Kommunikation am Arbeitsplatz – 7 Tipps

Hürden in der Kommunikation

“Man kann nicht nicht kommunizieren.” Dieser berühmte Satz stammt von Paul Watzlawick und ist Teil seines Kommunikationsmodells. Damit gemeint ist, dass nicht nur Worte Kommunikation bedeuten, sondern auch unsere nonverbalen Signale wie Mimik, Gestik oder Körperhaltung. Was hierbei im Alltag und Privat gilt, ist auch bei der Kommunikation am Arbeitsplatz zu beachten.

Mehrabian Missverständnis
Ein Mythos, der sich hartnäckig hält, ist, dass 93% unserer Kommunikation nonverbal ist und die Stimme nur 7% davon ausmacht. Diese Annahme ist allerdings eine Fehlinterpretation eines Experiments des Psychologen Albert Mehrabian aus den 60er Jahren.

Das eigentliche Ergebnis des Experiments bezieht sich auf die Inkongruenz zwischen Stimme, Mimik und Worten, also was passiert, wenn diese Faktoren nicht miteinander übereinstimmen. Dabei kam heraus, dass sich die Teilnehmenden bei einer Nicht-Übereinstimmung von Aussage und Tonfall eher auf den Tonfall verließen. Wenn schließlich noch die Mimik mit ins Spiel gebracht wurde, wurde diese wichtiger bewertet als der Tonfall.

Zusammenfassend bedeutet dies also, dass sich die Menschen um uns herum mehr auf unsere nonverbale Kommunikation verlassen, wenn diese nicht mit unseren Worten übereinstimmt.

Auch im Arbeitsalltag müssen wir ständig mit neuen und uns bekannten Menschen kommunizieren. Dabei kann es immer wieder zu Konflikten kommen, die gerade im Beruf einen guten Workflow verhindern können. Die Kommunikation am Arbeitsplatz ist einer der ausschlaggebendsten Punkte für das Arbeitsklima innerhalb des Teams. Doch was genau bedeutet gute Kommunikation und worauf sollte dabei geachtet werden?

• Wie wichtig ist gute Kommunikation am Arbeitsplatz?
• 7 Tipps für die Kommunikation am Arbeitsplatz
• Wie können diese Tipps umgesetzt werden?
• Fazit: Richtige Kommunikation ganz leicht

Mit einer offenen Gesprächskultur lassen sich Konflikte leicht lösen

Wie wichtig ist gute Kommunikation am Arbeitsplatz?

Eine fließende Kommunikation am Arbeitsplatz und im Team ist das A und O. Nur wenn Informationen transparent vermittelt werden, können Aufgaben und Projekte gemeinsam erfolgreich geschafft werden.

Doch auch der soziale Aspekt spielt eine große Rolle. In einem Umfeld, in dem Wünsche, Erwartungen und Kritik offen geäußert werden können, lässt es sich leichter arbeiten. Abgesehen davon macht das Arbeiten so auch mehr Spaß – und das fördert vor allem die Produktivität.

Vorteile guter Kommunikation im Arbeitsalltag

Gute Kommunikation bietet viele Vorteile. Abgesehen von einem angenehmen Arbeitsumfeld gibt es noch weitere Pluspunkte, unter anderem:

• mehr Transparenz,
• besserer Teamgeist,
• produktivere Zusammenarbeit
• weniger (und leichter lösbare) Konflikte

Konfliktentstehung und Lösungen

Es gibt verschiedene Gründe, warum es am Arbeitsplatz zu Konflikten kommen kann. Zum einen das Zwischenmenschliche – denn Kommunikation ist vor allem eins: Interpretation. Auch wenn wir es nicht merken, interpretieren wir andauernd das Verhalten unserer Mitmenschen. Da Interpretation aber auch immer subjektiv ist, kann es dadurch öfter passieren, dass wir missverstehen oder missverstanden werden.
Wichtig ist also eine offene Gesprächskultur, damit Irrtümer angesprochen werden können.

Weitere Gründe für Konflikte können eine unzureichende und chaotische Kommunikation sein. Wenn unklar ist, woran gearbeitet werden soll, bis wann etwas fertig gestellt sein muss oder wer für was verantwortlich ist, kann dies zu Frust und Demotivation führen. Zudem ergibt sich dadurch für das gesamte Team eine stressige Situation – und gerade Stress kann die Frustrationstoleranz deutlich senken.

Um diese und andere Fehler zu vermeiden, haben wir 7 hilfreiche Tipps für eine reibungslose Kommunikation am Arbeitsplatz zusammengestellt.

