Was macht ein Projektmanager, eine Projektmanagerin?

Der Chef des Projektmanagements

Ob Martkeinführung eines neuen Produkts, der Bau eines neuen Gebäudes oder die Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen – damit ein Projekt funktioniert muss es strukturiert geplant und umgesetzt werden. Genau diese Aufgaben fallen in den Bereich des Projektmanagements.

„Projektmanagement umfasst die Führungsaufgaben, – organisation, -techniken und -mittel zur erfolgreichen Abwicklung eines Projekts.“ – Gabler Wirtschaftslexikon

Aber irgendjemand muss dieses Projektmanagement managen. Hier kommt der Projektmanager, die Projektmanagerin ins Spiel – eine der wichtigsten Rollen innerhalb eines Projektes. Denn ohne sie läuft nichts.

In diesem Artikel erfährst Du, welche Aufgaben im Projektmanagement auf Dich warten, welche Ausbildungsmöglichkeiten es gibt und welche Herausforderungen Dich in dieser Position erwarten.

1. Welche Aufgaben hat ein Projektmanager?
2. Welche Fähigkeiten benötigt ein Projektmanager?
3. Welche Ausbildung braucht ein Projektmanager?
4. Gehalt eines Projektmanagers
5. In welchen Aufgabengebieten bewegt sich der Projektmanager?
6. Welche Herausforderungen birgt die Rolle des Projektmanagers?
7. Hat Projektmanagement eine Perspektive?

Projektmanagement bedeutet auch Leadership

1. Welche Aufgaben hat ein Projektmanager?

Der Projektmanager ist zuständig für die gesamte Planung, Umsetzung, Steuerung Abnahme und Nachbereitung eines Projekts.

Als Bindeglied zwischen Vorgesetzten und Projektmitarbeitern koordiniert und delegiert er Aufgaben und stellt sicher, dass die Projektarbeit funktioniert. Das schließt auch das frühzeitige Erkennen und Beseitigen von Problemen ein.

Die Aufgaben eines Projektmanagers sind enorm vielseitig. Von Planung, Organisation über die Aufsicht und Unterstützung des Projektteams bis hin zur Kontrolle des gesamten Projektfortschritts.

Dementsprechend kann man die Aufgaben eines Projektmanagers in vier Schwerpunkte einteilen: Planung, Organisation, Projektteam und Kontrolle.

Was ist der Unterschied zwischen Projektmanager und Projektleiter?

Die Projektleitung ist in der Hauptverantwortung des Projekts, was bedeutet, dass in dieser Position auch Personal- und Budgetverantwortung sowie ein Mitspracherecht bei der Teamzusammenstellung liegen. In der Rolle des Projektmanagers, der Projektmanagerin sind die Entscheidungsbefugnisse begrenzt und die Hauptaufgabe ist das Managen des Projekts.

Die Planung eines Projektes

Bevor es jedoch an die Projektplanung geht, steht der Projektstart an. Denn zuerst bekommst Du einen Auftrag. Zusammen mit den Verantwortlichen, muss zunächst das Projektziel festgelegt werden. Zudem steht eine grobe Planung, inklusive Kosten, personelle Ressourcen und Zeitaufwand für einen Überblick an. Dies wird auch als Definitionsphase bezeichnet.

Anschließend folgt die detaillierte Planung, die Grundlage eines erfolgreichen Projekts. Wie? Wo? Wer? Was? Womit? Bis wann? Das sind Dinge die Du im Vorhinein festlegen müssen. Besonders wichtig ist dabei die Erstellung von verschiedenen Plänen, wie zum Beispiel:

• Projektauftrag
• Projektablaufplan
• Ressourcenplan
• Projektstrukturplan
• Meilensteinplan/ Zeitplan
• Kostenplan
• Kommunikationsplan

Eine bedeutende Aufgabe ist damit auch das Einschätzen von Aufwänden, Materialien, Personal, etc. innerhalb eines Projektes. Doch auch die Zusammenstellung der richtigen Teams fällt in diesen Aufgabenbereich. Um sich die Projektplanung leichter zu machen, kann eigenen sich Projektmanagement-Standards.

Du willst mehr über die detaillierte Planung eines Projekts erfahren? Lies unseren Artikel Projekte planen leicht gemacht.

Der Projektmanager ist für die Planung des Projektes verantwortlich

Die Organisation aller Teilbereiche

Die Organisation erfolgt vor allem während des Projekts, der Projektdurchführungsphase. Der Projektmanager verteilt Aufgaben, sorgt für die nötigen Materialien und somit die allgemeine Organisation von Personal und Material. Grundsätzlich muss der Projektmanager dafür sorgen, dass die Arbeit reibungslos funktioniert. Das bedeutet auch, dass er bei Schwierigkeiten umdenken und vielleicht neu organisieren und koordinieren muss.

