Balance zwischen Büro und Homeoffice
Worauf würdest Du Dich festlegen: Homeoffice oder Büro? Eine schwierige Frage, denn immerhin bietet beides seine Vorteile und sich für eine der beiden Optionen zu entscheiden ist für viele Menschen unmöglich – aber auch gar nicht nötig. Hybrides Arbeiten ist genau die flexible Form des Arbeitens, die sich laut Umfrage – circa 41 Prozent der Menschen, die remote arbeiten – wünschen.
In diesem Artikel werden wir uns ausführlich mit dem hybriden Arbeiten beschäftigen. Wir zeigen Dir Vorteile, Modelle und bewährte Strategien für eine gelungene Umsetzung.
- Definition: Hybrides Arbeiten – was ist das?
- Hybride Arbeit: Das sind die Vorteile
- Nachteile des hybriden Arbeiten
- Tipps für die Umsetzung
- Hybrid Arbeiten in der Praxis
- Wähle das passende Arbeitsmodell
- Fazit: Das beste vereint
Hybrides Arbeiten? Kein Problem mit den richtigen Vorbereitungen
1. Definition: Hybrides Arbeiten – was ist das?
Der Begriff hybrid bedeutet laut Duden “aus Verschiedenartigem zusammengesetzt, von zweierlei Herkunft”. Hybrides Arbeiten (oder auch „hybrid work“) ist eine Herangehensweise des New Work-Konzepts und beschreibt in der Arbeitswelt eine Mischung aus Homeoffice bzw. Remote Work und der Arbeit vor Ort im Büro. Dabei gibt es diverse Modelle von Zeit und Ort, die miteinander kombiniert werden und so individuell angepasst werden können.
Modelle der hybriden Arbeit
Bei dem hybriden Arbeiten gibt es ganz unterschiedliche Variationen des Arbeitsmodells. Dabei ist nicht nur der Arbeitsort eine Variable, die sich ändern kann, sondern auch die Arbeitszeit. Für eine bessere Übersicht, hier eine kurze Zusammenfassung:
Arbeitsort(e)
- Office First: Das Arbeiten vor Ort ist der Standard, in Ausnahmefällen wird remote bzw von zuhause aus gearbeitet
- Synchron hybrid: Remote arbeiten ist an einigen festgelegten Tagen möglich
- Statisch hybrid: An festgelegten Tagen wird im Büro gearbeitet
- Vollflexibel: Der Arbeitsplatz kann jeden Tag neu gewählt werden
- Homeoffice: Die Mitarbeitenden arbeiten im Homeoffice und sind nur in Ausnahmefällen im Büro
Es gibt viele verschiedene Modelle fürs hybride Arbeiten
Arbeitszeiten
- Fix: Dies ist der klassische 9-to 5-Job (wobei hier Arbeitsstart und -ende natürlich auch abweichen können)
- Teilflexibel: Durch z.B Gleitzeit oder Kernzeit ist es möglich, die Arbeitszeit flexibler zu gestalten.
- Vollflexibel: Wann und wie lange gearbeitet wird, entscheiden hier die Arbeitnehmenden selbst.
2. Hybride Arbeit: Das sind die Vorteile
Die Kombination aus flexiblem Arbeitsort und -zeit bietet Vorteile für Arbeitnehmende, aber auch für Unternehmen. Ähnlich zum Homeoffice oder Remote-Arbeit steht Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben im Fokus, aber auch Mitarbeiterbindung und Produktivität.
Work-Life-Balance
So trägt die flexible Gestaltung des Arbeitsortes und der -zeit bei der hybriden Arbeit zu einer besseren Ausgewogenheit zwischen Arbeit und Freizeit bei. Es führt zu einem guten Management zwischen beiden Faktoren. Beispiel: Durch das Wegfallen des Arbeitsweges während des Berufsverkehrs wird Zeit eingespart, die an anderer Stelle gebraucht wird. So kann die Freizeitgestaltung besser mit dem Berufsleben vereinbart werden.
Wohlbefinden
Zudem steigt das Wohlbefinden, wenn man an einem selbst gewählten Ort arbeitet und sich die Zeit flexibler einteilen kann. Die verbesserte Work-Life-Balance trägt ebenfalls dazu bei. Zudem kann durch ein erhöhtes Wohlbefinden Stress reduziert werden, was sich positiv auf die Zufriedenheit auswirkt.
