Homeoffice – das wichtigste für Arbeitgeber

Der Weg in die Heimarbeit

Immer mehr Mitarbeiter beantragen, den eigenen Arbeitsplatz ganz oder zumindest zeitweise ins Homeoffice zu verlegen. Grundsätzlich gibt es keinen gesetzlichen Anspruch für Arbeitnehmer auf den Umzug ins eigene Heim-Büro, doch oft kann es sich trotzdem für beide Seiten rentieren. Wenn da nur nicht die Kosten wären!

Diese lassen sich mit ein paar wertvollen Tricks & Tipps fürs Homeoffice jedoch reduzieren. So können Arbeitgebende beispielsweise günstige Notebook Angebote finden und damit die Ausstattung für die Heimarbeit ihrer Mitarbeiter ohne harte Budgeteinbußen finanzieren. Doch welche Regelungen und gesetzliche Pflichten gelten eigentlich im Homeoffice und worauf müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer noch achten?

1. Es gibt mehr als nur „das Homeoffice“ – die verschiedenen Arten
2. Die Grundvoraussetzungen fürs Arbeiten im Homeoffice
3. Die Kostenfrage – wer bezahlt fürs Homeoffice?
4. Achtung Unfallgefahr – greift die Versicherung im Homeoffice?
5. Pause und Erreichbarkeit – welche Regeln für Arbeitnehmer und Arbeitgeber wichtig sind

Kein gesetzlicher Anspruch auf Homeoffice

1. Es gibt mehr als nur „das Homeoffice“ – die verschiedenen Arten

Der Begriff „Homeoffice“ wird heute inflationär benutzt und ist mit bestimmten Assoziationen gekoppelt. Viele Arbeitnehmer und Arbeitgeber stellen sich Jobs vor, die im Schlafanzug und mit wenig Arbeitsaufwand nebenbei erledigt werden. Eine völlig falsche Vorstellung, wie die Praxis längst gezeigt hat. Tatsächlich wurde sogar bewiesen, dass viele Arbeitnehmer im Homeoffice sogar deutlich länger und mehr arbeiten als im Büro vor Ort. Insgesamt gibt es drei Arten von Homeoffice-Jobs, die zu unterscheiden sind:

• Der Vollzeitjob: Bei dieser Art von Homeoffice arbeitet der Arbeitnehmer 24/7 von zu Hause aus und kommuniziert per Telefon oder PC mit seinem Arbeitgeber.
• Das alternierende Homeoffice: Eine Kombination aus klassischer Heimarbeit und Präsenz im Büro bietet die alternierende Variante. So können Arbeitnehmer beispielsweise zwei Tage pro Woche von zu Hause aus arbeiten, an drei Tagen sind sie dann aber im Büro anwesend.
• Das mobile Homeoffice: Die dritte Variante ist das mobile Homeoffice, was von verschiedenen Orten ausgeführt wird. Häufig sind die Arbeitnehmer viel auf Reisen, erledigen ihre Arbeit aber aus Hotelzimmern oder Unterkünften.

2. Die Grundvoraussetzungen fürs Arbeiten im Homeoffice

Auch wenn der Arbeitnehmer theoretisch keinen Anspruch auf die Genehmigung von Homeoffice hat, wird es für den Arbeitgeber in einigen Situationen schwer abzulehnen. Es müssen allerdings Grundvoraussetzungen vorherrschen, die Arbeitnehmer und Arbeitgeber getrennt voneinander zu überprüfen haben. Dazu gehören folgende drei Faktoren:

• Die geeignete Tätigkeit: Um überhaupt von zu Hause aus arbeiten zu können, braucht es den passenden Job. Eine Tätigkeit am Computer ist sehr gut geeignet, wohingegen Handwerkstätigkeiten direkt ausfallen. Mitarbeiter im Außendienst können ebenfalls von Heimarbeit profitieren, sie können ihre Gebiete direkt aus dem Homeoffice anfahren und die Berichterstattung zu Hause vornehmen. Ob eine Tätigkeit fürs Homeoffice geeignet ist, muss bei Streitigkeiten vom Betriebsrat festgestellt werden.
• Der passende Raum ist vorhanden: Zu Hause arbeiten bedeutet nicht, bequem auf dem Sofa zu sitzen und neben Netflix und Chips ab und an eine Konferenz zu führen. Stattdessen ist ein geeigneter und abschließbarer Büroraum zwingend erforderlich. Es müssen geeignete und ergonomische Möbel vorhanden sein, zudem braucht der Raum ausreichend Beleuchtung. Telekommunikationsgeräte und Computer gehören, bei entsprechendem Job, ebenfalls zur Grundausstattung.
• Die persönliche Eignung: Nicht alle Mitarbeiter genießen so viel Vertrauen des Arbeitgebers, dass sie für einen Job im Homeoffice geeignet sind. Die Arbeitsmoral und die Grundeinstellung sind entscheidende Faktoren, die für oder gegen die Entscheidung sprechen. Der Arbeitgeber muss sich darauf verlassen können, dass sein Arbeitnehmer zu selbstständigem Arbeiten ohne dauernde Überwachung in der Lage ist. Auch Zuverlässigkeit und die Fähigkeit zur Selbstorganisation sind wichtige Voraussetzungen.

