Projektmanagement 2024 – das solltest Du wissen

Was ist eigentlich Projektmanagement?

Ja, was ist denn Projektmanagement eigentlich genau? Projektmanagement bzw. auch das Managen von Projekten begegnet uns überall: Ob die nächste Gartenparty, der Umzug oder die eigene Hochzeit – abhängig von der Komplexität müssen wir mal mehr, mal weniger organisieren und koordinieren. Und jetzt stellen wir uns vor, ein Festival für mehrere Tausend Menschen aufzuziehen oder einen Wolkenkratzer zu bauen. Puh!

Projektarbeit – eine Definition

Projektmanagement beschreibt die Planung, Koordination und Umsetzung einfacher oder komplexer Projekte, Themen und Vorhaben. Es umfasst alle Aspekte – Scope, Budget, Zeit –, die für das Erreichen des Projektziels notwendig sind.

Mit „ein bisschen Organisation“ ist es hier nicht mehr getan, denn ein Scheitern eines Projekt kann auch schwerwiegende (finanzielle) Folgen haben. Das ganze Vorhaben zu organisieren, ist extrem wichtig. In diesem Zusammenhang kommt der Begriff Projektmanagement ins Spiel.

Projekte erfolgreich managen

Im folgenden Artikel zeigen wir Dir in einem kompakten Projektmanagement-Leitfaden die wichtigsten Themen, Digitalisierungsstrategien und PM-Trends aus diesem umfassenden Gebiet.

1. Definition: Projektmanagement
2. Die 9 Teilbereiche des Projektmanagements
3. Die 5 Phasen eines Projekts
4. Gängige Projektmanagement-Methoden
5. Visualisierung von Projekten
6. Rollen im Projektmanagement
7. Projektmanager – Notwendige Fähigkeiten in der Führung
8. Zertifizierung im Projektmanagement
9. Studiengänge im Bereich Projektmanagement
10. Hilfreiche Projektmanagement-Software
11. ChatGPT im Projektmanagement
12. Digital Leadership ist eine gleichberechtigte Führung im PM

1. Definition: Projektmanagement

Unter Projektmanagement kann sich bestimmt jeder etwas vorstellen. Doch was bedeutet der Begriff eigentlich genau?

Projekt und Management

Fangen wir vorne an. Zu einem Projekt sagt das Gabler Wirtschaftslexikon:

„Zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität, die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement (PM) erfordert.“ – Gabler Wirtschaftslexikon

Also weg von den „alltäglichen Projekten“ hin zu den großen Herausforderungen. Zeitlich eingeschränkt, risikobehaftet, komplex – Projekte mit solchen Eigenschaften können nicht einfach durchgeführt werden. Sie brauchen ein Management. In Unternehmen ist dieses immer zielgerichtet, mit Aufgaben wie

• Festlegung der Ziele der Organisation
• Entwicklung einer Strategie zur Zielerreichung
• Organisation und Koordination der Produktionsfaktoren
• Führung der Mitarbeiter

Also was ist die Definition von Projektmanagement?

„Projektmanagement umfasst die Führungsaufgaben, – organisation, -techniken und -mittel zur erfolgreichen Abwicklung eines Projekts.“ – Gabler Wirtschaftslexikon

Projektmanagement in der Praxis

Projektmanagement ist ein Thema, mit dem sich viele Unternehmen beschäftigen – und wenn es nur für die Planung der Weihnachtsfeier ist. Wie viel Projektmanagement in der Praxis angewandt wird, hat etwas mit der Branche und Orientierung der Unternehmen zu tun.

Unternehmen und Branchen

In einigen Branchen, z.B. aus dem handwerklichen und mechanischem Bereich, wird besonders projektorientiert gearbeitet. Insgesamt findet Projektmanagement vor allem in folgenden Branchen Anwendung:

• Unternehmensberatung
• Architektur
• Maschinenbau
• Bauwesen
• Agenturen
• Marketing
• Öffentliche Verwaltung
• Gesundheitswesen

Viele Branchen arbeiten projektorientiert, so z.B. der Maschinenbau

2. Die 9 Teilbereiche des Projektmanagements

Aber mal langsam. Die Aufgaben im Projektmanagement reichen, wie schon kurz angeschnitten, ziemlich weit. Aus diesem Grund hat das Project Management Institute den Begriff in 9 Teildisziplinen eingeteilt. Von den Projektmanagement Grundlagen bis zu den Details ist es insgesamt ein sehr breites Thema.

