Öffentliche Ämter von zu Hause aus verwalten
Behörden und Homeoffice – geht das? Mit der Digitalisierung der Verwaltung bieten sich viele neue Möglichkeiten für Beschäftigte aus dem öffentlichen Sektor. Das ortsunabhängige Arbeiten gehört dazu. Eine PwC-Studie von März 2021 hat ergeben, dass sich 88% der Befragten des öffentlichen Dienstes häufiger eine Mischung aus Büro und Heimarbeit wünschen und offen für eine Veränderung des Behördenalltags sind.
„Der Wille ist da, die Möglichkeit ist da. […] Man sieht es auch in den Gesichtern, dass viele sich fragen, warum bin ich heute hier, ich könnte doch auch zu Hause arbeiten?“ – Beschäftigter Bezirksamt
Das Homeoffice-Konzept bietet auch Behörden viele Chancen
Viele Behörden-Teams haben die Vorzüge des Homeoffice längst erkannt: Der Arbeitstag kann flexibel gestaltet werden, ist anpassungsfähig zur privaten Situation, reduziert häufig Stress und schont auch noch den Geldbeutel. „Richtig“ umgesetzt sind Angestellte häufig zufriedener und haben eine ausgeglichene Work-Life-Balance. Bei einem funktionierenden Konzept wird die gesamte Fachabteilung ortsunabhängig und kann immer und überall an laufenden Projekten arbeiten.
Live-Webinar: Digitales Projektmanagement in der Öffentlichen Verwaltung
In unserem Live-Webinar erfährst Du, wie digitales Projektmanagement in der Öffentlichen Verwaltung richtig umgesetzt wird. Die Gemeinde Grünheide und der Main-Kinzig-Kreis zeigen Dir ihre Best Practices in der Projektarbeit mit factro.
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Häufig befürchten Referats- oder Abteilungsleiter, dass ihre Mitarbeiter zu Hause „faulenzen“ und ihre Aufgaben vernachlässigen. Tatsächlich sind aber gerade diejenigen im Homeoffice produktiver und werden weniger häufig von ihren Arbeitskollegen abgelenkt. Das bestätigt auch eine Studie der DAK (April 2020): 57% der Befragten geben an, dass sie im Home-Office mehr schaffen als im Büro.
Neuigkeiten aus dem Bereich „Homeoffice und die öffentliche Verwaltung“
- Behörden digital – Wie funktioniert Homeoffice, Remote Work & Co in der öffentlichen Verwaltung? (landeszeitung.de 09.02.2022)
„Auch nach zwei Jahren Pandemie ist das Thema mobiles Arbeiten in vielen Behörden immer noch mit Schwierigkeiten verbunden oder wird gar nicht umgesetzt. Nicht nur die Technik ist ein häufiges Problem, auch die fehlende bzw. nicht ausreichende, virtuelle Zusammenarbeit kann das Konzept zum Scheitern bringen. Das muss aber nicht sein!“
- Vom Homeoffice zum „Working from Anywhere“ (haufe.de 23.02.2022)
„Über den engen Begriff des Homeoffices hinaus beschreibt mobiles Arbeiten die Möglichkeit, neben dem Büro auch an dritten Orten wie Coworking Spaces, öffentlichen Räumlichkeiten oder sogar dem Ausland zu arbeiten. Doch wie weit ist dieses „Working from Anywhere“ in Deutschland schon verbreitet? Antworten gibt die neueste Erhebung der Konstanzer Homeoffice Studie.“
- Wie öffentliche Institutionen Digital Signage für sich entdecken (cetoday.ch 02.03.2022)
- Homeoffice in der öffentlichen Verwaltung – Erfolgsmodell mit Nachbesserungsbedarf (iwkoeln.de 01.09.2022)
Tools und Tricks für Kommunen
Deswegen sollten gerade öffentliche Behörden auf dem Weg in eine digitale Kommune die Chancen des Homeoffice für sich nutzen. Also, wie gestaltet sich die neue Zusammenarbeit? Welche Homeoffice-Regelungen sollten beachtet werden? Welche Voraussetzungen und welche Tools sind zur Umsetzung notwendig? Mit den passenden Tipps und Tricks gelingt auch im Öffentlichen Dienst der Weg in die fokussierte Arbeit aus den eigenen vier Wänden.
- Was ist ein Homeoffice?
- Homeoffice: Welche Schritte kommen zuerst?
