Projektmanagement-Software im Marketing

Überblick auch im kreativen Chaos

Organisation – daran scheitert es oft. Davon kann sich auch das Marketing nicht ausnehmen. In diesem Fall gibt es sogar zwei Faktoren, die die Organisation im Marketing deutlich erschweren – kreatives Arbeiten und parallele Projekte.

Kreative Projekte sind besonders beweglich und erfordern viel Flexibilität. Da kann die beliebte Excel-Tabelle durchaus schnell an ihre Grenzen stoßen. Vor allem bei der Arbeit im Team.

Und dann jonglierst Du noch mit mehreren Projekten gleichzeitig. Das E-Mail-Postfach quillt über – fehlende Informationen, unklare Kommunikation und zu späte Entscheidungen machen Dir das Leben schwer. Chaos vorprogrammiert! Und nicht das kreative Chaos, sondern das unangenehme. Das Chaos, das Dich in Deiner Arbeit aufhält. Das Chaos, das stresst. Das Chaos, das niemand haben möchte.

Deine Lösung für bessere Organisation

• Alle To-dos und Projekte im Blick
• Transparente Kommunikation
• Optimale Zusammenarbeit im Team
• Entlastetes Postfach
• Reduzierte Meetings
• Standards für wiederkehrende Prozesse

Um diesem Traum näher zu kommen, ist ein Projektmanagement-Tool der erste Schritt in die richtige Richtung. Eine spezielle Software, die Dir hilft, sich selbst und Deine Prozesse zu organisieren, zu optimieren und Deine Marketing-Projekte auf Kurs zu halten.

Vor allem in puncto Überblick und Teamwork kann Dir eine PM-Software kräftig unter die Arme greifen und dafür sorgen, dass Dein Marketing-Team am Ball bleibt.

Organisiere und plane Events, Kampagnen, Launches und Marketingpläne termingerecht, stressfrei und verliere Einzelheiten nie mehr aus den Augen. Ein Projektmanagement-Tool wie factro kann es Dir möglich machen.

PM-Software – Chancen für’s Marketing

Wie schon erwähnt, machen kreatives Arbeiten und viele parallel laufende Projekte die Koordination im Marketing oft zu einer Herausforderung. Projektmanagement-Programme sind aber genau dafür entwickelt, um in alltäglichen und generellen Schwierigkeiten in der Organisation zu unterstützen.

Teamwork und Kommunikation

Kampagneninhalte entwickeln – das macht man gewöhnlich nicht alleine. Auch im Marketing ist Teamwork gefragt und die Qualität oft entscheidend über den Erfolg eines Vorhabens. Informationsbarrieren, Missverständnisse und Fehler sind schlecht für’s Geschäft, aber auch für die gesamte Stimmung im Team.

Das Tool factro unterstützt bei einer einfachen Zusammmenarbeit und Kommunikation, indem es eine Schnittstelle zwischen allen Beteiligten kreiert.

Alle Informationen an einem Ort

Schluss mit lästiger Informationsbeschaffung durch E-Mails oder Telefonate. Hinterlege alle wichtigen Informationen und Daten im Tool – für alle einsehbar.

Du hast einen bestimmten Auftrag? Erstelle Aufgaben in factro und halte alle relevanten Informationen dazu fest und hänge wichtige Daten und Dokumente an.

Auf einen Blick wird deutlich wer hier die Verantwortung trägt

Zielgerichtete Kommunikation

Kommunikation – das klingt so einfach und so selbstverständlich. Tatsächlich sind aber Probleme in Unternehmen und Projekten oft vor allem auf mangelende Kommunikation und dadurch entstehende Missverständnisse zurückzuführen.

Durch die Kommentarfunktion in factro wird die Kommunikation aufgabenbezogen und damit zielgerichteter. Gibt es Fragen oder Anmerkungen zu einer Aufgabe? Fehlt ein Dokument? Das alles kann nun direkt „vor Ort“ geklärt werden, auch wenn das nächste Teammitglied an einem anderen Standort sitzt.

