Etappenziele erreichen
Warum scheitern Projekte? Mögliche Faktoren: Fehlende Ziele und falsche Zeitplanung. Oft verzögern sich Projekte durch z.B. Lieferschwierigkeiten oder -engpässe, Ausfälle im Team oder durch eine unklare Organisation. Nicht immer kann man das Geschehen beeinflussen, darum ist es wichtig, den Zeitplan und die Termine immer im Blick zu haben. Dabei hilft die Meilensteintrendanalyse, die nicht nur den Ist-Zustand abbildet, sondern auch Einschätzungen zum Projektverlauf gibt.
In diesem Artikel erfährst Du, wie die Analyse funktioniert, wie Du sie erstellst und welche Vorteile sich für Dich ergeben.
- Wie funktioniert eine Meilensteintrendanalyse?
- Wie erstelle ich eine Meilensteintrendanalyse?
- Meilensteintrendanalyse Excel
- So sieht eine Meilensteintrendanalyse aus
- MTA: Zeitplan im Gantt-Diagramm
- Wie kann ich einem negativen Trend gegensteuern?
- Vor- und Nachteile der Meilensteintrendanalyse
Mit der Meilensteintrendanalyse erreichst Du Deine Ziele
1. Wie funktioniert eine Meilensteintrendanalyse?
Die Meilensteintrendanalyse, kurz: MTA, ist ein Instrument des Projektcontrollings und wird für die Terminüberwachung der Meilensteine eines Projekts genutzt. An so genannten Berichtszeitpunkten wird dabei der Fortschritt des Projekts festgehalten. So wird der zeitliche Verlauf eines Projekts überwacht. Zugleich ist die MTA ein Frühwarnsystem bei Terminverzögerungen.
Zudem kann sie im Projektabschlussbericht eingebaut werden, um den zeitlichen Verlauf Revue passieren zu lassen und eventuelle Schwachstellen ausfindig zu machen, Stichwort: Lessons Learned.
Was sind überhaupt Meilensteine?
Meilensteine sind wichtige Ereignisse im Projektverlauf, die Zwischenziele markieren. Dies dient unter anderem zur Kontrolle des Projektfortschritts. Definiert sind sie als festgelegter Stichtag, der meist schon vor Projektstart vorgegeben wird.
Meilensteine helfen außerdem dabei, Projekte zu strukturieren, so kann beispielsweise das Ende verschiedener Phasen deutlich hervorgehoben werden. Auch für eine Besprechung des Zwischenstands eignet sich ein Meilenstein: Sind wir so weit wie geplant?
2. Wie erstelle ich eine Meilensteintrendanalyse?
Die Meilensteintrendanalyse ist ähnelt der Earned Value Analyse, mit dem Unterschied, dass Du hierbei nichts berechnest. Für die Erstellung einer solchen MTA gehst Du folgendermaßen vor:
- Zuerst werden die Meilensteine anhand des Projektplans ermittelt. Was sind wichtige Etappenziele? Achtung: Zu viele Meilensteine werden unübersichtlich, setze sie lieber gezielt ein.
Beispiel: Bei der Planung einer Firmenfeier können beispielsweise die Buchung des Veranstaltungsortes und Caterings, die Genehmigung von GEMA-Gebühren und das Versenden der Einladungen Meilensteine sein. - Danach legst Du die Berichtszeitpunkte fest: In welchem zeitlichen Abstand soll so ein Termin stattfinden?
Beispiel: Vom Aussuchen bis zur Zusage eines Veranstaltungsortes kann viel Zeit vergehen. Der erste Berichtszeitpunkt könnte nach der Einholung von Angeboten stattfinden. - Bei jedem Berichtszeitpunkt wird dann eine Bestandsaufnahme gemacht und die Meilensteine überprüft: Wann wird ein Meilenstein nach aktuellem Stand erreicht?
Beispiel: Nach Einholung der Angebote kann geprüft werden, ob der gewünschte Termin verfügbar ist oder ob neue Angebote herausgesucht werden müssen. - Erkennst Du einen negativen Trend, also zum Beispiel Verzögerungen im Zeitplan, werden nun die passenden Maßnahmen ergriffen.
