Grenzen ziehen, Ziele erreichen
Kennst Du das Gefühl, wenn ein Projekt plötzlich völlig aus dem Ruder läuft? Deadlines werden gerissen, das Budget sprengt alle Rahmen und irgendwie weiß niemand mehr so genau, was eigentlich Priorität hat? Immer wieder geraten Projekte in zeitliche Verzögerungen, weil Änderungen vorgenommen werden – entweder bewusst, weil es vermeintlich noch passt oder weil die Anforderungen zu Beginn nicht klar waren. Genau hier kommt der Projekt Scope ins Spiel – oder besser gesagt: Hier zeigt sich, was passiert, wenn er fehlt.
Damit Dein Projekt nicht zum Fass ohne Boden wird
Der Projekt Scope definiert von Anfang an klar, was im Projekt enthalten ist – und was nicht. Stell Dir vor, Du baust ein Haus. Der Scope legt fest, wie viele Zimmer es haben soll, ob es einen Garten gibt und ob eine Garage dazugehört. Ohne diese klare Definition könnte es sein, dass Du plötzlich mit einem Pool überrascht wirst – der weder geplant noch bezahlt wurde.
In diesem Artikel schauen wir uns an, wie Du den Projekt Scope definierst, warum er Dein bester Freund in der Projektplanung ist und wie Du mit dem richtigen Tool alles im Überblick behältst.
- Was ist ein Projekt Scope?
- So wird ein Projekt Scope erstellt
- So setzt du den Projekt Scope mit einer Projektmanagement-Software um
- Fazit: Scope-Management meistern
Ein Projektplanung umfasst Kosten, Zeit etc.
Was ist ein Projekt Scope?
Mit dem Projekt Scope (engl. Project Scope) – auch Projektumfang oder Leistungsumfang – bezeichnet im Projektmanagement, welche Ziele, Fristen und Ergebnisse ein Projekt umfassen soll. Er dient als klare Abgrenzung, um den Fokus auf die wesentlichen Aufgaben zu lenken und Missverständnisse zu vermeiden. Der Scope legt fest, welche Anforderungen erfüllt werden müssen, welche Ressourcen benötigt werden und welche Einschränkungen es gibt.
Damit ist der Projekt Scope eine Art Leitfaden, die sicherstellt, dass alle Beteiligten dieselben Erwartungen an das Projekt haben und es effizient umgesetzt werden kann. Also ein maßgebliches Instrument für die Projektplanung und -umsetzung.
Was passiert, wenn der Projekt Scope nicht eingehalten wird?
Das Ziel bei der Erstellung eines Projekt Scopes ist die Vermeidung von Verzögerungen, Budgetüberschreitungen oder anderen Projektrisiken. Auch ein Scope Creep, also ein langsam wachsender Leistungsumfang durch Änderungen, soll so verhindert werden.
Denn: Werden zu viele Änderungen am Projekt vorgenommen, führt das zu immer mehr Workload, der das Projekt ins Wanken bringt und in eine andere Richtung lenkt.
So wird ein Projekt Scope erstellt
Ein Projekt Scope wird am besten mit allen Projektbeteiligten erstellt. Durch das Einbeziehen von mehr als einer Perspektive wird ein realistisches Bild des Projekts erstellt. Festgehalten werden diese Infos in einem Scope Dokument, was ein eigenständiges Dokument sein kann, oder alle relevanten Daten werden direkt in den Projektplan integriert. Egal für welche Variante Du Dich entscheidest, der Vorgang sollte jedoch standardisiert sein. So gehst Du dabei vor:
- Bedarfsanalyse erstellen: Dafür sprichst Du mit Stakeholdern, um die genauen Anforderungen und Wünsche an das Projekt zu identifizieren. Auch was nicht zum Projekt gehört, sollte besprochen werden.
- Anforderungen erfassen: Bei diesem Schritt geht es um eine genaue Beschreibung, die die Bedürfnisse aller Projektbeteiligten, also auch Deinem Team, umfasst.
- Inhalt und Umfang beschreiben: Auf Grundlage dieser Informationen stellst Du eine detaillierte Inhalts- und Umfangsbeschreibung auf. Achte dabei auch auf Deine Ressourcen!
- Projektstrukturbaum anfertigen: Mit einem Projektstrukturplan kannst Du nun Dein Projekt visuell darstellen, organisieren und hast damit einen konkreten Projektplan.
