Abläufe in Projekten präzise organisieren
Sie ermittelt die Dauer sowie Gesamtpuffer eines Projekts, deckt kritische Aufgaben auf und entwickelt strategische Abläufe: Wovon genau die Rede ist? Na, von der Netzplantechnik! Die Netzplantechnik ist eine Methode aus der Beschaffung und Produktion – wird allerdings auch häufig im Projektmanagement verwendet.
Der Netzplan überblickt die Zeitplanung
Gerade die Planung großer Projekte kann schnell zur Herausforderung werden: Welche Vorgänge sind zu erledigen? Wann muss welche Aufgabe abgeschlossen sein? Und ach ja, dann ist der Teamkollege noch im Urlaub…
Das alles sind Faktoren, die der Netzplan in der Netzplantechnik überblickt. Wir klären: Was ist eigentlich ein Netzplan? Ist der Aufwand für die Planung sinnvoll? Und ist die Netzplantechnik überhaupt notwendig, wenn Sie schon mit einem Projektmanagement-Tool arbeiten?
- Was ist Netzplantechnik?
- Netzplan erstellen – das sind die Bausteine
- Vorteile: Wozu dient die Netzplantechnik?
- Den kritischen Pfad ermitteln
- Fazit: Nur der Netzplan ermittelt Pufferzeiten
Auf einen Blick: Aufgaben, zeitliche Abläufe, Arbeitsschritte und Meilensteine
1. Was ist Netzplantechnik?
Mit Hilfe der Netzplantechnik werden Vorgänge in einen strategisch sinnvollen Ablauf gebracht. Durch den Projektstrukturplan können Projekte, Produktionsvorgänge oder einzelne Aktivitäten effizient geplant werden – der Netzplan modelliert dabei die Reihenfolge. Durch die Start- und Endzeiten berechnet der Plan Vorgänge, Pufferzeiten und die Gesamtdauer eines Projekts.
Netzplantechnik Beispiel
Der Netzplan im Projektmanagement ist ein aufwendiges, kann aber auch ein hilfreiches Instrument sein, um Abläufe präzise zu organisieren und betriebliche Prozesse korrekt abzubilden. Es ist möglich, gesamte Projekte, Teilprojekte oder auch nur Aufgaben in einem Netzplan zu projizieren. Diese „Teilnetzpläne“ können im Projektverlauf vernetzt und aufeinander abgestimmt werden.
Ein Netzplan Beispiel: Im Projekt stellt er die Vernetzungen grafisch dar und bietet Projektbeteiligten eine einfach Übersicht über Vorgänge und Abläufe
Das kann der Netzplan konkret
- Vorgänge vernetzen und grafisch darstellen
- Abhängigkeiten zwischen Teilschritten festhalten (z.B. Vorgänger und Nachfolger)
- Gesamte Projektdauer ermitteln
- Dauer der jeweiligen Aufgabe überblicken
- Grundlage für eine Zeit- und Terminplanung im Projekt
- Ermittlung des kritischen Pfads
- Pufferzeiten herausfinden und einfacher überschauen
- Ressourcen- und Kapazitätsplanung leichter organisieren
Definition: Was das Lexikon über die „Netzplantechnik“ sagt!
„Mit „Netzplantechnik“ werden allgemein Verfahren zur Visualisierung, Planung, Steuerung und Überwachung komplexer Abläufe bezeichnet. Das bedeutendste Einsatzgebiet der Netzplantechnik ist das Projektmanagement; ihre Anwendung erfolgt heute zumeist computergestützt.“ — Enzyklopädie der Wirtschaftsinformatik
2. Netzplan erstellen – das sind die Bausteine
Mit der Netzplantechnik kannst Du also eine visualisierte Darstellung eines Projekts erstellen. Bei der Erstellung gibt es verschiedene Arten und Berechnungsmethoden – einfache Darstellungen bis hin zu komplexen Diagrammen. Vor dem Start sollten Ziele definiert und Vorgänge festgelegt sein.
Elemente im Netzplan: Knoten, Pfeile, Puffer
Jedes Ereignis im Plan ist ein sogenannter Knoten. Diese Knoten sind durch Pfeile miteinander verbunden, die gleichzeitig die Beziehung zwischen den Arbeitsschritten darstellen – die Pfeile beantworten also die Frage: Welcher Arbeitsschritt ist von wem abhängig? Das können zeitliche, fachliche, logische oder personelle Abhängigkeiten sein.
In detaillierten Plänen werden außerdem die Zeiten für eine Aufgabe, Puffer und frühester bzw. spätester Start- sowie Endzeitpunkt gesetzt.
Woraus besteht ein Knoten?
