Bauprojekte als Herausforderung
Ob Stuttgart 21, die Hamburger Elbphilharmonie oder der Flughafen Berlin-Brandenburg (BER) – nicht selten können Großprojekte ihre Planung nicht einhalten. Längere Bauzeiten und somit höhere Kosten sind die Folgen, die natürlich kein Bauplaner anstrebt. Auch wenn der BER ein Extrembeispiel ist, auch kleinere Bauprojekte stellen Unternehmen vor Herausforderungen.
- Wieso Bauprojekte so risikoreich sein können
- Hilfe durch Bauprojektmanagement-Software
- Nützliche Features für das Baumanagement
- PM-Tools – Vorteile für alle Bauvorhaben
1. Wieso Bauprojekte so risikoreich sein können
Bauprojekte sind in den meisten Fällen sehr komplex und damit extrem unübersichtlich. Unterschiedliche Unternehmen, verschiedene Verantwortliche und Zeitpläne bilden ein wahres Labyrinth.
Großprojekte zeichnen sich durch einen langen Zeitraum sowie viele Stakeholder aus. Baufachleute wie Statiker, Vermessungstechniker und Fachhandwerker sowie Projektleiter für Elektrotechnik sind alle gleichermaßen an dem Projekt beteiligt und alle Tätigkeiten damit eng miteinander verbunden. Aus diesem Grund stellen die allgemeine Koordination eine besonders große Herausforderung dar.
Durch die besonders enge Verknüpfung von Beteiligten und Aufgabenbereichen, kann der Eintritt eines Risikos eine Kettenreaktion hervorrufen und somit weitere Risikoereignisse herbeiführen.
Orientierung im Bauwesen mit der HAOI
Die HOAI ist die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure, die als Orientierungshilfe für die Abrechnung im Bauwesen dient. So soll anhand von Kostengruppen eine angemessene Vergütung berechnet sichergestellt werden. Zudem sorgt diese Vorgehensweise für mehr Transparenz.
Die HOAI ist in verschiedene Leistungsphasen gegliedert, die den gesamten Prozess einer Bauphase abbildet. Für jede der einzelnen Phasen gibt es Mindest- und Höchstsätze. Mit einem HOAI Rechner kannst Du die Baukosten – z.B. in den einzelnen HOAI Leistungsphasen – berechnen.
Die Planung der einzelnen Phasen kann mit einer Bauprojektmanagement-Software erfolgen. Ein Projektstrukturbaum wie in factro kann die einzelnen Phasen besonders gut darstellen. Mehr Infos dazu findest Du in unserem Artikel zur HOAI.
2. Hilfe durch Bauprojektmanagement-Software
Aus diesen Herausforderungen ergibt sich ein wichtiges Bedürfnis nach Management. Dieses hat die Aufgabe, die Erstellung oder bauliche Veränderung von Gebäuden zu planen, zu überwachen und zu steuern. Dabei sind Projektmanagement-Tools als Baumanagement Software eine große Hilfe.
Effektive Teams durch vereinfachte Kommunikation
In jeglichen Bereichen eines Unternehmens und zu jedem Zeitpunkt ist Kommunikation grundsätzlich ein wichtiges Thema. Vor allem in Projekten spielt das Team und die Zusammenarbeit eine zentrale Rolle. Durch Bauprojektmanagement-Software wie z.B. factro wird Kommunikation viel zielgerichteter, denn alle Projektbeteiligte haben Zugang und können sich ortsunabhängig austauschen.
Dadurch wird das Team und vor allem die Arbeit im Team deutlich flexibler und effektiver. Das Tool hat auch die DBZ Deutsche BauZeitschrift überzeugt:
„Aus den genannten Anforderungen der Nutzer an Software für Architekten, empfiehlt Capterra drei Tools [u.a. factro]. Die drei Software-Tools erfüllen die Anforderungen der Nutzer, kommen aus Deutschland, haben Datenzentren in Deutschland und sind daher DSGVO-konform.
factro ist eine cloud-basierte Projektmanagement- und Organisationssoftware für mehrere Branchen, besitzt aber auch speziell für Architekturbüros Funktionen, die das Planen und Bauen von Projekten mithilfe von Leitungs-, Kontroll- & Finanzplanungsfunktionen erleichtern.“ – DBZ Deutsche BauZeitschrift
Kanban Board bei factro
Risikominimierung durch Transparenz
Alle Informationen zu einem Projekt sind zentral an einem Ort – für jeden Beteiligten verfügbar. So sind auch alle Bereiche einsehbar. Das gesamte Projekt wird transparent. Projektstatus, Aufgabenzuteilungen oder auch kurzfristige Veränderungen in Organisation oder Verantwortlichkeiten müssen nicht mehr erfragt werden. Das spart vor allem (zeitlichen) Aufwand ein.