- Projekt Scope Review: Alle Beteiligten sollten im letzten Schritt die Vollständigkeit überprüfen und die Leistungen abnehmen.
- Änderungsmanagement steuern: Tauchen Veränderungen und neue Ideen im laufenden Projekt auf, sollte genau geprüft werden, wie und ob diese umgesetzt werden können. Dabei sollte das magische Dreieck stets im Blick sein.
💡 Wissens-Refresher: Magisches Dreieck
Das magische Dreieck beschreibt die Zusammenhänge von Kosten, Zeit und Leistung: Gerät dabei einer der Faktoren aus dem Gleichgewicht, verschieben sie die anderen beiden Ecken des Dreiecks und es entsteht ein Ungleichgewicht. Um dies zu verhindern muss Du darauf achten, dass keiner der drei Faktoren erhöht wird oder für einen Ausgleich sorgen. Das bedeutet, wird eine Deadline nicht eingehalten und der Faktor „Zeit“ wird mehr, erhöhen sich gleichzeitig auch die Kosten.
In dem Projekt Scope sollten zudem
- Meilensteine,
- Projektziele (am besten nach der SMART-Formel),
- das “Warum”,
- Einschränkungen,
- personelle Ressourcen
und die Zeitplanung festgehalten werden.
Warum ist eine Projektumfangsbeschreibung wichtig?
Doch wofür der ganze Aufwand? Neben den klassischen Projektrisiken gibt es noch weitere Vorteile, die der Projekt Scope mit sich bringt. Durch die Zielsetzung wird ein klares Bild geschaffen und das Verständnis für das Projekt gefördert.
Dadurch das Entscheidungen am Projekt Scope ausgerichtet werden, wird ein Scope Creep möglichst vermieden und das Projekt bleibt meist beim ursprünglichen Plan. Das wiederum gibt Dir eine bessere Kontrolle über Zeit und Kosten.
Der enge Austausch mit den Stakeholdern gewährleistet zudem, dass alle Wünsche und Bedürfnisse erfüllt werden und die Ergebnisse den Anforderungen entsprechen.
So setzt du den Projekt Scope mit einer Projektmanagement-Software um
Eine Projektmanagement-Software kann dir enorm dabei helfen, den Projekt Scope nicht nur zu definieren, sondern auch übersichtlich zu dokumentieren und effektiv zu managen. Sie sorgt dafür, dass alle Beteiligten jederzeit den Überblick behalten und Änderungen unkompliziert eingearbeitet werden können.
Mit dem Einsatz einer Projektmanagement-Software, kannst Du nicht nur zentrale Daten speichern, sondern auch gleichzeitig Deine Projekte überwachen und steuern – alles in einem Rutsch.
Informationen greifbar machen
Bei einem Projektmanagement-Tool wie factro hast Du die Möglichkeit alle Infos festzuhalten. Wenn Du ein Projekt anlegst, kannst Du in den Projektdetails unter anderem den geplanten Zeitraum, die verantwortliche Person, die Priorität und eine Beschreibung hinzufügen. All diese Daten findest Du natürlich auch in Deinem Projekt Scope, das noch viel umfangreicher ist.
Dieses Dokument kannst Du beispielsweise in der Beschreibung verlinken, in den Kommentaren anheften oder als eigene Ansicht in Form eines Links ergänzen. So kann Dein Team jederzeit darauf zugreifen.
Projektstrukturplan erstellen
Der Projektstrukturplan eignet sich hervorragend, um ein Projekt zu visualisieren und den Umfang zu verdeutlichen. In factro kannst Du den Projektstrukturbaum ganz einfach selbst anlegen. Dabei beginnst Du mit dem Projektkopf, gliederst dann Dein Projekt in einzelne Pakete und ergänzt anschließend die jeweiligen Aufgaben. So baust Du im Handumdrehen selbst umfangreiche Projekte ganz einfach auf.
Projektstrukturbaum in factro
Unkomplizierte Freigaben & Abstimmungen
Neben dem Projektstrukturbaum gibt es noch weitere Ansichten, die Dir helfen Deinen Projektalltag effizient zu gestalten: zum Beispiel das Kanban Board. Mit den vier Spalten „geplant“, aktiv“, review“ und „beendet“ kannst Du jederzeit verfolgen, wie es um eine Aufgabe steht. Brauchst Du eine Rückmeldung von der verantwortlichen Person, schiebst Du die Aufgabe einfach in die „Review“-Spalte verschieben und die andere weiß sofort Bescheid. Das erspart lästige Abstimmung bei jeder Kleinigkeit und gestaltet den Workflow effizienter.