Bevor der Netzplan erstellt werden kann, müssen die Vorgänge (sog. Knoten oder Vorgangsknoten) mit Informationen gefüttert werden.
Ein Knoten – also Vorgang im Projekt – beinhaltet mehrere Informationen zur Erstellung des Plans
Der Beispiel-Knoten überblickt folgende Werte:
| Gesamtpuffer des Knotens, bevor ein zeitlicher Verzug eintritt. | |
| Frühester Anfangszeitpunkt des Arbeitsschritts | |
| Frühester Endzeitpunkt und damit Abschluss des Arbeitsschritts. | |
| Spätester Anfangszeitpunkt, zu dem der Prozess beginnen kann. | |
| Spätester Endzeitpunkt für den Knoten. | |
| Prozessschritt: Der Knoten kann hier mit Zahlen und Buchstaben nummeriert oder nach belieben benannt werden. | |
| Dauer des Prozessschritts. | |
| Freier Puffer: Das ist die Zeit, in der ein Abschlusstermin noch nicht beeinflusst wird. |
Welche Pufferzeiten gibt es?
Bei der Planung eines Projektes werden Pufferzeiten mit eingebaut, damit diese in der Planung berücksichtigt werden. Die Tasks haben durch den Einbau von Pufferzeiten einen größeren zeitlichen Umfang.
Es gibt insgesamt vier verschiedene Zeitpuffer:
freier Puffer
Die freien Puffer beschreiben die Zeit zwischen dem frühestmöglichen Abschlussdatum einer Aufgabe und dem frühestmöglichen Startdatum der folgenden Aufgabe.
unabhängiger Puffer
Der Puffer gibt an, in welchem Zeitraum die Task verschoben werden können, wenn alle vorherigen am spätesten Enddatum abgeschlossen und die folgenden Aufgaben am frühesten begonnen werden.
Gesamtpuffer
Dieser Puffer zeigt, dass eine Aufgabe verschoben werden kann, ohne dass das Ende vom Projekt nach hinten verschoben wird.
Rückwärtspuffer
Das ist die Zeit zwischen den beiden spätesten Zeitpunkten zwischen zwei verschiedenen Projekten. Die Zeitspanne zwischen dem spätesten End- und dem spätesten Anfangsdatum.
In 4 Schritten einen Netzplan erstellen
Auf den ersten Blick erscheint das Erstellen eines Netzplans komplizierter als es eigentlich ist. Befolge dafür einfach diese vier Schritte:
1. Schritt: Knoten miteinander vernetzen
Im ersten Schritt wird geprüft, welche Schritte miteinander verknüpft sind und damit abgeschlossen sein müssen, bevor die nächste Aufgabe startet.
2. Schritt: Vorwärtsterminierung
Die sogenannte Vorwärtsterminierung setzt in den jeweiligen Vorgängen den frühesten Anfangs- bzw. Endzeitpunkt (FAZ bzw. FEZ). Heißt: An welchem konkreten Tag kann der Vorgang starten und enden.
3. Schritt: Rückwärtsterminierung
Wie bei Schritt zwei werden hier die Tage für die Aufgaben berechnet – nur, dass es diesmal um den jeweils spätesten Anfangs- und Endzeitpunkt, also SEZ und SEZ, geht.
4. Schritt: Pufferzeiten der Vorgänge berechnen
Im letzten Schritt kann nun aus SAZ und FAZ im einzelnen Knoten die Gesamtpufferzeit (GP) berechnet werden. Das ergibt die Zeitüberschreitung, die zu keiner Verschiebung des Projektendtermins führt.
Vorlagen für die Netzplantechnik zum selber verwenden
Die Berechnung der einzelnen Knoten funktioniert im Team schnell und einfach
3. Vorteile: Wozu dient die Netzplantechnik?
Ein großer Vorteil der Netzplantechnik ist die Visualisierung der Abläufe – auf einen Blick wird klar, welcher Vorgang zu welchem Zeitpunkt stattfindet und bei welchen Aufgaben es auf keinen Fall zu Verspätungen kommen darf. Das Diagramm bildet Prozesse und Meilensteine im Projekt ab, die sowohl für die Projektbeteiligten als auch das Management und die Geschäftsführung wichtig sind.
Die Besonderheit: Es lässt sich früh erkennen, bei welchen Prozessen es zu zeitlichen Verzögerungen kommen kann, die letztendlich zu Schwierigkeiten beim zeitlichen Abschluss des Projekts führen können.
Sicherheit noch vor dem Projektbeginn schaffen
Um eine gewisse Sicherheit zu schaffen, können Pufferzeiten bei kritischen Prozessen in der Projektplanung integriert werden. Damit wird schon im Vorfeld agiert und nicht – wenn es häufig schon zu spät ist – nur noch reagiert.