Beispiel: Passt keines der Angebote, aber es dauert zu lange, neue Veranstaltungsorte zu finden, könnte eine Überlegung sein, den eigenen Wunschtermin anzupassen.
Meilensteintrendanalyse Beispiel
Wir bleiben bei dem Beispiel mit der Firmenfeier:
- die Buchung des Veranstaltungsortes
- der Auftrag für das Catering
- die Genehmigung von GEMA-Gebühren
- und das Versenden der Einladungen
sind als Meilensteine festgelegt. Am 19.04 findet die Firmenfeier statt. Projektstart ist der 01.03, doch bereits ein paar Wochen im Voraus ist der erste Berichtszeitpunkt, an dem die Termine der Meilensteine festgelegt werden.
Die Buchung des Veranstaltungsortes soll bis zum 30.03 abgeschlossen sein, der Auftrag für das Catering am 20.03, die Genehmigung von GEMA-Gebühren bis zum 03.04 vorliegen und die Einladungen am 01.04 verschickt werden.
Nach zwei Wochen ist der zweite Berichtszeitpunkt, wo besprochen wird, was bisher erfolgt ist und ob die Meilensteine noch planmäßig abgeschlossen werden können. Die wichtigste Frage: Kann das Catering bis zum 20.03 in Auftrag gegeben werden?
Eine Woche später folgt erneut ein Termin . Die Organisation des Caterings konnte innerhalb der Zeit fertiggestellt werden. Aber wie sieht es mit dem Veranstaltungsort aus? Dort verzögert sich die Auskunft der Orte, der Meilenstein wird also auf den 03.04 gelegt und auch das Versenden der Einladungen wird verschoben, und zwar auf den 05.04.
Diese neuen Meilensteine werden nun wieder in die Meilensteintrendanalyse eingetragen. Dieser Prozess wird wiederholt, bis das Projekt beendet oder im schlimmsten Fall eingestellt wird.
In regelmäßigen Abständen wird auf das Projekt geblickt
3. Meilensteintrendanalyse Excel
Bei der MTA mit Excel werden die Meilensteine senkrecht untereinander und die Berichtszeitpunkte waagerecht nebeneinander eingetragen. In der Zelle des jeweiligen Meilensteins und Berichtstermin kannst Du dann immer das Fertigstellungsdatum eintragen. In den Einstellungen können dann bestimmte Daten hervorgehoben werden. Für dieses Vorgehen gibt es einige Meilensteintrendanalyse-Vorlagen online.
Meilensteintrendanalyse Vorlage
Hier findest Du einige Excel Vorlagen zum Download:
Meilensteintrendanalyse | Vorlage Excel (projektmagazin.de)
Meilensteintrendanalyse | Kostenfreie Vorlage (projekte-leicht-gemacht.de)
4. So sieht eine Meilensteintrendanalyse aus
Du kannst eine Meilensteintrendanalyse entweder grafisch oder in Tabellenform abbilden. Die grafische Variante ist jedoch besonders gut für eine schnelle Übersicht geeignet. Und so sieht sie aus:
Grafische Darstellung
Die Meilensteintrendanalyse kann grafisch als rechtwinkliges Dreieck mit zwei Achsen dargestellt werden. Auf der senkrechten Achse werden die geplanten Meilensteintermine eingetragen, auf der waagerechten Achse die Berichtszeitpunkte. An jedem dieser Zeitpunkte wird dann erneut pro Meilenstein das voraussichtliche Fertigstellungsdatum eingetragen. Diese Punkte werden dann mit Linien verbunden, woraus sich dann der Trend ablesen lässt.
Interpretation des Verlaufs
Wenn Du alle Meilensteintermine in das Dreieck eingetragen hast, kannst Du dieses Punkte mit den jeweiligen Berichtszeitpunkten verbinden und aus den sich daraus bildenden Linien erkennen, in welche Richtung der Trend verläuft.
