Projekte, Kennzahlen & Leistungen prüfen
Für Erfolg im Projektmanagement bedarf es präziser Planung, aber auch einer konsequenten Prüfung, ob alles wie geplant funktioniert. Ein wichtiger Teil dieser Tätigkeiten fällt in den Bereich Projektcontrolling. Dabei ist das Themenfeld, das davon abgedeckt wird, wesentlich umfangreicher als die reine Betrachtung von Kennzahlen. Doch was genau ist Projektcontrolling und was gehört noch dazu?
- Was bedeutet Projektcontrolling?
- Was sind die Aufgaben des Projektcontrollings?
- Voraussetzungen für Projektcontrolling
- Projektcontrolling-Methoden & Beispiele
- Projektcontrolling Software
1. Was bedeutet Projektcontrolling?
Definition Projektcontrolling:
„Das Projektcontrolling beschreibt alle Tätigkeiten, die notwendig sind, um ein Projekt über seine gesamte Laufzeit hinweg zu steuern. Es umfasst die konkrete Projektkalkulation, Terminierung sowie Kommunikation und Finanzierung von Projekten im Unternehmen.“ – REFA Lexikon
Projektcontrolling ist ein Teilbereich des Projektmanagements. Im PMBOK Guide fallen die Tätigkeiten in den Bereich „Monitoring and Controlling“.
Gemäß DIN 69901 ist das Ziel die „Sicherung des Erreichens aller Projektziele“. Die Norm erklärt das Projektcontrolling als Regelkreis. Der Kreislauf ergibt sich aus den Aufgaben des Projektcontrollings und dem konstanten Abgleich, beginnend bei der Zielformulierung bis zum Abschluss. Dabei folgt das Controlling i.d.R. den Projektmanagement-Phasen.
2. Was sind die Aufgaben des Projektcontrollings?
Zusammengefasst sind die Aufgaben des Projektcontrollings:
- Planung im Hinblick auf Leistungen, Kosten und Termine begleiten
- Einordnung der Projekte in restliche unternehmerische Aktivitäten
- Überwachen und steuern anhand regelmäßiger Prüfungen von Fortschritts und Qualität
- Koordination und Umsetzung von Gegenmaßnahmen bei Abweichungen
Die Bearbeitung dieser Aufgaben stellt auch sicher, dass stets eine aktuelle und faktenbasierte Grundlage für die Kommunikation mit Stakeholdern, Auftraggebern aber auch dem Projektleiter und allen Kollegen gegeben ist.
Wer ist für Projektcontrolling zuständig?
Je nach Größe des Projekts, des Unternehmens und des Auftraggebers unterstützt ein eigenes Projektcontrolling den Projektcontroller und sein Team. Ein oder mehrere Controller analysieren den Fortschritt und koordinieren Gegenmaßnahmen, damit sich das Projektmanagement komplett auf den Abschluss der Aufgaben konzentrieren kann.
In kleineren Projekten oder bei geringer Anzahl an Beteiligter kann es auch vorkommen, dass sich der Projektmanager um das Controlling kümmert. Die Aufgaben haben daher auch viele Überschneidungen, mit dem Ziel, Projekte erfolgreich abzuschließen.
Welche Einflussfaktoren gibt es im Projektcontrolling?
Da sich das Controlling im Projektmanagement primär mit der Zielerreichung beschäftigt, sind insbesondere operative Parameter die hauptsächlichen Einflussfaktoren. Dazu zählen:
- Leistungsfortschritt: Werden die Aufgaben planmäßig erledigt?
- Meilensteine: Werden alle Meilensteine rechtzeitig erreicht?
- Termine: Gibt es Verzug bei der Bearbeitung des Projekts?
- Kosten: Reicht das eingeplante und verfügbare Budget aus?
3. Voraussetzungen für Projektcontrolling
Damit das Projektcontrolling erfolgreich ist, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Besonders wichtig ist das Thema Transparenz. Entscheidend ist es bereits beim großen Ganzen, dem eigentlichen Ziel: Die Formulierung sollte gemäß SMART-Formel nachvollziehbar sein. Dies ermöglicht Klarheit für die Zeitplanung, die wahrscheinliche Ressourcenauslastung und die gewünschten Resultate.
