Im Vergleich: Die 11 besten Software für Dein Projektmanagement
Im großen Angebots-Dschungel an Projektmanagement-Software ist es nur schwer möglich, den Durchblick zu behalten. Ein breites Portfolio, insbesondere an Cloud-basierten Software-Lösungen, erschwert die Entscheidung des Nutzers.
In unserer Projektmanagement-Software Marktübersicht der bekanntesten Tools beantworten wir die entscheidenden Fragen:
Was ist das geeignete Tool für das Aufgabenmanagement im Unternehmen? Welche webbasierte Projektmanagement-Software ermöglicht eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Team und wird von den Mitarbeitern auch gelebt? Bei welchem Tool habe ich volle DSGVO-Konformität?
Kriterien an eine Projektmanagement-Software
Eine gute Projektmanagement-Software, die Dich in Deinem Tagesgeschäft gewinnbringend unterstützt, zeichnet sich vor allem durch folgende Faktoren aus:
- Intuitive Nutzerführung: Eine einfache Bedienbarkeit ermöglicht einen schnellen Projektstart und erspart das zeitfressende Lesen von Software-Handbüchern.
- Datensicherheit und Datenschutz: Der Schutz von personenbezogenen Daten sowie des Firmenwissens stellt eine unabdingbare Voraussetzung dar.
- Kundenservice: Ein persönlicher und punktgenauer Kunden-Service unterstützt das Projektteam bei Anwendungsfragen und entlastet den unternehmenseigenen Anwender-Support.
- Praxis-Orientierung: Ein Tool mit starker Praxisorientierung unterstützt optimal beim Tagesgeschäft und bietet genau die Funktionen, die für agile Teams wirklich notwendig sind – aus der Praxis für die Praxis.
- Integration von Auftraggebern, Lieferanten oder Kunden durch Gastnutzer
Projektmanagement-Software 2024: Marktübersicht und Vergleich
Der folgende Vergleich von 11 der beliebtesten Projektmanagement-Software-Anwendungen setzt sich mit den Software-Lösungen von Asana, Trello, Wrike, Inloox, MS Project, awork sowie factro auseinander und bietet Projektmanagern einen ersten guten Überblick:
1. factro
Schneller Einstieg durch einfache Bedienbarkeit
Die Bedienerfreundlichkeit wird in der intuitiven Handhabung von Funktionen erkennbar. Selbst Einsteiger, die sich vorher noch nicht mit PM-Tools beschäftigt haben, finden sich schnell in die Struktur und die Funktionen von factro ein. Das Team kann gemeinsam direkt loslegen – ohne großen Einarbeitungsaufwand.
Der Anspruch von factro, die Bedienung so intuitiv wie möglich zu gestalten, wird schnell in der eigenen Handhabung erlebbar. Die Drag & Drop-Funktion erleichtert die Bedienung und macht sie federleicht. Funktionen sind schnell nachvollziehbar und jeder User kann die Projekt-Ansicht wählen, mit der er am besten arbeiten kann: Strukturplan, Gantt Diagramm, Kanban, Tabelle.
Der Projektstrukturplan in factro
Ressourcen optimal einsetzen
Zudem verfügt die webbasierte Projektmanagement-Software über eine Übersicht der Ressourcenauslastung, mit der Du das Arbeitspensum Deines Teams besser im Blick behältst. Das ermöglicht die Kapazitätsplanung mit einer effiziente Verteilung der Aufgaben und eine bessere Projektplanung- sowie -steuerung.
Die Daten, die der Ressourcenauslastung zugrunde liegen, werden automatisch aus den eingetragenen und geplanten Aufwänden in den Aufgaben errechnet. Lastspitzen werden in rot angezeigt, sodass sie schnell zu erkenn sind. Zusätzlich können auch unterschiedliche Arbeitszeitmodelle abgebildet werden.
Selbst- und Teamorganisation
ToDo-Listen helfen dabei, Deinen Tagesablauf zu strukturieren und Ideen festzuhalten. Das kannst Du im „Fokus“ in factro. Dort kannst Du neben den klassischen ToDo-Listen auch Meetingagenden anlegen und im Team teilen. Bei beiden Funktionen kannst Du factro Aufgaben per Drag&Drop hinzufügen.