7 Tipps für die Kommunikation am Arbeitsplatz

1. Klar kommunizieren

Wie oben bereits erwähnt, ist eine unklare Kommunikation einer der häufigsten Gründe für die Konfliktentstehung und warum Projekte scheitern.
Dabei solltest Du darauf achten, dass

• alle relevanten Informationen enthalten sind,
• alle Beteiligten, die für sie wichtigen Informationen erhalten

und

• sie nachvollziehen können, worum es genau geht.

Als Führungskraft ist es vor allem elementar, Rollen und Aufgaben eindeutig zuzuweisen und dafür zu sorgen, dass alle Mitarbeitenden auf einem Stand sind. So kannst Du sicherstellen, dass Dein gesamtes Team an einem Strang zieht. Hier ist der Führungsstil auch sehr entscheident.

Dabei ist ein Projektmanagement-Tool äußerst hilfreich, denn dadurch können Prioritäten und die Verteilung von Zuständigkeiten kenntlich gemacht werden. Durch eine übersichtliche Visualisierung helfen PM-Tools dabei, den Überblick zu wahren und Transparenz zu schaffen – das ist auch wichtig in Onboarding-Prozessen.

Möchtest Du mehr über die Zusammenarbeit im Team mit einer Projektmanagement-Software erfahren? Dann hol Dir hier noch mehr Inspiration ab.

2. Persönliche vs. digitale Kommunikation

Auch wenn es mittlerweile viele praktische digitale Hilfsmittel gibt und immer mehr Teams räumlich getrennt arbeiten, ist die beste Art und Weise, ein Gespräch zu führen, immer noch von Angesicht zu Angesicht. Denn: wie oben bereits erwähnt, ist auch unsere nonverbale Kommunikation, zum Beispiel die Körpersprache, Teil unserer Unterhaltungen und diese wird bei schriftlichen Gesprächen, aber auch in einer Videokonferenz deutlich minimiert.

Wenn also die Chance besteht, sollte das persönliche Gespräch vorgezogen werden. So lassen sich Missverständnisse leichter verhindern und die Kommunikation wirkt näher und persönlicher. Oftmals ist ein direktes Gespräch produktiver und kostet weniger Zeit.

Falls dies nicht möglich ist, sollten wichtige Grundregeln beachtet werden. Einer der Hauptpunkte ist das Einschalten der Kamera. Zum einen ist dies Deinem gegenüber der anderen Person höflicher und respektvoller, zum anderen ist so die Mimik und Gestik, die ein bedeutender Bestandteil der Kommunikation ist, aller Beteiligten zu erkennen.

Um Gesprächsabbrüche zu verhindern, ist außerdem eine stabile Internetverbindung nötig. Gerade wenn von zuhause aus gearbeitet wird, ist sie unverzichtbar. Auch Störgeräusche wie zum Beispiel eine laute Straße oder Konversationen anderer Menschen sollten vermieden werden.

Persönliche Gespräche sind die beste Art der Kommunikation

3. Richtiges Zuhören

So banal es auch klingen mag – richtiges Zuhören ist eine Schlüsselkompetenz bei der Gesprächsbeteiligung. Zum richtigen Zuhören gehört auch, dass Du Dein Gegenüber nicht unterbrichst und vermittelst, dass du aufmerksam bist. Dies wird auch aktives Zuhören genannt.

Wichtig ist auch, zu verstehen, was die eigentliche Botschaft des Gesagten ist. Ist es ein Appell an Dich? Sollen Informationen ausgetauscht werden? Wenn etwas unklar ist, solltest Du immer nachfragen.

Wenn du der sprechenden Person das Gefühl vermittelst, dass Dich der Sachverhalt wirklich interessiert und das Gesagte aufgenommen wird, verlaufen Gespräche gleich viel produktiver und Fehlinterpretationen treten seltener auf.

4. Rahmenbedingungen setzen

Durch die ständige digitale Verknüpfung kann Kommunikation immer und überall stattfinden. Deshalb ist es besonders wichtig Rahmenbedingungen und Regeln aufzustellen. Dazu zählt zum Beispiel, einen Zeitrahmen zu setzen, denn niemand möchte noch lange nach dem Feierabend mit Informationen zu Aufgaben und Projekten zugeschüttet werden.

Doch auch festzulegen, wo etwas kommuniziert wird, gehört dazu. So sollte es für verschiedene Themen, verschiedene Kommunikationskanäle geben. Auf diese Weise sinkt die Gefahr, dass sich Themen vermischen und die Beteiligten aneinander vorbeireden. Bei den meisten Kommunikationstools ist es möglich, verschiedene Channel zu erstellen, zum Beispiel für verschiedene Abteilungen, Teams, Projekte oder aber auch für Privates.

