Projektmanagement im Maschinen- und Anlagenbau

Erfolg mit PM-Software für den Maschinenbau

Im Bereich des Maschinen- und Anlagenbaus sind deutsche Produktionen weltweit führend. „Made in Germany“ gilt international als Qualitätssiegel und ist weiterhin gefragt, die Unternehmen sind erfolgreich und profitabel – noch. Denn das Konzept „Qualität vor Preis“ und das Fehlen von digitalen Infrastrukturen in der Branche geht auf lange Sicht nicht auf.

1. Schwierigkeiten im Maschinen- und Anlagenbau
2. Keine Management-Probleme mit Projektmanagement-Tools
3. Hilfreiche Features für optimale Organisation
4. Mit factro zum Erfolg

1. Momentan erfolgreich, aber auch zukunftsfähig?

Der Fehler liegt beim Management

Wie schon erwähnt, könnte es deutschen Unternehmen in der Produktion von Maschinen und Anlagen deutlich schlechter gehen. Trotzdem finden Unternehmen ihr Ende vor allem durch Fehler im Projektmanagement, das sich nicht auf veränderte Rahmenbedingungen einstellt (Stichworte: Digitalisierung, Agilität und „New Work“). Die besten Beispiele dafür sind Air Berlin, SolarWorld und die Reederei Rickwers.

Fachleute können noch so qualifiziert und fleißig sein – wenn das Management nicht richtig arbeitet, ist jedes Vorhaben zum Scheitern verurteilt. Besonders in einem so komplexen Bereich wie dem Maschinen- und Anlagenbau. Vernetzung ist hier das Zauberwort.

Agilität – Notwendige Anpassung an veränderte Arbeitswelt

Nur durch interne Veränderungen kann der Anspruch an die Industrie 4.0 erfüllt werden:

• smarte Fabriken
• intelligente Produktionsanlagen
• Digitalisierung aller Prozessketten
• Einführung neuer Geschäftsmodelle

Besonders attraktiv ist das Konzept der vernetzten Fabrik für Unternehmen mit einer auf viele Standorte verteilten Wertschöpfungskette. Vernetzung kann Produktionsprozesse beschleunigen und flexibler gestalten.

Auch wenn agile Arbeitsweisen im Anlagen- und Maschinenbau durch die Ortsbezogenheit eher selten zum Einsatz kommen, müssen sich Unternehmen dennoch anpassen, um zukunftsfähig zu bleiben.

Trotz Multidisziplinarität den Überblick behalten

Die Branche des Maschinen- und Anlagenbaus zeichnet sich besonders durch viele verschiedene Disziplinen aus. Durch Bereiche wie Verfahrenstechnik, Energietechnik, Versorgungstechnik, Produktionstechnik, Maschinenbau oder Elektrotechnik ist die Branche besonders interdiziplinär.

Zusätzlich zum bereits vielseitigem Charakter des Projektmanagements und des Maschinen- und Anlagenbaus entstehen zurzeit neue Vorgehensmodelle wie „Agiles Projektmanagement“, die diesen Charakter noch verstärken. Aus diesem Grund ist es eine große Herausforderung, auch in komplexen Vorhaben und Strukturen den Überblick zu behalten.

Projekte im Maschinenbau vereinen vor allem klassische Anforderungen. Ob ein Kunde eine Maschine, Anlage oder spezielle Komponenten spezifiziert und bestellt oder ob das Unternehmen selbst technische Produkte entwickelt und über den eigenen Vertrieb an seine Kunden verkauft – der Ablauf muss geplant und möglichst innerhalb der Rahmenbedingungen abgeschlossen werden.

Späte Änderungen in der Planung oder den Zielvorgaben wirken sich extrem negativ auf die Erreichung der Projektziele aus. Soll ein Kessel beispielsweise anstatt 100 bar nun einem doppelt so hohem Druck standhalten? So erfordert diese Änderung einen komplexen Umbau der gesamten Anlage – und damit:

• erhöhte Aufwände für Personal
• zusätzliche Kosten für Material
• Terminverschiebungen

Die Einzigartigkeit von spezifischen Anlagen benötigt also ein gutes Projektmanagement, um Veränderungen in der Planung sowie (finanzielle) Risiken zu vermeiden und stets auf Kurs zu bleiben. Hierbei unterstützen Dich Projektmanagement-Softwares optimal.

2. Mit PM-Tools Chaos vermeiden

Große Projekte erfordern große Übersicht. Bei komplexen Vorhaben – unter Umständen noch an verschiedenen Standorten – kann es durchaus passieren, dass man das „große Ganze“ aus dem Blick verliert.

• Wie weit ist welche Komponente der Anlage?
• Sind alle Beteiligten im Zeitplan?
• Wo gibt es Schwierigkeiten?
• Welche Aufgabe ist aktuell am dringendsten? Welche am wichtigsten?

Projektamanagement-Tools bieten Transparenz und verhindern somit Chaos, Unzufriedenheit, Konflikte und nicht zuletzt ein Scheitern auf ganzer Linie.

Zielgerichtet kommunizieren

Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg. Damit auch alle am selben Strang ziehen und auf dieselben Ziele hinarbeiten, müssen Absprachen getroffen werden. Ein Projektmanagement-Software bündelt jegliche Kommunikation.

In virtuellen Räumen finden sich verschiedene Bereiche mit unterschiedlichen Beteiligten an einem einzigen Ort wieder. So können Teams direkt und unvermittelt themenbezogen kommunizieren. Außerdem sind dort schnell alle Ansprechpartner und Verantwortlichen zu finden. Es entsteht ein vielschichtiger Arbeitsplatz.

