Prioritäten setzen: Methoden & Tipps

Was hat Priorität?

“Womit beginne ich heute?” Eine Frage, die sich viele Menschen jeden Morgen stellen. Im Alltag, aber auch im Privaten müssen wir immer wieder entscheiden, welche Aufgabe oder welches ToDo wir als Erstes erledigen. Dabei geht es um eines: Prioritäten setzen.

Doch wie entscheidet man, was wichtig ist und wie werden Prioritäten gesetzt? In diesem Artikel geben wir Dir hilfreiche Tipps und Methoden an die Hand.

• Was bedeutet es, Prioritäten zu setzen?
• Was sind die Vorteile von Prioritäten?
• Mit diesen Methoden die richtigen Prioritäten setzen
• Tipps & mögliche Fehler
• Fazit: Easy priorisieren mit der richtigen Methode

Was bedeutet es, Prioritäten zu setzen?

Priorität bedeutet laut dem Digitalen Wörterbuch der deutschen Sprache Vorrang oder auch Rangfolge. Es geht also um eine hierarchische Rangfolge, die Dinge nach ihrer Wichtigkeit sortiert.

Beim Prioritäten setzen ist das Ziel also, sich einen Überblick zu verschaffen und anschließend zu entscheiden, welche Aufgaben, ToDos etc. besonders dringlich und wichtig sind und diese dann zu priorisieren.

Prioritäten setzen: Beispiele
Im Beruf und im Privatleben schätzen wir verschiedene Dinge als wichtig ein. Diese können sich jedoch auch im Laufe unseres Lebens ändern. Eine Studie fand heraus, dass viele junge Menschen nach Erfolg streben, für Ältere rücken die Gesundheit und die Erhaltung von bereits erreichten Erfolgen stärker in den Vordergrund.

Prioritäten setzen organisiert den Arbeitstag

Warum fällt es uns so schwer, Prioritäten zu setzen?

Hinter der Entscheidung, ob etwas Priorität hat, steckt auch immer ein Werturteil. Du musst entscheiden, was anderen Dingen vorgezogen wird. Viele Personen sind sich unsicher, ob sie die richtige Entscheidung treffen und was bei einer Fehlentscheidung passiert. Verantwortung für mögliche Fehler zu übernehmen kann auch Unsicherheit bereiten.

Ein weiteres Problem beim Priorisieren ist die Unterscheidung zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit. Synonyme für Dringlichkeit sind beispielsweise Eiligkeit, Notwendigkeit oder Unaufschiebbarkeit, es geht also eher um Dinge, die zeitlich an eine Deadline, einen Termin etc. gebunden sind.

Weitere Wörter für Wichtigkeit sind Bedeutung, Belang, Geltung. Diese beziehen sich eher auf Dinge, die nötig sind, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.

Was sind die Vorteile von Prioritäten?

Eine Reihenfolge in Deine täglichen ToDos zu bringen und Prioritäten setzen hat viele Vorteile für Dich und Deinen (Arbeits-)alltag.

• Effizienz: Wenn Du schon morgens Deine Aufgaben priorisierst, kannst Du diese wesentlich schneller bearbeiten. So kannst Du Deine Ressourcen, also z.B. Zeit und Arbeitskraft richtig nutzen und Dein Zeitmanagement verbessert sich.
• Reduzierter Stress: Prioritäten setzen hilft Dir dabei, Deinen Zeitrahmen einzuhalten. Zudem musst Du nicht nach jeder neuen Aufgaben überlegen, was als nächstes ansteht. Dies trägt zu einer enormen Entlastung bei.
• Ordnung & Struktur: Eine Reihenfolge Deiner Aufgaben bringt Struktur in Deinen Alltag. Viele Aufgaben werden sich wahrscheinlich wiederholen, diese kannst Du nutzen, um eine Routine zu entwickeln. Das kann auch dabei helfen Prokrastination zu vermeiden. Zudem ist immer klar, was als nächstes ansteht und kannst so Deinen Tag besser planen.
• Zufriedenheit: Die wichtigsten Aufgaben sind erledigt, alle Fristen werden eingehalten und der Feierabend wird pünktlich eingeläutet – was könnte es besseres geben? All die oben genannten Punkte tragen dazu bei, Deine Ziele zu erreichen, was sich wiederum positiv auf die Zufriedenheit auswirkt.