Integrationsmanagement

In diesem Teilbereich geht es vor allem um die Festlegung von geeigneten Prozessen, die für eine gute Koordination und Integration des Projektes notwendig sind. Konkret befasst man sich mit der Projektplanentwicklung und -durchführung sowie möglichen Änderungen in dem Bereich.

Umfangsmanagement

„Entwickelt sich das Projekt in die richtige Richtung?“ Das ist die zentrale Frage in dieser Teildisziplin. Dementsprechend muss der Leistungsfortschritt konsequent überprüft und gesteuert werden. Hierzu gehören die Projektinitiierung, Leistungsdefinition, Leistungsverifizierung und Leistungsüberwachung.

Zeitmanagement

Zeit – immer ein wichtiger Faktor. Ganz besonders, wenn sie knapp ist. Das Zeitmanagement muss die Zeit im Blick haben, also alle zeitlichen Einschränkungen und Fristen des Projekts. Der Zeitplan, das Festlegen von Vorgangsfolgen, Vorgangsdauerschätzung, Terminplanentwicklung und -überwachung gehören in diesen Bereich. Hilfreich sind hier Zeitplanvorlagen, die besonders in wiederkehrenden Projekten eine große Zeitersparnis bedeuten.

Kostenmanagement

Bei einem großen Projekt spielen natürlich auch die Finanzen eine wichtige Rolle. Diese Ressourcen sollen möglichst effizient eingesetzt werden. Höchste Wirksamkeit mit geringstem Einsatz – so lautet das Ziel. Dementsprechend müssen Einsatzmittel geplant, Kosten geschätzt, das Budget verteilt und schlussendlich auch der Einsatz der finanziellen Mittel in der Projektverwaltung überwacht werden.

Qualitätsmanagement

Meist gibt es bei Projekten einen Auftraggeber, der bestimmte Ansprüche an sein Produkt hat. Und auch wenn nicht, sollte ein Haus nicht nach 10 Jahren rissig werden. Es gibt verschiedene Qualitätsanforderungen, um die sich das Qualitätsmanagement kümmern muss. Es beschäftigt sich mit der Qualitätsplanung, -sicherung und -lenkung.

Projektmanagement vereint viele verschiedene Disziplinen

Personalmanagement

Neben den zeitlichen Ressourcen befasst sich die Kapazitätsplanung im Projektmanagement auch mit den personellen Ressourcen – also den Mitarbeiter.

• Wer macht welche Aufgaben?
• Wie lange braucht er dafür?
• Kann er die Aufgabe in der vorgegebenen Zeit und mit seinen vorhandenen Fähigkeiten schaffen?
• Mit wem soll/muss er zusammenarbeiten?
• Haben wir genug Personal für das Projekt?

All diesen Fragen stellt sich das Personalmanagement bei der Projektorganisation, Personalakquisition und Teamentwicklung.

Teamentwicklung und das Thema Teambuilding sind dabei besonders wichtige Punkte.

Du suchst noch einen guten Aufhänger für die motivierende Ansprache beim nächsten Teammeeting? Dann wirf doch einen Blick in unsere Sammlung der besten Zitate im Projektmanagement.

Kommunikationsmanagement

In diesem Teilbereich geht es um Projektkommunikation – ob mit den Mitarbeitern, Projektleitern oder Personen außerhalb des Unternehmens. Das Kommunikationsmanagement sammelt, definiert und verbreitet sämtliche Informationen bezüglich des Projektes.

Risikomanagement

Mit einem komplexen Projekt gehen auch immer Risiken einher. Verspätet sich eine Lieferung, gerät die Produktion in Verzug und Fristen können nicht eingehalten werden, was weitere Folgen hat. Aus diesem Grund beschäftigt sich das Risikomanagement mit der Risikoidentifizierung und -bewertung sowie der Entwicklung von Maßnahmen zur Verfolgung und Bewertung von Risiken.

Beschaffungsmanagement

Ohne bestimmte Mittel kann man nicht arbeiten. Deshalb sorgt das Beschaffungsmanagement für alle benötigten Waren und Leistungen, indem es Vorbereitungen für den Einkauf trifft, Angebote einholt, Lieferanten auswählt und die Vertragsgestaltung verantwortet sowie die Erfüllung sicherstellt.

Die Durchführung eines Projektes erfordert also all diese Einzeldisziplinen, aber wie genau läuft es eigentlich ab?

