Kaizen – Verbesserung in kleinen Schritte

Stück für Stück besser werden

Kaizen – die Haltung und Denkweise, dass es immer etwas zu verbessern gibt. Der Begriff Kaizen stellt demnach keine spezielle Methode dar oder ein bestimmtes Werkzeug, sondern es handelt sich um eine innere Einstellung oder auch Philosophie. Das ist auch der grundlegende Unterschied zu anderen Methoden wie beispielsweise beim PDAC-Zyklus.

Es ist die grundlegende Herzenshaltung eines Mitarbeiters zur persönlichen Arbeit, zum Arbeitsplatz, sowie zur Qualität von Abläufen, Prozessen und Produkten. Immer wieder gibt es etwas, was man noch besser machen oder gestalten kann. So kann kontinuierlich an Verbesserungen in allen Bereichen gearbeitet werden und ein Zyklus der ständigen Verbesserung entstehen.

Jedes Puzzleteil trägt zu einer langfristigen Verbesserung bei

Das Kaizen-Prinzip kann in vielen Bereichen angewendet werden. Zum Beispiel kann es in der Fertigung und Montage, für die Optimierung von Prozessen und zur Verbesserung des Arbeitsplatzes angewendet werden. In diesem Artikel möchten wir uns das Konzept genauer anschauen und auf die Chancen und Voraussetzungen eingehen, die Kaizen mit sich bringt.

1. Definition: Was ist Kaizen?
2. Ursprung der Kaizen-Philosophie
3. Fünf zentrale Grundlagen des Kaizen
4. Die 5S-Bewegung
5. Voraussetzungen für Kaizen im Unternehmen
6. Vorteile der Kaizen Methode

Schritt für Schritt zum Erfolg

1. Definition: Was ist Kaizen?

Unter dem Begriff Kaizen versteht man eine Denkweise und innere Haltung, nach Verbesserung zu streben und stellt in erster Linie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess dar. Deshalb fällt dieses Arbeitsweise auch unter das Innovationsmanagement. Geprägt ist das Konzept, durch kleine Schritte immer besser zu werden. Sei es die Optimierung der eigenen Arbeit, des Arbeitsplatzes oder Abläufe und Prozesse des Unternehmens.

Die eigene Selbstorganisation kann mit der Methode auch immer weriter verbessert werden. Mitarbeiter sollen diese verinnerlichen und im Arbeitsalltag verwirklichen.

Wortbedeutung Kaizen:

Das Wort Kaizen stammt aus dem Japanischen und setzt sich aus den beiden Wörtern „Kai“ und „Zen“ zusammen. Übersetzt bedeuten diese Begriffe „Veränderung“ und „Verbesserung“. In Japan bezeichnet man dies auch als „Kunst der kleinen Schritte“.

2. Ursprung der Kaizen-Philosophie?

Wie schon die Wortbedeutung vermuten lässt, stammt das Kaizen-Prinzip aus Japan. Nach dem Zweiten Weltkrieg entwickelte der japanische Autohersteller Toyota Kaizen als Managementkonzept, um so die schwache Wirtschaft wieder anzukurbeln. Das Prinzip erlangte 1986 weltweite Aufmerksamkeit durch Masaaki Imai, der in seinem Buch „Kaizen: Der Schlüssel zum Erfolg der Japaner im Wettbewerb” die Strategien zusammengefasst hat.

Kaizen wird häufig auch im Lean Management eingesetzt

Als eine der Kernpraktiken wurde das Kaizen-Prinzip im Lean Management zur Vereinfachung von Prozessen genutzt. Heute wird das Kaizen-Prinzip oft mit dem KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) gleichgesetzt und gilt als Synonym für das Lean Management. Auch beim sogenannten Six Sigma, einem Managementsystem ist das Kaizen-Prinzip für Unternehmen von Bedeutung, wodurch eine hohe Verwendung.

Im Team können langfristig Verbesserungen etabliert werden

3. Fünf zentrale Grundsteine des Kaizen

Um den Weg zur stetigen Verbesserung zu befolgen, sollten die fünf zentralen Grundlagen des Kaizen-Prinzips befolgt werden. So kann das Unternehmen Kaizen immer weiter etablieren und standardisieren und zu einem persönlichen Anliegen machen.

Prozessorientierung

Ein prozessorientierter Ansatz verfolgt das Ziel, Prozesse im eigenen Unternehmen immer weiter voranzutreiben. Alte Strukturen müssen aufgebrochen werden, um neue zu etablieren. Nur so kann dauerhaft eine Verbesserung und Steigerung der Produktivität stattfinden. Das Überdenken von bestehenden Prozessen und die Verbesserung in allen Bereichengehört beim Kaizen auf jeden Fall dazu. Zudem sollen durch diese Verbesserungen auch die Verschwendung von Ressourcen vermieden werden.

Kaizen unterscheidet zwischen 3 Verschwendungsarten. Die erste wird Muda genannt und umfasst 7 Arten der Verschwendung. Dazu gehören:

• Überproduktion,
• Wartezeit,
• Herstellung fehlerhafter Teile,
• überflüssiger Transport,
• unnötige Bewegungen,
• ungünstiger Herstellungsprozess,
• überhöhte Lagerhaltung.