Aufgaben müssen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert werden

Mit diesen Methoden die richtigen Prioritäten setzen

Da es vielen Leuten Schwierigkeiten bereitet Prioritäten zu setzen, wurden im Laufe der Jahre verschiedene Methoden entwickelt, die dabei helfen, Prioritätensetzung zu lernen. Das bedeutet aber vor allem: Selbstmanagement. Ein paar der Methoden stellen wir Dir nun vor, vielleicht ist auch die Passende für Dich dabei.

ABC-Methode

Mit Hilfe der ABC-Methode kannst Du Deine ToDos einteilen und einem bestimmten Zeitfenster zuweisen. Dafür sortierst Du alle Aufgaben in drei Kategorien ein: A (wichtig und dringend), B (relativ wichtig), C (nicht wichtig oder Routinetätigkeiten).

Anschließend teilst Du Deine zur Verfügung stehende Zeit folgendermaßen ein:

A-Aufgaben: 60% der Zeit
B-Aufgaben: 25% der Zeit
C-Aufgaben: 15% der Zeit

Eisenhower-Matrix

Das Eisenhower-Prinzip ist ebenfalls eine beliebte Methode fürs Zeitmanagement, dabei werden Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit geordnet. Visuell werden 4 Kategorien als Quadranten dargestellt. Auf der horizontalen Ebene befinden sich hierbei der Faktor Dringlichkeit, auf der vertikalen Achse der Faktor Wichtigkeit. Deine Aufgaben sortierst Du anschließend in eine der vier Kategorien ein:

• A: Dringend & wichtig, z.B. Aufgaben mit Deadline

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• B: Wichtig, aber weniger dringend, z.B. Aufgaben ohne Termin oder Deadline
• C: Dringend, aber weniger wichtig, z.B. Aufgabe mit Zeitvorgabe, die delegiert werden kann
• D: Nicht dringend und nicht wichtig, z.B. Routineaufgaben

Nachdem Du alle Deine ToDos gesammelt hast, beispielsweise auf einer Liste oder in einem Bullet Journal, kannst Du sie anschließend einordnen. Dabei solltest Du aufpassen, dass nicht zu viele Aufgaben in einer Kategorie landen. Anschließend startest Du mit A-Aufgaben, dann mit B-Aufgaben und so weiter. D-Aufgaben kannst Du delegieren, um Zeit zu sparen.

Die Eisenhower-Matrix

Ivy-Lee-Methode

Diese Methode steigert die Produktivität bei minimalem Aufwand – klingt gut, oder? Die Vorbereitung ist sehr einfach gehalten. Du startest mit einer ToDo-Liste, entweder digital oder auf Papier. Hier listest Du Deine wichtigsten Aufgaben auf. Der Erfinder schlägt 6 Aufgaben vor, Du kannst dies aber je nach Ressourcen weniger oder mehr Aufgaben aufschreiben.

Danach kannst Du mit der Zuweisung der Prioritäten beginnen. Dafür kannst Du entweder eine Nummer vergeben oder (in der digitalen Version) die Listenpunkte direkt in die richtige Reihenfolge bringen. Anschließend beginnst Du mit der Aufgabe, die Du ganz oben auf der Liste findest, also besonders dringend ist. Dabei konzentrierst Du Dich voll und ganz auf diese Aufgabe, bis sie erledigt ist.

Bevor Du nun aber zur nächsten Aufgabe übergehst, checkst Du vorher noch einmal Deine Prioritäten: Hat sich etwas geändert? Ist eine neue Aufgabe hinzugekommen? So gehst Du weiter vor. Am Abend hast Du im besten Fall alle wichtigen Aufgaben erledigt und kannst mit einer komplett neuen Liste starten. Sind einige Aufgaben noch übrig geblieben, kannst Du diese auf die Prioritätenliste für den nächsten Tag setzen.