Produktivität
Nicht nur die Zeitersparnis wirkt sich positiv auf die Produktivität aus. Auch die Wahl des am besten geeigneten Arbeitsplatzes erhöht die Leistungsfähigkeit. Bei einigen Aufgaben brauchst Du vielleicht Ruhe, um dich konzentrieren zu können und deine Arbeit erledigen zu können, in anderen Bereich ist der schnelle Austausch mit anderen wichtig. Durch die flexible Gestaltung des Arbeitsumfeldes können so Bedürfnis und Aufgabe perfekt aneinander angepasst werden. Auch Störungen durch Gespräche anderer Mitarbeiter oder Unterbrechungen werden minimiert. So kannst Du konzentriert an einer Aufgabe arbeiten.
Innovation
Auch das selbstständige Arbeiten wird durch die hybride Arbeit gefördert. Warum das wichtig ist? Ganz im Sinne der New Work ist das Ziel, selber kreativ und innovativ zu denken. So werden neue Ideen gefördert. Zudem ist es weniger gravierend, wenn die Führungskraft ausfällt, da trotzdem alle wissen, was zu tun ist.
Mitarbeiterbindung
Wie der Gallup Report 2021 zeigt, sinkt die Mitarbeiterbindung in deutschen Unternehmen immer mehr. Daher ist es umso wichtiger, die Mitarbeiterzufriedenheit zu stärken. Und dazu zählt auch die Flexibilität des Arbeitsplatzes, denn immer mehr Menschen erwarten ein anpassungsfähiges Arbeitsumfeld. Hybrid Work setzt genau hier an, indem die Möglichkeit für mobiles Arbeiten geschaffen wird.
Ein weiterer Pluspunkt ergibt sich im Bereich des Recruiting, da Stellen nicht geografisch eingeschränkt werden müssen. So steigt die Anzahl der potentiellen Bewerbenden.
Das hybride Arbeiten sorgt für eine bessere Bereinbarkeit von Freizeit und Arbeit
3. Nachteile des hybriden Arbeiten
Obwohl diese Mischung aus unterschiedlichen Arbeitsmodellen viele Vorteile mit sich bringt, stehen einige Unternehmen noch vor Hürden, die bewältigt werden müssen, bevor sie zum Nachteil werden. Hier erfährst Du, welche Herausforderungen anstehen und was dabei hilft, sie zu meistern.
Koordinationsaufwand
Viele Unternehmen stehen am Anfang vor der Frage: Wo fangen wir an? Gerade zu Beginn ist es einiges an Arbeit Abläufe zu erstellen, Regelungen festzulegen und auch rechtlich Sicherheit zu schaffen. Für einen besseren Überblick hilft die Darstellung z.B. in Form einer Mindmap dabei, alle wichtigen Punkte auszumachen.
IT-Sicherheit & Datenschutz
Im Zuge der Vorbereitungen ist natürlich das Thema Datensicherheit nicht zu vernachlässigen. Denn gerade beim hybriden Arbeiten, mit unterschiedlichen Arbeitsplätzen, muss der Datenschutz angepasst werden. Neben der Ausstattung mit einer geeigneten Hardware, sind VPN-Tunnel und Projektmanagement-Softwares mit deutschem Serverstandort, wie beispielsweise factro, optimal dafür sensible Daten zu schützen. Am besten ist es, für diesen Bereich eine Fachkraft einzusetzen, die sich mit Datenschutz auskennt und das Unternehmen beraten kann.
Firmenkultur wahren
Neben all den organisatorischen Dingen darf auch der Teamgeist nicht vergessen werden. Durch den Wegfall von alltäglichen Interaktionen ist es wichtig, das Wir-Gefühl besonders zu stärken und die Unternehmenskultur so zu wahren, z.B. durch gemeinsame Teamevents. Die Zusammenarbeit kann mit Tools für virtuelle Teams unterstützt werden. Dafür sollten sich die Führungskräfte aktiv einsetzen.
Regelmäßige Teamevents stärken das Wir-Gefühl
4. Tipps für die Umsetzung
Damit hybrides Arbeiten in Deinem Team funktionieren kann, gibt es ein paar Dinge, die du beachten solltest und Voraussetzungen, die erfüllt sein sollten.