In der Netzplantechnik hat das Team die Möglichkeit, gemeinsam Termine festzulegen und zu koordinieren. Abwesenheiten von Projektbeteiligten werden noch vor Projektstart mit berechnet, sodass z. B. ein Urlaub im Nachhinein nicht zu Problemen führt.
Die Netzplantechnik beantwortet also Fragen wie:
- Wo sollten Pufferzeiten eingelegt werden?
- Wie viel Zeit benötigen die einzelnen Prozesse?
- An welcher Stelle sollte Verzögerungen vermieden werden, sodass der Endtermin erreicht werden kann?
- Was ist der früheste/ späteste Start- und Endzeitpunkt einer Aufgabe?
- Welche Aufgaben müssen abgeschlossen sein, um mit den nächsten zu starten?
- Wo sind Abhängigkeiten?
Und wo liegen die Herausforderungen?
Eine Herausforderung ist der hohe Aufwand, der für die Erstellung benötigt wird, da jeder Schritt einzeln beleuchtet werden muss. Änderungen und Anpassungen des Netzplans im Nachhinein können zusätzliche Arbeit verursachen. Deswegen ist gerade in komplexen Projekten die Umsetzung mit einer zusätzlichen Projektmanagement-Software – neben dem separat geführten Netzplan – sinnvoll.
In der Netzplantechnik können gemeinsame Termine der Projektbeteiligten besonders leicht geplant werden
4. Den kritischen Pfad ermitteln
Der kritische Pfad entsteht im fertigen Netzplan: Vorgänge, bei denen es zu keiner zeitlichen Verzögerung kommen darf, – also bei denen die Gesamtpufferzeit gleich Null ist – werden verbunden.
Der kritische Pfad – hier in rot – zeigt die Vorgänge ohne Pufferzeit
Es entsteht also ein „kritischer Weg“, der sich wie ein „roter Faden“ durch den Netzplan zieht und signalisiert „Achtung! Hier können Verzögerungen Probleme verursachen“.
Hier noch eine kurze Definition zum kritischen Pfad
„Der Kritische Weg ist der Weg von Anfang bis zum Ende des Netzplans, auf dem die Summe aller Pufferzeiten minimal wird. Ereignisse oder Vorgänge, die auf dem Kritischen Weg liegen, erhalten ebenfalls die Bezeichnung “kritisch“.” — Projektmagazin
Man könnte also sagen, dass der kritische Pfad das Ziel des Netzplans ist. Klar, zum einen wird eine Übersicht über das gesamte Projekt erstellt, aber zum anderen erhält man auch eine Auflistung der Aufgaben, bei denen Verzögerungen besonders riskant sind. Denn schließlich wird die Netzplantechnik genau dafür eingesetzt, um mögliche Puffer zu überblicken.
Praxisbeispiel: Planung einer Firmenfeier
Ein praktisches Beispiel für die Netzplantechnik ist die Planung einer Firmenfeier. Hier müssen sowohl die vorherigen als auch die späteren Teilaufgabe berücksichtigt werden.
| Aufgabe | Dauer (Tage) | Vorgänger | Nachfolger |
| Datum festlegen | 1 Tag | – | Ort buchen & Einladung verschicken |
| Ort buchen | 2 Tage | Datum festlegen | Catering organisieren |
| Catering organisieren | 3 Tage | Ort buchen | Event-Dekoration planen |
| Einladung verschicken | 1 Tag | Datum festlegen | Event durchführen |
| Event-Dekoration planen | 2 Tage | Catering organisieren | Event durchführen |
| Event durchführen | 1 Tag | Einladung verschicken & Event-Dekoration planen | – |
5. Fazit: Nur der Netzplan ermittelt Pufferzeiten
Mit der Netzplantechnik werden also Kapazitäten, Strukturen und Zeiten überblickt. Der Netzplan ist dabei ein hilfreiches Werkzeug, um die gesamte Dauer eines Projekts besser planen zu können. Außerdem werden Zusammenhänge und Abhängigkeiten vom Anfang bis zum Ende eingesehen. Der kritische Pfad zeigt Ressourcenengpässe sowie gefährdete Endtermine auf.
Mit einem PM-Tool wird der kritische Pfad ganz automatisch mit Erstellen des Projekts angelegt, eine Vorlage brauchst Du also nicht. Im Tool ist der Pfad im Gantt-Diagramm wiederzufinden. Dort werden Abhängigkeiten ebenfalls durch Pfeile markiert, die bei einer zeitlichen Verschiebung von der Software angepasst werden. Um allerdings die Pufferzeiten zu ermitteln und im Überblick zu halten, ist der Netzplan trotz Collaboration Tool unumgänglich.