Projektmanagement-Software

Zugegebenermaßen, der Einsatz einer Projektmanagement-Software ist nicht direkt eine Methode, dennoch helfen Dir auch digitale Tools bei der Priorisierung – und das ganz automatisch.

Ein Tool wie z.B. factro sortiert für Dich Deine Aufgaben der Dringlichkeit nach. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass die Aufgaben mit den entsprechenden Details versehen sind. In factro ist das ganz einfach: In den Aufgabendetails kannst Du nach Erstellung der Aufgabe einen Zeitraum und eine Priorität festlegen. Im Kanban Board werden die Aufgaben dann danach sortiert. Sobald eine Aufgabe kritisch wird, siehst Du einen gelben Blitz an der Aufgabenkarte, bei bereits überschrittenen Aufgaben wird der Blitz rot. Durch die deutliche Darstellung, verlierst Du diese nicht aus den Augen.

Die Deadline-Ampel zeigt Dir alle kritischen Aufgaben an

Ein weiteres hilfreiches Feature ist die ToDo-Liste. Dies kannst Du auch gut für andere Methoden nutzen. Deine Aufgaben kannst Du einfach per Drag & Drop hinzufügen oder als neue Notizpunkte anlegen. Innerhalb der Liste kannst Du die Punkte dann ganz einfach in Deine eigene Reihenfolge bringen.

10-10-10-Methode

Die 10-10-10-Methode soll Dir dabei helfen, leichter Entscheidungen zu treffen und dafür verschiedene Blickwinkel einzunehmen. Sie hilft Dir dabei, mögliche Nachwirkungen abzuwägen.

Dafür stellst Du Dir drei Fragen:

• Welche Auswirkungen/Konsequenzen hat meine Entscheidung in 10 Minuten?
• Welche Auswirkungen/Konsequenzen hat meine Entscheidung in 10 Monaten?
• Welche Auswirkungen/Konsequenzen hat meine Entscheidung in 10 Jahren?

Du solltest Dir genug Zeit nehmen, um diese Fragen zu beantworten. Auch wenn Du sie natürlich nicht mit einer 100%-igen Gewissheit beantworten kannst, kann es Dir dabei helfen, Entscheidungen zu fällen. Vielleicht merkst Du dann, dass die Auswirkungen gar nicht so schlimm sind, vielleicht aber auch, dass diese Entscheidung Dich nicht zu Deinem Ziel führt.

Pomodoro-Methode

Selbstorganisation, Zeitmanagement und fokussiertes Arbeiten – das sind die Ziele der Pomodoro-Methode. Auch hier bereitest Du Dich mit der klassischen ToDo-Liste vor:

Zuerst notierst Du alle Aufgaben, die Du an diesem Tag erledigen musst bzw. geplant sind und ordnest sie nach Priorität. Größere Aufgaben sollten in kleinere Einzelschritte geteilt werden, kleinere Aufgaben können zusammengefasst werden. Denn anschließend sollen diese Aufgaben auf Einheiten, die sogenannten Pomodori-Einheiten, aufgeteilt werden.

Eine Einheit dauert 25 Minuten. Für diese Zeit stellst Du Dir einen Timer und fängst mit der ersten Aufgabe auf der Liste an. Du musst dabei nicht auf die Uhr schauen und kannst Dich voll und ganz auf die Aufgabe konzentrieren. Nach dieser Zeit wird typischerweise eine 5-minütige Pause gemacht. Danach folgt die nächste Einheit. Dies wiederholst Du viermal, anschließend folgt eine längere Pause.