- Digitale Tools verbessern die Zusammenarbeit in der Heimarbeit
- Wir-Gefühl für mehr Zusammenhalt in Kommunen
- Stadtverwaltung goes Homeoffice – einige Beispiele
- Fazit: Hybride Modelle sind die Zukunft der öffentlichen Verwaltung
Viele Arbeitnehmer sind zuhause produktiver als im Büro
1. Was ist ein Homeoffice?
Unter Homeoffice versteht man grundsätzlich das Arbeiten von zuhause aus. Der Begriff ist vergleichbar mit Tele-Arbeit oder auch Heimarbeit bei dem Angestellte und Selbstständige ihren Arbeitsplatz im heimischen Büro haben. Meistens wird über E-Mails, Nachrichten-Tools, Video- und Projektmanagement-Software kommuniziert. Es ist eine flexible Arbeitsform, die immer oder auch nur teilweise aus dem privaten Umfeld stattfindet.
Definition Home-Office:
„Telearbeit ist eine dezentralisierte Bürotätigkeiten mithilfe von Informations- und Kommunikationstechniken. Die Tätigkeit ist relativ unabhängig von persönlichen Kontakten und sonstigem verwaltungs-internem Geschehen.“ – Gabler Wirtschaftslexikon
2. Homeoffice: Welche Schritte kommen zuerst?
Der Schritt zu einem reibungslosen Ablauf in den digitalen Alltag funktioniert in keiner Behörde über Nacht. Es müssen entscheidende Voraussetzungen – eine angemessene Hardware & Software, digitale Kommunikationswege und eine neue Art der Führung – geschaffen werden, um den Start ins Homeoffice zu überhaupt erst zu ermöglichen.
„Für gute Arbeitsergebnisse braucht man eine hochwertige Ausstattung, technisches Wissen und Vertrauen.“ – Adrian Gelep, Senior Manager bei PwC im Fachbereich Öffentlicher Sektor
Gute technische Ausstattung ist Grundvoraussetzung
Homeoffice und eine passende technische Ausstattung gehören zusammen – wie Bier und Fußball. Diese wird entweder vom Arbeitgeber bereit gestellt oder es greift die BYOD-Regelung, bei der Mitarbeiter ihr eigenes Gerät benutzen.
Das erfordert jedoch ein gewisses PC Know-how, damit es bei technischen Schwierigkeiten zu keinen „Totalausfällen“ kommt. Für das Team ist es wichtig zu wissen, wer bei Problemen der richtige Ansprechpartner ist. Gerade Einsteiger benötigen meistens eine extra Portion an Unterstützung.
Rechtliche Voraussetzungen schaffen
Schutz interner Verwaltungsdaten sicherstellen
Auch von Zuhause aus müssen Beschäftigte verantwortungsvoll mit internen Daten umgehen, die gerade beim Arbeiten mit dem eigene Gerät besonders häufig gefährdet sind. Dritte, wie Familienangehörige, dürfen keine Zugangsmöglichkeiten zu vertraulichen Unterlagen der Firma erhalten. Schutz wird mithilfe von sicheren VPN-Internetverbindungen und passwortgeschützten Zugängen sichergestellt.
Arbeitszeiten wie vor Ort einhalten
Regelungen zu Sonn- und Feiertagsarbeitsverboten sind auch im Home-Office gültig. Die Höchstarbeitszeit und regelmäßige Pausen müssen eingehalten werden. In den meisten Ämtern sind Mitarbeiter für Ihre Pause selbst verantwortlich, dasselbe gilt auch in den eigenen vier Wänden. Führungskräfte sollten aber gerade am Anfang ein Auge darauf werfen und allenfalls eingreifen.
Daten- und Arbeitsschutz haben oberste Priorität.
Digitales Dokumentenmanagement
Mit dem neuen E-Government-Gesetz gehen öffentliche Ämter und Behörden einen weiteren Schritt Richtung digitaler Zukunft. Damit verbunden ist in den unterschiedlichen Fachabteilungen die Pflicht zum Einsatz einer E-Akte – chaotische Zettelsammlungen und überfüllte Archive gehören damit der Vergangenheit an. Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist es möglich, Dokumente online zu bearbeiten, archivieren und vieles mehr.
Durch den kontinuierlichen Zugang der digitalen Ablage haben Sachbearbeiter jederzeit die Möglichkeit, in ihrem Arbeitsalltag auf notwendige Akten zuzugreifen. Bis zum Ende des Jahres 2022 sind Bund, Länder und Kommunen dazu verpflichtet, die elektronische Ablage in der Verwaltung einzuführen, die auch den Kontakt zu Bürgern und Bürgerinnen erleichtert.
3. Digitale Tools verbessern die Zusammenarbeit im Homeoffice
Für ein virtuelles Team in der Stadtverwaltung gehört – neben den datenschutzrechtlichen Aspekten und einer soliden Technik – auch eine geeignete Kommunikations- und Projektmanagement-Software dazu.
