Was sind Projektmanagement-Tools?
Große Projekte stellen für viele Unternehmen und Projektmanager eine Herausforderung dar. Gerade die Folgen der Corona-Pandemie rund um COVID-19 erschweren dies zusätzlich. Viele Unternehmen wurden von der Krise ruckartig ins Home Office geschickt.
Das Ergebnis: Die Zusammenarbeit im Team muss neu gedacht und insbesondere digitaler, agiler werden. Denn nicht nur große Projekte, sondern auch der Alltag leidet ohne regelmäßigen Austausch, Transparenz und zentrale Informationen.
Schon vor der Pandemie zeigte sich: Nur mit E-Mails oder Excel-Tabellen ist Aufgaben- und Projektmanagement hindernisreich. Denn ob operativer Alltag oder die fünf Phasen des Projektmanagements: Es fallen enorm viele Aufgaben an, die organisiert, koordiniert und natürlich umgesetzt werden müssen. Projektmanagement-Tools übernehmen genau diese Organisation.
Täglich volle Übersicht
Im Besonderen, wenn das Vorhaben eines Unternehmens deutlich von der alltäglichen Planung abweicht, kann es Schwierigkeiten geben. Wird es zu einem Großprojekt, gestaltet sich nicht nur die Umsetzung deutlich schwieriger. Zusätzlich kann damit ebenfalls ein besonderes Risiko für das Unternehmen oder auch Start-ups einhergehen. Gute Projektmanagement-Tools schaffen hier Abhilfe und sorgen für die nötige Übersicht – mit Hilfe von Projektstrukturplänen, Gantt Charts, einer visuellen Ressourcenauslastung und vielen weitere smarten Features.
Im folgenden Artikel erfährst Du mehr über die Vorteile und Features von PM-Software sowie über die Top 8 Tools auf dem Markt.
Mit einem PM-Tool gehören lose Zettelsammlungen in die Vergangenheit
Vorteile von PM-Tools
Jedes Projekt erreicht sehr schnell Ausmaße, bei denen man vor lauter E-Mails, Telefonaten und Meetings schnell den Überblick verliert: Der Schreibtisch ist voll, das Postfach läuft über. Gerade jetzt muss aufgrund von Dringlichkeit und Wichtigkeit entschieden werden, welche Aufgabe Vorrang hat.
Ohne Transparenz über alle anstehenden Themen sind Chaos und Unzufriedenheit vorprogrammiert. Streit und Konflikte entstehen, die Stimmung im Team kippt und Frustration tritt ein.
Mit Kommunikation den Team-Geist verbessern
In allen Bereichen eines Unternehmens, nicht nur während einer Projektdurchführung, spielt Kommunikation eine entscheidende Rolle. Damit alle Bereiche auf dasselbe Ziel hinarbeiten, müssen Absprachen getroffen werden. Durch ein Projektmanagement-Tool, zu dem alle Zugang haben, wird die Kommunikation viel zielgerichteter.
Mit Projektmanagement-Tools sind alle Themen- und Aufgabenfelder zu jeder Zeit für alle Beteiligten präsent und können ortsunabhängig bearbeitet werden. So entsteht virtuelle Zusammenarbeit und ein digitales, extrem flexibles und effektives Team – die Arbeit wird agil.
PM-Tools fördern eine effiziente Zusammenarbeit
Transparenz schaffen – weniger Aufwand, mehr Zeit
Das gesamte Projekt in seinen einzelnen Bereichen wird transparent. Ohne lästiges Telefonieren oder Nachfragen können der Projektstatus, die Arbeitszuteilungen oder organisatorische Veränderungen problemlos eingesehen werden. Das spart vor allem Zeit und Aufwand.
Durch Projektmanagement-Tools können alle relevanten Informationen und Dokumente direkt in der Aufgabe abgelegt werden und sind jederzeit von überall abrufbar. Über wichtige Änderungen wird man in Echtzeit informiert. Aufgaben können miteinander verknüpft oder projektübergreifend mit Tags kategorisiert werden.
Der Aufgaben-Verlauf ist jederzeit für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar. So sind alle Mitarbeiter immer auf dem gleichen Stand.
Zielgerichtetes Managen und Führen
Durch die Transparenz im Projekt haben vor allem Führungskräfte und Projektleiter den nötigen Überblick. So ist ein frühzeitiges Eingreifen möglich. Bei Problemen kann also schneller reagiert und angepasst werden. So wird auch das Risiko eines Scheiterns von Projekten minimiert und das Team bleibt auf Erfolgskurs.
