Projekte erfolgreich abschließen
Standards im Projektmanagement helfen Dir und Deinem Team, Projekte erfolgreich abzuschließen. Es gibt einige international verbreitete Projektmanagement-Standards, die Du auf jeden Fall kennen solltest. Auch digitale Tools, unterstützen Dich, Standards im Projekt- und Qualitätsmanagement zu etablieren.
In diesem Artikel zeigen wir Dir die Vorteile von Projektmanagement-Standards vor und welche Standards es gibt. Zudem stellen wir Dir ein digitales Tool vor, mit dem Du Standards einfach nutzen kannst.
- Definition: Grundlagen Standards und Normen
- Vorteile von Projektmanagement-Standards
- Die wichtigsten Standards im Projektmanagement
- Standards mit einem PM-Tool etablieren
1. Definition: Grundlagen, Standards und Normen
Im Projektmanagement wird das Vorgehen innerhalb von Projekten von Normen und Standards bestimmt. Der Nutzen besteht darin, dass Fehler bei der Abwicklung verringert oder sogar ganz vermieden werden können. Zudem dienen sie als Wissensgrundlage der Zusammenarbeit.
Begriff Standard: Unter einem Standard wird Allgemein eine vereinheitlichte oder auch einheitliche Art und Weise verstanden, etwas anzuwenden, durchzuführen, zu beschreiben oder herzustellen.
2. Vorteile von Projektmanagement-Standards
Projektmanagement-Standards bringen einige Vorteile mit sich, denn sie sorgen für einheitliche Begriffe und klar definierte Vorgehensweisen bei der gleichen Qualifizierung. Ein vorgesehener Rahmen wird geschaffen und trägt zu einer geringeren Fehleranfälligkeit bei. Die Qualitätssicherung und Verbesserung im Projektmanagement ist deutlich einfacher zu handhaben.
International angesehene Standards gewährleisten auch bei länderübergreifenden Projekten klar definierte Begrifflichkeiten und Anforderungen. Transparenz und Nachvollziehbarkeit verhindern Missverständnisse und das Scheitern von Projekten. Zudem bieten Standards Leitlinien für Projektmanagement Weiterbildungen und die Steigerung des Niveaus.
Weiterbildungen im Projektmanagement
Weiterbildungsmöglichkeiten erhöhen Karrierechancen
Bei Projektmanagement-Standards handelt es sich allgemein um zertifizierte Weiterbildungs- und Schulungsmaßnahmen, durch die man sich in dem Bereich weiterentwickeln kann. Viele Unternehmen schicken ihre Mitarbeiter zu solchen Schulungen, um sich weiterzubilden und das erlernte Wissen im Unternehmen anwenden können.
Auch die Allgemeinen Karrierechancen erhöhen sich mit dem Besitz der Zertifikate, da sie als Grundlage gelten. Durch die Qualifizierungen können Projektmanager dafür sorgen, das Projekt fristgerecht und unter dem Budget abzuschließen, was für jedes Unternehmen vom wesentlichen Mehrwert ist. Zudem wird von dem Netzwerk an qualifizierten Projektmanagern profitiert.
3. Die wichtigsten Standards im Projektmanagement
Mittlerweile gibt es ein umfassendes Angebot an Standards und Normen im Projektmanagement, sodass man den Wald vor lauter Bäumen gar nicht mehr sieht. Es gibt Standards, die international anerkannt sind und sich bewährt haben.
International anerkannte Standards
- PMI: Das Project Management Institute (PMI) ist Herausgeber des Project Management Body of Knowledge (PMBOK) und bietet den Projektmanagement-Standard PMP an. Diese Methode ist in 185 Ländern anerkannt. Mit diesem ist man Zertifizierter “Project Management Professionals”. Projekte werden bei diesem Standard in Bezug zur Umwelt gesetzt und sich an Geldwerten und Leistungskennzahlen orientiert. Zahlen werden sehr transparent offengelegt und stehen im Mittelpunkt.
- IPMA: Die International Project Management Association (IPMA) ist ein internationaler Dachverband für Projektmanagement. Vertreten ist der Verband in über 60 Ländern. In Deutschland wird sie von der GPM (Gesellschaft für Projektmanagement) vertreten. Der IPMA Standard ist kompetenzorientiert und geht davon aus, dass mit einigen notwendigen Kompetenzen im Projektmanagement agil gehandelt werden kann. Die Kompetenz und der Mensch stehen hier im Mittelpunkt.
- PRINCE2: Ist eine weltweit anerkannte Methode für effektives Projektmanagement und ist prozessbezogen. Die Methode definiert die Rollen aller Projektbeteiligter und begreift diese als striktes Ordnungsprinzip. Es gibt wenig Freiräume für die Beteiligten im Projekt.
- ISO: Die ISO (International Standards Organization, deutsch Internationale Organisation für Normung) ist eine Vereinigung von Normungsorganisationen. Sie erarbeiten in vielen Bereichen internationale Normen, auch im Bereich Projektmanagement. Die ISO 21500 bildet eine Leitfaden für Projektmanagement und die ISO 21504 enthält Leitlinien zu den Grundsätzen von Projektportfoliomanagement.
Warum Scheitern Projekte? Hast Du dich das auch schon mal gefragt? In unserem Blogartikel findest Du die Antwort!
Der richtige Projektstandard für Dein Unternehmen
Um den richtigen Standard für das eigene Projektarbeit zu finden, ist es sinnvoll, sich die eigene Unternehmenskultur genauer anzuschauen. Denn nur wenn die Methode zur eigenen Kultur passt, kann sie auch den Erfolg von Projekten fördern. Diese Fragen helfen Dir bei der Reflektion:
- Was für eine Unternehmenskultur pflegt Ihr?