Zusammenarbeit mit Externen

Nicht nur das Teamwork mit den internen Teammitgliedern wird durch factro so einfach wie noch nie. Über ein Projektmanagement-Tool kann auch die Zusammenarbeit mit externen Beteiligten gemanaged werden.

Als Gastnutzer können auch Kunden oder Freelancer in die Arbeitsprozesse und Kommunikation integriert werden.

Im Newsfeed werden Dir alle wichtigen Änderungen angezeigt

Selbst- und Teamorganisation

Die Selbstorganisation aber auch Koordination innerhalb des Teams sind wichtig, um ein Projekt voranzubringen. Gerade wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen, können ToDos und Ideen vergessen oder übersehen werden. Um das zu verhindern ist ein zentraler Zugriffs- und Ablagepunkt besonders wichtig.

ToDo-Listen

Im Fokusbereich in factro hast Du Platz um verschiedene ToDo-Listen anzulegen, um Deine Ideen zu sammeln oder ToDos zu organisieren. Nutzen kannst Du diese Funktion ganz für Dich, Du kannst Listen aber auch mit anderen Teammitgliedern teilen und so beispielsweise eine gemeinsame Ideensammlung kreieren.

Meeting-Funktion

Teammeetings sind ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation. Für eine übersichtliche Planung gibt es, ebenfalls im Fokusbereich, die Meeting-Funktion. Hier kannst Du Meetings planen und eine Agenda erstellen. Ziehe einfach die entsprechenden Aufgaben per Drag&Drop in die Agenda oder ergänze Listenpunkte. Damit alle nachher noch wissen was besprochen wurde, wird nebenbei ein automatisiertes Protokoll erstellt.

Im Fokusbereich kannst Du all Deine Ideen festhalten

Information und Transparenz

Nicht nur, dass mit einer Projektmanagement-Software alle Informationen zu Aufgaben und Paketen für alle Beteiligten zur Verfügung stehen – wann und von wo sie wollen – auch Veränderungen und Aktualisierungen müssen nicht mehr gesondert kommuniziert werden.

Echtzeitbenachrichtigungen

factro und sein Benachrichtigungssystem liefern Dir alle releanten Änderungen – automatisch. Durch diese Echtzeiteinblicke in die Arbeit des Teams fallen Meetings und lästiges Nachfragen weg. Und das spart Dir beträchtlich viel Zeit.

Vorlagenfunktion

Wo wir gerade beim Thema Zeit sind: Hast Du wiederkehrende oder ähnliche Aufgaben oder Kampagnen? Nutze die Vorlagenfunktion, um es Dir einfach zu machen und Aufgaben schneller erstellen zu können.

Du kannst Aufgaben, Pakete oder ganze Projekte als Vorlage speichern oder erfolgreiche Projekte in Vorlagen umwandeln, um diese in Zukunft nutzen zu können. Selbstverständlich können Vorlagen jederzeit angepasst werden, damit Du auch Lessons Learned erfolgreich umsetzen kannst.

Mit Vorlagen sparst Du Zeit beim Erstellen neuer Aufgaben und Projekte

Terminplanung und Abrechnung

Konzepte, Strategien, Kampagnen sind große Projekte, die von Grund auf geplant werden müssen. Welche Aufgaben gibt es? In welcher Reihenfolge müssen diese erledigt werden? Wie viel Zeit soll für jeden Teilbereich eingerechnet werden?

Projektplanung mit Strukturbaum und Gantt

Die grobe Struktur eines solchen Projektes kannst Du in factro perfekt mit dem Strukturbaum entwickeln. Dabei wird ein ganzes Projekt in Pakete – also Teilaufgaben – und dazugehörigen Aufgaben aufgeteilt.

Etwas detaillierter kann dieses Konzept im Gantt Chart mit Meilensteinen und zeitlichen Abhängigkeiten und Beziehungen zwischen Aufgaben konkretisiert werden. So ist auch die genaue zeitliche Planung ein Kinderspiel. Mit Hilfe der Baseline erkennst Du außerdem zeitliche Abweichungen in deinem Projekt.