- Horizontale Linien: Das Projekt verläuft nach Zeitplan
- Steigende Linien: Es gibt Verzögerungen im Zeitplan
- Fallende Linien: Das Projekt wird frühzeitig fertiggestellt
Im Gegensatz zu der Excel-Tabelle erkennst Du bei einer MTA den Verlauf der Linien wesentlich schneller und kannst den Trend besser ablesen.
Beispiele für einen negativen Verlauf
Besonders die Verzögerungen solltest Du immer verfolgen. Nicht immer ist ein negativer Verlauf sofort erkennbar. Es gibt grob unterteilt zwei Varianten:
- Die erste ist die “Kampfkurve”. Bei diesem Fall werden gerade zu Beginn Termin nach hinten verschoben, die Linie steigt sehr schnell an. Das kann darauf hinweisen, dass die Prioritäten des Projektteams eventuell woanders liegen und die Bedeutung des Projekts nicht klar ist.
- Die zweite Variante sind die steigenden bzw. kletternden Linien. Am Anfang läuft meist alles nach Plan, doch nach und nach werden Meilensteine nach hinten verschoben. Dies könnte ein Hinweis auf Scope Creep sein. Achtung: Wenn hier nicht rechtzeitig eingegriffen wird, droht der Projektabbruch!
So kann eine Kampfkurve aussehen
Achtung! Der Zeitraum Deines Projekts verschiebt sich immer weiter nach hinten
Was ist Scope Creep?
Als “scope” wird im Projektmanagement der Arbeitsumfang eines Projekts bezeichnet. Scope Creep ist dementsprechend das schleichende Wachstum des Projektumfangs, was dazu führen kann, dass es zu Zeitverzögerungen und Veränderungen im Budget kommt.
Das können zum Beispiel Änderungswünschen der Kundschaft sein. Manchmal können diese Wünsche nach und nach den Workload erhöhen, sodass Ziele nicht mehr erreicht werden können. Auch Ausfälle im Team können zu einem Mehraufwand bei Teammitglieder führen, der nicht aufgefangen werden kann.
5. MTA: Zeitplan im Gantt-Diagramm
Eine weitere Möglichkeit für die Kontrolle der Zeitplanung ist die Nutzung einer Projektmanagement-Software wie factro, mit der Du im Gantt-Diagramm eine Übersicht über Deinen Zeitplan hast. Hierbei kannst Du Aufgaben als Meilensteine markieren, die Dir im Diagramm angezeigt werden. So siehst Du sofort, in welchem Abstand die Meilensteine zueinander liegen und ob es Überschneidungen gibt und musst kein eigenes Tool dafür nutzen.
Die Anfangs- und Enddaten zeigen an, in welchen Zeitraum das Projekt stattfindet. Welche Aufgaben kommen davor und danach? Auch das kann durch Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen kenntlich gemacht werden. So setzt Du alles innerhalb des Projekts in Bezug zueinander.
Das übersichtliche Gantt Chart in factro
Außerdem erkennst Du im Gantt-Diagramm, welche Aufgaben bereits abgeschlossen sind und welche noch ausstehen. Auch hier kannst Du einschätzen, ob die Fertigstellung der Meilensteine gefährdet ist.
Meilensteine können zudem projektübergreifend überblickt werden, so kannst Du die Zeitpläne von verschiedenen Projekten aufeinander abstimmen.
Im Gegensatz zu einer Meilensteintrendanalyse ist es hier jedoch nicht möglich die Verschiebung der Meilensteine an den Berichtszeitpunkten festzuhalten, da Meilensteine eigentlich als feststehende Termine gedacht sind. Allerdings gibt es im Gantt-Diagramm eine andere Möglichkeit Zeitverzögerungen zu erkennen:
Die vertikale Linie im Diagramm markiert den Zeitplan, die Baseline ist der transparente Rahmen, der den Zeitstrahl umfasst und den tatsächlichen Zeitplan markiert. Abweichungen werden hier also auch auf einen Blick erkennbar gemacht. Im Optimalfall wird der geplante Zeitrahmen eingehalten, denn nur so kann sichergestellt werden, dass jede Aufgabe termingerecht erledigt wird.
Hat alles geklappt? Super, dann kannst Du das Gantt-Diagrammn als Vorlage speichern und wiederverwenden.