Vorbereitung, Planung und Projektkalkulation
Da das Projektcontrolling Erfolg, Fortschritt und Qualität von Projekten messen und sicherstellen soll, müssen diese gründlich vorbereitet, geplant und kalkuliert sein. Dazu gehört u.a.:
- die Verteilung der Aufgaben an ausreichend Beteiligte
- die Terminierung inklusive Meilensteinen und Zeitpuffer
- Klarheit über die Kosten und Verteilung des verfügbaren Budgets
Sind diese Schritte der grundsätzlichen Planung erfolgt, kann das Controlling im Projektmanagement mit mehr Detailtiefe laufend den Fortschritt bewerten.
Kennzahlen erfassen, prüfen und anpassen
Weiterhin gehören dazu nachvollziehbare Kennzahlen (KPIs), deren Erfassung sowie eine offene Fehlerkultur im Unternehmen zum Projektcontrolling. Dadurch bleibt Raum dafür, als Ziel genannte Kennzahlen bei Bedarf anzupassen und somit Versäumnisse rechtzeitig angehen zu können.
Regelmäßige Checks durchführen
Damit das Projektcontrolling aussagekräftige Messungen und Analysen anfertigen kann, ist eine regelmäßige Prüfung aller wichtiger Parameter und KPIs nötig. Dazu gehört u.a. eine konstante Prüfung, etwa wie ein Soll-/Ist-Vergleich, von Daten wie erbrachten Leistungen, erledigten Aufgaben und Teilprojekten oder zeitlichen Fortschritt.
4. Projektcontrolling-Methoden & Beispiele
Auch im Projektcontrolling gibt es konkrete Verfahren und Methoden. Welche Maßnahmen für das eigene Projekt am besten geeignet ist, hängt von vielen Faktoren ab, wie z.B.:
- Umfang und Wichtigkeit des Projekts
- Größe des Unternehmens
- Größe des Projektteams
- relevante Kennzahlen und Messwerte
Im Folgenden zeigen wir Dir einige Beispiele.
Projektstrukturplan
Die Basis für alle Pläne und daraus folgende Erfolgsmessungen ist eine gute Projektplanung. Dazu wird i.d.R. der Projektstrukturplan (PSP) verwendet. Mit dem PSP wird das Projekt in seiner zugrundeliegenden Struktur detailliert ausgearbeitet. Das Projekt wird dabei in Teilprojekte mit darunter liegenden Arbeitspaketen (Aufgaben) aufgeteilt. Ein großer Vorteil bei der Rückwärtsterminierung.
Durch den PSP entsteht eine logische Verknüpfung zwischen den einzelnen Elementen, z.B. nach einer bestimmten Projektphase oder inhaltlichen Zuordnung. Der PSP ermöglicht eine Priorisierung, Ressourcenaufteilung und eine passende Zeitplanung mit weiterführenden Methoden.
Projektstrukturpläne zeigen ein Projekt als „Big Picture“
Earned Value Analysis
Ein vor allem in den USA beliebtes Modell im Projektcontrolling ist die Earned Value Analysis (EVA). Mit dieser Analyse soll der Fortschritt bis zum endgültigen Wert des Ergebnisses überprüft und beurteilt werden. Die grundlegenden KPIs sind der Planwert, die Ist-Kosten und – besonders wichtig – der Fertigstellungswert (Earned Value).
Die Vorteile der EVA liegen in der objektiven Gegenüberstellung von Deadlines und erbrachten Leistungen. Zudem ermöglicht sie auch die Beurteilung von Kosten und Fertigstellungsterminen, während das Projekt noch läuft. Damit sie überhaupt eingesetzt werden kann, muss das Projekt sehr genau und praktisch komplett geplant sein. Insgesamt erfordert diese Methode viele Kenntnisse im Projektmanagement.
Nutzwertanalyse
Verglichen mit der EVA ist die Nutzwertanalyse (NWA) eine eher subjektive Beurteilung. Die Nutzwertanalyse wird vor allem bei der Wahl zwischen verschiedenen Alternativen eingesetzt, wenn finanzielle oder rein objektive Maßstäbe keine klare Entscheidung ermöglichen. Ziel der NWA ist es, die verschiedenen Alternativen im Hinblick auf die selbst gewählten Präferenzen (z.B. des Auftraggebers) zu beurteilen.