Transparent arbeiten

In dem virtuellen Raum können alle Arbeits- und Organisationsvorgänge projekt- und aufgabenbezogen stattfinden. Dadurch sind sämtliche Status immer und überall für alle Beteiligten einsehbar. So sind – auch bzw. gerade für die Verantwortlichen – Zwischenstände und Fortschritte sowie Verzögerungen und Probleme zu erkennen, denen sich so frühzeitig angenommen werden kann.

Lästiges Nachfragen und Herumtelefonieren erübrigt sich und bringt Zeit- und Aufwandeinsparungen mit sich. Durch die Leistungserfassung von zeitlichen Ressourcen kann optimal geplant und angepasst werden.

Übersichtlich managen

Transparenz ist besonders für Führungskräfte und Projektleiter wichtig. Durch die Dokumentation aller Vorgänge hast Du einen alles umfassenden Überblick. So hast Du Einsichten in alle Bereiche und können Leistungen einschätzen, verändern und optimieren. Bei Problemen kannst Du frühzeitig eingreifen, Risiken minimieren und schlussendlich evaluieren.

3. Hilfreiche Features für den Maschinen- und Anlagenbau

Mit dem Projektmanagement-Tool factro können Projekte prozessual strukturiert werden. Spezifische Anlagen oder Maschinen können dann als Projekte – mit einzelnen Paketen und dazugehörigen Aufgaben – angelegt werden.

Abhängigkeiten und Visualisierungen

Ein erstes Paket könnte zum Beispiel die Erstellung einer Ausschreibung und eines Pflichtenhefts sein, in dem Aufgaben wie die Definition von Leistungsparametern, Abläufen oder Ergebnissen vom Kunden enthalten sind. Zeitlich versetzt können dann Pakete wie Angebotserstellung und Vertragsgestaltung folgen.

In factro enstehen so Abfolgen und Abhängigkeiten (Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen), die anschaulich dargestellt werden können – beispielsweise in einem Gantt-Chart. Zudem können mit factro die gesamten Arbeitsabläufe grafisch visualisiert werden. Lese Dir bei Interesse hierzu den Blog-Artikel über Visualisierung im Projektmanagement.

Im Gantt-Chart hast Du Dein Projekt im Blick

Ein großer Vorteil des Tools: Auch bei Veränderungen im Projekt bleiben Abhängigkeiten bestehen und passen sich entsprechend an. Ein Beispiel: In der Planungsphase ist es bei der Erstellung technischer Unterlagen – wie Konstruktionszeichnungen und Montageplänen – zu Verzögerungen gekommen. Demnach wird der Zeitraum der Aufgabe nach hinten verschoben. Für die gesamte Projektplanung und Abwicklung ein großer Gewinnn.

Darauf aufbauende Aufgaben wie die Ermittlung von Werkstoff- und Materialbedarf werden bei Bedarf durch factro automatisiert per Knopfdruck ebenfalls nach hinten terminiert. So spart man sich eine manuelle Anpassung aller Aufgaben.

Neben dem Gantt-Chart bietet die Software drei weitere Projekt-Ansichten, sodass Du per Klick bequem zwischen den jeweiligen Darstellungen wechseln können:

• Projektstrukturplan
• Kanban-Board
• Tabelle

Leistungserfassung

Gerade im Maschinen- und Anlagenbau müssen Ressourcen optimal eingesetzt werden. Um Meilensteine und Timelines erreichen und einhalten zu können, müssen Projektleiter Kapazitäten genau einschätzen.

Eine optimale Planung und Steuerung von Arbeitsaufwänden ermöglicht factro durch die Leistungserfassung von Plan-, Ist-, Rest- und Delta-Aufwänden.

1. Plan-Aufwände: geschätzer zeitlicher Aufwand in Arbeitsstunden
2. Ist-Aufwände: tatsächliche Arbeitszeiten
3. Rest-Aufwände: Anpassung/Einschätzung durch Ausführenden
4. Delta-Aufwände: Differenz zwischen Plan- und Ist-Aufwand

So behalten Projektleiter den Überblick. Außerdem kannst Du Aufwände besser einschätzen, anpassen und für die Zukunft optimieren.

Vorlagen erstellen

Eine weitere massive Erleichterung ist die Erstellung von Vorlagen. Wiederkehrende Prozesse jedes Mal neu in Projekte und Aufgaben einzupflegen, kostet viel Zeit und Aufwand. Mit einem einfachen Klick aber können Vorlagen für Aufgaben oder ganze Projekte erstellt werden und stehen somit zu jeder Zeit für eine erneute Verwendung zur Verfügung.

Vor allem bei umfangreichen Prozessen im Maschinen- und Anlagenbau, die grundsätzlich dieselbe Strukturen und Arbeitsschritte haben, ist diese Funktion äußerst hilfreich und unterstützt Dich und Dein Team. Zusätzlich garantieren standardisierte Prozesse über die Vorlagen-Funktion einen hohen Qualitätsstandard und bieten die Möglichkeit, die Vorlage durch Lessons Learned und Projekt-Retrospektiven gezielt zu verbessern. Das ist vor allem im Vorfeld der Projektplanung von großem nutzen.

4. factro für Dein Projekt

Für Projekte im Maschinen- und Anlagenbau kann factro eine enorme Hilfe sein. Das Projektmanagement-Software bietet folgende Vorteile:

• Zielgerichtete Kommunikation
• Klare Projekt- und Aufgaben-Transparenz
• Massive Zeit- und Aufwandsersparnisse
• Effektive Arbeit im Team
• Risikominimierung

So schließe Deine Projekte erfolgreich ab!