Der Arbeitgeber muss seinen Mitarbeitern im Homeoffice vertrauen können, dass diese die Arbeitszeit nicht tatsächlich für zusätzliche Freizeitaktivitäten nutzen und die Produktivität nicht leidet. Sollte die Arbeitsleistung erheblich leiden, kann auch der Rückzug ins Büro erforderlich werden.

Der Kontakt im Video-Format ist persönlicher

3. Die Kostenfrage – wer bezahlt fürs Homeoffice?

Selbst wenn ein leerstehender Raum im Haus des Arbeitnehmers vorhanden ist, fehlt es an Equipment. Der heimische PC kann nicht für firmeninterne Arbeiten genutzt werden, da der Datenschutz gewährleistet werden muss. Mitarbeiter müssen daher mit entsprechender Hardware und auch betriebsinterner Software wie z.B Projektmanagement-Software ausgestattet werden.

Wenn zuvor keine Regelungen getroffen wurden, ist der Arbeitgeber zur Übernahme aller Kosten verpflichtet. Angefangen vom Arbeitscomputer, bis hin zu den Heizkosten fürs Büro müssen die Kosten erstattet werden. Es kann sich auszahlen, wenn eine Pauschale hierfür festgelegt wird, die die Ausgaben bei klassischer Büroarbeit nicht übersteigen sollte.

Für Arbeitnehmer ergibt sich der Vorteil, dass sie die Kosten für ein eigenes Arbeitszimmer von der Steuer absetzen können. Allerdings trifft das nur zu, wenn die Räumlichkeiten bestimmte Grundvoraussetzungen erfüllen. Selbst anteilige Miet- und Heizkosten können tatsächlich geltend gemacht werden.

4. Achtung Unfallgefahr – greift die Versicherung im Homeoffice?

Wenn ein Arbeitnehmer im Betrieb einen Unfall erleidet, greift die gesetzliche Unfallversicherung. Was aber passiert, wenn sich dieser Unfall in den eigenen vier Wänden ereignet? Auch hier gilt der Versicherungsschutz, allerdings nur dann, wenn der Arbeitsunfall im Zusammenhang mit der tatsächlichen Arbeitstätigkeit passiert ist.

Bekommt der Arbeitnehmer einen Stromschlag, wenn er den Dienst-PC einschaltet, ist er versichert. Rutscht der Arbeitnehmer aus, während er sich gerade ein Sandwich in der Küche zubereitet, ist er nicht versichert.

5. Pause und Erreichbarkeit – welche Regeln für Arbeitnehmer und Arbeitgeber wichtig sind

Das eigene Zuhause verleitet zum Prokrastinieren, immerhin ist das Sofa nicht weit und an manchen Tagen wird der Geist einfach nicht richtig wach. Aber wie sieht das eigentlich mit den Arbeitszeiten aus? Muss das Pensum erledigt werden oder müssen sich Arbeitnehmer an bestimmte Zeiten halten?

Hier gelten die individuellen Vereinbarungen, die im Zusatz zum Arbeitsvertrag beschlossen wurden. Für den Arbeitgeber wird es schwierig, die Durchsetzung der Zeiten tatsächlich einzuhalten, er kann jedoch mit Erreichbarkeit seiner Mitarbeiter während der Arbeitszeiten rechnen.

Wenn ein Arbeitnehmer permanent während der vorgeschriebenen Arbeitszeiten nicht erreichbar ist oder klar ersichtlich ist, dass keine Arbeitstätigkeit durchgeführt wird, kann der Arbeitgeber die Zustimmung zum Homeoffice widerrufen, da das Vertrauen hierdurch eingeschränkt wird. Außerhalb der vorgeschriebenen Arbeitszeiten ist die Erreichbarkeit jedoch nicht verpflichtend. Einige Arbeitgeber sehen Homeoffice als die Freigabe dafür, den Arbeitnehmer rund um die Uhr zu kontaktieren.

Hier ist das Recht auf der Seite der Angestellten, die nach Feierabend den Dienstanschluss blockieren oder stummschalten können. Entscheidend ist, ob bei Arbeitsbeginn wieder eine Kontaktaufnahme möglich ist.

Bezüglich der Arbeitszeiten gibt es auch im Homeoffice strikte Vorgaben. So müssen die gesetzlichen Pausenzeiten eingehalten und gewährt werden. Bei einer Arbeitszeit von mindestens sechs Stunden muss eine 30-minütige Pause eingehalten werden, bei mehr als neun Stunden Arbeitszeit muss die Pausendauer bei mindestens 45 Minuten liegen.