Weitere Verschwendungsarten sind Muri, die Überlastung von Mitarbeitenden und Maschinen und Mura, die Unausgeglichenheit durch Abweichungen von Prozessen.

Kundenorientierung

Kunden in den Mittelpunkt der unternehmerischen Handlungen und Strategien zu stellen, das verfolgt der kundenorientierte Ansatz. Kundenerwartungen zu erfüllen, trägt maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei. Wenn man immer wieder versucht, die Wünsche, Bedürfnisse und Anmerkungen von Kunden umzusetzen und zu übertreffen, können gute Kundenbeziehungen aufgebaut werden. Kunden fühlen sich wertgeschätzt und lassen sich einfach an das Unternehmen binden.

Qualitätsorientierung

Zu einer Qualitätsorientierung gehört im ersten Schritt die Qualitätsbestimmung, sowie die Qualitätsentwicklung. Es ist wichtig, im Unternehmen Qualitätsstandards festzulegen und in allen Bereichen, seien es Produkte oder Prozesse, einzuhalten. Dabei sollte die Qualität immer wieder kontrolliert und angepasst werden. Das Kaizen-Prinzip kann somit auch im Qualitätsmanagement für langfristigen Fortschritt sorgen.

Kritikorientierung

Den Mitarbeitern eine Stimme geben. Das ist das höchste Gut der Kritikorientierung. Oft sind es die Mitarbeiter, die näher an Kunden oder stärker in Unternehmensprozesse eingebunden sind. Somit sind sie es auch, denen Verbesserungsmöglichkeiten, schneller ins Augen fallen. Konstruktive Kritik wird hier als eine Chance gesehen, um Verbesserung voranzutreiben.

Standardisierung

Positive Veränderungen sollten immer als Chance langfristiger Verbesserungen gesehen werden und in jedem Fall in Unternehmensprozesse integriert werden. Bei einem standardisierten Ansatz ergeben sich die Standards aus all den integrierten Verbesserungen und helfen dem Unternehmen dabei, gezielt und dauerhaft Kosten, Material und Zeit zu sparen.

Mitarbeitern eine Stimme für Verbesserungen geben

Und was genau ist der Kaizen-Blitz?

Der sogenannte Kaizen-Blitz ist ein Ansatz aus den USA, um die nötigen Veränderungen einzuführen. Beim Kaizen-Blitz (oder auch Kaizen Event) werden Teams gebildet und gezwungen, um Probleme schnell zu analysieren und auch effiziente Lösungen zu entwickeln. Sobald das Problem gelöst ist, werden auch die Teams wieder aufgelöst.

4. Die 5S-Bewegung

Wenn man sich mit Kaizen beschäftigt, kommt man nicht an der „5S-Methode“ vorbei. Es ist ein fünfstufiges Vorgehen, um den individuellen Arbeitsplatz zu optimieren. Der Arbeitsbereich ist der Ort, an dem man sich jeden Tag stundenlang aufhält. Ist dieser immer unordentlich und chaotisch, kann das die Produktivität mindern und dafür sorgen, dass Mitarbeiter abgelenkt sind.

Die 5S stehen für die japanischen Wörter:

• Seiri (Anordnung): Welche Arbeitsmittel sind wirklich wichtig und welche Dinge lenken nur ab? Sind alle wichtigen Gegenstände griffbereit?
• Seiton (Ordnung): Sinnvolle Ordnung, zum Beispiel die Beschriftung von Ordnern.
• Seiso (Sauberkeit): Den eigenen Arbeitsplatz sauber halten.
• Seiketsu (Standardisieren): Lege Dir feste Standards zu Deiner Ordnung und Sauberkeit zu. Und plane Dir jeden Tag Zeit ein, das umzusetzen.
• Shitsuke (Selbstdisziplin): Besinne Dich immer wieder neu, Deine Standards auch einzuhalten.

Kaizen im Büro

Abgeleitet von der 5S-Bewegung ist das Büro Kaizen entstanden. Hierbei geht es um die eigene Büro- und Arbeitsorganisation. Bei der 5S-Bewegung geht es in erster Linie um den Arbeitsplatz im Allgemeinen. Beim Büro Kaizen speziell um die Organisation im Büro und den eigenen Schreibtisch. Auch im Homeoffice kann man das Kaizen-Prinzip anwenden, um sich Zuhause nicht unnötig ablenken zu lassen.

Soll-Ist-Vergleiche liefern Zwischenstände in Projekten

5. Voraussetzungen für Kaizen im Unternehmen

Damit Kaizen im Unternehmen angewendet werden kann, müssen Mitarbeiter und Führungskräfte partnerschaftlich zusammenarbeiten. Diese Art der Beziehung nennt man auch einen kooperativen Führungsstil. Durch diesen Führungsstil stehen alle auf einer Stufe und können auf Augenhöhe gemeinsam an Verbesserungen arbeiten. Zusätzlich haben Mitarbeiter viel Handlungsfreiheit.