Organisiere den Ablauf
Nachdem Du Dich für die passende Form entschieden hast, solltest Du Dich um allgemeine Regelungen kümmern. Also beispielsweise Kommunikationskanäle wie genutzt werden, welche Meetings in Präsenz angesetzt sind und wer Ansprechperson für technische Probleme ist. Auch wenn die Tagesabläufe teilweise unterschiedlich sind, ist es für die interne Organisation wichtig, dass bestimmte Prozesse, wie auch z.B. die Krankmeldungen, gleich ablaufen.
Halte An- und Abwesenheiten fest
Zusätzlich ist es hilfreich, einen Plan aufzustellen, wer wann im Büro ist. Tipp: Damit alle Bescheid wissen, kann schon ein kleiner Vermerk im Kalender ausreichend sein, dieser sollte daher immer aktuell sein.
Die Festlegung des Arbeitsortes und der -zeit sollte so organisiert werden, dass Beschäftigte und Teams, die viel miteinander zu tun haben, kompatibel sind. So können Termine leichter vereinbart werden. Wenn eine Person remote oder im Homeoffice arbeitet, können z.B. Hybrid-Meetings veranstaltet werden. Hierbei sollten die technischen Gegebenheiten stimmen, also stabiles Internet, ein Meeting-Tool, etc.
Führe Dein Team
Da die Beschäftigten beim hybriden Arbeiten nicht immer im Büro sind, basiert das Arbeitsverhältnis auf Vertrauen. Vertrauen zu den Mitarbeitenden ist also ein Grundpfeiler für eine reibungslose Zusammenarbeit. Da Teams dann agiler arbeiten, ist es ebenso wichtig, schnell auf Situationen zu reagieren. Ein situativer Führungsstil eignet sich hierfür.
Viele Unternehmen sind zudem skeptisch, wenn es darum geht, die Beschäftigten von woanders aus arbeiten zu lassen. Jedoch sollte ein Bewusstsein dafür geschaffen werden, dass Produktivität nicht bedeuten muss, 8 Stunden vor dem Laptop zu sitzen – das Ergebnis zählt. Generell lässt sich sagen: Mut zur Selbstständigkeit ist gefragt.
Mit den richtigen Tools unterstütz Du Dein Team
Fördere die Kommunikation
Gerade die Kommunikation im Team darf bei der hybriden Arbeit nicht vernachlässigt werden. Hier gilt: Möglichkeiten schaffen und fördern. Sei es eine virtuelle Kaffeepause, regelmäßige Teamevent und -meetings – animiere das Team dazu, in Kontakt zu bleiben.
Ein weiteres Stichwort lautet hier: Transparenz. Nur wenn alle auf dem gleichen Stand sind und alle Informationen haben, haben alle die gleichen Chancen.
5. Wähle das passende Arbeitsmodell
Bevor Du startest, ist es wichtig, zu bestimmen, welches Modell für Dein Team oder die einzelnen Teammitglieder geeignet und umsetzbar ist und welche Anforderungen erfüllt werden müssen. Dabei kommt es auf die Unternehmensstruktur an, aber auch darauf, inwiefern es möglich ist, dass Prozesse online erledigt werden können. Können benötigte Software und Hardware bereitgestellt und von allen genutzt werden?
Auch der Arbeitsbereich ist entscheidend: Für Beschäftigte, die beispielsweise in der Kundenbetreuung arbeiten, kann die Arbeit in den eigenen vier Wänden von Vorteil sein. Denn vor allem in großen Büros kann es manchmal schwierig sein, die geeignete Ruhe für Telefonate etc. zu finden. Im Homeoffice ist dies wesentlich leichter. Auch in der IT-Branche, Webdesign, Vertrieb oder Marketing kann die Arbeit vergleichsweise einfach verlagert werden.
Arbeitszeiten abstimmen
Ebenfalls ein wichtiger Punkt sind feste Regelungen, also z.B. den Arbeitsort oder die Arbeitszeit betreffend: Dürfen die Beschäftigten von überall aus arbeiten oder gibt es (geografische) Grenzen? Dürfen die Mitarbeitenden sich ihre Zeit komplett frei einteilen oder soll es eine Kernarbeitszeit geben, zu der alle erreichbar sind?