Eine besonders praktische Funktion ist das automatisierte Meeting-Protokoll, in dem alle Änderungen während eines Termins festgehalten werden, also zum Beispiel geänderte Prioritäten, abgehakte Teilaufgaben und angepasste Deadlines.
Schnittstellen vorhanden
Mittlerweile bietet factro neben einem CSV-Export und einer Outlook-Synchronisation auch eine offene REST-API inklusive Webhooks, sodass die Anbindung an die eigene Systemlandschaft deutlich leichter umzusetzen ist und Daten zwischen verschiedenen Lösungen ausgetauscht werden können.
Deutscher Datenschutz-Standard
factro ist ein Cloud-basiertes Projekt- und Taskmanagement-Tool mit einem Server-Standort in Deutschland (Frankfurt/Main). Damit werden Datensicherheit und EU-DSGVO- einschließlich BDSG (neu)-Konformität eingehalten. Die Datensicherheit wird durch ein zertifiziertes Rechenzentrum im Inland sowie durch hohe Verschlüsselungsstandards beim Datentransfer gewährleistet. Einen genauen Überblick über die Datenschutz-Standards von factro findest Du an dieser Stelle.
Unter anderem durch den Datenschutz-Standard überzeugt factro auch Behörden und Ämter, wie beispielsweise die Stadt Bergisch Gladbach. Hier liest Du, wie sie mit factro arbeiten und was sie überzeugt hat.
Persönlicher Kunden-Service – Greifbare Ansprechpartner
Was factro zusätzlich auszeichnet, ist der persönliche Kunden-Service und damit greifbare Ansprechpartner vor Ort. Das Kontaktieren kann sowohl telefonisch oder per E-Mail erfolgen.
Zusätzlich bietet factro ein kostenloses Handbuch an, in dem viele Fragen ausführlich beantwortet werden. Und falls Du noch mehr zum Thema Projektmanagement und aktuelle Trends lesen möchtest, lohnt sich ein Blick in den Blog.
Starke Praxisnähe spiegelt sich im Tool
Wer sich für factro entscheidet, entscheidet sich zudem für mehr als 25 Jahre Erfahrung und Expertise in der Unternehmensberatung. Das Tool weist durch den starken Partner SCHUCHERT MANAGEMENTBERATUNG eine einzigartige Praxis-Orientierung auf. Es ist speziell an Bedürfnisse moderner Führung und Team-Arbeit angepasst. Diese Erfahrung erkennt der User schnell im Tool.
Zudem bietet factro für Unternehmen Programm-Einführungen, Schulungen und Trainings vor Ort oder Remote sowie eine professionelle Beratung zu diversen Themen im Projektmanagement an. Dieses Angebot hebt das Tool von den restlichen PM-Software-Lösungen stark ab. Zukünftig spielt auch KI im Projektmanagement eine immer stärkere Rolle.
2. Asana
Software aus der Cloud
Asana ist – wie Trello, Wrike, InLoox und factro – eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software und bietet dem User damit Software as a Service an. Das heißt, der User zahlt für das Nutzungsrecht der Software und damit für einen Service, der die Wartung der Software, Software-Updates und Backups von Daten übernimmt. Die Installation entfällt, da die Software via Internet und Web-Browser funktioniert.
Benutzerfreundliche Bedienung
Beim Start von Asana fällt einem direkt das sehr einfache Handling des Tools auf. Für manche User mag es zu bunt und verspielt wirken, was aber Geschmackssache ist. Die Funktionen sind schlank gehalten und auf das nötigste reduziert. Das sorgt auch auf dem Smartphone für eine hohe Usability. An einigen Stellen wären zusätzliche Features – wie Vorgänger-/ Nachfolger-Beziehungen zwischen Aufgaben, Meilensteine – oder Projektansichten wünschenswert.
Persönlicher Kundenservice ist kostenpflichtig
Asana bietet einen Kundenservice an. Dieser wird allerdings erst ab den kostenpflichtigen Versionen zur Verfügung gestellt. Hier muss der User entscheiden, ob ihm die zahlreichen Hilfestellungen im Programm, Erklärvideos und die große (englischsprachige) Asana-Community ausreicht.