Chaos auf dem Schreibtisch? Gutes Projektmanagement schafft Abhilfe

3. Die fünf Phasen eines Projektes

Ein ebenfalls wichtiger Teil der Projektmanagement-Grundlagen sind die Phasen, die ein Projekt durchläuft. Allgemein kann man ein Projekt in fünf Projektmanagement-Phasen mit unterschiedlichen Aufgaben einteilen – visualisiert werden die Phasen im Projektphasenmodell.

Die fünf Phasen im Projektmanagement

Startphase

Beim Projektstart (auch: Vorbereitung) werden alle Grundlagen des Projekts geklärt: z.B. Rahmenbedingungen, Inhalt, Dauer, Kosten und Aufwand.
Dabei werden noch keine konkreten Entscheidungen in Bezug auf die Umsetzung getroffen. Grundsätzliche konkrete Ziele sollten aber immer direkt am Anfang stehen. Dabei ist eine exakte Zielformulierung besonders wichtig. Der Projektplan, Projektsteckbrief und die Projektumfeldanalyse sowie SWOT-Analyse sind hier hilfreich.

Scope im Projektmanagement

Der Projektscope legt in dieser Phase den Umfang eines Projekts fest. Entweder als Teil des Projektplans oder als eigenständiges Dokument kann der Projektscope dafür genutzt werden, um das Ziel des Projekts zu bestimmen und ganz klare Grenzen zu setzen.

Planung

Konkret wird es nämlich in der Planung. Abhängig von der Art des Projekts – eigenes, in Auftrag gegeben, alltäglich, innovativ – spielt die Analyse in dieser Phase eine wichtige Rolle. Hier kommt es auch darauf an, Aufgaben zu verteilen, einen Zeitplan zu erstellen und zu entscheiden, in welcher Projektorganisation – wie z.B. die Matrixorganisation – die Arbeit erfolgt. Die wichtigsten Daten werden im Projektauftrag vermerkt.

Durchführung

In der Durchführung geht es dann um die Umsetzung der Planung in konkrete Maßnahmen, die Bearbeitung der Aufgaben und der Zusammenarbeit im Projektteam.

Steuerung

Darauf folgt das Projektcontrolling in der vierten Phase, der Steuerung. Hierzu gehören u.a. der SOLL-IST-Vergleich, der Überblick über Projektfortschritt und Status sowie die Problemerkennung. Hier kommt es besonders auf transparente und regelmäßige Kommunikation an, damit alle Informationen und Daten ausgewertet werden können.

Abschluss

Im Abschluss wird zusammengefasst, evaluiert und gelernt: Wie ist das Projekt abgelaufen? Was ist gut gelaufen? Was können wir nächstes Mal besser machen? Gegebenenfalls können die Ergebnisse auch mit ähnlichen Projekten verglichen werden.

4. Gängige Projektmanagement-Methoden

Aber wie geht man so ein Projekt jetzt konkret an? Neben den Projektmanagement-Grundlagen sind in der Praxis verschiedene Vorgehensweisen und Methoden zu finden. Projektmanagement ist, wenn man sich die neun Teildisziplinen noch einmal anschaut, eine Querschnittsaufgabe. Aus diesem Grund werden Methoden unterschiedlicher Bereiche zur Hilfe herangezogen.

Um die richtige Methode zu finden, die auch zum jeweiligen Projekt passt, kann z.B. die Stacey-Matrix eine Orientierung geben. Dabei wird vor allem auf die Anforderungen sowie das Vorgehen im Projekt geblickt. Die Einordnung in die Stacey-Matrix gibt der Projektleitung eine grobe Richtung, in die sich ein Projektvorhaben bewegt.

Projektmanagement vereint viele Disziplinen

Projektmanagement verlangt eine Summe von Disziplinen und Aufgaben aus anderen, spezifischen Bereichen. Dazu zählen

• Analysieren und Ideen entwickeln
• Planen und kalkulieren
• Kontrollieren und lenken
• Mitarbeiter und Teams leiten
• Berichten und dokumentieren
• Strategien entwickeln

Zu all diesen Disziplinen gibt es verschiedenen Methoden. Lese hier mehr über die 11 beliebtesten Methoden im Projektmanagement.

Ein Projektteam teilt sich die Aufgaben

5. Visualisierung von Projekten

Visualisierungen sind eine Möglichkeit, komplexe Sachverhalte einfach und für jeden verständlich darzustellen. Deswegen sind Grafiken, Zeichnungen und Symbole aus der Arbeitswelt nicht wegzudenken. Drei grafische Darstellungen im Projektmanagement sind zum Beispiel

• das Gantt-Diagramm
• der Projektstrukturplan
• und das Kanban Board

Hier erfährst Du noch mehr über Visualisierungen im Projektmanagement.