Während es im Support oder der Beratung wichtig ist, zu gängigen Geschäftszeiten erreichbar zu sein, ist dies in Berufen, wo es z.B. um die Texterstellung geht, nicht zwingend erforderlich. Doch auch das kann nicht pauschalisiert werden, es kommt auch auf den individuellen Aufgabenbereich an. Für alle Teammitglieder die gleiche Regelung zu finden ist also nahezu unmöglich.
6. Hybrid Arbeiten in der Praxis
Doch wie gestaltet sich hybrides Arbeiten dann in der Praxis? Hierbei solltest Du auf digitale Tools zurückgreifen, die Dich und Dein Team optimal unterstützen.
Kommunikationstools
Wie bereits erwähnt, ist Kommunikation eines der Schlüsselkonzepte, um eine Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Damit das reibungslos funktioniert, können Kommunikationstools, wie Slack, Wire, etc. Dich optimal dabei unterstützen, den Kontakt zum Team zu behalten.
Für verschiedene Themen und Teams kannst Du unterschiedliche Channel erstellen oder auch private Nachrichten austauschen. So erreichst Du immer die richtigen Leute. Im Zuge dessen sollte auch festgelegt werden, über welche Medien, was kommuniziert wird. Ein Messenger eignet sich eher für kurze Nachrichten, bei komplexeren Themen ist manchmal ein Meeting einfacher.
Projektmanagement-Tools
Um gemeinsam an einem Projekt arbeiten zu können, müssen alle betroffenen Personen auf dem neuesten Stand sein. Mit einem Projektmanagement-Tool schaffst Du Transparenz. Zum einen wird ein Projekt so visuell dargestellt, was für eine bessere Übersicht sorgt. Das ganze Projekt kann so abgebildet werden.
Der Projektstrukturplan in factro
Zum anderen können alle Teammitglieder darauf zugreifen. Ein PM-Tool wie factro ermöglicht es von überall aus zu arbeiten und in Echtzeit Kommentare und Status-Änderungen mitzubekommen. In Projekten, Paketen und Aufgaben können zudem Dokumente hinterlegt werden, wodurch das Hin- und Herschicken von Mails mit etlichen Anhängen wegfällt.
Meetings
Um gut vorbereitet und organisiert zu bleiben, helfen regelmäßige Team-Meetings. Das kann direkt morgens ein Kick-Off-Meeting sein, oder auch am Mittag. Ein Meeting sollte aber nicht einfach nur stattfinden, sondern auch vor- und nachbereitet werden. Bei der Vorbereitung hilft es, eine gemeinsame Agenda zu erstellen. Diese kannst Du ganz leicht im Fokus-Bereich in factro ausarbeiten. Die Agenda kannst Du außerdem im Team teilen, so können alle Personen, auch diejenigen, die remote arbeiten, ihre jeweiligen Punkte ergänzen.
Doch auch während des Meetings ist Struktur ein wichtiger Punkt. Gerade bei einem hybriden Meeting kann es für online zugeschaltete Personen schwierig sein, dem Gesagten zu folgen. Daher sollte das Meeting immer moderiert werden, damit Fragen geklärt werden und alle zu Wort kommen können. Hilfreich können Regeln, wie z.B. melden für einen Beitrag, sein.
Mit der Meeting-Agenda alle Anliegen im Blick.
Besonders praktisch ist außerdem das automatisierte Meeting-Protokoll, in dem alle Änderungen in Aufgaben und Projekten festgehalten werden. So wissen auch Teammitglieder, die nicht dabei waren, was Sache ist.
7. Fazit: Das beste vereint
Hybrides Arbeiten bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Arbeitnehmende und kann mit der richtigen Organisation zu einer positiven Veränderung des Arbeitslebens beitragen. Durch die hohe Flexibilität ist es möglich, auf die individuellen Bedürfnisse der Teammitglieder einzugehen und hilft dabei, ein optimales Arbeitsklima zu schaffen.
Neben einer bessere Work-Life-Balance, erhöhter Produktivität und Kosten- sowie Zeitersparnis, sind die Beschäftigten zudem zufriedener. Das schützt nicht nur vor Stress, sondern stellt eine emotionale Verbindung zum Unternehmen her, wodurch Mitarbeitende eher dazu neigen, bei einem Unternehmen zu bleiben. Dies ist also zugleich eine Investition für die Zukunft.