Es ist wichtig, dass Mitarbeiter im Unternehmen Handlungsspielraum haben. Denn alle sind Teil der Kaizen Philosophie und fest eingebunden. Jeder einzelne soll einen Teil seiner Arbeitszeit investieren, um Verbesserungen umzusetzen.

Kaizen erfolgreich im Unternehmen starten

Die Umsetzung der Methode kann in einem Unternehmen nur schrittweise erfolgen, da es sich um eine innere Einstellung oder Denkweise handelt und nur Stück für Stück zur Gewohnheit wird. So brauchen Mitarbeiter genügend Zeit, um das Prinzip zu verinnerlichen. Wichtig ist, dass die Einführung des Kaizen vom Top-Management angestoßen werden muss und von den Mitarbeitern gelebt werden muss. Nehmen Mitarbeiter die Methode nicht an, so kann sie im Unternehmen nicht umgestetzt werden.

Kaizen muss in den Köpfen der Mitarbeiter eine selbstverständliche Aufgabe sein, die zum Alltag dazugehört. Dem Team muss für Verbesserungsvorschläge auch entsprechende Wertschätzung entgegengebracht werden, damit die Motivation nicht verloren geht. Vor allem aber muss der Sinn des Kaizen und die Vorteile für die Organisation deutlich gemacht werden. Die Kaizen-Philosophie sorgt für mehr Effektivität und Effizienz im Unternehmen. Um Kaizen umzusetzen kann die OKR Methode eine hilfreiche stütze sein.

Teamgeist steigern durch gemeinsame Ziele

Wer setzt Kaizen ein?

Die Philosophie betrifft jeden einzelnen Mitarbeiter in einem Unternehmen, denn nur wenn alle gemeinsam an einem Strang ziehen, kann Kaizen ein Unternehmen nach vorne bringen. Alles sind gleichermaßen an der Umsetzung beteiligt, einzig und allein die Rollen unterscheiden sich.

• Top Management: Das Top Management ist dafür verantwortlich die Methode im gesamten Unternehmen einzuführen. Zudem ist es eine wesentliche Aufgabe die Mehrwerte zu vermitteln und die jeden Mitarbeiter abzuholen. Denn nur was das gelingt kann die Philosophie erfolgsbringend umgesetzt werden.
• Mittleres Management: Das mittlere Management setzt die Philosophie um und achtet darauf, dass Standards eingehalten werden. Außerdem ist ein wichtiger Aspekt, Mitarbeiter bei der Umsetzung zu Unterstützen und zu fördern. Auch die Hilfestellungen der Ideenentwicklung und Umsetzung, ist ein Teil der im Mittleren Management angesiedelt ist.
• Mitarbeiter der Ausführenden Ebene: Da Mitarbeiter immer Teil vieler Prozesse und Abläufe in einem Unternehmen sind, sind sie es auch, denen Schwachstellen besonders auffallen. Im Tagesgeschäft spürt man meistens sehr gut wo es hackt. Demnach ist es die Aufgabe der Mitarbeiter Verbesserungsvorschläge zu formulieren und umzusetzen.

6. Vorteile der Kaizen Methode

Für Unternehmen kommen einige Vorteile zusammen, wenn sie Kaizen in der Unternehmenskultur etablieren. Als erstes lässt sich die Produktivität steigern, durch die immer weiter optimierten Prozesse. Dadurch kann auch die Qualität enorm verbessert werden. Auch die Kundenzufriedenheit wächst, denn eine der Grundlagen von Kaizen ist die Kritikorientierung und wenn Kunden Verbesserungsmöglichkeiten ansprechen und diese dann umgesetzt werden, sind sie auch zufriedener. Durch einen verbesserte Kundenzufriedenheit und die gesteigerte Produktivität steigern sich auch die Gewinne.

Als Team hat man mit der Kaizen-Methode auch ein gemeinsames Ziel, was den Teamgeist unter den Kollegen steigert und die Zusammenarbeit im Team verbessert. Jeder einzelne Mitarbeiter ist dadurch Motivierter und im Team inkludiert. Der größte Vorteil der Methode liegt im Wettbewerbsvorteil.

Unternehmen wie der Autohersteller Toyota konnten mit Kaizen ihre Gewinne steigern, da sie das System zum kreativen Ideenvorschlag eingeführten und auf deren Basis die erfolgten Innovationen und Veränderungen zu einer erhöhten Produktqualität führten. Das Prinzip hat hier zu einer kontinuierlichen Verbesserung geführt und dauerhafte Bedeutung im Unternehmen erlangt.

Chancen auf einen Blick

• Produktivität steigern
• Kundenzufriedenheit vergrößern
• Qualität verbessern
• Teamgeist fördern
• Wettbewerbsvorteil erhöhen

Unsere Leseempfehlungen:

• Kaizen bringt die Gesichter der Menschen zum Leuchten (WirtschaftsWoche – Erfolg und Management)
• Kaizen– kontinuierliche Verbesserungen (ComputerWeekly.de – Projektmanagement)
• Kaizen und seine Auswirkungen auf die Wettbewerbsfähigkeit (apronic.com – Wettbewerbsfähig)