Ein besonders wichtiger Punkt bei der Projektdurchführung ist die Übersicht und Evaluation. Eine Reflexion der Organisation und der einzelnen Arbeitsabläufe kann fehlende oder fehlerhafte Strukturen erkennen und verbessern.
Vorlagen sparen Zeit und sichern Qualität
Ist ein Projektmanagement-Tool über einen längeren Zeitraum in Benutzung, können wiederkehrende Aufgaben oder Strukturen übernommen werden. Sogenannte Vorlagen senken den Aufwand enorm und sparen viel Zeit. Diese werden aus erfolgreich abgeschlossenen Projekten, Paketen oder Aufgaben erstellt.
Dieses Prinzip der Vorlage kann nicht nur auf grundlegende Projektstrukturen angewendet werden. Auch Kunden und Mitarbeiter können in das System übertragen werden.
Projektdarstellungen für eine transparente Planung
Mit Hilfe verschiedener Projektdarstellungen können Projektbeteiligte die für sie passende Ansicht wählen: Beliebt sind der Projektstrukturplan, das Kanban Board, die Tabelle sowie das Gantt Diagramm (siehe Abbildung), um Zeitleisten zu erstellen.
Eine Auslastungsübersicht erleichtert die Ressourcenplanung
Hilfreich können dabei auch Dashboards sein, die verschiedene Informationen bündeln. So kannst Du zum Beispiel eine Aufstellung Deines Teams einsehen oder nur die Aufgaben und Projekte, für die Du verantwortlich bist – das ist Übersicht pur.
Aufgaben-Verwaltung für eine koordinierte Projektumsetzung
Wenn es um das Thema Aufgabenverwaltung geht, sind Features wie eine Deadline-Ampel bei Projektmanagement-Tools besonders hilfreich. Diese zeigt auf einen Blick, welche Aufgaben dringend erledigt werden müssen oder welche sogar überfällig sind.
Teilaufgaben erstellen und vervollständigen, Informationen – wie Aufgabenbeschreibung, Zeiträume oder Termine – ergänzen, miteinander kommunizieren oder nach bestimmten Inhalten suchen ist möglich mit factro.
Leistungserfassung und Controlling
Mit Hilfe von Aufwänden ist eine bessere Planung und Steuerung von Projekten möglich. Der Projektleiter behält durch die Aufwandserfassung den Überblick über die aufgewendete Zeit – damit über das Projekt.
Zudem kann er einschreiten, sobald der Aufwand zu groß wird, bspw. indem er weiteres Personal in sein Projekt integriert. Die Steuerung des Projektes wird somit ermöglicht.
Mobile App für ortsunabhängiges Arbeiten im Team
Heutzutage nicht mehr wegzudenken: das Smartphone und seine Apps. Mit einer mobilen Version des Projektmanagement-Tools haben alle Teammitglieder auch unterwegs immer den Überblick oder können sogar direkt im Team mitarbeiten.
Ideen, die unterwegs kommen oder am nächsten Tag zu klären sind, können in der App notiert werden. So vergessen Projektleiter und Teammitglieder nichts mehr und bleiben im Team auf dem Laufenden, auch wenn sie gerade mal nicht vor Ort sind.
Auch unterwegs immer auf dem aktuellsten Stand
Echtzeit-Benachrichtigungen für aktuelle Übersicht
Ein gutes Projektmanagement-Tool sollte auch „sprechen“ können. Denn auch in einem Projektplanungstool, in dem unzählige Aufgaben gespeichert sind und mit der viele Mitarbeiter arbeiten, kann man doch den Überblick verlieren.
Ein Echtzeit-Benachrichtigungssystem liefert Informationen über alle Änderungen oder Warnungen bei kritischen Aufgaben oder Aufwänden. Jeder Beteiligte kann individuell einstellen, welche Aufgaben für ihn persönlich relevant sind und welche er verfolgen will. Durch diese Echtzeiteinblicke in die Arbeit des Teams fallen Meetings und lästiges Nachfragen weg – und das spart beträchtlich viel Zeit.
Sicherheit und Datenschutzstandards
Bei der Arbeit mit datenbezogenen Programmen spielt die Sicherheit der Daten eine entscheidende Rolle, vor allem seit der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). An Projektmanagement-Programme, die solche Daten ordnen, organisieren und Beteiligten zugänglich machen, besteht ein besonders wichtiger Anspruch – die Sicherheit Deiner Daten.
Gerade für deutsche Nutzer ist neben der DSGVO auch das strenge deutsche Bundesdatenschutzgesetz, in der aktuellen Fassung kurz BDSG-neu, relevant.