Das Gantt-Diagramm

Als eine Spezialform des Balkendiagramms wird das Gantt Chart für detaillierte zeitliche Planung genutzt. Es bildet die zeitliche Dauer aller Aufgaben, ihre Abfolge und Abhängigkeiten als Vorgänger/Nachfolger-Beziehung grafisch ab – das wird z.B. wichtig bei der Methode des kritischen Pfads – und veranschaulicht somit ein ganzes Projekt.

Eine Besonderheit sind vor allem die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben sowie die Meilensteine. So können Projekte optimal geplant sowie angepasst werden, falls sich Verzögerungen oder Planänderungen ergeben.

Das factro Gantt Chart

Der Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan, auch Projektstrukturbaum genannt, wird in der Planung oft als Basis für alle weiteren Pläne genutzt, da er die Struktur eines Projektes abbildet. Alle Elemente werden hierarchisch in operationalisierbaren Einheiten mit ihren Zusammenhängen abgebildet.

Der Projektstrukturplan in factro

Das Kanban Board

Als „Musterbeispiel“ für agiles Projektmanagement hat das Kanban Board trotz seines einfachen Aufbaus eine große Wirkung. Vor allem im Bereich des Aufgabenmanagements ist es eine sehr hilfreiche Ansicht.

Mit den klassischen Spalten To Do, In Progress und Done werden Aufgaben nach ihrem Status sortiert. So weiß man immer, welche Aufgaben gerade aktiv erledigt werden müssen, welche in Zukunft noch geplant sind und welche abgeschlossen sind.

Als extrem flexibler Ansatz können die Aufgaben auch nach anderen Kriterien sortiert werden – zum Beispiel nach verantwortlichen Personen oder dem Fälligkeitsdatum. Dementsprechend können die Spalten auch verändert oder erweitert werden.

Das Kanban-Board in factro

6. Rollen im Projektmanagement

Ein Projekt ist immer auch Teamarbeit und wird daher (fast) nie von einer einzelnen Person durchgeführt. „Innerhalb“ und „außerhalb“ eines Projektes nehmen verschiedene Rollen mit unterschiedlichen Funktionen ihre Plätze ein.

• Auftraggeber/Kunde: Initiator und oberste Entscheidungsinstanz
• Projektmanager: Experte für die Planung und Organisation, trägt die Gesamtverantwortung
• Projektleiter: Kopf des Projektteams, koordiniert Teammitglieder und ist inhaltlich involviert
• Projektmitarbeiter: Erledigen fachliche Arbeiten
• Stakeholder: Personen/Gruppen, die vom Projekt betroffen sind oder daran Interesse haben

Verschiedene Parteien sind im Projekt involviert

Kommunikation im Team

Im Projektmanagement ist Kommunikation ein sehr wichtiger, aber oft unterschätzter Bereich. Gescheiterte Projekte kann man oftmals auf fehlende oder mangelnde Kommunikation im Team zurückführen.

Nach einer Umfrage der Münchener Kommunikationsberatung Cetacea halten 85 Prozent der befragten Projektmanager Kommunikation für sehr wichtig, 12,6 Prozent für wichtig. Die Projektmanagement Kommunikation ist entscheidend für die allgemeine Akzeptanz des Vorhabens – innerhalb des Unternehmens, aber auch außerhalb.

Die Kommunikation im Projektmanagement ist vor allem für die Zusammenarbeit im Team wichtig. Sind alle Projektmitglieder auf dem gleichen Stand? Weiß jeder, welche Aufgaben er erledigen muss? Sind Absprachen getroffen? Wer ist der Ansprechpartner bei Fragen und wie kann man ihn erreichen?

7. Notwendige Fähigkeiten in der Führung

Management im Sinne der Unternehmensführung wird von Personen durchgeführt. Diese – oft als Projektmanager oder Projektleitung bezeichnet – sollten bestimmte Fähigkeiten haben, um ein Projekt optimal leiten zu können. Neben fachlichen und methodischen Kompetenzen sind, wie auch in jedem anderen Managementberuf, soziale und persönliche Skills gefragt:

• Kommunikative Kompetenzen
• Problemlöseorientierung
• Führungskompetenz
• Eigeninitiative
• Unternehmerisches Denken
• Teamfähigkeit
• Empathie
• Kritikfähigkeit
• Leistungsbereitschaft
• Flexibilität

Diese Kompetenzen reichen natürlich noch nicht ganz aus. Zusätzlich benötigt man auch einen Projektmanager.