Wie wichtig ist Dir ein durchgängiger persönlicher Ansprechpartner – vom Ausprobieren bis zur individuellen Anwendung des Tools? Sollen Deine konkreten Fragen und die des Teams schon in der kostenfreien Version passgenau beantwortet werden? Auch wenn die Bedienung keinen IT-Spezialisten erfordert. Um sich im Tool zurechtzufinden, ist ein Kunden-Service im Falle individueller Fragen sehr hilfreich.
Server-Standort in den USA
Die Projektmanagement-Software Asana hat einen US-amerikanischen Server-Standort. Deine Unternehmensdaten werden nicht in Deutschland, sondern in den USA gespeichert. Da die IT-Infrastruktur in den USA betrieben wird, gilt auch dortiges Datenschutzrecht. Das kann für einige Organisationen und Instituionen, die eine Datenhaltung im europäischen Wirtschaftsraum fordern, ein K.O.-Kriterium sein.
3. Trello
Kanban-Board als einzige Projektvisualisierung
Trellos einfache und übersichtliche Ansicht ist benutzerfreundlich. Die Kanban Board-Ansicht kann als Workflow oder als eine Art „Notizzettel“ angelegt werden. Die Einfachheit von Trello liegt natürlich auch daran, dass keine Ansichten-Vielfalt vorhanden ist.
Ein Projekt oder Workflow kann ausschließlich in Form von Boards organisiert werden. Hilfreiche Ansichten wie ein Gantt-Chart, eine Aufgabenliste oder ein Projektstrukturplan fehlen. Wem es wichtig ist, Projekte zu visualisieren und damit einen schnellen und intuitiven Zugang zu komplexen Projektinhalten herzustellen, für den ist eine reine Kanban-Board-Ansicht zu wenig.
Bedingter Schutz von Daten
Trello ist ebenfalls als Projektmanagement-Software webbasiert und hat – wie Asana – einen US-amerikanischen Server-Standort, was eine fehlende BDSG (neu)-Konformität zur Folge hat. Wer Wert auf Datensicherheit und den Schutz von personenbezogenen Daten legt, der muss an dieser Stelle einen „Kompromiss“ eingehen. Seine Firmendaten werden an außereuropäischen Standorten gespeichert.
Online-Hilfen, aber kein persönlicher Kunden-Service
User, die gerne einen persönlichen Service in Anspruch nehmen, werden bei Trello nicht fündig. Es werden allerdings Alternativen – wie YouTube-Tutorials und statische Texte – auf der Homepage angeboten. Diese ersetzen zwar keine persönliche Ansprechpartner, aber geben dem User erste Antworten.
Kein Tool für komplexe Projekte
Wer seine Arbeitsweise mit Trello professionell digitalisieren möchte, stößt schnell an seine Grenzen. Die sehr einfachen Funktionen führen dazu, dass komplexe Projekte und Arbeitsprozesse nicht mehr abgebildet werden können. Der Vergleich zwischen Trello und factro liefert hier weitere Informationen zu den Features von Trello und greift auch das Thema „Praxishintergrund“ auf.
Für eine komplett agile Arbeitsweise ist Trello eine sehr gute Lösung. Wer aus dem eher traditionellen Umfeld kommt, ist mit einem Hybrid aus klassisch und agil sicher besser bedient. Denn ein Gantt-Chart, eine Projekt-übergreifende Ansicht, Zeiterfassung & Controlling und einige weitere Features wird man bei Trello nicht finden.
4. Wrike
Großer Funktionsumgang
Die PM-Software Wrike besticht durch einen sehr großen Funktionsumfang und bietet zudem diverse Integrationen an (z.B. zu Google Drive, Box und iCal). Besonders hervorzuheben ist das Marketing-Modul mit ausgefeilten Workflows inkl. Briefing-, Prüfungs- und Freigabe-Funktionalitäten.
Erfordert viel Einarbeitungszeit
Der große Funktionsumfang hat seinen Preis: Wrike wirkt zunächst clean im Design und übersichtlich in der Struktur. Schnell bemerkt ein Neueinsteiger jedoch die „Hürden“ dieses Tools: Der Funktionsumfang geht mit einer umfassenden Auseinandersetzung, Einarbeitung und ggf. Schulungen einher.