Aktive Kommunikation mit den „richtigen“ Tools
Teamwork und Zusammenhalt setzt eine offene Kommunikation voraus, die frei von hierarchischen Strukturen ist. Das persönliche Gespräch mit den Kollegen morgens in der Kaffeeküche fällt zu Hause weg. Es braucht also Alternativen: Anstelle der klassischen E-Mail rücken moderne Kommunikationstools – wie Slack, Zoom und MS Teams – in den Vordergrund des Behördenalltags. Aber Achtung!
Diese, zwar bekannten Plattformen, wurden in der Vergangenheit zum Thema Datensicherheit allerdings häufig kritisiert. Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit rät öffentlichen Verwaltungen daher in ihrer Orientierungshilfe für Videokonferenz-Dienste zu Tools wie Wire und NETWAYS Web Services Jitsi. Doch welche ist die passende Software für die öffentliche Verwaltung?
Übersicht und Struktur mit einer Projektmanagement-Software
Gerade im Homeoffice ist ein „richtiges“ Aufgaben- und Projektmanagement für Öffentliche Verwaltungen gefordert. Stehst Du dabei auch vor Fragen wie: Welche Aufgaben sind heute überhaupt durchzuführen? Was hat Priorität und welche To-dos müssen unbedingt erledigt werden?
Die Aufgabenverteilung per E-Mail stellt sich gerade im Behördenalltag als keine effiziente Lösung dar. Da neben dieser E-Mail noch weitere im Postfach landen, kann es schnell passieren, dass wichtige Informationen untergehen. Aber auch der Überblick über die Auslastung der einzelnen Mitarbeiter in Heimarbeit wird schwieriger: Wer arbeitet gerade woran? Wer hat freie Kapazitäten? Außerdem ist da die Frage, an welchem Ort Dokumente gesammelt werden, damit relevante Unterlagen immer griffbereit sind. Die effizientere Alternative ist der Einsatz einer PM-Software.
PM-Tools bringen Ihr Team auf einen einheitlichen Stand
Eine Projektmanagement-Software unterstützt den Behördenalltag in verschiedenen Bereichen und vereinfacht die Koordination im Projekt.
Funktionen einer Projektmanagement-Software:
- Klare Projektziele: In einem Projekt können Ziele definiert und übersichtlich kommuniziert werden, damit Dein Team auf einem einheitlichen Stand ist.
- Leichtere Aufgabenverteilung: In Echtzeit werden Aufgaben den Verantwortlichen zugeteilt und Zugriffsrechte vergeben. Die Aufgabe selbst kann zeitlich bemessen, getrackt und damit besser organisiert werden, sodass alle Beteiligte wissen, welche To-dos wann anstehen.
- Ressourcenzuweisung steuern: Mit einer Auslastungsübersicht lassen sich Mitarbeiter nach ihren Qualifikationen einsetzen, Aktivitäten realistisch planen und zeitliche Fenster einbauen.
- Terminverwaltung: Zu jedem Zeitpunkt erhält Dein Team eine Deadline-Übersicht, kann den Status einzelner Arbeitspakete verfolgen und To-dos zeitlich priorisieren.
- Dokumente bündeln: E-Mails, Excel-Tabellen, PDF-Dokumente, Arbeitszeitberichte und Diagramme können im Projektanhang – ähnlich zum E-Mail-Anhang – gespeichert werden. So sind Dokumente auch zukünftig immer wieder auffindbar.
Das Kanban-Board in factro
Bei der genutzten Software gilt: Achtung beim Serverstandort! Dieser sollte im Idealfall in Deutschland liegen, damit Daten nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (www.bmwi.de – Bundesministerium für Wirtschaft und Energie) und BDSG-neu geschützt sind.
Passende DSGVO-konforme Anbieter sind zum Beispiel factro oder Meistertask. Relevante Sicherheitsaspekte sind vor allem eine verschlüsselte End-to-End-Übertragung, Datensicherheit via SSL-Zertifikat und ein Datenzentrum, das nach ISO und PCI DSS zertifiziert ist.
Hilfreich ist außerdem immer ein persönlicher Ansprechpartner – telefonisch oder vor Ort –, der beim Anbieter factro z.B. kostenfrei angeboten wird. Gerade beim Einstieg in eine neue Software können Fragen und bestimmte Funktionen erklärt werden.