Erfolgsfaktoren – darauf kommt es an

Berliner Flughafen BER, Stuttgart 21, die Hamburger Elbphilharmonie. Die Praxis zeigt: Die Quote der gescheiterten Projekte ist nicht zu unterschätzen. Die Standish Group untersucht seit 1994 mit ihrem CHAOS Report nicht nur eine „Scheitern“-Quote, sondern auch Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren im Projektmanagement.

Zielformulierung

Jedes Projekt sollte ein klares Ziel verfolgen, das mit seiner Erreichung auch einen Mehrwert für das Unternehmen hat. Wichtig ist in dem Zusammenhang auch, dass das Ziel von Anfang an gesetzt ist und wenn, dann nicht zu oft verändert wird. Bei einer klaren Formulierung helfen SMART Ziele.

Definition kritischer Werte

Um das große Ziel nicht aus den Augen zu verlieren, sind Meilensteine wichtig. Klare Deadlines und Budgets zum Beispiel helfen, im Plan zu bleiben und bei Hindernissen gegenzusteuern und das Projektrisiko eines ganzheitlichen Projektscheiterns zu minimieren.

Führungsebene

Für ein Projekt ist die Unterstützung der Unternehmensführung zwingend notwendig. Generell sollten alle wichtigen Personen und Gruppen hinter dem Projekt stehen.

Infrastruktur

Zusammenhängend mit der Unterstützung der Führung braucht ein Projekt eine gute Infrastruktur. Relevante Ressourcen, Sachmittel und Räumlichkeiten – das alles benötigt man, um das Potential der Beteiligten zu nutzen und das Projekt erfolgreich abzuschließen.

Natürlich gibt es noch viele weitere Faktoren, die über den Erfolg oder das Scheitern eines Projektes bestimmen können. Am wichtigsten ist aber das strukturiertes Management. Wenn das vorhanden ist, kann viel kontrollierter auf Probleme reagiert werden. Das Risiko für ein Scheitern wird minimiert. Dadurch kommen wir zu einem weiteren Kriterium: dem Erfolgsfaktor Mensch.

Projekterfolge hängen von vielen Faktoren ab

Projektmanager: Kompetenzen & Aufgaben

Der Projektmanager ist der Chef des Projekts. Er trägt die größte Verantwortung und ist der zentrale Ansprechpartner für Stakeholder, Mitarbeiter und Kunden. Die vielfältigen Tätigkeiten lassen sich am ehesten in vier Hauptthemen einteilen: Planung des Projekts, Organisation aller Projektaktivitäten, Koordination des Teams und Kontrolle des Fortschritts.

Aufgaben des Projektleiters

Dabei muss der Projektleiter unter anderem den Projektablaufplan erstellen, die Ressourcen einteilen, Kosten kalkulieren und mit dem Team sowie den Stakeholdern kommunizieren. Er muss die Qualität der Arbeit beurteilen und den Zusammenhalt im Team fördern. Außerdem übernimmt er oftmals wesentliche Aufgaben des Projektcontrollings, wenn dafür nicht ein eigener Bereich geschaffen wird.

Qualifikation zum Projektmanager

Zu den Herausforderungen des Projektmanagers gehören u.a. die Balance zwischen Kosten, Qualität und Zeitaufwand – auch bekannt als Magisches Dreieck des Projektmanagements – zu wahren. Aus diesem Grund ist das Fähigkeitenprofil einer solchen Position sehr vielseitig. Neben sozialen Kompetenzen und Soft Skills muss ein Projektleiter auch die benötigten Projektmanagement-Methoden beherrschen.

Die Qualifikation erfolgt oft durch wirtschaftliche Studiengänge wie BWL, VWL oder Wirtschaftsingenieurwesen, Projektmanagement-Zertifizierungen und natürlich einer Menge Praxiserfahrung. Erfahre mehr zum Berufsbild und Aufgaben des Projektmanagers.

Führungskräfte tragen entscheidend zum Projekterfolg bei

8. Zertifizierung im Projektmanagement

Es gibt im Bereich Projektmanagement viele Institutionen und Ansätze, die sich mit Richtwerten, Grundlagen und Schulungen sowie Weiterbildungen befassen. Dazu gehört u.a. die Norm ISO 21500:2016-02, die seit 2016 unverändert als internationale Form die Leitlinien für das Projektmanagement festlegt.