5. Positives und negatives Feedback

Was klappt gut? Was muss noch verbessert werden? Regelmäßiges Feedback zur Gesprächskultur kann dabei helfen, die Kommunikation zu verbessern. Dafür eignen sich zum Beispiel anonymisierte Umfragen besonders gut. Bei der Auswertung können Führungskräfte dann sehen, ob ihr Eindruck mit der Wahrnehmung der Angestellten übereinstimmt. Außerdem können so Schwachpunkte konkret benannt und im Anschluss optimiert werden.

Aber auch in persönlichen Gesprächen ist es möglich, den Beteiligten Feedback zu geben. Dafür kann beispielsweise am Ende von Meetings ein paar Minuten extra Zeit eingeplant werden, um mit dem gesamten Team zu reflektieren, wie das Meeting gelaufen ist. Dabei sollte beachtet werden, dass die Kritik konstruktiv ist.

Egal ob Feedback im persönlichen Gespräch oder durch Umfragen: die Kritik und Ergebnisse sollten objektiv betrachtet und eingeordnet werden. Dabei sollte auch das eigene Verhalten reflektiert werden.

6. (Selbst-)Reflexion

Beim Feedback zur Kommunikation, aber auch während einer Konversation ist Selbstreflexion enorm wichtig. Als Führungskraft gilt es, die Kritik der Angestellten ernst zu nehmen, genauso gilt es für jede Einzelperson zu hinterfragen: Wie verhalte ich mich in Gesprächen? Was kann ich verbessern?

Wie zu Beginn genannt, braucht es eine offene Gesprächskultur, damit Missverständnisse aufgeklärt werden können. Doch auch wenn es um Kritik, Sorgen und Wünsche geht, braucht es eine Atmosphäre, in der sich alle wohlfühlen. Auch hier sollte reflektiert werden: Wie gehe ich mit Kritik um? Nehme ich die Sorgen und Wünsche der Mitarbeitenden ernst? Dies sind wichtige Punkt für die Zusammenarbeit.

7. Die richtigen Tools

Nicht nur für räumlich getrennt arbeitende Teams bieten sich digitale Tools an, auch in einem Betrieb, in dem die Mitarbeitenden die meiste Zeit vor Ort sind, sind sie eine praktische Ergänzung im Bereich Kommunikation. Mail- und Dokumentenchaos kann durch den gezielten Einsatz von Messenger-Diensten wie z.B. Slack verhindert und die Zusammenarbeit strukturierter werden. Auch für Dokumentenbearbeitung bietet der Markt eine große Auswahl an Tools für virtuelle Teams.

Das Nutzen eines PM-Tools bietet außerdem eine Basis für gute Projektkommunikation. In der Cloud haben alle Teammitglieder die Möglichkeit, zusammen an Projekten zu arbeiten, Zuständigkeiten zu klären und auf ein gemeinsames Bild zu schauen.

Die richtigen Tools unterstützen die Kommunikation am Arbeitsplatz

Wie können diese Tipps umgesetzt werden?

Jedes Teammitglied ist für gute Kommunikation verantwortlich. Stichwort: Selbstreflexion. Funktionieren kann dies aber nur, wenn alle, inklusive Führungskräfte, an einem Strang ziehen.
Vorgesetzte sowie Digital Leader sollten sich bemühen, die Kommunikation durch Rahmenbedingungen zu lenken oder auch immer wieder anzustoßen. Manchmal braucht es nur eine Person, die vorangeht. So können Führungskräfte zum Beispiel teambildende Maßnahmen umsetzen, wie Workshops, Teamevents oder Teambuilding Spiele.

Tipp: Regelmäßige Kommunikations-Workshops helfen dabei, die gesetzten Regeln zu verinnerlichen.

Auch Transparenz ist ein wichtiges Schlagwort. Ein gemeinsames Kick-off Meeting zu Beginn eines Projekts eignet sich gut, um alle Teammitglieder abzuholen und auf einen Stand zu bringen. Dies stärkt ebenfalls den Teamgeist und fördert das Gefühl dazuzugehören. Zudem unterstützen Projektmanagement-Standards für Euch in Eurer Kommunikation.

Du suchst noch dem passenden Auftakt für Dein Meeting? Dann schau doch in unsere Auflistung der inspirierendsten Zitate fürs Projektmanagement!

Fazit: Richtige Kommunikation ganz leicht

Die richtige Kommunikation kann ganz einfach sein. Das Einhalten bestimmter Grundregeln fördert eine offene Gesprächskultur, kann Konflikte verringern, Probleme lösen und die Zusammenarbeit stärken.

Dabei ist es wichtig, sich bewusst zu machen, dass Uneinigkeiten und Hindernisse normal sind und auch trotz einer guten Gesprächskultur auftreten können – denn schließlich sind Fehler nur menschlich. Der Unterschied liegt dann aber vor allem darin, wie mit diesen Schwierigkeiten umgegangen wird.