- Welches Verständnis von Führung ist vorherrschend?
- Können Eure Projektziele schon am Anfang genau definiert werden?
- Wie werden Kennzahlen und Leistungen in Euren Projekten gemessen?
- Geht ihr mit internen Zahlen transparent um ?
- Stehen Geld- und Zahlenwerte oder die Menschen im Mittelpunkt?
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4. Standards mit einem PM-Tool etablieren
Nicht nur mit der richtigen Methode kannst Du Projektmanagement-Standards in Deinem Unternehmen einführen. Auch ein Projektmanagement-Tool unterstützt Dich dabei, Standards aufzubauen, Multiprojektmanagement zu meistern und Projekte erfolgreich abzuschließen.
Eine Projektmanagement-Software als ideale Stütze
Das Projektmanagement-Tool ist eine ideale Stütze, um Standards und Routinen zu entwickeln und etablieren. Die einfache Bedienbarkeit und die intuitive Handhabung ermöglichen den schnellen Einsatz des Tools.
Mit Vorlagen Standards etablieren
Möchtest Du ganz einfach einheitliche Standards für Deine Projekte festlegen? Mit dem Praktischen Vorlagen-Bereich kannst du ganz einfach Vorlagen von Aufgaben, Aufgabenpakten und Projekten anlegen, was Projektleitern enorm erleichtert.
Im Tool kannst Du mit nur einem Klick eine Vorlage erstellen und immer wieder nutzen. Der Vorteil – Ihr bekommt gemeinsame Standards im Aufbau und Zeitlichem Rahmen Eurer Projekte und könnt so immer auf Erfahrungswerte aufbauen – Stichwort: Lessons Learned. Denn in den Vorlagen können Projektzeiträume, Beschreibungen, Teilaufgaben und verantwortliche Personen übernommen werden.
Erstelle ein neues Projekt aus der Vorlage
Visualisiert wird Dein Projekt dann im Projektstrukturbaum, einer Tabelle, im Gantt-Chart oder auch im Kanban Board. Mit der Zeit entsteht ein Baukastensystem, welches Dir ermöglicht, Projekte schnell und einfach aufzubauen. Die Qualität ist bei jedem neuen Projekt abgesichert. Im Gantt-Chart steht Dir zudem noch die Baseline zur verfügung, die Dir ermöglicht die geplanten und tatsächlichen Zeitraum eines Projektes anzeigt.
Der Projektstrukturplan in factro
Benutzerdefinierte Felder
Damit Du in Deinen Projekten Deine Daten Individuell abgebildet werden können, kannst Du Benutzerdefinierte Felder anlegen. Diese unterstützen Dich, Deine Projekte noch spezifischer zu strukturieren und zu gestalten. Durch verschiedene Feldtypen, hast enorm viele Möglichkeiten die Felder nach Deinen Bedürfnissen zu integrieren. Ob Textfelder, Zahlen, Formeln oder Auswahlfelder. Die Benutzerdefinierten Felder ermöglichen Dir die Erfassung von Kosten, Kalkulationen oder Auswahlen.
Die Benutzerdefinierten Felder in factro
Kommunikation als Grundlage
Auch Standards in eurer Kommunikation helfen, Projekt erfolgreich abzuschließen. Sie stellt die Grundlage einer guten Zusammenarbeit dar und lasst sich als Standard integrieren. Festzulegen, wo was kommuniziert wird, gehört vor allem dazu.
Eine gute Kommunikation im Team ist die Grundlage für gelingende Projekte. Wo kann ich Updates kommunizieren? Wo kann ich Nachfragen und Rückmeldungen geben? Und wo kann ich Feedback geben? Und das alles, ohne dass diese Informationen verloren gehen? Die Antwort ist einfach. In der factro Kommentarspalte. Hier könnt Ihr im Team ganz einfach Aufgaben und Projektbezogen und Prozessbezogen kommunizieren.
Kommunikation mit Aufgabenbezug
Dateien immer griffbereit
Hast Du heute wieder Zeit damit verschwendet, irgendwelche Dokumente zu suchen? Das Thema Dateimanagement spielt im Projektmanagement eine entscheidende Rolle und auch hier helfen Standards bei der Organisation. Geklärt werden sollten Fragen wie: Wo werden Dateien hinterlegt? Welche sind welche Ordner hinterlegt?.
In den Projekt- und Aufgabendetails könnt ihr ganz einfach Dokumente hochladen oder verlinken. Braucht Ihr Dokumente immer wieder, so können diese zentral im Projektkopf hinterlegt werden. Für spezifische Aufgaben macht es Sinn, Dateien in der jeweiligen Aufgabe zu hinterlegen. So ist immer alles an der richtigen Stelle parat und als PM-Standard etabliert.
Multiprojektmanagement einfach gemacht
Mit der Projektübersicht in factro hast Du alle Projekte gleichzeitig im Blick. Auch hier hast Du wieder die Möglichkeit, die Ansicht zu wechseln. Ob als Tabelle oder Zeitplan ist egal. Zudem hast Du ein Archiv für beendete Projekt und einen Entwurfsmodus. In diesem kannst Du Projekt vorplanen und im Nachgang erst Deinen Mitarbeitern zur Verfügung stellen.
Die Projektübersicht in factro
Fazit – Projektmanagement-Standards effizient nutzen
Ob weltweit anerkannte Methoden oder mit Hilfe eines PM-Tools: Standards im Projektmanagement bringen Deine Projekte zum Erfolg. Dein Team ist gut strukturiert und auch im Multiprojektmanagement unterstützen Euch diese Standards. Prozesse können optimiert werden und Dein Projektmanagement-Standards verbessern.
Top Tipp: Die Projektmanagement-Software factro kannst Du in der Basic Cloud kostenlos nutzen.