Abhängigkeiten zwischen Aufgaben werden im Gantt-Diagramm deutlich

Aufgabenmanagement im Alltag

Ein neues Produkt soll bald auf den Markt kommen – dafür fehlt noch ein Konzept. Die Website soll aktualisiert werden – dazu sollen mögliche Strategien entwickelt werden. Der neue Werbespot muss bald fertig gestellt werden.

Vor allem im alltäglichen Geschäft kann man sich schnell erschlagen fühlen. Was ist gerade am dringendsten? Wo soll man anfangen?

factro zeigt Dir auf einen Blick was zu tun ist. Im ganzen Projekt genauso wie für Dich persönlich. In Deinem persönlichen Dashboards „Meine Aufgaben“ zum Beispiel siehst Du in einer Tabelle oder einem Kanban Board welche Aufgaben Du gerade erledigen musst.

Die Einfärbung von Aufgaben in rot, gelb oder grün (die „Deadline-Ampel“) zeigt welche Aufgaben fällig oder bereits überfällig sind.

Das projektübergreifende Kanban Board in factro

Leistungs-/Zeiterfassung

Im Marketing sowie im Projektmanagement zählen auch zeitliche Aufwände zu den wichtigen Kerngrößen.

In factro kannst Du Deine Zeiten aufgabenbezogen erfassen und hast somit auch einen Überblick über mögliche Verzögerungen im Projekt. Eine wertvolle Basis für die Kostenüberwachung sowie die gesamte Planung und Steuerng von Ressourcen.

factro erfasst vier Aufwände:

• Plan-Aufwand: geschätzter zeitlicher Aufwand
• Ist-Aufwand: tatsächliche Arbeitszeiten
• Rest-Aufwand: noch benötigte Zeit
• Delta-Aufwand: Differenz aus Plan- und Ist-Zustand mit Einbezug des Rest-Aufwands

PM-Tools im Marketing

In vielen Bereichen des Marketings kann Dir eine Software also helfen, Deine Arbeit zu vereinfachen, Probleme zu vermeiden und langfristig erfolgreicher zu werden. Doch wie kannst Du ein Tool konkret im Marketing einsetzen?

Social Media Marketing

Social Media ist für die meisten Unternehmen zum unverzichtbaren Marketing- und Kommunikationswerkzeug geworden. Kein Wunder – eine unglaublich hohe Reichweite, große junge Zielgruppe, viele Möglichkeiten.

Aber wann was posten? Ideenentwicklung, Contenterstellung und Veröffentlichung sind Themen, die im Optimalfall strategisch vorbereitet und geplant werden. Ein wichtiges Werkezug ist dabei der Redaktionsplan. „Oh, wir brauchen heute noch schnell was für Facebook!“ oder „Schade, dass wir während der Messe nicht daran gedacht haben. Da wären schöne Sachen für Instagram dabei gewesen.“ gehören der Vergangenheit an.

Mit factros Strukturbaum kannst Du Deinen Redaktionsplan schnell und einfach erstellen.

Projektstrukturpläne zeigen ein Projekt als „Big Picture“

Wie im Bild dargestellt, kannst Du die Kalenderwochen als Pakete definieren und die geplanten Beiträge als Aufgaben. So siehst Du auf einen Blick, was für die Woche geplant ist. Eine andere Möglichkeit wäre, die verschiedenen Kanäle (Facebook, Twitter, Instagram, Xing,…) als Pakete festzulegen.

Ob Du deinen Redaktionsplan plattformbezogen oder zeitbezogen aufbaust, Du hast in jedem Fall den Überblick über Deine Social Media-Aktivitäten und elimierst Stress und Zeitdruck.

Planung eines Messe-Auftritts

Ein wichtiges Marketingwerkzeug ist und bleibt die Messe. Als Aussteller verfolgen Unternehmen entscheidende Ziele, wie

• Neukundengewinnung
• Stammkundenpflege
• Steigerung des Bekanntheitsgrads
• Präsentation von neuen Produkten und Leistungen
• Imageverbesserung
• Test der Akzeptanz neuer Produkte
• Kontakt zu Konkurrenz, Kunden und Medien

Aufgrund dieser Chancen sollte die Messeplanung sowie die Entwicklung eines Messekonzepts frühzeitig in Angriff genommen werden – und das vor allem strategisch.
Grundsätzlich gliedert sich das Projekt Messeauftritt planen in eine Planungsphase, eine Realisierungsphase und eine Abschlussphase. Vor allem die Planungsphase ist entscheidend für Erfolg oder Scheitern des Messeauftritts.

