Kostenloses Projektmanagement-Tool
Du möchtest Projekte erfolgreicher planen und umsetzen? Du interessierst dich für eine professionelle Projektmanagement-Software, aber möchtest erst einmal „reinschnuppern“ und ausprobieren – ohne viel Aufwand und ohne Kosten?
Nach kostenlosen Tools „für lau“ musst Du nicht lange suchen. Viele Anbietende halten auch eine gratis Version ihrer Projektmanagement-App bereit. Und einige sind sogar zeitlich unbegrenzt vollkommen kostenfrei einsetzbar.
Was brauche ich?
Einige Projektmanagement-Softwares bieten mehr Darstellungsformen und Funktionen als andere. Je nachdem welche Projektmanagement-Methode Du bevorzugst, z.B. agiles Projektmanagement, Critical Path Method oder Scrum, solltest Du Dir vor der Auswahl bewusst machen, welche Ansichten Du benötigst.
Gratis Tool: Das kann die factro Basic Cloud
Ein Beispiel für eine Projektmanagement Freeware aus Deutschland ist die Basic Cloud von factro. Wie Du auch damit kostenlos deine Projekte erfolgreicher machen kannst? Wir erklären es.
- Verbesserte Kommunikation
- Teamarbeit verstärken
- Mobile App
- Transparenz schaffen
- Benachrichtigungen erhalten
- Leistungsstarke Ansichten
- Mehr Zeit, weniger Aufwand
- Weitere kostenlose Projektmanagement-Tools
Verbesserte Kommunikation
Wusstest Du, dass die meisten Projekte aufgrund von mangelnder oder fehlerhafter Kommunikation scheitern? Absprachen treffen, Fortschritte melden, Wissen austauschen – das ist nicht nur im Projektmanagement wichtig.
In den meisten Unternehmen läuft die gesamte Kommunikation über Telefon, E-Mails und Meetings. Das kann mitunter ein ziemlicher Zeitfresser sein, wenn man für eine einzige Information herum telefonieren muss oder tagelang auf eine Antwort per E-Mail wartet.
Mit einem PM-Tool sind alle Informationen an einem Ort – zu jeder Zeit und für jeden zugänglich. So wird die Kommunikation direkt viel zielgerichteter.
Ein Beispiel: Bei der Projektmanagement-Software factro kannst Du aufgabenbezogen kommunizieren – durch Kommentare. Das Anhängen von Dokumenten ist ebenfalls möglich. Du hast Anmerkungen zu einer Aufgabe? Die Informationen finden sich direkt dort, wo sie gebraucht werden.
Teamarbeit verstärken
Durch diese einfache und zielgerichtete Kommunikation wird auch die Zusammenarbeit im Team deutlich einfacher. Insbesondere, wenn ein Team örtlich getrennt ist. In der PM-Software können verschiedene Bereiche abgebildet werden, alle haben ihren Arbeitsplatz und finden Teammitglieder und Ansprechpersonen.
Es gibt eine externe Person, die in ein Projekt mit eingebunden werden soll? Kein Problem. Mit factro kannst Du kostenlos Gastnutzer einladen.
Mobile App
Teamarbeit von unterwegs – auch das geht. Mit der Mobile App hast Du auch auf dem Handy immer den Überblick. Hast Du unterwegs eine Idee oder Dir fällt etwas ein, was am nächsten Tag im Büro geklärt werden muss? Notiere alles Wesentliche im Aufgabenzettel.
Auch ohne Laptop kannst Du durch Benachrichtigungen dem Laufenden bleiben und weiterhin mitarbeiten. Zum Beispiel indem Du Checklistenpunkte abhakst, den Aufgabenstatus veränderst oder Kommentare verfasst. So bleibst Du aktiv dabei, auch wenn Du gerade nicht vor Ort bist.
Eine Übersicht der factro App
Transparenz schaffen
Wo stehen wir gerade? Wer macht was? Welche Aufgaben sind kritisch? Wo hat sich etwas verändert?
Nie wieder Informationen suchen oder erfragen. Projektstatus, Dokumente oder organisatorische Veränderungen werden auf dem Silbertablett serviert. Mit factro bekommst Du alles mit, was für dich relevant ist – in Echtzeit. Dadurch spart man auch mit der kostenlosen Variante ungemein viel Zeit ein.
