Ergebnisse aus Meetings erfolgreich strukturieren
Bist Du auf der Suche nach einer Maßnahmenplan-Vorlage? Steht in Deiner Abteilung der nächste Jour Fixe an, um neue Strategien zu entwickeln? Du bist Dir nicht sicher, wo all die erarbeiteten Maßnahmen festgehalten werden sollen? Ganz klassisch kannst Du das natürlich in einer Excel-Liste machen. Doch ob das die effizienteste Wahl für die Planung neuer Maßnahmen ist?
Eine Maßnahmenplan-Vorlage hilft Dir dabei, Dein Projektmanagement erfolgreich zu machen – wir zeigen Dir, wie’s geht!
- Definition: Was ist eine Maßnahmenplan-Vorlage?
- Mehrwerte einer Maßnahmenplan-Vorlage
- Inhaltlichen Bestandteile der Vorlage
- Digitale Vorlagen im PM-Tool
- Benutzerdefinierte Felder für noch mehr effizienz
- Fazit: PM-Tool vs. klassische Methoden
Mach Dir mit Vorlagen die Maßnahmenplanung einfach!
1. Definition: Was ist eine Maßnahmenplan-Vorlage?
Eine Maßnahmenplan-Vorlage ist ein vorgefertigter Plan, um bestimmte Vorhaben bzw. Maßnahmen übersichtlich aufzulisten. Denn durch eine Vorlage werden automatisch Standards konzipiert, die bei der Erarbeitung neuer Maßnahmen wichtig sind. Klassisch werden die Vorlagen in Excel oder Word erstellt.
Was ist eine Maßnahmenplanung? Die Maßnahmenplanung hilft bei einer konkreten Umsetzung von festgelegten bzw. vorher erarbeiteten Zielen. Diese werden übersetzt in klare Maßnahmen.
In unserem Artikel Maßnahmenplanung erhältst Du noch weitere Informationen zum Thema.
2. Mehrwerte einer Maßnahmenplan-Vorlage
Die Vorlage für einen Maßnahmenplan bringt einige Vorteile mit sich: In erster Linie ist die Vorlage zeitsparend und vereinfachend. Eine Vorlage etabliert eine einheitliche Struktur in der Maßnahmenplanung. Das bedeutet, dass zum einen Vorgänger definiert sind, aber auch Abläufe klar geregelt werden.
Unternehmensstandards setzten
Diese Maßnahmenplan-Vorlage kann immer wieder für wiederkehrende Strategie-Entwicklungen verwendet werden und muss nicht jedes Mal neu angefertigt werden. Jedes Teammitglied ist somit in der Lage, eine Maßnahmenplanung nach den Unternehmensstandards zu erstellen. Das sichert im zweiten Schritt die Qualität.
Jede Abteilung kann auf Basis dieser Vorlagen individuelle Anpassungen vornehmen. So können abteilungsübergreifende Standards für bestimmte Prozesse eingehalten und dennoch an die jeweiligen Bedingungen angepasst werden.
3. Inhaltliche Bestandteile der Vorlage
Also, welche Inhalte sollte die Vorlage nun enthalten? Für die optimale Umsetzung sollten folgende Bestandteile auf keinen Fall fehlen:
- Titel: Der Titel der Maßnahme ist sehr wichtig, damit auf den ersten Blick deutlich wird, was für eine Maßnahme hier geplant ist. Hilfreich ist im Titel immer ein Verb, damit auch die Handlung im gleichen Zug klar wird.
- Zeitraum: Damit eine Maßnahme effizient abgeschlossen werden kann, ohne dass es zu Verzögerungen bzw. dass es überhaupt zur Umsetzung kommt, muss schon in der Vorlage Platz für einen Zeitraum gelassen werden. Alle Beteiligten wissen so direkt, von wann bis wann diese Maßnahme geplant ist und wann diese umgesetzt, sowie abgeschlossen sein soll.
- Beschreibung: Ein Titel allein reicht natürlich nicht aus. In einer guten Vorlage ist zudem noch ein Feld für eine ausführliche Beschreibung vorhanden. So können direkt alle relevanten Informationen zur Maßnahme hinterlegt werden. Damit kann der ausführende Mitarbeiter direkt produktiv starten, ohne Zeit mit vermeidbaren Rückfragen zu verschwenden.
- Verantwortung und Ausführung: Und wer ist nun für die Maßnahme zuständig? Damit die Maßnahme überhaupt bearbeitet wird und nicht hinten rüber fällt, muss ein Ausführender von Anfang an festgehalten werden. So ist die Ausführung direkt personalisiert. Die Rolle des Verantwortlichen dient als festgelegter Ansprechpartner.
- Kommentar: Ein Kommentarfeld ist unterstützend für die Maßnahmen bezogene Kommunikation. Abstimmungen, Feedback oder Rückfragen können einfach geklärt werden, ohne dass am Ende wichtige Informationen verloren gehen.
- Status: Der Maßnahmen-Status verschafft einen schnellen Blick auf den aktuellen Stand der Maßnahmen Bearbeitung. Ob eine Maßnahme geplant, aktiv, beendet, eingestellt oder auch pausiert ist.
- Priorität: Auch eine festgelegte Priorität für das Vorgehen macht es für den Ausführenden einfacher, die Reihenfolge, bei mehreren ToDos und Aufgaben, zu erstellen.
Die Maßnahmenplanung mit factro einfach gestalten
4. Digitale Vorlagen im PM-Tool
Häufig entsteht ein Maßnahmenplan aus vorangegangenen Meetings oder Besprechungen, in denen Strategien für aktuelle bzw. zukünftige Projekte besprochen werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Klassische Maßnahmenplan-Vorlagen werden mit Excel oder Word erstellt. Doch ist das auch effizient?
