Pläne sind nichts, Planung ist alles.
Die Planung von Keynotes und Tagungen ist oftmals mit erheblichem Aufwand verbunden. Wichtig ist dabei vor allem, bereits im Vorfeld alles professionell zu organisieren, damit während der eigentlichen Veranstaltung kein Druck mehr aufkommt. Doch das erfordert nicht nur Übung, sondern auch eine gute Planung. Wir zeigen Dir, worauf Du achten und woran Du denken sollst, wenn Du eine Informationsveranstaltung planen.
- Die richtige Örtlichkeit finden: Mehr als nur in Räumen denken
- An das leibliche Wohl aller Teilnehmer denken
- Die Zeit optimal strukturieren – wichtige Elemente an den Anfang oder ans Ende?
- Sponsoren werben und für Sponsoren attraktiver werden
- Redner finden und werben – bekannte Gesichter gewinnen
- Mit dem richtigen Projektmanagement-Tool alles im Blick behalten
1. Die richtige Örtlichkeit finden: Mehr als nur in Räumen denken
Als erstes solltest Du nach einem passenden Ort für Deine Informationsveranstaltung suchen und diesen reservieren. Wir raten dabei eine der nächsten großen Städte in der Umgebung zu wählen, an welcher Du eine passende Örtlichkeit buchen kannst. Diese sollte nicht nur zentral gelegen sein, sondern auch über die passende Ausstattung verfügen. Denke dabei nicht nur an eine passende Bestuhlung, sondern auch an weitere Elemente wie Beamer, Flipcharts, Mikrofone und Verbrauchsmaterialien. Je besser die Location ausgestattet ist, umso weniger Arbeit bleibt für Dich.
Darüber hinaus solltest Du abhängig von der Anzahl der Teilnehmer daran denken, dass nicht jeder Teilnehmer direkt nach der Veranstaltung wieder nach Hause fahren kann oder möchte. Eine direkte Unterbringung in der Nähe ist daher besonders wichtig. Bei mehreren Teilnehmern kann es so auch nach dem Ende der eigentlichen Veranstaltung noch zu weiteren Diskussionen und Gesprächsrunden kommen, wenn alle in der gleichen Örtlichkeit untergebracht sind. Hier können also nochmals weitere Impulse entstehen, welche Dir auf Dauer nützlich sein können.
2. An das leibliche Wohl aller Teilnehmer denken
Je nach Länge der Tagung oder der Keynote ist es wichtig, sich im Vorfeld auch über die Verpflegung der Teilnehmer Gedanken zu machen. Kalte und auch heiße Getränke sind hier das Mindeste, was Du anbieten solltest.
Geht die Veranstaltung länger kann auch ein Catering eingeplant werden. Hier ist es von Vorteil, wenn dies ebenfalls durch den Veranstaltungsort geleistet werden kann. Denke dabei in jedem Fall an mögliche Unverträglichkeiten oder unterschiedliche Essgewohnheiten und biete für jeden Teilnehmer eine passende Option. Gute Caterer wissen um die Wünsche von Veganer, Vegetariern und Menschen mit Unverträglichkeiten aller Art und halten eine entsprechende Auswahl vor.
Liebe geht durch den Magen – Erfolg wohlmöglich auch. Adobe Stock © Aldeca Productions #104820251
3. Die Zeit optimal strukturieren – wichtige Elemente an den Anfang oder ans Ende?
„One more thing“. Mit diesen Worten hat sich der Apple-Gründer Steve Jobs wohl für immer unsterblich gemacht. Denn mit diesen Worten stellte er, gefühlt am Ende einer Präsentation, beinahe nebenbei, das erste iPhone vor.
Man möchte meinen, dass es ungeschickt sei, wichtige Elemente erst am Ende einer Veranstaltung zu präsentieren, weil die Geister der Teilnehmer zu diesem Zeitpunkt bereits müde und erschöpft sind. Es hängt aber auch sehr stark von der Dauer der gesamten Veranstaltung ab. Bei Keynotes mit begrenzter Dauer kann es durchaus sinnvoll sein einen Spannungsbogen aufzubauen und wichtige Elemente erst am Ende zu präsentieren.
Bei Tagungen die einen oder auch mehrere Tage andauern, solltest Du den Zeitpunkt für wichtige Ankündigungen und wichtige Elemente mit Bedacht wählen. Hier ist es sinnvoll diese eher früher zu präsentieren, damit die Teilnehmer aufnahmefähig sind und den Rest der Zeit mit den neuen Informationen auch arbeiten können.
Erstelle in jedem Fall eine solide Zeitplanung, in welcher die einzelnen Abschnitte klar ersichtlich sind. Ein solcher Zeitplan sollte dabei nicht nur Dir, sondern nach Möglichkeit auch den Teilnehmern zur Verfügung stehen. So können sich alle gleichermaßen gut auf die verschiedenen Höhepunkte des Tages einstellen.