In factro kannst Du beispielsweise beim Aufbau des Projektes diese Phasen als übergeordnete Pakete erstellen. Darunter können sich weitere Pakete und Aufgaben einreihen.

Zur Planungsphase können zum Beispiel folgende Punkte gehören (Pakete: Aufgaben):

• Vorbereitung
  • Messekonzept: Ziele, Standaktivitäten, Standgestaltung
  • Ausstattung Messestand: Technik, Einrichtung, Bewirtung, Give Aways
  • Personalplanung-/schulung: Aufgabenverteilung, Schulungskonzept, Einsatzpläne
• Genehmigungen/ Versicherungen: Abnahme des Stands (TÜV), Verträge, zu versichernde Gegenstände
• Marketing-/Kommunikationsmaßnahmen
  • Vorwerbung: Direct-Mail, Website, Social Media, PR-Beiträge, Anzeigen schalten
  • Materialerstellung: Pressemappen, Flyer, Plakate, Poster, Fotos, Videos

Je nachdem welchen Schwerpunkt Du hast, kannst Du die Pakete und Aufgaben natürlich verändern. Vielleicht baust Du noch einzelne Pakete zum Thema Risikobearbeitung ein.

Website Relaunch

Die Website ist, natürlich vor allem im Online-Marketing, Dreh- und Angelpunkt für viele Aktivitäten. Dementsprechend ist es wichtig, die Landingpage immer aktuell zu halten.

Ist die Seite benutzerfreundlich?
Ist der Content aktuell?
Brauchst Du neue Funktionen?
Gibt es entsprechende Trends für Webseiten?
Passt die Struktur auf der Seite?

Soll die Website (grundlegend) erneuert werden, weil sie nicht mehr zum Unternehmen passt, muss auch hier strategisch vorgegangen werden.

Ein Relaunch einer Website lässt sich, wie jedes Projekt, in Planungsphase, Umsetzungsphase und Abschlussphase eingeteilt werden. Und wie jedes Projekt kann der Relaunch in factro geplant werden.

Dazu können in der Umsetzungsphase zum Beispiel die folgenden Pakete und Aufgaben festgelegt werden:

• Layout & Design: Screen & Interface Design, Usability, Responsive Webdesign
• Umsetzung: Webentwicklung, technische Umsetzung
• Content: CMS-Kundenschulung, Datenbefüllung, Datenmigration

Willst Du Deine Arbeit erleichtern? Organisierter managen? Ein Projektmanagement-Tool könnte Dir dabei helfen.

Weitere Tools für Marketing-Teams

Um die einzelnen Aufgaben und Projekte auch operativ umzusetzen, greifen Marketing-Teams und Agenturen auf verschiedene Toolkits und Softwares zurück.

Ein beliebtes Mittel zur Lead Generation über verschiedene Kanäle sind u.a. Landing Pages. Das Portal suitApp hat in einem Vergleich verschiedene Landing Page Tools gegenübergestellt.

Das bekannte Sprichwort „Bilder sagen mehr als tausend Worte“ gilt auch im Marketing. Visualisierungen und Bilder haben eine starke Wirkung auf den Betrachter und vermitteln Informationen leicht verständlich. Hierfür hat die Seite filestage.io eine Liste mit über 30 der besten Grafikprogramme erstellt.

Für die Neukundenakquise, die Beratung, aber auch für die eigenen Referenzen sind Webinare ein immer gefragteres Thema. Diese können auf verschiedene Arten abgewickelt werden. Welche Software sich dafür eignet, hat Let’s Be Crazy in einem Überblick mit 29 Webinare-Software-Anbietern untersucht.