6. Wie kann ich einem negativen Trend gegensteuern?
Wenn Verzögerungen drohen und das Projekt immer mehr in Gefahr zu sein scheint, bricht oft Panik aus. Was ist jetzt zu tun?
Zunächst ist es wichtig herauszufinden, woran es liegt, dass der Zeitrahmen gesprengt wird. Dafür sollte das Gespräch mit dem Team gesucht werden. Wenn die Ursache herausgefunden wurde, kannst Du aktiv dagegen vorgehen. Hier ein paar Beispiele, was Gründe für eine negative Meilensteintrendanalyse sein können:
- Fehlender Rückhalt: Wenn das Team nicht hinter dem Projekt steht, kann das dazu führen, dass dem Projekt nicht die notwendige Aufmerksamkeit geschenkt wird. Als Projektleitung solltest Du ein Meeting mit dem gesamten Team einberufen, indem die Wichtigkeit hervorgehoben wird.
- Knappe Ressourcen: Zu wenig Pufferzeit, zu wenig Mitarbeitende, zu knappe Deadlines – all das können Gründe sein, warum Meilensteine nicht erreicht werden können. Hier sollte unbedingt die Ressourcenplanung gecheckt und überarbeitet werden.
- Unnötige Zeitfresser: Merkst Du, dass die Zeit das Problem ist, solltest Du herausfinden, wo Du diese einsparen kannst. Unnötige Meetings sollten beispielsweise aus dem Terminkalender gestrichen werden.
- Mangelnde Expertise: Manche Probleme lassen sich nicht alleine lösen. Wenn Du merkst, dass Dein Team nicht weiterkommt, solltest Du in Betracht ziehen, Fachleute zu kontaktieren, die spezialisiert sind.
Wichtig ist aber auch festzustellen, wann ein Projekt zum Scheitern verurteilt ist und eingestellt werden sollte. Nur so kann die unnötige Ausgabe von Geld und andere Ressourcen vermieden werden.
Manchmal kann es sein, dass Projekte nicht beendet werden können
7. Vor- und Nachteile der Meilensteintrendanalyse
Die Meilensteintrendanalyse ist also ein hilfreiches Mittel, um Abweichungen zu erkennen. Bei der Darstellung ergeben sich jede Menge Vorteile, es gibt aber auch Nachteile.
| ✓ Frühwarnsystem bei Veränderungen im Projektverlauf | ✗ Keine Abhängigkeiten berücksichtigt, Meilensteine können nicht in Bezug gesetzt werden |
| ✓ Vorhersagen über den Projektverlauf möglich | ✗ Lediglich eine Einschätzung |
| ✓ Transparente Darstellung der Termine | ✗ Interpretation notwendig, diese ist aber oft sehr subjektiv |
| ✓ Rechtzeitige Reaktion auf Veränderungen möglich | |
| ✓ Rückschau: Wie war die Zeitplanung? |
8. Fazit: Zeitpläne einhalten mit der Meilensteintrendanalyse
Deadlines einzuhalten und Verzögerungen zu vermeiden ist eines der wichtigsten Ziele im Projektmanagement. Denn wenn diese Faktoren nicht stimmen, wird ein Projekt nicht nur teurer, sondern droht zu scheitern. Die Meilensteintrendanalyse ist ein hilfreiches Mittel, um die Etappenziele im Blick zu behalten und gehört Projektsteuerung. Auch wenn es sich dabei lediglich um Einschätzungen handelt, sind die Berichtszeitpunkte ein wichtiges Kommunikationsmittel. So kann ein Team up to date gehalten und der Zeitplan in den Vordergrund gerückt werden.
Auch für ein Resume des Projektablaufs ist die Meilensteintrendanalyse geeignet, da alle Daten und alle Verschiebungen nachgehalten wurden. In einem Projektbericht sorgt das für Übersichtlichkeit. Daraus gewonnene Erkenntnisse können außerdem auch für die nächsten Projekte genutzt werden. Wie hat die Zeitplanung funktioniert? Wurde genug Pufferzeit eingeplant?