Damit alles im Blick bleibt, ist der regelmäßige Austausch mit dem Team enorm wichtig. Nur so kann gewährleistet werden, dass alle auf dem gleichen Stand sind und wissen was zu tun ist. Auch Probleme und Unstimmigkeiten können so früh genug erkannt und abgefangen werden.

Das Zusammenhalten des Projektteams

Die Projektmitarbeiter sind ein essentieller Teil einer Projektdurchführung. Während der Projektmanager eher organisatorisch arbeitet, ist das Team – mit seinen fachlichen Kompetenzen – für die Umsetzung des Projekts zuständig.

Das bedeutet nicht, dass der Projektmanager keine Ahnung von der Materie hat. Immerhin muss er im Nachhinein auch die Qualität beurteilen können. Die Mitglieder des Teams aber sind auf ihren unterschiedlichen Bereichen Experten, um gewisse Aufgaben optimal erledigen zu können.

Eine wichtige Aufgabe des Projektmanagers ist es daher auch, sein/e Team/s zu motivieren, zu unterstützen und so eine gute Zusammenarbeit zu gewährleisten. Das beginnt bei der Zusammenführung des Teams und endet bei der Schlichtung von Konflikten. Dafür muss der Projektmanager auf die unterschiedlichsten Charaktere eingehen.

Die Charaktere eines Teams

Der Projektmanager muss sein Team zusammenhalten – emotional und fachlich.

Außerdem  gehört es als Führungsperson dazu, regelmäßiges Feedback an das Team und die einzelnen Teammitglieder zu geben, positives und negatives.

Wenn Du das Teamgefühl stärken möchtest, findest Du hier unseren Artikel über Teambuilding-Spiele.

Die Kontrolle des Fortschritts

Eng mit der Planung und Organisation verbunden, ist die Kontrolle ein wichtiger Aufgabenbereich des Projektmanagers. Während der Durchführung eines Projektes darf ihm eine Sache nie passieren: Er darf niemals den Überblick verlieren.

Der Projektmanager muss über alle grundlegenden Vorgänge im Projekt Bescheid wissen. Nur so kann er abschätzen, ob das Vorhaben im Plan liegt, ob es Schwierigkeiten oder Probleme geben wird und ob möglicherweise die Planung angepasst werden muss. Das frühzeitige Reagieren während der Durchführung ist meist essentiell für den Erfolg eines Projektes.

Um in diesem Bereich zu unterstützen, gibt es zahlreiche hilfreiche Tools für Projektleiter. 

Nach Abschluss eines Projektes ist es ebenfalls essenziell zu bewerten wie erfolgreich das Projekt war, welche Verbesserungen in Zukunft vorgenommen werden müssen und  was gut funktioniert hat. Auch Selbstreflexion ist hier ein wichtiges Stichwort.

2. Welche Fähigkeiten benötigt ein Projektmanager?

Kaum ein Beruf ist so abwechslungsreich wie der des Projektmanagers. Aus diesem Grund solltest Du, möchtest Du in einer solchen Position arbeiten, neben spezifischen Fachwissen auch soziale und persönliche Kompetenzen mitbringen.

Fachliche Kompetenzen

Fachliche Kompetenzen sind überall gefragt. Der Projektmanager als Führungskraft und Verantwortlicher eines Projekts braucht fundiertes Fachwissen – nicht zuletzt, um die Qualität und die Arbeit seiner Mitarbeiter beurteilen zu können.

Für den Bereich der Planung braucht der Projektmanager Kenntnisse im Bereich Kosten-, Ressourcen- und Personalplanung – kurz gesagt: Betriebswirtschaftliche Kompetenzen. Auch Kenntnisse im Bereich Management und Führung sind für die Leitung von Teams in einem Projekt von Bedeutung. Diese können u.a. mit Projektmanagement-Zertifizierungen erworben werden.

Und nicht zuletzt sind natürlich Methoden des Projektmanagements Pflicht. Aus diesem Grund sollten Dir Begriffe wie

• Projektstrukturplanung,
• Meilensteintrendanalyse,
• Kanban,
• Wasserfallmodell,
• Critical Path Method,
• oder Scrum

auf keinen Fall fremd sein.

Soziale und persönliche Kompetenzen

Fachliche Kompetenzen sind aber natürlich nicht alles. Sie können ein Türöffner sein, sind aber keine Garantie dafür, dass Du für den Beruf des Projektmanagers geeignet bist. Denn vor allem in Führungspositionen spielen auch soziale und persönliche Kompetenzen, also Soft Skills eine entscheidende Rolle.

