So funktioniert erfolgreiche Projektkommunikation

Transparenter Austausch im (agilen) Projektmanagement

Machen wir es kurz: Ein nicht ausreichend kommuniziertes Projekt ist zum Scheitern verurteilt. Zugegeben – vielleicht nicht immer, aber vor allem dann, wenn es sich nicht mehr nur um ein „Ein-Mann-Projekt“ handelt. Sobald ein ganzes Team in einem Projekt involviert ist, führt das zu Chaos, Problemen und zu keiner effizienten Arbeitsweise. Gerade deswegen ist die Projektkommunikation ein zentraler Bestandteil während der gesamten Durchführung eines Projekts.

Unklare Anforderungen durch fehlende Botschaften

Die Kommunikation im Projektmanagement ist also ausschlaggebend für den Projekterfolg. Projektbeteiligte werden dabei nicht nur über Hintergründe informiert, sondern erhalten außerdem notwendige Anforderungen und werden laufend Up-to-date gehalten. Fehlen diese Botschaften bzw. ein Kommunikationsplan, kann es schnell passieren, dass Auftraggeber unzufrieden mit dem Ergebnis sind oder das Projekt einen höheren Zeitaufwand benötigt als notwendig, da mehr Iterationen erforderlich sind.

Also, was beinhaltet Projektkommunikation eigentlich? Vor welche Herausforderungen werden Projektmanager gestellt? Und wie findet ein erfolgreicher Austausch im PM-Tool statt?

1. Projektkommunikation – eine Definition
2. Ziele der Projektkommunikation
3. Kommunikation im Projektmanagement – Grundlagen
4. Projektmanagement-Software als zentraler Ort der Projektkommunikation
5. Fazit: Wie Informationen vermittelt werden ist ein entscheidender Erfolgsfaktor

Die Projektkommunikation liefert laufend Informationen zum Projekt an das Team

1. Projektkommunikation – eine Definition

Bei der Projektkommunikation geht es darum, allen Beteiligten Informationen im Bezug auf das Projekt zur Verfügung zu stellen. Das sind z.B. Deadlines, Aufgaben, Termine, Meetings, Umfang oder Budgets. Unter anderem werden Fragen wie „Was ist das Ziel? Welche Anforderungen hat der Auftraggeber? Wie ist der aktuelle Stand des Projekts? Welche Ergebnisse können erwartet werden?“ beantwortet.

Die Projektkommunikation ist also jegliche Interaktion zwischen Projektmanager, Projektteam, Management, Auftraggeber, Lieferanten und allen weiteren Stakeholdern, die etwas mit dem Projekt zu tun haben.

„Kommunikation ist das A & O jeglichen Projektmanagements. Ohne Kommunikation im Team ist kein Projekt möglich. Eine gut funktionierende, effektive Kommunikation zwischen allen an einem Projekt Beteiligten ist sogar noch mehr: nämlich der Schlüssel zum Erfolg.“ – Projektmanagement Definitionen

Laufender Dialog zwischen Projektbeteiligten

Die Projektkommunikation findet während der gesamten Durchführung eines Projekts statt. Du startest noch vor dem Startschuss in ein neues Vorhaben und endet erst, nachdem das Projekt samt Dokumentation sowie Lessons Learned abgeschlossen ist. Um immer auf einem einheitlichen Stand mit allen Beteiligten zu bleiben, muss jegliche Kommunikation festgehalten und laufend aktualisiert werden.

2. Ziele der Projektkommunikation

Ziel der Projektkommunikation ist ein Informationsaustausch. Fragen, Probleme und Herausforderungen sollen möglichst schnell und einfach geklärt werden können. Dieser Austausch soll zu dem die Motivation im Team steigern und das Verständnis positiv beeinflussen.

Das sind konkrete Ziele des Informationsaustausches

• Projektziele verdeutlichen
• Projektdurchführung optimieren
• Informationen über den Projektverlauf an Stakeholder übermitteln
• Motivation und Produktivität steigern
• Kontinuierlicher Dialog zwischen Akteuren
• Laufend Feedback einholen
• Unsicherheiten und Probleme lösen
• Zuweisung der Aufgaben an Projektmitarbeiter übersichtlich gestalten

Ein erfolgreicher Austausch im Projekt gibt Projektbeteiligten also nicht nur alle notwendigen Informationen an die Hand, sondern bezieht jeden einzelnen Mitarbeiter über Projektphasen hinweg mit ein und klärt das „warum“ dahinter.

