Durch diese Transparenz ist jedes Teammitglied stets informiert und ein Abgleich ist auch ohne zahllose E-Mails, Meetings oder Rückfragen möglich.
Besonders praktisch ist der Fokus-Bereich. Dort kannst Du nicht nur ToDo-Listen für dich selber, sondern auch für mehrere Personen oder ein ganzes Team anlegen. Das schafft noch mehr Transparenz. Zusätzlich können dort Meetings geplant werden. Ein großes Plus: Während des Meetings wird ein automatisiertes Protokoll erstellt, in dem alle wichtigen Änderungen und Ergänzungen in Aufgaben, Teilaufgaben und ToDos festgehalten werden.
Mit factro kann ein umfassender Projektstatusbericht mit nur einem Klick erstellt werden, der alle wichtigen Informationen wie Kosten, Budget, Risiken, Team, Zeitrahmen und Meilensteine übersichtlich darstellt. Der Bericht basiert auf den in der Cloud hinterlegten Daten und kann individuell angepasst sowie als PDF exportiert werden, sodass auch externe Personen leicht Zugang zum Projektstatus erhalten.
Sicherheit und Datenschutz
Damit eine sorgenfreie und standortübergreifende Arbeit möglich wird, bedarf es strenges Datenschutzes und hoher Sicherheit. Daher setzt factro auf deutsche Server-Standorte in Frankfurt und Nürnberg, die nach den Normen ISO/IEC 27001 und DIN EN ISO 9001 zertifiziert sind. Damit erfüllt factro nicht nur die DSGVO, sondern auch das strenge deutsche BDSG-neu.
Asana
Wie factro ist Asana ein Cloud-basiertes Tool für das Aufgaben- und Projektmanagement. Die schlanke Software kann auch sehr gut zur Arbeit von Zuhause genutzt werden. Die Bedienung ist sehr leicht und ermöglicht eine simple Zusammenarbeit mit dem Team.
Asana konzentriert sich besonders auf die Arbeit mit dem Kanban Board und Listen, sodass es sich insbesondere für agiles Projektmanagement eignet. Zudem bietet die Homeoffice Software auch einen Zeitstrahl, der an ein Gantt Chart erinnert. Für sehr komplexe Projekte fehlt dem Tool aber etwas Tiefe.
Dank vieler Integrationen kannst Du Asana dafür mit anderen Apps und Diensten wie z.B. Dropbox oder Zappier verknüpfen und so fehlende Funktionen möglicherweise anderweitig ausgleichen. Erfolge wie z.B. abgeschlossene Aufgaben belohnt das Tool mit vorbeirauschenden Fabelwesen.
Server-Standort in den USA
Anders als z.B. bei factro befinden sich die Server von Asana in den USA. Das macht die Nutzung für viele Organisationen und Teams in der Europäischen Union aufgrund der DSGVO schwierig. Eine persönliche Ansprechperson im Support-Fall gibt es erst in den kostenpflichtigen Tarifen des Tools.
Slack
Bei Slack handelt es sich um eine Chat-Plattform. Der Dienst bietet viele Möglichkeiten für eine einfache, unkomplizierte Kommunikation im Alltag. Neben Textnachrichten können mit Slack auf Video-Chats und Gespräche geführt werden. Zudem können sich die nutzenden Personen in eigenen Chaträumen gemeinsam austauschen und eigene Bereiche für z.B. einzelne Abteilungen einrichten.
Vorsicht vor zu viel Smalltalk
Aufgrund der einfachen Kommunikation muss aber darauf geachtet werden, dass die Chaträume nicht in Smalltalk versinken und wichtige Absprachen in der Nachrichtenflut verschwinden. Zudem ist die kostenlose Variante auf 10.000 Nachrichten limitiert – für alle Räume und privaten Chats. Klingt viel, ist in einem größeren Team aber schnell erreicht und erst nach kostenpflichtigem Upgrade wieder verfügbar.
Bedingte DSGVO-Konformität
Slack nutzt Rechenzentren in verschiedenen Ländern, neben der USA sind auch Japan, Frankreich und Deutschland verfügbar. Selber Einfluss auf den Serverstandort können aber nur Nutzende der kostenpflichtigen Tarife Plus und Enterprise nehmen. Diese können die sogenannte „Datenresidenz“ wählen. Daher bietet Slack nur eine bedingte DSGVO-Konformität.
Microsoft Teams
Microsoft Teams ist ein ähnliches Tool wie Slack, das sich vor allem auf die tägliche Kommunikation und Abstimmung im Team konzentriert. Auch hier können verschiedene Chaträume, sogenannte „Teams“ eröffnet werden, um den Austausch besser zu organisieren.
Apps und Webseiten mit Teams vernetzen
Neben der Chat-Funktion kann Teams auch gut in den Arbeitsalltag mit den restlichen Office-Produkten von Microsoft eingebunden werden. Zudem ermöglichen sogenannte „Registerkarten“ (Tabs) auch die Integration von Apps und Webseiten. Auf diese Weise kannst Du z.B. factro und Microsoft Teams verknüpfen und so die Stärken beider Tools im Austausch nutzen.
Auch hier gilt: Zu viel Chatflut schadet der Produktivität. Achte daher auf einen zielgerichteten Austausch oder pflege bestimmte Chaträume für Themen, die keinen Bezug zum Tagesgeschäft haben. Da Microsoft Teams in der Europäischen Union in Irland und den Niederlanden gehostet wird, ist eine Nutzung im Einklang mit der DSGVO möglich.
G Suite
Mit der G Suite, auch bekannt als Google Docs, kannst Du über die Google Cloud eine gemeinsame Dokumentverwaltung und -bearbeitung vornehmen. So ist es möglich, alltägliche EDV-Prozesse zentral zu steuern und auch in Echtzeit gemeinsam an Dokumenten, Tabellen und Präsentation zu arbeiten.
Organisation und EDV aus der Cloud
Du siehst alle Änderungen Deiner Teammitglieder sofort, kannst diese mit @mentions direkt ansprechen und Kommentare hinterlassen. Dank der Nutzung in der Cloud entfällt die lokale Installation – was die G Suite ideal als Homeoffice Software und für standortübergreifendes Arbeiten macht. Zusätzlich funktioniert die G Suite z.T. auch ohne Internet.
Neben EDV-Programmen beinhaltet die G Suite auch Cloudspeicher (Google Drive), ein E-Mail-Programm (Gmail) sowie einen Kalender. Dokumentation und Administration können somit aus der Cloud heraus erfolgen, während Du und Dein Team alle Aufgaben mit einer geeigneten Collaborations Software verwalten.
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