Eine der wichtigsten Eigenschaften ist zum Beispiel die Organisationsfähigkeit. Wie soll jemand zum Beispiel hunderte Mitarbeiter organisieren und koordinieren, wenn er sich selbst nicht organisieren kann? Weitere notwendige Merkmale wären:

• Kommunikative Kompetenzen
• Problemlösungsfähigkeit
• Führungskompetenz
• Eigeninitiative
• Unternehmerisches Denken
• Teamfähigkeit
• Empathie
• Kritikfähigkeit
• Leistungsbereitschaft
• Flexibilität

3. Welche Ausbildung braucht ein Projektmanager?

Der Berufsbegriff „Projektmanager“ ist kein geschützter Begriff, daher gibt es bisher nur vereinzelte Angebote für Studiengänge in diesem Bereich, die von (privaten) Fachhochschulen oder Universitäten angeboten werden. Viele Studiengänge im Bereich Projektmanagement werden von Fernuniversitäten angeboten, hier solltest Du jedoch unbedingt auf Seriosität durch Zertifizierungen achten. Zu berücksichtigen ist, dass die hohen Kosten für das Studium bei privaten Anbietern selber getragen werden müssen.

Alternativ kannst Du das Fach in Kombination mit wirtschaftlichen Studiengängen studieren. Ein Studium absolut empfehlenswert, wenn Du Projektmanager werden möchtest, denn Dein Studienfach hängt von dem Bereich ab, in dem Du später einmal aktiv werden willst. Willst Du zum Beispiel in der IT-Branche einsteigen, kannst Du durch ein Studium in der IT schon grundlegende fachliche Kompetenzen sammeln.

Folgende Studiengänge geben Dir eine gute Basis für eine Karriere im Projektmanagement:

• Betriebswirtschaftslehre
• Volkswirtschaftslehre
• Wirtschaftsingenieurwesen
• Wirtschaftsmathematik
• Produktmanagement

Hast Du den Einstieg in das Projektmanagement geschafft, stehen Dir noch einzelne Schritte bis zum Projektmanager bevor. Denn auch Praxiserfahrung ist in dem Bereich von zentraler Bedeutung.

Der Weg nach oben auf der Karriereleiter

Die Rolle des Projektmanagers ist eine hohe Position mit viel Führungsverantwortung. Direkt nach dem Berufseinstieg ist es daher unwahrscheinlich, die Managementebene zu erreichen. Deshalb gibt es einige Karrierestufen, die letztendlich zum Projektdirektor führen.

• Der Trainee findet in ein bis zwei Jahren den Einstieg in das Projektmanagement und sammelt erste Praxiserfahrung.
• Der Assistent im Projektmanagement arbeitet hierarchisch unter einem erfahrenen Projektmanager. Er übernimmt in etwa die gleichen Aufgaben, trägt aber nicht die alleinige Verantwortung.
• Der Teilprojektmanager verantwortet einen bestimmten Bereich eines größeren Projektes in eigener Verantwortung. Er hat schon einige Jahre Berufserfahrung.
• Der Projektmanager ist für ein ganzes Projekt – mit Budget, Projektteam und allem, was dazu gehört – verantwortlich. Meistens hat er mindestens fünf Jahre Berufserfahrung.
• Der Senior Projektmanager / Projektdirektor befindet sich auf der höchsten Karrierestufe und wird vor allem bei wichtigen Projekten und Kunden eingesetzt.

Doch um weiterzukommen musst Du auch hier immer auf dem aktuellsten Stand sein. Deswegen ist es wichtig, sich mit den Entwicklungen im Projektmanagement zu beschäftigen und zum Beispiel neue Softwares und Tools zu entdecken.

Zusätzlich gibt es eine Reihe von Projektmanagement Weiterbildungen, wie von der GMP oder dem TÜV. Über diese Angebote hast Du die Möglichkeit (inter)national anerkannte Projektmanagement-Zertifizierungen, wie zum Beispiel IPMA, PRINCE2 etc., zu erwerben.

Diese sind allerdings häufig kostspielig – Unternehmen und Betriebe können diese Kosten bezahlen, müssen es aber nicht. Am Besten informierst Du Dich im Vorfeld bei deinen Vorgesetzten.