Beispiel: Die Nutzwertanalyse anhand einer neuen Niederlassung
In der NWA werden alle Punkte, die für das Gesamtziel wichtig sind, hierarchisch geordnet und mit einem Wert für das Gesamtziel beurteilt. Anschließend wird die Eignung der Alternativen für diese Kriterien systematisch bewertet, z.B. nach Schulnoten oder auf einer Skala von 1 bis 5. Dann multiplizierst Du die Benotung mit der Gewichtung für das Gesamtziel und ermittelst den Sieger.
Ampelcontrolling
Eine weitere Möglichkeit für die Projektcontrolling, ist das sogenannte Ampelcontrolling (auch Ampelsystem oder Ampel-Methode). Diese Variante ist besonders dank ihrer Deutlichkeit hilfreich: Der Status von Aufgaben wird anhand der drei Ampelfarben Grün, Gelb und Rot bewertet. Somit ist sofort klar, an welchen Stellen im Projekt es kritisch wird.
Ampelcontrolling erlaubt mit Blick auf das Zeitmanagement eine genaue Beurteilung und eignet sich somit besonders bei Projekten mit vielen Deadlines, deren Erreichung stets geprüft und sichergestellt werden soll. Ein weiterer Vorteil dieser Methode ist, dass die Ampelphasen stets aktuell sind und man umgehend auf dem neuesten Stand ist.
Das Ampelsystem in factro
Weitere Methoden
Zusätzlich gibt es auch weitere Methoden, die im Projektcontrolling angewendet werden, wie z.B.:
- Meilensteinplan
- Meilensteintrendanalyse (MTA)
- Risikoanalyse
- Soll-/Ist-Vergleich
5. Projektcontrolling Software
In Zeiten von vielseitiger Projektmanagement-Software findet auch das Multi-Projektcontrolling im Projektmanagement mit geeigneten Tools statt. Du kannst die Planung über den einzigartigen Projektstrukturplan vornehmen und Zeiten inkl. Abhängigkeiten und Meilensteine mit dem Gantt Diagramm einteilen.
Planung, Termine und Leistungen steuern
Im Tool ist ein effektives Ampelcontrolling möglich, in dem kritische Aufgaben in Gelb (kritisch) oder Rot (sehr kritisch) im Bezug auf die Deadline markiert werden. Auch ein Soll-/Ist-Vergleich eignet sich als ideale Zeiterfassung. Du kannst nicht nur einen geplanten und einen geleisteten Aufwand vermerken – das Tool errechnet automatisch den Rest-Aufwand. So kannst Du immer abschätzen, ob die Kapazitäten ausreichen, um die Ziele zu erreichen. So hast Du das Projektbudget immer im Blick.
Das Gantt-Diagramm zeigt Abhängigkeiten zwischen Aufgaben
Mit Vorlagen Standards etablieren und messen
Wenn Du regelmäßig gleiche oder ähnliche Projekte bearbeitest, dann kannst Du diese als Vorlage speichern und jederzeit wiederverwenden. Das etabliert Standards für Deine Arbeit und reduziert den Planungsaufwand.
Zusätzlich ermöglichen Vorlagen, basierend auf Lessons Learned, immer fehlerfreier zu planen. Du kannst Deine Verbesserungen von Projekt zu Projekt messen und so für das Projektcontrolling immer weiter optimieren. Auch das Projektmanagement verbessert sich automatisch mit.
Projektcontrolling: Vielseitiges Erfolgsmittel
Projektcontrolling ist vielschichtig und geht über die reine Überwachung oder Kontrolle eines Projekts hinaus. Durch die Methoden werden Entscheidungen vereinfacht und die Wirtschaftlichkeit sowie die Pünktlichkeit sichergestellt. Ohne eine präzise Planung und umfassende Transparenz ist das aber nicht möglich. Sind diese Rahmenbedingungen jedoch gegeben, profitieren Teams u.a. von:
- Früherkennung von Risiken
- klaren Zielvorgaben
- vereinfachter Kommunikation mit Stakeholdern und Auftraggebern
- transparenter Analyse von Leistung, Kosten und Pünktlichkeit
- Entscheidungshilfen bei mehreren Alternativen
- Erfassen und prüfen der elementaren Kennzahlen
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