Praktischer wäre es doch, wenn die Planung der Maßnahmen direkt in einem Tool stattfindet, aus dem im Anschluss Tasks zur Bearbeitung erstellt werden.
Du magst es doch eher klassisch? Hier kannst Du kostenlose Excel- und Word-Vorlagen downloaden…
Ein Projektmanagement-Tool unterstützt Euch in jedem einzelnen Schritt, der zu einem Maßnahmenplan führt und ersetzt eine klassische Maßnahmenplan-Vorlage.
Produktiv ins Meeting starten
Da der Start eines Maßnahmenplans meistens ein gemeinsames Meeting im Team ist, unterstützt Dich die Meeting-Funktion in factro. Hier kannst Du das Meeting zur Abstimmung der Maßnahmen optimal vorbereiten. Einen Termin planen und eine Einladung aus factro heraus senden. Durch das automatisch generierte Meeting Protokoll, könnt Ihr nach dem Termin die vertiefende Planung noch effizienter gestalten und einen Maßnahmenplan erstellen.
Listen für die optimale Vorbereitung
Damit Ideen für Maßnahmen im alltäglichen Durcheinander nicht verloren gehen, eignen sich ToDo-Listen in factro. Im Team kann man für verschiedene Bereiche Listen anlegen.
Die Listen-Funktion von factro
Zum Beispiel könnt Ihr gemeinsam eine Liste für neue Marketing-Content Ideen erstellen. Jeder geniale Einfall kann direkt in der Liste eingetragen werden. Wenn das nächste Marketing Meeting vor der Tür steht, kannst Du per Drag & Drop die gesammelten Ideen in die Agenda des Meetings ziehen.
Die Meeting-Agenda in factro
Während dem Meeting könnt Ihr gemeinsam Eure Ideen ausarbeiten. Eine Idee könnte zum Beispiel die Erstellung eines neuen Social Media Postings sein, welches als nächste Maßnahmen geplant werden soll. Im Meeting selbst kann der Listenpunkt in eine neue Aufgabe umgewandelt werden, um die Maßnahme detailliert zu planen.
In der factro Aufgabe kannst Du dann Informationen unterbringen, die für eine Maßnahmenplanung relevant sind. Zeitraum, Prio, Status, Ausführung und Verantwortung, sowie Beschreibung und Kommentarspalte sind enthalten. Zudem hast Du direkten Projektbezug zu Deinen Maßnahmen. Alle Fristen und Informationen sind so auf einen Blick sichtbar.
In der Beschreibung das Thema und das Ziel des Postings definiert werden. Einzelne Schritte werden als Teilaufgaben festgehalten, Verantwortlicher und Ausführender gesetzt und der Zeitraum für die Maßnahme wird auch definiert. Während der Ausführung kann in der Kommentarspalte Rücksprache gehalten und Feedback gegeben werden. Die Teilaufgaben können auch als To-Do-Liste verwendet werden.
5. Benutzerdefinierte Felder für noch mehr effizienz
Über die Erstellung von Aufgaben hinaus, bieten Dir die Benutzerdefinierte Felder in factro noch viel mehr Vorteile. Die Maßnahmenplanung wird so noch effizienter und strukturierter. Ob Budgetberechnung, KPIs oder Maßnahmenfelder.
Mit dem Schieber wird ein benutzerdefiniertes Feld ausgewählt
Du hast etliche Möglichkeiten, Benutzerdefinierte Felder anzulegen. Als Textelement für Kundennummer oder inhaltliche Bemerkungen zu Aufgaben oder Projekten, Zahlenwerte für Kosten oder Prozentwerte, Formelfelder für Kalkulationen, aber auch Felder für eine Einfach-/ Mehrfach- oder Ja/Nein Auswahl stehen Dir in factro zur Verfügung. Mithilfe der Felder können relevante KPIs hinterlegt werden, sodass der Erfolg messbar gemacht wird.
Beispiel: Kostenabbildung
Nehmen wir an, Du möchtest mit Deinem Team ein neues Projekt starten, bei dem Du als Projektleitung alle Kosten im Blick haben möchtest. Mit dem Benutzerdefinierten Feld “Kosten” könnt Ihr die gesamten Kosten abbilden. Durch die Aggregation, werden alle Kosten, die in den einzelnen Aufgaben und Paketen Deines Projektes entstehen, aufsummiert. Es entsteht eine Kostenplanung bei der Du immer den aktuellen Stand im Blick hast.
6. Fazit: PM-Tool vs. klassische Methoden
Nun hast Du gesehen wie Dich factro bei der Maßnahmenplanung enorm unterstützen kann. Im Gegensatz zu Excel und Word ist die Planung mit factro effizient und übersichtlich. Mit Excel verschwendet man viel Zeit mit dem herumschicken alter und neuer Versionen eines Dokuments, keiner weiß auf welchem Stand ein Maßnahmenplan gerade ist und wer was genau bearbeitet.
Rücksprachen müssen separat geklärt werden und Informationen gehen dabei verloren. Durch einePM-Software hast Du alles gebündelt an einem Ort. Durch Benutzerdefinierte Felder stehen Dir viele Möglichkeiten zur Verfügung, die Maßnahmenplanung effizient und effektiv zu gestalten.
Jetzt hast Du viel zum Thema Maßnahmenplan-Vorlage gehört und auch einen anderen Weg kennengelernt als die klassische Planung. Hier sind nochmal alle Mehrwerte der Software factro in Bezug zu den Maßnahmenplan-Vorlagen zusammengefasst:
- Zeitersparnis durch strukturierte Meetings
- optimale Vorbereitung durch die Listen-Funktion
- planen der Maßnahmen als Aufgabe mit allen wichtigen Elementen
- direktem Projektbezug der Maßnahmen
- 100 % Datenschutz