DSGVO-konform
Der europäische Server-Standort des kalifornischen Anbieters befindet sich in Amsterdam. Wrike ist DSGVO-konform und hostet – im Gegensatz zu Asana und Trello – die Nutzerdaten im europäischen Wirtschaftsraum.
Begrenzte Kontaktmöglichkeiten
Kundenservice ist möglich, aber lediglich per Kontaktformular („Ticket einreichen“). Dort kann man auch seine Telefonnummer angeben und um Rückruf bitten. Videos (nur sehr wenige in deutscher Sprache) und Tutorials können natürlich weiterhelfen, aber sind im Vergleich zu greifbaren Ansprechpartnern oft zeitaufwändiger. Auch eine Hilfe-Seite oder ein (englischsprachiger) Support-Chat werden angeboten.
5. InLoox
SaaS- und On-Premise-Lösung
InLoox bietet eine On-Premise sowie eine SaaS-Lösung an. Sowohl Cloud-Computing-affine User als auch Fans von installierten Software-Lösungen kommen zum Zuge. Auf den ersten Blick wirkt das Design im Vergleich zu anderen Tools eher traditionell.
Konservativ in der Bedienung
Schnell merkt der User, dass sich die Bedienbarkeit als wesentlich schwieriger erweist, als eingangs erwartet wird. Aufgaben anzulegen oder Projekt-Status zu ändern – diese Anwendungsweisen dauern länger als bei vielen anderen Tools. Dies führt zu einer User-Erfahrung, die den Wunsch nach einer einfacheren Bedienbarkeit aufkommen lässt.
DSGVO-konform und deutscher Server-Standort
Die Datensicherheit wird durch Server-Standorte in Deutschland (Frankfurt am Main und Magdeburg) sichergestellt. InLoox bietet volle DSGVO-Konformität.
Direkter Kundenservice
Für viele Nutzer stellt der Kundenservice einer Software ein wesentliches Kriterium dar. Denn die Online-Affinität unterscheidet sich auch innerhalb eines Projektteams. Das InLoox-Team kannst Du direkt telefonisch und per Mail kontaktieren oder einen Rückruf per Anfrage vereinbaren.
6. MS Project
On-Premise-Lösung mit Wartungsaufwand
MS Project ist eine On-Premise-Lösung, die nicht nur eine Vorinstallation vom Nutzer erfordert. Dem Nutzer wird auch die Verantwortung für die Aktualisierung und Funktionalität der Software und ihre Updates gegeben.
Datensicherung und Datenschutz – in Users Händen
Die Datensicherung wird durch vom Nutzer durchzuführenden Backups verantwortet. Die eigenen IT-Mitarbeiter sind damit für die Datensicherheit verantwortlich. Jedoch bieten Cloud-basierte Lösungen eine Datensicherheit, die von Experten garantiert wird.
Folgende Frage wird an der Stelle relevant: Sind professionelle Anbieter, die sich tagtäglich mit dem Thema „Datensicherheit“ beschäftigen, nicht geeigneter für diese Aufgabe? Diese Frage muss individuell beantwortet werden.
Fundierte Anwendungskenntnisse vorausgesetzt
Zudem setzt die Arbeit mit MS Project fundierte Kenntnisse der Software-Funktionen (sowie des Projektmanagements) voraus. Neue Nutzer der Software müssen sich also zunächst intensiv mit der Anwendungsweise beschäftigen, um ins Arbeiten einsteigen zu können.
Der sofortige Start? Verzögert sich. Die Arbeit im Team? Ist Aufgaben-bezogen nicht möglich. Der Schwerpunkt von MS Project liegt in der Projektplanung und weniger in der Projektumsetzung.
Kein persönlicher Kundenservice von Microsoft
Der Kundenservice von MS Project beschränkt sich auf das Hilfe-Center im Online-Bereich. User-Fragen werden mit Hilfe von Suchanfragen herausgefiltert. Wer an seine Grenzen beim Planen mit Hilfe der Software stößt, muss eigenständig nach einer passenden Antwort suchen. Das stellt einen zusätzlichen Aufwand dar.
Eine Lösung für den Projektplaner – nicht für das Projektteam
Eine Arbeit mit dem gesamten Team ist mit dieser Projektmanagement-Lösung nur sehr schwer bis gar nicht möglich. Die Software ist vor allem auf die Planung, Steuerung und das Ressourcenmanagement auf der Ebene des Projektleiters zugeschnitten. MS Project ist daher keine Projektmanagement-Software, mit der man den Team-Geist verbessern kann.