Übersicht der Top PM-Tools
PM-Software gibt es in vielen Varianten. Wir schauen uns Cloud-Lösungen (SaaS) der bekanntesten Anbieter an. Alle 8 Projektmanagement-Tools unterstützen Branchen-übergreifend Organisationen – in jedem Unternehmen, unabhängig davon, ob es sich in einem aktiven Projekt befindet oder nicht.
Basisfunktionalitäten sind bei allen Lösungen vorhanden. Dennoch gibt es entscheidende Unterschiede, die sich z.B. im Kundenservice oder in den Datenschutz-Standards niederschlagen.
1. factro
Die deutsche Projektmanagement-Software factro bietet viele Features, die die Durchführung von Projekten vereinfachen und Arbeitsabläufe verbessern.
Der Projektstrukturplan in factro
Auch wenn grundsätzlich einige der Projektmanagement-Tools ähnliche Features haben, setzt sich factro durch einige Funktionen und Eigenschaften von der Konkurrenz ab:
- deutscher Server-Standort (DSGVO-konform)
- Ansichtsoption Projektstrukturplan
- komplexe Leistungserfassung
- kostenloser und umfassender Kundenservice
Seit dem Jahr 2020 bietet factro zudem einen dynamischen Newsfeed für Benachrichtigungen, eine Auslastungsübersicht sowie eine umfangreich überarbeitete Oberfläche. Für die Zukunft plant der Anbieter u.a. eine Meeting-Funktion, um Abstimmungen zu beschleunigen.
💡 Neben der Software gibt es auch den Blog, der sich mit allen Themen rund ums Projektmanagement und New Work befasst.
User, die Wert auf ein Projektmanagement-Tool legen, das ihnen eine DSGVO- und BDSG-neu-Konformität und damit Datensicherheit bietet, zudem auch eine Vielfalt an Projektdarstellungen und die sich nicht nur mit der Planung, Koordination, sondern auch mit der Steuerung von Projekten beschäftigen, bietet factro eine ideale PM-Lösung.
Auch für Behörden und Ämter ist factro eine geeignete Lösung. Die Stadt Bergisch Gladbach nutzt factro bereits für ihr Projektorganisation. Lies hier die Erfolgsgeschichte!
2. Trello
Trello, ein Tool, das von einem Unternehmen aus Australien entwickelt wird, bietet dieselben grundlegenden Features. Ähnlich wie bei Asana ist das Programm in Listen aufgebaut, in denen verschiedene Karten beliebig verschoben werden können. Das Programm wurde auf Grundlage der Projektplanungsmethode „Kanban“ entwickelt.
Die Position einer Karte lässt sich leicht verändern
Im Grunde ist es optimal für einfaches Aufgabenmanagement, bei komplexeren Vorhaben kann es allerdings schnell an die Grenzen stoßen.
Für das Jahr 2021 plant Trello eine veränderte Darstellung, um die Zusammenarbeit von Teams und die Informationen dabei flexibler zu visualisieren. Auch die Aufgabenkarten des Tools sollen überarbeitet werden.
3. Basecamp
Die aus den USA stammende Software Basecamp setzt auf eine schlichte Oberfläche, die eine Übersicht über Aufgaben und Projekte in den Mittelpunkt stellt. Die Bedienung ist sehr leicht, für umfangreiche Projekte ist Basecamp aufgrund der puristischen Herangehensweise aber nicht immer geeignet.
Neben dem Projektmanagement konzentriert sich das Tool auf die Kommunikation im Team. Integriert sind ein Chat für einzelne Projekte sowie das gesamte Team und private Nachrichten. Wie Trello hostet Basecamp die Daten in den USA.
4. Asana
Asana ist ein Projektmanagement-Tool aus den USA – entwickelt von dem Facebook-Mitbegründer Dustin Moskovitz und dem Ex-Google- und Facebook-Ingenieur Justin Rosenstein. Es sollte vor allem die Produktivität der Facebook-Mitarbeiter verbessern. Heute wird das Programm in vielen Unternehmen genutzt, um Organisation und Teamarbeit zu vereinfachen. Der Workflow wird in Form von einzelnen Karten dargestellt.
Die Übersicht zeigt welche Aufgaben gerade geplant, aktiv oder beendet sind
An einem einzigen (virtuellen) Ort können alle Beteiligten unter anderem:
- Aufgaben individuell planen
- Prioritäten setzen
- Fortschritte von Projekten oder Aufgaben verfolgen
- visuelle Projektpläne erstellen
Seit der aktuellen Datenschutz-Grundverordnung ist Asana für Unternehmen in Deutschland weniger geeignet, da das Programm einen Server in den USA hat und Kundendaten somit nicht im europäischen Wirtschaftsraum hostet.