Matroschka-Methode

Bekannt in der Projektkommunikation ist auch die Matroschka Methode. Hierbei handelt es sich um einen konfliktfreien Ansatz der Kommunikation. Der Kern besteht darin, hinter den Handlungen seiner Mitmenschen, bzw. Arbeitskollegen, immer die positiven Absichten zu entdecken. Selbst wenn man sich über Ereignisse ärgert. Eine konstruktive Zusammenarbeit entsteht durch ein positives Arbeitsumfeld.

Hauptziel der Projektkommunikation: Informationsvermittlung an alle Akteure

3. Kommunikation im Projektmanagement – Grundlagen

Um erfolgreich im Team kommunizieren zu können, ist es wichtige, einige Grundlagen im Bereich der Kommunikation zu kennen. Denn für eine gelungene Kommunikation ist zum einen eine formale aber auch informale Kommunikation, sowie interaktive, Push und Pull Kommunikation wichtig.

Formale vs. informale Kommunikation

Unter der formalen Kommunikation versteht man alle Interaktionen, die einem offiziellen Weg folgen und zum Beispiel durch Protokolle, Unterlagen oder Pflichtenhefte festgehalten sind. Die informale Kommunikation betrifft Gespräche und Informationen ohne offiziellen Kontext. Beide Formen sind für den Erfolg eines Projektes wichtig.

Interaktive, Push-, und Pull-Kommunikation

Diese drei Arten der Kommunikation möchten wir kurz erläutern:

• Interaktive Kommunikation ist eigentlich selbsterklärend. Bei dieser Form der Kommunikation wird eine Reaktion in Echtzeit angestrebten und ein interaktives miteinander. Also jede Art der persönlichen Kommunikation.
• Push-Kommunikation hingegen ist eine Art der Kommunikation, bei der man keine sofortige Antwort vom Empfänger erwartet. Zum Beispiel die E-Mail- oder Briefkommunikation.
• Pull-Kommunikation ist die Informationsvermittlung, bei der sich ein Empfänger den Zugang zu Informationen selber beschafft. Als Beispiel sind hier Informationen auf Webseiten oder einem Schwarzen Brett.

Kommunikation im Team fördern

Tipps für erfolgreiche Kommunikation im Projektmanagement

Damit Du handfeste Tipps zur Seite hast, haben wir fünf Tipps für eine erfolgreiche Kommunikation zusammengestellt:

1. Frühzeitige Planung der Kommunikation: Damit alle Person alle Informationen erhalten, die sie benötigen, ist es wichtig, die Kommunikation im Voraus zu planen. Es sollte feststehen, wer welche Informationen benötigt. Durch die Planung wird sichergestellt, dass niemandem relevante Informationen fehlen.
2. Informationen Zielgruppen spezifisch gestalten: Da nicht jeder Projektbeteiligte jede Information im gleichen Detailgrad benötigt, ist es wichtig, die Informationen vor Vorfeld schon an die jeweilige Zielgruppe anzupassen. So wird sichergestellt, dass die verschiedenen Stakeholder für sich passende Informationen erhalten.
3. Verständlich kommunizieren: Klingt im ersten Moment plausibel und selbstverständlich, aber oft führen Fachbegriffe zu Missverständnissen und Irritationen.
4. Wiederkehrende Meetings: Regelmäßige Meetings sorgen für Transparenz in der Kommunikation. Probleme und Schwierigkeiten können so auch viel schneller erkannt werden und somit einfacher an Lösungen gefeilt werden.
5. Einen Kommunikation-Guide erstellen: Es ist vor allem für Mitarbeiter wichtig zu wissen, was sie wo mitteilen können. Somit sollte genau festgehalten werden, wann auf welchem Kommunikationskanal kommuniziert wird. Zum Beispiel wo Feedback gegeben wird, oder wo dringende Nachrichten kommuniziert werden sollen.