Mit der zunehmenden Globalisierungen steigen die Anforderungen gerade in internationalen Projekten. Deswegen setzen viele Unternehmen bereits auf einheitlichen globale Projektmanagement-Standards. Etabliert haben sich 3 Anbieter für Projektmanagement-Zertifizierungen: IPMA – „International Project Management Association”, PRINCE2 – „PRojects IN Controlled Environments“ und PMP – “Project Management Professional”.

Vorteile einer Projektmanagement-Zertifizierung

Projektmanagement ist mittlerweile zur Schlüsselkompetenz geworden: Ganz selbstverständlich werden viele Projekte über Zeitzonen hinweg koordiniert – gemeinsame Standards helfen da Missverständnisse zu minimieren.

5. Vorteile einer Zertifizierung

1. Bewährte internationale Standards werden angewendet
2. Verständnis für Projektmanagement wird vertieft
3. Fachliche Sicherheit wird durch die richtigen Tipps gegeben
4. Immer uptodate durch regelmäßige Workshops
5. Einheitliche Bezeichnungen für eine verständliche Kommunikation

Welche Zertifizierung ist die Richtige?

Am Markt gibt es drei große Anbieter im Bereich Projektmanagement-Zertifizierungen, die unterschiedliche Zertifikate anbieten. Es gibt bereits Zertifikate angefangen bei Schülern und Studierenden bis hin zum Projektmanager für strategische Großprojekte.

Wichtig ist: Projektmanagement-Zertifizierungen sind kein Allheilmittel. Sie sind ein wichtiger Bestandteil zur Qualifizierung von Projektleitern und für den zukünftigen Projekterfolg mitverantwortlich. Allerdings sind gerade in kleineren Projekten PM-Techniken aus Zertifizierungen überflüssig, zu komplex und häufig nicht zielführend.

Welche Projektmanagement Weiterbildung bzw. Zertifizierung die Passende ist, hängt also stark vom Background sowie von den eigenen Zielen und Erwartungen ab.

💡 In unserem Blog-Artikel „Die Top 3 Projektmanagement-Zertifizierungen“ findest Du einen genauen Überblick über internationale Zertifikate im Projektmanagement

9. Studiengänge im Bereich Projektmanagement

Spätestens jetzt sollte klar sein: Projektmanagement ist aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Projekte werden zukünftig immer größer, komplexer und vor allem internationaler. Deswegen haben sich nicht nur Anbieter für Projektmanagement-Zertifizierungen am Markt etabliert – inzwischen gibt es zahlreiche Hochschulen und Universitäten, die spezielle Studiengänge im Bereich Projektmanagement anbieten.

Mittlerweile gibt es viele Studiengänge, die sich auf den Schwerpunkt „Projektmanagement“ spezialisiert haben

Welche Inhalte umfasst das Studium?

Zunächst startet das Studium mit den Grundlagen aus BWL und VWL, um wirtschaftliche Zusammenhänge zu verstehen. Dazu kommen Schwerpunkte im Bereich Controlling, internationales Projektmanagement, Finanzierung und Budgetierung, Training von Soft Skills, Führungskompetenzen sowie Wirtschaftspsychologie und rechtswissenschaftliche Basics.

Wo kann der Studiengang „Projektmanagement“ studiert werden?

Bachelor-Studiengang Design- und Projektmanagement

Das Studium an der staatlichen Fachhochschule Südwestfalen ist ein Vollzeitstudium mit dem Abschluss „Bachelor of Science“ in Soest und ist in dieser Art einzigartig in Deutschland. Das Studium stellt den Menschen in den Mittelpunkt und verbindet Wissen aus Design, Technik und Wirtschaft. Das Konzept ist eine ganzheitliche Betrachtung zwischen Unternehmen, Produkt und Prozess.

Master-Studiengang Projektmanagement

Studierende mit einem Bachelor-Abschluss im Bereich Wirtschafts- oder Ingenieurwissenschaften können sich im Master auf den Schwerpunkt „Projektmanagement“ spezialisieren. Da projektgesteuerte Unternehmen und Organisationen stetig zunehmen, bieten auch immer mehr Universitäten und Hochschulen diese Vertiefung an – so auch die Hochschule Hof. Der Studiengang „Projektmanagement“ ist ausgerichtet auf die Arbeit in internationalen und interdisziplinären Teams mit wechselnden Themenschwerpunkten.

? Diese Universitäten und Fachhochschulen bieten ebenfalls projektmanagementbezogene Studiengänge an!