Für noch mehr Überblick können Aufgaben miteinander verknüpft oder mit Tags kategorisiert werden. Der Verlauf der Änderungen und Einstellungen ist dabei für alle Beteiligten in der Projektmanagement-Software transparent und nachvollziehbar. So sind alle immer auf dem gleichen Stand.
Benachrichtigungen erhalten
Durch ein Echtzeit-Benachrichtigungssystem verpasst Du rein gar nichts mehr. Individuell einstellbar bekommst Du Informationen über alle Änderungen und Warnungen bei kritischen Aufgaben oder Aufwänden. Durch Abonnieren entscheidest Du selbst, welche Aufgaben Du verfolgen möchtest.
Du checkst morgens erst einmal deine E-Mails, bevor Du factro öffnest? Dann kannst Du dir die Benachrichtigungen auch per Mail senden lassen. Das bringt Transparenz und Überblick. Dafür sorgen in factro zudem verschiedene Ansichten.
Leistungsstarke Ansichten
Mit verschiedenen visuellen Darstellungen der Aufgaben und Projekte behältst Du alles Wichtige im Auge und hast immer den richtigen Blickwinkel.
Kanban Board
Für den Überblick bei der täglichen Arbeit eignet sich das Kanban Board hervorragend. Diese Ansicht setzt sich aus den Spalten geplant, aktiv und beendet zusammen, in die Aufgaben nach ihrem Status eingeordnet werden.
So hast Du immer den Überblick, welche Aufgaben gerade zu erledigen sind und welche in ein paar Tagen oder Wochen anstehen. Keine Überraschungen mehr, sondern alles auf einen Blick.
Die Einfärbungen der Aufgaben („Deadline-Ampel“) hilft dabei noch etwas deutlicher, zu erkennen, welche Aufgaben kritisch und welche sogar schon überfällig sind.
Das projektbezogene Kanban Board
Projektstrukturplan
Mit dem Strukturplan kann ein ganzes Projekt Stück für Stück – mit Paketen und dazugehörigen Aufgaben – erstellt werden. So entsteht ein Baum, der den optimalen Überblick über die Organisation des Projektes bietet.
Das kann nicht nur den Mitarbeitenden zur Orientierung und Motivation dienen („Wofür mache ich das eigentlich gerade?“), sondern kann auch Führungskräften, der Kundschaft oder externen Mitarbeitenden an die Hand gegeben werden.
Der Projektstrukturplan in factro
Mehr Zeit, weniger Aufwand
Einfache Kommunikation „vor Ort“, Teilen von Dokumenten und Daten, ganzheitlicher Überblick über Projekte und Aufgaben. Das alles spart wertvolle Zeit, die Du für das eigentliche Geschäft im Unternehmen verwenden könntest.
Wo wir bei Zeiteinsparungen sind: Eine praktische Funktion in factro ist die Vorlagenfunktion.
Du hast ähnliche Projekte oder wiederkehrende Aufgaben: Lege Vorlagen an und benutze sie immer wieder. Praktisch, oder?
Das bietet factro als Freeware noch
All diese Vorteile und Verbesserungen Deiner Arbeitsweise kannst Du bereits mit der kostenfreien Variante erreichen. Denn all das ist in der Basic Cloud von factro möglich.
Zusätzlich zeichnet sich diese Software auch noch durch andere Merkmale aus, die das Leben leichter machen.
Intuitive Bedienung
Du möchtest ohne viel Aufwand in die Welt der Projektmanagement-Tools einsteigen? Du brauchst keine komplizierte Lösung, die Dich an den Rand der Verzweiflung bringt. Deshalb ist es wichtig, dass Funktionsweisen und Features einer Software einleuchtend, nachvollziehbar und verständlich sind.
factro ist ein sehr intuitives Projektmanagement-Tool. Eine hohe Praxisorientierung sorgt für einen leichten Direkteinstieg – und das ganz ohne zeitraubende Schulungen oder Trainings.