Kommunikation auf allen Ebene ist entscheidend für den Projekterfolg!

4. Projektmanagement-Software als zentraler Ort der Projektkommunikation

In vielen Teams gehört die Informationsvermittlung per E-Mail immer noch zur Tagesordnung: Der aktuelle Projektstatus an den Auftraggeber, eine neue Aufgabe an die Projektmitarbeiterin und der Hinweis zur Deadline an den Lieferanten. Als Projektleitung kann man sich da schnell im E-Mail-Chaos verlieren.

Wer kennt es nicht: Du sitzt in einer Besprechung mit einem Vorgesetzten, um mit ihm die neusten Zahlen durchzugehen, die Du vorher von Deinem Teamkollegen per E-Mail zugeschickt bekommen hast. Da das nicht die einzige E-Mail an diesem Tag war, stehst Du vor dem Problem, diese überhaupt zu finden. Die ausgiebige Suche kostet Zeit und beansprucht die Geduld ihres Gegenüber.

Eine effiziente Projektkommunikation findet in einer Projektmanagement-Software statt, denn im Tool wird das Projekt als ein Gesamtbild abgebildet. In der Software sind Informationen immer griffbereit und können von allen Akteuren zu jeder Zeit aufgerufen werden. Außerdem werden Änderungen laufend erfasst und können von allen mitverfolgt werden – was vor allem für das agile Projektmanagement wichtig ist und im Digital Leadership unabdingbar ist.

Die Kommunikation im Projektmanagement über eine solches Tool abzuwickeln, sorgt für mehr Effizienz und langfristig auf Zeitersparnis. Die gesamte Kommunikation finden gebündelt an einem Ort statt.

Projekt- und aufgabenbezogene Kommunikation

Der Austausch sollte im Tool immer projekt- oder aufgabenbezogen stattfinden, um Informationen leichter zuordnen zu können. Auf der Aufgabenebene können dann z.B. im Kommentarfeld Fragen gestellt und beantwortet werden. Aktuelle Ereignisse können damit direkt an Vorgesetzte übermittelt werden.

Der Kommentarverlauf vereint Dateien und Kommentare für mehr Kontext

Durch die laufende Aktualisierung von Projektinformationen entstehen keine Lücken im Informationsfluss, da wichtige Details festgehalten werden – oder gehen nicht als E-Mail samt Anhang im sowieso schon überfüllten Postfach verloren. Durch die Projektkommunikation im Projektmanagement Tool werden alle wichtigen Details, Probleme, Fragen und Herausforderungen automatisch gespeichert – eine zusätzliche Dokumentation fällt also weg.

Fünf Tipps, um noch eindeutiger im Tool zu kommunizieren

1. Verständliche und zielgruppengerechte Informationsvermittlung: Kurz und eindeutig.
2. Aufgabenbezogen kommunizieren: In Aufgaben den richtigen Ansprechpartner finden und Projektkollegen per @-Mention direkt ansprechen.
3. Anhänge aus E-Mails von Externe in der dazugehörigen Aufgabe speichern oder direkt als Gast-Nutzer in die Cloud einladen
4. Regelmäßig Änderungen vornehmen, damit veraltete Informationen aktualisiert werden
5. Schreib- sowie Zugriffsrechte für Aufgaben und Projekte vergeben

5. Fazit: Wie Informationen vermittelt werden ist ein entscheidender Erfolgsfaktor

Erfolgsfaktoren in der Projektkommunikation sind also nicht nur welche Informationen vermittelt werden, sondern auch wie. Der Austausch per E-Mail wird schnell unübersichtlich und auch Excel-Listen oder Word-Dokumente führen zu keiner professionellen Kommunikation im Projektmanagement.

In einer Software wird das Projekt als Gesamtbild erfasst. Die projekt- oder aufgabenbezogene Kommunikation im Projektmanagement, vereinfacht den detaillierten Austausch im Projektteam und liefert ein klares Bild für das Management sowie Auftraggeber. So haben alle Beteiligten immer einen Überblick über den aktuellen Status, Deadlines, Anmerkungen und Fortschritt im Projekt.