5. Airtable
Die PM-Software Airtable erinnert auf den ersten Blick an Excel. Sie bietet im Vergleich zum Office-Programm aber nicht nur eine Tabellenkalkulation, sondern auch eine Datenbank sowie Kanban-Ansicht und eignet sich daher für Projektmanagement besser.
Aufgaben mit der höchsten Priorität erscheinen ganz oben
Die Oberfläche ist sehr flexibel, die Informationen können nach den eigenen Wünschen gefiltert werden. Jedoch bietet Airtable keine projektübergreifende Übersicht und hostet die Daten auf Servern in den USA.
6. Wrike
Das aus Kalifornien stammende PM-Tool Wrike ist inzwischen ein echter Dino auf dem Markt und wirkt dementsprechend nicht mehr ganz so frisch und modern wie die Konkurrenz. Zwar bietet Wrike einen sehr großen und z.T. komplexen Funktionsumfang, was aber mit einer nicht ganz so intuitiven Benutzerfreundlichkeit einhergeht.
Eine große Stärke hingegen liegt in den unzähligen Integrationen – wie Google Drive, Box oder ProofHQ –, was insbesondere bei Grafik- und Design-Agenturen die Prüfungs- und Freigabeprozesse massiv beschleunigen kann.
7. Podio
Das Tool Podio gehört zum Anbieter Citrix Systems. Die Projektmanagement-Software setzt auf ein einfaches miteinander. So können Prozesse abgebildet und Aufgaben zusammen erarbeitet werden. Die Projektansicht ist per Mausklick verschiebbar und Aufgaben können nach Belieben geordnet werden.
Aufgaben lassen sich per Drag & Drop einfach verschieben
In Deutschland ist dieses Tool noch eher unbekannt, wird aber immer häufiger auch von größeren Unternehmen für eine gute Aufgabenplanung und zur Firmenkommunikation genutzt. Besonders gut klappt die gemeinsame Arbeit mit anderen Unternehmen über gemeinschaftliche Workspaces. Der Zugriff auf Arbeitsmaterialien wird leicht geteilt, sodass der zusätzliche E-Mail-Verkehr wegfällt.
Durch den großen Umfang und die breite Palette an Gestaltungsmöglichkeiten, werden vor allem Einsteiger schnell überfordert. Außerdem nimmt die individuelle Anpassung am Anfang viel Zeit in Anspruch.
8. Merlin Project
Merlin Projekt ist eine Projektmanagement-Software, die in Deutschland von ProjectWizards entwickelt wird. Das Tool ist für macOS und iOS anwendbar – interessant ist die Software also für Projektmanager, die einen Mac, iPad oder iPhone für das Projektmanagement nutzen.
Das relativ komplexe Tool plant, steuert und wertet Projekte von Anfang bis zum Abschluss aus. Besonders beliebt sind die vielfältigen Diagramme, die die Projektplanung veranschaulichen. Mit einer Mind-Map können z.B. noch vor Beginn eines Projekts durch kreatives Brainstorming neue Ansätze entwickelt werden.
Eine beispielhafte Mind-Map bei Merlin Project
Fazit: Gute Projektmanagement-Tools unterstützen das Tagesgeschäft
Gute Projektmanagement-Tools unterstützen – zusammenfassend formuliert – das Tagesgeschäft und die zielgerichtete Arbeit im Team. Auf der Suche nach einer Projektmanagement-Lösung, sind folgende Kriterien für eine individuelle Auswahl hilfreich und wichtig:
- Basisfunktionalitäten für das Tagesgeschäft
- Steuerungsfunktionen wie die Leistungserfassung
- Server-Standort und damit Datensicherheit
- Kunden-Service
Ein geeignetes PM-Tool entspricht nicht nur den Anforderungen an die grundlegenden Funktionalitäten, sondern ebenfalls an die Datensicherheit und den Kunden-Service.
Unsere Tipps zum Lesen!
- Kostenlose Projektmanagement-Tools: Die 20 Besten im Vergleich (gruender.de | Gründe.de)
- 10 Projektmanagement Tools, die Ihren Alltag erleichtern (socialmediaakademie.de | Die Socialmediaakademie)
- Die 7 besten Projektmanagement-Softwares im Vergleich – 2021 Test und Ratgeber (stern.de | stern)
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