7. awork
Junges Tool mit erfrischender Optik
awork ist ein relativ neues, junges Tool mit einer frischen Optik. Die Oberfläche ist schlank und die Bedienung leicht, in der Tiefe ist der Funktionsumfang dafür aber noch nicht an jeder Stelle weit ausgebaut. Dafür bietet das Tool Integrationen mit u.a. Slack und Zapier, weitere Integrationen können per API vorgenommen werden.
Gratis-Version mit 3 Projekten
Aktuell gibt es awork in zwei kostenpflichtigen Tarifen, allerdings nicht in einer kostenfreien Version. awork kann 14 Tage getestet werden, eine kostenlose Nutzung im Anschluss ist jedoch nicht möglich.
Cloud-Lösung mit deutschen Servern
Anders als MS Project oder InLoox ist awork ein reines Cloud-Tool als SaaS-Lösung. Das Unternehmen setzt auf einen deutschen Server-Standort und ist daher DSGVO-konform. Bei Fragen kann der Support per Telefon, Chat oder E-Mail kontaktiert werden.
8. OpenProject
Quelloffene Lösung für Kenner
OpenProject ist dank des Open-Source-Ansatzes vor allen Dingen für geschulte Anwender interessant, die über eigene Server-Hardware verfügen und die Einrichtung selbstständig betreiben können. Alternativ steht die Projektmanagement-Software webbasierth als Cloud-Lösung bereit.
Kostenfreie Version zur Selbstinstallation
Dies betrifft aber nur die kostenpflichtigen Tarife. Wer auf die Gratis-Version zurückgreifen möchte, kann dies nur auf eigener Hardware installieren. In Sachen Features bietet das quelloffene Tool unter anderem benutzerdefinierte Felder, ein Gantt-Diagramm – wichtig beim Erstellen des kritischen Pfads – sowie ein intergriertes Wiki.
In den Bezahltarifen können Anweder zudem agile Boards, eine Volltextsuche sowie automatisierbare Workflows nutzen. Eine App für unterwegs gibt es allerdings nicht, OpenProject ist primär für den Einsatz am Computer konzipiert.
Persönliche Service nur gegen Aufpreis
Die kostenfreien Support-Möglichkeiten sind bei OpenProject eingeschränkt. Nutzer der kostenfreien Community Edition erhalten Hilfe über das Forum oder Online-Handbücher. In den kostenpflichtigen Tarifen ist zudem ein E-Mail-Support mit einer Antwortzeit von 8 Stunden enthalten. Persönliche Ansprechpartner via Telefon sowie die Möglichkeit, Tickets zu erstellen, gibt es erst mit dem „Premier Support“ für 980 Euro monatlich.
9. Airtable
Projektmanagement für Excel-Liebhaber
Airtable erinnert nicht ohne Grund an Excel: Es verbindet die zahlreichen Möglichkeiten von relationalen Datenbanken mit der Vertrautheit eines Tabellenkalkulationsprogramms. So lassen sich auf diese Weise nahezu alle erdenklichen Informationen abbilden, formatieren und miteinander verknüpfen.
Das Tool ist somit prädestiniert zur Organisation von Zahlen und Daten, was mit der aufgeräumten Oberfläche auch für Tabellen-Neulinge gut möglich ist. Geht es jedoch um Ressourcen-Verwaltung, differenzierte Projektansichten und schnelle Kommunikation, stößt Airtable an seine (Tabellen-)Grenzen. Ein Knackpunkt ist zudemder US-Serverstandort, der keine DSGVO- und BDSG-neu-Konformität zulässt.
10. Basecamp
Das in Chicago beheimatete Tool Basecamp gehört zu den weltweiten führenden PM-Softwares und hat einen starken kommunikationsorientierten Ansatz. Neben einem intuitiven Handling und sind Nutzer und Projekte beliebig skalierbar. Allerdings ist Basecamp keine klassische Projektmanagement-Lösung, sodass bestimmte Ansichten – wie das Gantt Chart oder der Projektstrukturplan – fehlen.