• EUFH – Europäische Fachhochschule
• HTW – Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin
• HM – Hochschule München
• HoMe – Hochschule Merseburg
• FH Dortmund

10. Hilfreiche Projektmanagement-Software

Projekte sind Teamarbeit. Aber bei zunehmender Größe der Gruppen ist es eine Herausforderung, den Überblick zu behalten.

Wie ist der Status einzelner Aufgaben? Wer hat welche Deadlines? Ist man noch im zeitlichen Rahmen? Gibt es Verzögerungen?

Um diese komplexen Vorgänge einfacher im Blick behalten zu können und die Arbeit im Team zu erleichtern, greifen immer mehr Unternehmen auf unterstützende Projektmanagement-Tools und Management Software zurück.

Ein zentraler (Speicher-)Ort, auf den alle Beteiligten Zugriff haben, ermöglicht eine strukturiertere, flexiblere Arbeit und spart Zeit und Aufwand ein. Vor allem bei wiederkehrenden Prozessen ist eine Automatisierung durch ein Programm für Unternehmen sinnvoll.

Man sollte vor allem darauf achten, welche Features speziell für die eigenen Vorhaben nötig sind.

• Wie weit sollen Teamarbeit und Kommunikation im Mittelpunkt stehen?
• Welche Projektansichten sind wichtig?
• Ist eine professionelle Leistungserfassung notwendig?
• Wo sollen Ihre Daten gehostet werden?

Ist das richtige Tool für digitales Projektmangement erst gefunden und wird es vom Team gelebt, sind auch komplexe und unübersichtliche Projekt zu jeder Zeit beherrschbar. Und das Beste: Es bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben im Projekt, der Workflow wird langfristig optimiert und Projekte können erfolgreich umgesetzt werden.

Die Projektübersicht in factro

Das richtige Tool auswählen

Um die Vorteile eines Projektmanagement-Tools nutzen zu können, müssen Unternehmen aber erst das Tool finden, das zu ihnen passt. Bei über 750 Anbietern ist diese Auswahl nicht leicht zu treffen.

Am besten geht man systematisch in 4 Schritten vor:

1. Analyse
2. Anforderungen
3. Software-Tests
4. Implementierung

Schritt 1: Die Analyse

Wie steht man eigentlich da? Bevor man sich überhaupt Gedanken über Funktionen und Anbieter macht, sollte man sich über die aktuelle Situation im Unternehmen klar werden.

Wie wird Projektmanagement momentan organisiert? Wo gibt es Entwicklungspotentiale? In welchen Abteilungen oder Bereichen braucht man Unterstützung? Wo und wofür genau soll eine Software eingesetzt werden? Eine Befragung der Mitarbeiter kann in diesem Fall äußerst hilfreich sein.

Schritt 2: Die Anforderungen

Während der Analyse kommen viele Anforderungen an die neue Software zusammen, die in jedem Fall erst einmal priorisiert werden müssen. Neben relevanten Funktionen sollte man auch Rahmenbedingungen – Datenschutz, Serverstandort, Kundenservice, Kosten – mit einbeziehen. Bei Capterra gibt es zudem einen Überblick über den richtigen Projektmanagement-Stack, der bei der Einschätzung und Suche hilft.

Schritt 3: Die Software testen

Von der Theorie soll es mit dem dritten Schritt in die Praxis gehen. Kommen die Mitarbeiter mit dem ausgewählten Tool zurecht? Gibt es noch Schwierigkeiten? Oder funktioniert die Software doch nicht optimal in den Prozessen?

Diese Tests sollten von einer Gruppe von Mitarbeitern durchgeführt werden, die später auch wirklich mit dem Tool arbeiten sollen. Du kannst am besten beurteilen, was Du und Deine Team braucht.

Schritt 4: Die Implementierung

Im letzten Schritt geht es dann um die langfristige Einführung der neuen Software. Dazu muss vor allem die Gewöhnung der Mitarbeiter an den täglichen Umgang mit dem Tool unterstützt werden. Wichtig dabei ist vor allem die Kommunikation und Information sowie das Angebot von Unterstützung (Schulungen, Workshops,…). Ziel ist eine grundlegende Akzeptanz der Software.

factro überzeugt auch Behörden und Ämter durch die Funktionen und Sicherheitsstandards. Die Stadt Bergisch Gladbach nutzt factro bereits für ihr digitales Projektmanagement. Hier kannst Du die Erfolgsgeschichte lesen!