Austausch mit Externen
“Mal eben” den aktuellen Status eines Projekts zu bestimmen, ist nicht so einfach möglich. Immerhin brauchst Du eine Übersicht über das, was erledigt wurde, das, was noch aussteht, und und und. Damit Du nicht jede Info mühsam einzeln erfragen und suchen musst, gibt es in factro den Projektstatusbericht, der automatisch aktualisiert wird und Dir einen ersten Überblick über den Stand Deines Projekts verschafft.
Der Statusbericht zeigt Dir, welche Zwischenziele erreicht sind, welche Aufgaben zeitverzögert sind und wie der allgemeine Fortschritt aussieht. So bist Du immer auf dem Laufenden.
Der Statusbericht ist immer auf dem neuesten Stand
Projektverzögerung erkennen
Um Deinen Zeitplan im Blick zu behalten gibt es mehrere Möglichkeiten: Zum einen erkennst Du in dem Gantt Diagramm genau, wo Ihr gerade steht und ob die festgelegten Meilensteine bisher erreicht wurden. Hierbei kannst Du auch Zusammenhänge sehen und erkennen, wo es nicht voran geht.
In factro kannst Du zusätzlich eine “Störer-Ansicht” aktivieren, die alle Aufgaben angezeigt, die entweder bereits zeitkritisch sind, also eine Deadline wahrscheinlich nicht einhalten, oder die Aufgaben, die bereits ihre festgesetzte Frist überschritten haben.
Beispiel: Eine E-Mail soll am nächsten Tag verschickt werden, allerdings ist noch nicht der erste Entwurf erstellt. Insgesamt sind für die Aufgabe, inklusive Feedback und Anpassungen circa 5 Stunden eingeplant. Da die verantwortliche Person aber auch noch andere Aufgaben auf ihrem Schreibtisch hat, ist es unwahrscheinlich, dass die Aufgabe noch fristgerecht erledigt werden kann, wenn sie nicht priorisiert wird. Sie wird daher mit einem gelben Blitz versehen, der anzeigt, dass diese Aufgabe zeitkritisch ist.
Ressourcen richtig einsetzen
Damit Du stets einen Überblick über die Ressourcen behältst, ist eine Auslastungsübersicht ein praktisches Werkzeug. In dieser Ansicht wird Dir angezeigt, wie eingespannt Dein Team ist. Lastspitzen werden dabei in rot markiert. Stellst Du fest, dass eines Deiner Teammitglieder überlastet ist, kannst Du eingreifen und Aufgaben umverteilen.
Zudem kannst Du auch schon vor Projektbeginn die Ressourcen einsehen und so genauer planen. Zugrunde der Auslastungsübersicht liegt zwar die klassische 40h Stunden Woche, jedoch können auch individuelle zeitliche Regelungen abgebildet werden. So kannst Du Deine Ressourcen managen.
Fazit: Scope-Management mit dem richtigen Tool meistern
Ein klar definierter Projekt Scope ist das Fundament für ein erfolgreiches Projekt. Er schafft eine gemeinsame und Grundlage für alle Beteiligten, verdeutlicht die Anforderungen und hilft, Ressourcen effizient einzusetzen. Zudem verringert ein Projekt Scope die Projektrisiken wie Zeitverzögerungen oder einen Scope Creep.
Gleichzeitig wird dafür gesorgt, dass ein kontrolliertes Änderungsmanagement entsteht und Projekte auf einer klaren Linie bleiben. Daher lohnt sich die Investition in eine sorgfältige Projektplanung, um nachhaltigen Projekterfolg zu erzielen.
Mit einer Projektmanagement-Software wird der Projekt Scope nicht nur klar definiert, sondern auch lebendig gemanagt. Alles, von der ersten Idee bis zur finalen Umsetzung, ist an einem Ort gebündelt und für alle Beteiligten transparent. So bleibt dein Projekt auf Kurs, und du kannst dich voll auf die Umsetzung konzentrieren – ohne ständig den Überblick zu verlieren.
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