Es ist wichtig, immer auf dem neusten Stand zu sein

Projektmanager – Jobs finden

Dadurch, dass der Beruf so vielfältig ist, gibt es auch viele verschiedene Bereiche in denen Projektmanagerinnen und Projektmanager gesucht werden. Eine hilfreiche Anlaufstelle sind dafür Jobportale. Wir haben Dir eine Liste mit den bekanntesten Jobseiten zusammengestellt:

• Stepstone (stepstone.de)
• Indeed (de.indeed.com)
• Monster (monster.de)
• LinkedIn (de.linkedin.com)
• Stellenanzeigen (stellenanzeigen.de)

4. Gehalt eines Projektmanagers

Wie in anderen Bereichen auch, spielt der Studienabschluss, Branche, Berufserfahrung, PM-Zertifizierungen sowie Größe der Projekte und Umsatz eines Unternehmens aber auch die Stadt oder Region in der Du arbeitest eine entscheidende Rolle über das letztendliche Gehalt. Projektmanager werden allerdings immer gefragter, sodass in diesem Berufszweig die Gehälter immer weiter ansteigen.

Auf verschiedenen Portalen findest Du Gehaltsangaben, an denen Du Dich orientieren kannst. Im Durchschnitt startest Du mit circa 30.000 – 40.000 Euro, die Grenze nach oben ist offen. Am meisten zahlt die Finanzbranche, danach folgen Versicherungsanbieter, die Pharma-Industrie und der Sektor Maschinenbau.

Die zunehmende Digitalisierung setzt außerdem neue Anforderungen an die Projektleitung: Digitales Know-how, Flexibilität, Selbstorganisation und Schnelligkeit. Digitale Tools für die interne bzw. externe Kommunikation, im Bereich Daten- sowie Projektmanagement gewinnen daher immer mehr Bedeutung im Projektalltag.

Ein fester Bestandteil bei der Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten ist eine geeignete Projektmanagement-Software. Sie klärt die essentiellen Fragen „Wer, was, wann, wie und wo“, legt das Aufgabenmanagement offen und bieten allen Projektbeteiligten einen Überblick über das gesamte Projekt.

5. In welchen Aufgabengebieten bewegt sich der Projektmanager?

Die Aufgabengebiete eines Projektmanagers sind immer abhängig von der jeweiligen Branche, in der Projekte abgewickelt werden.

• Pharma/Chemie
• Elektrotechnik
• Unternehmensberatung
• Maschinenbau
• Automobilindustrie
• IT & Software
• Bauwesen
• uvm.

Und das ist sowohl Vorteil als auch Herausforderung für einen Projektmanagement. Auf der einen Seite ist Projektmanagement überall gefragt. Kennst Du Dich also in dem Bereich aus, hast Du beinahe grenzenlose Möglichkeiten verschiedene Projekte in verschiedenen Branchen und Unternehmen mitzubekommen.

Auf der anderen Seite kann es sein, dass Du Dich auch in Branchen bewegen musst, mit denen Du Dich nicht so gut auskennst. Aus diesem Grund müssen sich Projektmanager auch immer wieder schnell in neue Aufgaben und Umgebungen einarbeiten können.

Zudem kannst Du entscheiden, ob du für ein Unternehmen arbeiten oder Dich selbstständig machst und z.B. freiberuflich arbeiten möchtest.

Die Aufgaben im Projektmanagement sind sehr vielfältig

6. Welche Herausforderungen birgt die Rolle des Projektmanagers?

Wie schon angedeutet, ist vor allem der enorme Umfang des Bereichs Projektmanagement eine große Herausforderung. Neben fachlichen Aufgaben – wie zum Beispiel die strukturelle Planung oder die Plananpassung – ist der Projektmanager der Ansprechpartner für ganz unterschiedliche Personengruppen.

Ganzheitlicher Überblick und Koordination – das bedeutet enormen Druck für den Verantwortlichen. Nicht zuletzt, da er „belangt“ wird, sollte das Projekt scheitern.

Auch die persönlichen Herausforderungen, wie zum Beispiel Überstunden, sind nicht zu unterschätzen.

Doch die größte Herausforderung für den Projektmanager ist es, die Balance zu finden zwischen

• Kosten: So günstig wie möglich
• Qualität: So qualitativ hochwertig wie nötig
• Zeitaufwand: So schnell wie möglich.

Diese drei Faktoren ergeben das magische Dreieck des Projektmanagements und sind wesentliche Faktoren für den Erfolg des Projektes.

Aufgrund dieser Vielzahl an Aufgaben und Herausforderungen ist für die Position des Projektmanagers nicht jeder geeignet.

7. Hat Projektmanagement eine Perspektive?

Auf jeden Fall!

Projektmanagement wird in beinahe jedem Unternehmen angewendet. Selbst in Branchen, in denen das Tagesgeschäft eine größere Rolle spielt (zum Beispiel Banken oder Verwaltung), wird zunehmend projektorientiert gearbeitet.

Das heißt: Gute Projektmanager oder entsprechendes Personal werden immer benötigt.