Im Projektmanagement-Tool factro beispielsweise zeigt die Kanban-Ansicht auf einen Blick verschiedene Status von Aufgaben sowie deren Fortschritt innerhalb eines Projektes an. Beim Einsatz als Baumanagement Software behältst Du damit alle wichtigen Parameter im Blick.
Dateien und Kommentare können zusammen abgespeichert werden
Durch Freigaben und der Verteilung von Verantwortlichkeiten können relevante Teilbereiche von den Beteiligten eingesehen werden. Diese Transparenz hat Vorteile für die Steuerung und Kontrolle. Einsichten in alle Aufgaben aus allen Bereichen und deren Status ermöglichen permanente Übersicht und frühzeitiges Eingreifen, sollte es Probleme geben.
Bauprojekte mit factro managen
Mit dem Projektmanagement-Tool factro kann man die Struktur von Projekten auf unterschiedliche Weise aufbauen:
- inhaltlich – nach Abteilungen, Themen oder Bereichen
- prozessual
Prozessual werden die einzelnen Phasen des Projektes „von links nach rechts“ geplant. In factro bestehen Projekte aus Paketen und Pakete wiederum aus Aufgaben. Das erste zugeordnete Paket könnte als Beispiel die Akquise und Klärungsphase sein, in der Aufgaben wie „Machbarkeitsprüfung“ und „Erstgespräche“ enthalten sind.
Weitere Pakete – zum Beispiel Grobkonzept, Bestandsaufnahme, Ausführungsplanung, Rechnungsstellung – schließen sich zeitlich versetzt an. Diese beginnen erst, wenn das erste Paket durchgearbeitet wurde. Dadurch entstehen Abhängigkeiten, die factro anschaulich in einem Gantt-Chart darstellt.
3. Nützliche Features für das Baumanagement
Vor allem grafische Inhalte können dabei helfen, den Überblick zu behalten: Visualisierungen im Bauprojektmanagement.
Das Gantt-Chart stellt die gesamten Terminplanvorgänge grafisch dar – so können Fortschritte einfach abgelesen werden. Durch Vorgänger-/Nachfolger-Funktionen werden zeitliche Abhängigkeiten deutlich, sodass ein ganzheitlicher Überblick über Planungs- und Arbeitsvorgänge entsteht. Zwischenziele und Fortschritte können anhand von Meilensteinen im Blick behalten werden. So gibt es auch bei Terminverschiebungen immer einen klaren Zeitplan. Auch die Ressourcen der Mitarbeiter lassen sich durch die Ressourcenauslastung ganz einfach darstellen. Ressourcenauslastung
Das factro Gantt Chart
Zeitressourcen werden durch ein einfaches System übersichtlich erfasst. In Form von Soll- und Ist-Aufwänden kann die Zeitplanung geplant und nachvollzogen werden.
Die Prognose ergibt sich aus dem Rest- und dem Ist-Aufwand
Während eines Projekts wird oft vom Management oder dem Kunden ein aktueller Statusbericht angefordert. Mit factro lässt sich dieser Bericht mit nur einem Klick erstellen und stellt alle wichtigen Informationen klar und verständlich dar.
Der Bericht zeigt die bisherigen Ausgaben, das verbleibende Budget und eventuelle Risiken für zusätzliche Kosten. Er bietet außerdem einen Überblick über den aktuellen Stand des Projekts, inklusive der Projektleitung, des Teams und einer kurzen Beschreibung des Projekts. Wichtige Punkte wie der Zeitplan und die erreichten Meilensteine werden ebenfalls aufgeführt. Am Ende des Berichts können weitere Informationen hinzugefügt und eine Einschätzung des Projektverlaufs gemacht werden.
factro erstellt diese Berichte automatisch aus den in der Cloud gespeicherten Daten. Sie können angepasst und als PDF exportiert werden, damit auch Personen ohne Zugang zu factro einen Überblick erhalten.
Projektstatusbericht in factro
4. PM-Tools – Vorteile für alle Bauvorhaben
Um komplexe Bauvorhaben – unerheblich wie groß diese sind – erfolgreich abzuschließen, ist eine passende Software sehr nützlich. Profitiere von den Vorteilen:
- Enorme Zeitersparnisse
- Schnelle Entscheidungen
- Echtzeit-Aktualisierungen
- Visueller Überblick
- Identischer Informationsstand für alle Beteiligte
- Einheitliche und strukturierte Dokumentation
- Effizienten Workflow
Registriere Dich kostenlos für die factro Basic Cloud!