4. Wir-Gefühl für mehr Zusammenhalt in Kommunen
(Halb-)Virtuelle Teams benötigen eine moderne Führung, bei der durch flache Hierarchien verstärkt auf Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein gesetzt wird. Teamgeist und ein Wir-Gefühl müssen stärker gefördert werden, um Nähe in die Distanz zu bringen und das Team zu verbinden. Hilfreich ist ein aktives Teambuilding, das den Zusammenhalt vor allem im Homeoffice erhöht.
Ermuntere Dein Team zu einer gemeinsamen Kaffepause oder einem virtuellen Lunch, um den Austausch unter Kollegen zu steigern.
Grundsätzlich gilt: Vertraue als Abteilungsleitung Deinen Mitarbeitern. Mit einigen Tipps und Tricks arbeitet Dein Team im Homeoffice genauso engagiert wie vor Ort.
5. Stadtverwaltung goes Homeoffice – einige Beispiele
Ämter in München digital
In den öffentlichen Ämtern in München (Wie eine Stadtverwaltung im Home-Office funktioniert – Süddeutsche Zeitung) heißt es am Anfang der Pandemie, dass alle 42.000 Beschäftige der Stadtverwaltung, da wo es möglich ist, von zu Hause arbeiten.
Die größte Herausforderung war es, die technischen Voraussetzungen bereit zu stellen. Dazu zählen die Zugänge in das digitale System der Stadt. Das IT-Referat schaffte sichere Zugänge über städtischen Endgeräte mit denselben Funktionen wie am Büroarbeitsplatz. Auch der Zugang über private Geräte oder direkt im Browser-Fenster war für viele Mitarbeiter schnell möglich. Innerhalb weniger Wochen war das Arbeiten von zu Hause genauso möglich wie aus dem Büro.
In Bünde gehört das mobile Arbeiten zum Alltag
Neben Großstädten wie München gelang auch kleineren Städten und Gemeinden der Umstieg in die mobile Arbeit. Die Stadt Bünde (So steht es um Homeoffice in der Verwaltung – Neue Westfälische) beispielsweise ermöglichte die Heimarbeit bereits im ersten Lockdown im März 2020: „In dieser Phase hat die Stadtverwaltung wertvolle Erfahrungen sammeln können“, sagt die Stadtsprecherin Doris Greiner-Rietz.
Vor allem Büros mit mehreren Mitarbeitern, die Notwendigkeit einer coronabedingten Kinderbetreuung und Risikogruppen hatten schnell die Möglichkeit ins Homeoffice zu wechseln.
Datensicherheit hat in Forchheim Vorrang
Im Landkreis Forchheim (So sieht das Homeoffice der Gemeinden im Landkreis Forchheim aus – Nordbayern) setzen Beschäftigte der Fachabteilungen auf einen Mix aus Homeoffice und Büroarbeit. Priorität hat hier die Datensicherheit der Bürger und Bürgerinnen. „Wir sind es unseren Bürgern schuldig, das korrekt zu machen“, erklärt Britta Kurth, Pressesprecherin der Stadtverwaltung Forchheim.
In diesem Punkt muss einiges geklärt und vorbereitet werden, um auch von zu Hause aus datenschutzkonform zu arbeiten. Damit nachhaltig gut gearbeitet werden kann, muss auch hier die Digitalisierung verbessert werden.
6. Fazit: Hybride Modelle sind die Zukunft der öffentlichen Verwaltung
Das Arbeiten von zu Hause statt aus dem Büro im Rathaus wird von vielen Beschäftigten der öffentlichen Ämter gefordert – auch nach der Pandemie.
In den meisten öffentlichen Verwaltungen geht das nicht von heute auf morgen, aber mit dem Einsatz der oben genannten Punkte – wie einer soliden technischen Ausstattung, einem digitalen Prozess– und Dokumentenmanagement, Collaborations-Tools und einer neuen Zusammenarbeit in der Kommune – gelingt die erfolgreiche Umstellung nachhaltig. Zukünftig werden sich vor allem hybride Arbeitsmodelle durchsetzen, bei denen ein Mix zwischen der Arbeit im Büro und im eigenen Zuhause möglich sein wird.
Lesetipps zum Thema „Homeoffice in der öffentlichen Verwaltung“
- Homeoffice-Pauschale wird entfristet und verbessert (bundesregierung.de | Die Bundesregierung)
- Präsenzkultur in Verwaltungen: Veränderung ist gewünscht, aber noch keine Realität (pwc.de | PwC Deutschland)
- Digital unterstütztes Home Office in der Kommunalverwaltung (vdz.org | Wegweiser Media & Conferences GmbH)
- Mehr Homeoffice in der öffentlichen Verwaltung gefordert (haufe.de | Haufe)
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