Basecamp ist zudem nicht auf deutsch verfügbar und hostet seine Daten ebenfalls in den USA, was insbesondere aus Datenschutzgründen (DSGVO und BDSG-neu) problematisch ist. Zwar gibt es keinen kostenlosen Basis-Tarif, aber eine 30-tägige Testversion. Sollte man anschließend in die Bezahl-Version übergehen, bekommt man direkt einen „All-Inclusive-Tarif“ mit allen Features.
11. monday.com
monday.com ist ebenfalls eine Web-Anwendung, die den Fokus vor allem auf das Kanban Board setzt. Dieses ist daher sehr flexibel und kann individuell angepasst werden, also die Bezeichnungen oder Anzahl der Spalten und einiges mehr. Zusätzlich kannst Du aber auch andere Ansichten, wie ein Gantt Chart oder ein Diagramm als Widget hinzufügen. Auch diese Ansichten sind sehr flexibel und können unterschiedlich personalisiert werden. Diese Flexibilität kann gerade für Neulinge überfordernd sein.
Individueller Überblick
Ein weitere wichtige Ansicht ist das Dashboard, das Du mit Widgets personalisieren kannst. Zum Beispiel mit einer Projektübersicht, wichtigen KPIs und einer Zeitleiste. Zudem gibt es eine Unterteilung in Main und Private Boards: Ersteres ist für alle in dem eigenen Konto sichtbar und Gastuser können hier eingeladen werden, Zweites ist für Dich und Teammitglieder, die Du einladen kannst.
Integrierte Dokumentenfunktionen
Ein praktisches Feature ist, dass direkt in monday Dokumente erstellt werden können, an denen in Echtzeit zusammen gearbeitet werden kann. Zusätzlich kannst Du diese Dokumente in ein Board integrieren. Diese Funktion ersetzt zum Teil eine Fehlende Listen-Funktion und kann auch für so etwas gut genutzt werden.
Einige fehlende Funktionen können integriert werden – insgesamt über 200 Apps und Integrationen stehen zur Verfügung.
Fordernder Funktionsumfang
Für die einen ist die Flexibilität von monday.com genau richtig, für andere eine wahre Herausforderungen. Besonders für wenig technikbegeisterte Menschen kann es eine Zeit dauern sich in dem Tool zurecht zu finden und alle Funktionen zu entdecken. An dieser Stelle wäre ein telefonischer Support hilfreich, den gibt es allerdings nicht. Dafür gibt es Videos, Tutorials, ein Handbuch und eine Community bzw. ein Forum, in denen man nach Ratschlägen suchen kann.
Fazit: factro überzeugt als Allround-Lösung für den anspruchsvollen Team-Player
Für ein erfolgreiches Projektmanagement kommen diverse Projektmanagement-Software-Anbieter in Frage. Eine Vielzahl an Angeboten am Markt macht es dem interessierten User nicht leicht, eine schnelle Entscheidung für ein konkretes Tool zu treffen. Die Kriterien, die diese Marktübersicht an Projektmanagement-Tools als Grundlage hat, sind insbesondere: Höchste/r Datensicherheit und Datenschutz, Kunden-Service, Usability sowie Praxis-Orientierung.
Der User muss zunächst die Entscheidung treffen, ob er eine On-Premise oder eine Cloud-Lösung bevorzugt. Für eine Cloud-basierte Lösung spricht der geringe Wartungsaufwand. Ein klarer Vorteil einer Software as a Service (SaaS) liegt eindeutig im unkomplizierten und ortsunabhängigen Zugang zur Anwendung. Damit wird Kollaboration grenzüberschreitend und modern.
Der vorliegende Vergleich von sieben der beliebtesten Projektmanagement-Software-Lösungen zeigt: Das Angebot an Tools unterscheidet sich bezüglich der aufgestellten Anforderungen. Die Gesamtheit dieser wird von factro – der Software für Aufgaben- und Projektmanagement – erfüllt.
Wer also Wert auf eine bedienungsfreundliche Lösung mit höchster Datensicherheit, EU-DSGVO- sowie BDSG-neu-Konformität, einen persönlichen und kostenfreien Kunden-Service und eine praxisorientierte Ausrichtung der Projektmanagement-Lösung legt, der liegt mit factro goldrichtig.
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