SMART-Methode

Prioritäten sind aber nicht nut Teil des Tagesgeschäfts, sondern auch wichtig für langfristige Ziele. Damit diese aber erreichbar sind, ist es wichtig, dass sie klar formuliert sind. Dabei hilft Dir die SMART-Methode. SMART steht dabei für

• Spezifisch: Konkret, klar und eindeutig formuliert
• Messbar: Kann an gewissen Kriterien gemessen werden
• Akzeptiert: Die Mitarbeitenden müssen verstehen, warum das Ziel bedeutend ist
• Realistisch: Für die Messbarkeit und Akzeptanz sollte das Ziel realistisch und einhaltbar sein
• Terminiert: Ein konkretet Zeitraum mit genügend Puffer sollte bei der Planung festgelegt werden

ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode ist eher eine gehört zwar eher in die Sparte Zeit- und Aufgabenmanagement, aber unterstützt Dich trotzdem dabei, einen Überblick über alle ToDos zu haben und diese in eine logische Reihenfolge zu bringen. ALPEN bezieht sich dabei nicht auf das Gebirge, sondern bedeutet:

• A – Aufgaben aufschreiben: Alle anstehenden ToDos werden sich zu Beginn notiert
• L – Länge einschätzen: Danach schätzt Du die Dauer der Aufgaben ein
• P – Pufferzeiten einplanen: Damit kein Druck entstehen müssen Pufferzeiten eingeplant werden
• E – Entscheidungen priorisieren: Nun müssen die Aufgaben priorisiert werden, dafür kannst Du eine der anderen Techniken nutzen
• N – Nachkontrolle: Am Ende des Tages ziehst Du dann eine Bilanz und checkst, wie viel Du von der Liste erreicht hast und ob die einkalkulierte Zeit ausgereicht hat.

Mögliche Fehler & praktische Tipps

Trotz dieser Methoden kann es passieren, dass Prioritäten nicht eingehalten werden. Dies sind die häufigsten Probleme:

Einer der häufigsten Fehler ist es, überhaupt keine Prioritäten zu setzen. Auch wenn es Zeit in Anspruch nimmt, sinnvoll ist es dennoch – und kostet Dich wahrscheinlich weniger Zeit als der Stress bei einer überschrittenen Deadline. Damit Prioritäten aber auch etwas bringen, müssen sie eingehalten werden. Die ganze Vorbereitung bringt wenig, wenn dann das Potential nicht genutzt wird. Um Prioritäten einzuhalten, müssen sie klar formuliert sein. Nur dann weißt Du, was Du zu tun hast und was von Dir geleistet werden soll.

Mit Prioritäten kannst Du Dein Zeitmanagement verbessern

Fehler vermeiden: 3 praktische Tipps

Damit Du diese Fehler vermeidest, geben wir Dir hier drei wichtige Tipps mit auf den Weg.

• Stärken und Schwächen: Finde heraus, wo Deine Stärken liegen. Welche Aufgaben machst Du besonders gerne? Was schiebst Du auf? Wenn Du diese Fragen beantworten kannst, verstehst Du auch, wie Du Deine Stärken für Dich nutzen und Schwächen verbessern kannst und wie Du Deine Tag am besten gestaltest.
• Zeitmanagement: Auch wie Du Deine Aufgaben über den Tag verteilst, ist ausschlaggebend für Deine Produktivität. Wenn Du verstehst, wann Deine Hoch- und Tiefphasen sind, weißt Du, wann Du effizient arbeiten kannst. Das führt dazu, dass Du es besser schaffst, Deine ToDos abzuarbeiten.
• Fokus behalten: Das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren, ist besonders wichtig. Mache Dir immer wieder bewusst, warum Du etwas tust und ob Du damit Deine Ziele erreichst. Dabei kann es helfen, z.B. das Aufgabenziel zu notieren. So ist es immer präsent und wird zugleich transparent kommuniziert.

Fazit: Easy Priorisieren mit der richtigen Methode

Bei einem vollen Schreibtisch ist es nicht einfach, den Überblick zu wahren und zu entscheiden, was gerade wirklich wichtig ist. Prioritäten setzen hilft Dir dabei, eine Ordnung in das Chaos zu bringen. Egal ob mit der ABC-Methode, RACI-Matrix oder der Eisenhower-Matrix – viele Verfahrensweisen stehen Dir zur Verfügung und unterstützen Dich dabei, eine Rangfolge zu entwickeln und Deine Ziele zu erreichen.

Achte darauf, dass Du die typischsten Fehler vermeidest und nutze Deine Stärken, um Deine (Arbeits-)Tag effizienter zu gestalten.