Wie funktioniert internationales Projektmanagement?
Unsere heutige Wirtschaft ist von der Philosophie des freien Marktes und von der Globalisierung geprägt. Daraus ergeben sich immer neue Anforderungen, die Unternehmen auf die Probe stellen. Dabei geht es nicht nur um Leistungssteigerung, um schneller, günstiger, besser. Es geht auch darum, wie ein Unternehmen internationale Projekte verwaltet. Und es gilt, die Umsetzung von Projekten an die unterschiedlichen Rahmenbedingungen der verschiedenen Länder anzugleichen.
In diesem Sinne arbeiten im Rahmen eines internationalen Projektmanagements meist multinationale Teams und Experten aus verschiedenen Ländern zusammen, um die Unternehmensziele zu erreichen.
Das internationale Projektmanagement stellt den Projektleiter und sein Team vor besondere Herausforderungen
Im Grunde genommen funktioniert die Leitung eines internationalen Projekts nicht anders als die eines nationalen oder lokalen Projekts. Es wird geplant, organisiert und eine Gruppe von am Projekt beteiligter Personen muss miteinander umgehen. Dennoch gilt es ein paar besondere Gegebenheiten und Faktoren zu beachten, die nicht zu unterschätzen sind.
1. Sprachbarrieren überwinden
Das Managen eines Projekts erfordert vor allem eines: eine gute Kommunikation. Und diese findet sowohl schriftlich als auch mündlich statt. Bei einem Projekt im internationalen Umfeld, mit einem Team, in dem womöglich jedes Mitglied eine andere Muttersprache hat, muss man sich auf eine gemeinsame Sprache für das Projekt verständigen. In den meisten Fällen wird Englisch genutzt.
Doch haben auch hier nicht unbedingt alle Teammitglieder das gleiche Sprachniveau. Spricht ein Teammitglied die gewählte Sprache nicht oder nur sehr wenig, dann lohnt es sich, professionelle Übersetzer mit an Bord zu holen. Denn es wäre eine schlechte Lösung, aufgrund von Sprachbarrieren auf einen Experten auf einem bestimmten Gebiet zu verzichten.
Professionelle Übersetzer sind beim internationalen Projektmanagement auch aus anderen Gründen wichtig. Sie können nicht nur bei Sprachbarrieren innerhalb des Teams weiterhelfen. Sie können beispielsweise auch Kommunikation mit Kunden übernehmen oder im CMS Übersetzungen der Unternehmenswebsite in die Sprachen der Zielländer vornehmen. Denn ein professioneller Übersetzer weiß um die kulturellen Besonderheiten, die sprachlich aufgegriffen werden müssen, um Missverständnissen vorzubeugen.
„Das bedeutet, dass wir als Agentur auch die Anpassung an lokale Gegebenheiten sowie Trends am entsprechenden Zielmarkt übernehmen. Im Ergebnis werden die Übersetzungen dadurch etwas freier verfasst – so, wie sie beispielsweise von einem Marketer vor Ort geschrieben worden wären“, heißt es bei easytrans24.com.
2. Mit unterschiedlichen Zeitzonen umgehen
Neben wichtigen zwischenmenschlichen Aspekten, wie der Entwicklung eines Feingefühls für kulturell bedingte Unterschiede zwischen den einzelnen Team-Mitgliedern und Sprachbarrieren, gibt es ganz pragmatische Herausforderungen beim internationalen Projektmanagement, die entsprechend angegangen werden müssen.
Dazu gehört die Arbeit über verschiedene Zeitzonen hinweg. Wie können Teambesprechungen in Echtzeit durchgeführt werden, wenn der australische Kollege dafür mitten in der Nacht aufstehen müsste? Es gilt also, Termine möglichst so zu legen, dass die Zeit für alle einigermaßen mit den normalen Arbeitszeiten übereinstimmt und darauf zu achten, dass die Last für ungünstige Besprechungszeiten nicht immer auf denselben Personen liegt.
Eines der Dinge, die in einem internationalen Team mit mehreren Zeitzonen meist auf der Strecke bleiben, ist das Teambuilding. Projektleiter können diesbezüglich doch ein wenig kreativ werden und beispielsweise eine virtuelle Schnitzeljagd veranstalten, um gemeinsame Erlebnisse zu schaffen.
3. Law and Order
Wenn ein Projekt international erarbeitet wird, muss sich die Projektleitung auch mit den rechtlichen Aspekten in den unterschiedlichen Ländern auseinandersetzen. Dabei geht es vor allem um Gesetze in folgenden Bereichen:
- Arbeitsrecht
- Steuergesetze
- Vorschriften für die Buchhaltung
- Import- und Exportbestimmungen
- Gesundheitsprotokolle
- Sicherheitsprotokolle
- Datenschutz
Um Verzögerungen im Projekt zu vermeiden, gilt es, die wichtigsten Informationen zur Rechtslage in den einzelnen Ländern vorab zu kennen. So dürfen manche Mitarbeiter im internationalen Team vielleicht nur bestimmte Stunden pro Tag arbeiten. Im Zweifelsfall lohnt es sich auch in diesem Bereich einen Experten in Form eines Rechtsberaters oder Anwalts hinzuzuziehen.
Werden im Rahmen des Projekts Waren von einem Land ins andere verschickt, ist dies gegebenenfalls mit viel Papierkram verbunden, auf den die Projektleiter vorbereitet sein müssen. Es sollte sichergestellt werden, dass bereits beim ersten Versand alles richtig gemacht wird, um Verzögerungen zu vermeiden oder das Verschwinden einer Sendung zu riskieren.
Zudem ist es hilfreich, einen Zeitplan aufzustellen, da es in der Regel eine Weile dauert, bis die Sendungen ankommen. Mit einem Zeitplan bleibt die übliche Vorlaufzeit im Blick, wenn Sendungen auf dem Luft-, See- oder Landweg über weite Strecken zugestellt werden müssen.
4. Fazit
Da sich das internationale Projektmanagement grundlegend nicht vom lokalen Management unterscheidet, kann es leicht unterschätzt werden. Denn es birgt ganz besondere Herausforderungen und mehrere Faktoren können Deine Arbeit an einem internationalen Projekt erschweren: Sprachbarrieren, unterschiedliche Landes- und Arbeitskulturen, die zu Missverständnissen führen können, der Umgang mit unterschiedlichen Zeitzonen und rechtliche Aspekte.
Es gilt also, internationale Projekte stets mit Blick auf die Länder aller Teammitglieder zu planen, sich vorab entsprechend zu informieren und wenn möglich, die Hilfe weiterer Experten in Anspruch zu nehmen.