11. ChatGPT im Projektmanagement

ChatGPT ist ein Sprachmodell, das mit Hilfe künstlicher Intelligenz menschlich klingende Antworten produziert. Deshalb wird das Tool gerne genutzt, um Fragen zu beantworten oder Texte zu verfassen. ChatGPT erhält seine Daten durch das sogenannte Web Scraping. Das bedeutet, dass das Internet nach Informationen durchsucht wird und in der Datenbank gespeichert wird. Das heißt gleichzeitig aber auch, dass diese Daten fehlerhaft sein können, da sie von Menschen hochgeladen wurden.

Auch viele Unternehmen wissen mittlerweile die Vorzüge der Software zu schätzen und setzen sie in verschiedene Abteilungen ein – auch im Projektmanagement.

So kannst Du KI für Deine Projekte nutzen

Durch die breiten Funktionsweise, ist der Einsatz der KI im Projektmanagement mittlerweile sehr beliebt. Ganz klassisch kann z.B. ChatGPT als Hilfsbot auf einer Webseite genutzt werden, um Fragen von Usern zu beantworten. Der Vorteil dabei ist, dass der Chatbot jederzeit zur Verfügung steht. Zusätzlich ist es möglich, die KI mit einem Hilfebereich in Form eines Handbuchs oder Forums zu verknüpfen, um User gezielt weiterzuleiten.

ChatGPT kann Dir beispielsweise dabei helfen, einen Projektplan für ein bestimmtes Vorhaben zu erstellen, mit Hilfe von Informationen, die Du als Rahmenbedingung festlegen kannst, also z.B den Zeitraum. Für eine möglichst präzise Prognose kann ChatGPT vergangenen Projekten analysieren und einen realistischen Plan aufstellen. Auch der Projektfortschritt kann von ChatGPT durch die Eingabe von verschiedenen Daten festgestellt werden.

Mit Hilfe von verschiedenen Informationen aus dem Internet, die sich genau mit diesen Themen auskennen, kann ChatGPT wiederkehrende Muster erkennen und so die optimale Lösung finden. Doch was passiert mit den eingegebenen Daten?

KI kann Prozesse automatisieren und beschleunigen

Datenschutz

Das Thema Datenschutz sollte beim Arbeiten mit einer KI wie ChatGPT vorher ausreichend beleuchtet und das Risiko abgewogen werden. Vor allem bei der Arbeit mit sensiblen Daten ist dies ein wichtiger Punkt. Wie geht ChatGPT also mit persönlichen Daten um?

Zum einen werden die Daten der einzelnen User erhoben, um die Antworten besser anpassen zu können. Diese werden zwar von ChatGPT geschützt, aber dennoch auf den Servern gespeichert und somit einem Sicherheitsrisiko durch z.B. Hackerangriffe ausgesetzt. Daher warnen viele Fachkundige davor, sensible Daten zu teilen. Allerdings ist es nicht möglich, dass andere User auf diese Daten zugreifen können. Auch verkauft ChatGPT keine Daten an Dritte weiter, sondern nutzt diese lediglich für die eigene Software.

Zum anderen hast Du die Möglichkeit, der Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten durch ein entsprechendes Formular zu widersprechen. Im Internet findest Du die entsprechenden Informationen.

Eine weitere Möglichkeit, um selbst anonym zu bleiben, ist die Nutzung eines VPN-Tunnels. Dadurch wird beispielsweise der Standort und die IP-Adresse verschleiert.

Klar ist: Ein gewisses Restrisiko besteht. Deshalb solltest Du genau festlegen, ob und wie ChatGPT verwendet werden soll.

12. Digital Leadership ist eine gleichberechtigte Führung im PM

Viele Teams befinden sich zumindest Zeitweise im Homeoffice oder haben sogar schon dauerhaft Remote Work bzw. das hybride Arbeiten im eigenen Unternehmen etabliert. Mitarbeitende schätzen die Option, frei zu entscheiden, von wo aus sie arbeiten.

Neben einheitlicher Kommunikation im Homeoffice, regelmäßigen Meetingformaten, grundsätzlichen Regeln sowie der Nutzung der richtigen Tools beim ortsunabhängigen arbeiten spiel Digital Leadership, aber auch Remote Leadership eine wichtige Rolle beim Projektmanagement im Homeoffice.

Die moderne Führung ist offen für Neuerungen, agil und vernetzend. Alte Strukturen in Organisationen werden durch den Digtial Leader aufgebrochen und durch digitale Lösungen ersetzt. Die Führungskraft dient dabei als Vorbild für das gesamte Projektteam und oft auch abteilungsübergreifend, sodass eine nachhaltige Entwicklung in Richtung modernes Arbeiten möglich wird.