Umfassender Support
Und falls doch einmal Hilfe benötigt wird, steht Dir ein kostenloser, deutschsprachiger Kundenservice zur Seite – auch in der kostenfreien Version. Per E-Mail, Telefon, Chat oder Kontaktformular ist der Support immer für Dich da und klärt wichtige Fragen.
Hohe Sicherheitsstandards
Du arbeitest mit sensiblen, personenbezogenen Daten und hast Sicherheitsbedenken bei der Arbeit mit einer Software? Dann solltest Du auf jeden Fall den Serverstandort der Anbietenden unter die Lupe nehmen. factro ist eine der wenigen deutschen Freeware.
Das Tool wird im Ruhrgebiet im entwickelt und nach höchsten Sicherheits- und Datenschutz-Standards in Frankfurt und Nürnberg gehostet.
Weitere kostenlose Projektmanagement-Tools
Trello
Trello ist ein schlankes Tool für Aufgaben- und Projektmanagement, das besonders auf das Kanban Board setzt und somit besonders für agile Umfelder geeignet ist. Umfangreiche Funktionen für andere Projektmanagement-Arten sind hingegen nur bedingt verfügbar.
Der Schwerpunkt des Tools liegt in der leichten Bedienung, resultiert dadurch aber in einem geringerem Funktionsumfang. Wer weitere Funktionen integrierten möchte, kann zusätzliche Apps und Dienste wie Gmail oder die Adobe Creative Cloud integrieren.
Airtable
Airtable konzentriert sich, wie der Name bereits andeutet, auf die Organisation mit Tabellen. Die Bedienung ist leichter und mehr auf das Projektmanagement ausgelegt als z.B. bei Excel, sodass Fans von Tabellen und Listen hier fündig werden.
Mit Hilfe von verschiedenen Tags und Filtern kann die Darstellung in Airtable flexibel angepasst werden. Die einzelnen Felder können individualisiert werden und so verschiedenste Informationen anzeigen, z.B. Bilder, Daten oder Kosten.
OpenProject
Bei OpenProject handelt es sich um eine Open-Source-Lösung, also eine Software mit offenem Quellcode. Die kostenfreie Version ist – anders als bei factro, Trello oder Airtable – allerdings nicht cloud-basiert, sondern zur Installation auf dem eigenen Server. Wer keine eigene Infrastruktur hat, für den eignet sich die kostenfreie Version nur bedingt.
Mit OpenProject können Projekte auf verschiedene Arten gemanaget werden. Zu den Möglichkeiten gehören unter anderem eine Visualisierung per Gantt-Diagramm für Projekte mit festem Zeitplan. Doch auch agile Projekte können per Scrum gesteuert werden. Weitere Features sind ein integriertes Wiki und eine offene API-Schnittstelle.
Wrike
Eine weitere Alternative ist das cloud-basierte Programm Wrike. Bereits die kostenlose Version hat einiges zu bieten. Um die Arbeit zu strukturieren, gibt es hier Spaces, Ordner und Projekte.
Es können Aufgaben und Teilaufgaben erstellt werden. In der kostenlosen Version ist dies allerdings auf 200 Aufgaben beschränkt. In den Aufgaben können andere Teammitglieder in Kommentaren erwähnt oder getaggt und Dateien geteilt werden.
Für eine bessere Übersicht kann entweder die Board-Ansicht, die Dateiansicht oder das Gantt-Diagramm individuell eingestellt werden. Jedoch kann das Programm auch manchmal etwas unübersichtlich sein und somit erfordert es viel Einarbeitungszeit: Für Unerfahrene kann das überfordernd sein.
Reicht die kostenlose PM-Software nicht?
Mit der kostenlosen Basic Cloud kommst Du schon extrem weit. Fehlen aber trotzdem ein paar Features? Wie wäre es mit
- der Zuordnung von Verantwortlichkeiten,
- einer Vorlagenfunktion,
- einer Leistungserfassung,
- einem Gantt Chart für die detaillierte Zeitplanung
- oder projektübergreifenden Arbeitsweisen?
Die kostenpflichtigen Tarife von factro können 14 Tage kostenfrei getestet werden – ohne Verpflichtung und ohne Datenverlust, wenn Du doch wieder zurück möchtest.
Registriere Dich jetzt kostenlos für die factro Basic Cloud.