4. Sponsoren werben und für Sponsoren attraktiver werden
Je nach Größe der Veranstaltung können Tagungen und auch Keynotes recht teuer werden. Abhängig von der Bekanntheit und Größe Deines Unternehmens und der Relevanz des Themas kann es durchaus sinnvoll sein, sich frühzeitig um mögliche Sponsoren zu suchen. Diese können beispielsweise durch Werbebanner, aber auch durch Product-Placements eingebunden werden.
Je wichtiger das Thema und je größer das mögliche Publikum, umso eher wirst Du passende Sponsoren finden können. Daher ist es in der heutigen Zeit mehr als ratsam, Keynotes und Tagungen nicht nur vor Ort, sondern auch digital abzuhalten.
Das Streamen solcher Events kann das Zielpublikum nochmals deutlich vergrößern und dafür sorgen, dass Du mehr Reichweite generierst und somit mehr Sponsoren anlockst. Ein eigener Kanal auf YouTube oder Twitch kann sich für solche Events anbieten. Vor allem dann, wenn Du planst, solche Events regelmäßig zu veranstalten und mit Deinen Themen ein breites Publikum anzusprechen.
Achte aus diesem Grund auch darauf, dass die Örtlichkeit Deiner Tagung oder Deiner Keynote über eine gute Anbindung ans Internet verfügt.
Sponsoren nehmen viel Last der Planung ab. Adobe Stock © Jade #309924151
5. Redner finden und werben – bekannte Gesichter gewinnen
Je nach Fachbereich und Thema kann es gut sein, dass Du nicht alle Teilbereiche des Themas mit Deinem eigenen Team abdecken kannst oder möchtest. Daher ist es wichtig sich bereits frühzeitig um Redner und Experten zu kümmern, welche bei Deinen Tagungen oder Keynotes neue Akzente setzen oder neue Informationen verbreiten.
Denke daran, dass Du diese Personen nicht nur anfragen musst, sondern auch für deren Anreise und Unterbringung sorgen sollst. Optimal ist es, wenn die Personen direkt in der Nähe des Tagungsortes untergebracht werden, sodass die Wege möglichst kurzgehalten werden können. Zudem nehmen viele der Experten Honorare, welche ebenfalls in die Kalkulation mit einfließen müssen. Dabei kommt es allerdings auch auf die Größe der Veranstaltung und den Ruf Deines Unternehmens an.
Mit der richtigen Auswahl von Rednern und Diskutanten steht und fällt die Effektivität so mancher Tagung und Keynote. Es rentiert sich dementsprechend, sich um gute und vor allem fachlich relevante Teilnehmer zu kümmern, um neue Impulse zu setzen und um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer, aber auch der Zuschauer zu erhöhen. Auch dies ist relevant, wenn es um die Werbung von Sponsoren geht, denn bekannte Gesichter erhöhen die Chancen eines Sponsorings enorm.
6. Mit dem richtigen Projektmanagement-Tool alles im Blick behalten
Tagungen und Keynotes zu planen ist nicht einfach. Auch dann nicht, wenn Du das schon mehrere Male getan hast. Denn es gibt so viele Dinge zu beachten und zu berücksichtigen, dass man nicht alles einfach im Kopf behalten kann.
Am einfachsten ist es, wenn Du eine Projektmanagement-Software nutzt, auf welcher Du alle wichtigen und relevanten Details abarbeiten kannst und damit alle am Event beteiligten Orga-Personen gemeinsam auf die wichtigsten Informationsressourcen zurückgreifen können. Dies verhindert unter anderem, dass mehrere Personen die gleichen Arbeitsbereiche betreuen und sich gegenseitig in die Quere kommen.
Vor allem aber sind alle Informationen an einem zentralen Ort gespeichert und stehen allen Beteiligten zeitgleich und rechtzeitig zur Verfügung. Die Abstimmung im Team wird somit deutlich vereinfacht und besser strukturiert.
Im Tool können z.B. Kosten direkt in der Aufgabe definiert werden
Fazit
Egal ob es die erste oder die zwanzigste Informationsveranstaltung ist, welche Du planst, die Spannung bleibt immer gleich. Je besser die Vorbereitung allerdings gelingt, umso reibungsloser laufen die Veranstaltungen selbst ab.
Und es ist ein großartiges Gefühl, eine solche Veranstaltung dann zu begleiten und festzustellen, dass bei der Planung kein Element vergessen wurde. Je mehr Zeit Du in die Planung investierst, umso weniger Aufwand musst Du am Tag der Veranstaltung betreiben.
