Projektorganisation: Formen und Rollen

Was ist eine Projektorganisation eigentlich?

Projekte sind individuell: Ob Wichtigkeit innerhalb der Organisation, Dringlichkeit, Zeitdauer, Grad an Komplexität, Einfluss auf die Business-Ziele, benötigtes Budget, personelle Ressourcen und und und. Eine klassische Unternehmensstruktur mit einer Führung, „starren“ Bereichen bzw. Abteilungen und deren Mitarbeitern kann zwangsläufig nicht jedes Projektziel erfolgreich umsetzen – neue Projektorganisationsformen werden gebraucht, um die Projektplanung zu optimieren.

Laut DIN 69901 ist die Projektorganisation „die Gesamtheit der Organisationseinheiten und der Aufbau und ablauforganisatorischen Regelungen zur Abwicklung eines bestimmten Projektes.”

Neue Team-Strukturen und Organisationsformen

Hier sind andere Team-Strukturen – sogenannte Projektorganisationen – erforderlich, die je nach Umfang und Tragweite des Projektes für ein klar geregeltes Projektportfolio- oder Projektmanagement zuständig sind. Die Kompetenz- bzw. Verantwortungsbereiche einer Projektorganisation setzen sich in der Regel aus Projektleitung (Management des Projektes), Projektteam (operative Projektarbeit) und Lenkungsausschuss (übergeordnetes Entscheidungsgremium) zusammen.

Die Struktur und das Zusammenspiel einer solchen Organisation ist für den Erfolg des Projektes essentiell und Teil der Projektverwaltung. Denn nur wenn alle Projektmitarbeiter wissen, welche Aufgaben, Verantwortungen und Zuständigkeiten sowie der Grad an Selbstorganisation sie innerhalb der Projekte besitzen (und wie sich diese zur Stammorganisation, also dem Unternehmen verhalten), ist eine produktive Zusammenarbeit im Team erst möglich. Die Organisationsstruktur ist demnach sehr wichtig.

„System der Kompetenz für die Erfüllung befristeter, komplexer Aufgaben (Projekte).“ – Gabler Wirtschaftslexikon

Projektorganisation – Begriffsdefinitionen:

Damit alle bei den Begriffen Projektteam und Projektleitung dasselbe verstehen, möchten wir diese nochmals ausführlich definieren. So haben alle den gleichen Ausgangspunkt.

Projektleitung – Definition:

Die Projektleitung ist ein geschlossener Kreis von verantwortlichen Personen, die das Projekt in erster Linie betreuen und managen. Ihnen unterliegt die operative Kontrolle des Projektes und die Weisungsbefugnis.

Projektteam – Definition:

Unter dem Begriff “Projektteam” versteht man die Operative Projektarbeit. Darunter fallen alle Projektbeteiligten, die an der Projektdurchführung und deren Verwaltung verantwortlich sind.

Welche Formen von Projektorganisation gibt es?

In der Regel unterteilt man diese Sekundärorganisationen in drei unterschiedliche Typen: Die autonome Projektorganisation, die Matrix-Projektorganisation und die Stablinien-Projektorganisation. Diese differenzieren sich insbesondere darin, wie tief Projektmitarbeiter aus ihren alltäglichen Aufgaben herausgezogen werden. Darüber hinaus sind auch die jeweiligen Befugnisse und Kompetenzen von Bereichs- und Projektleitern von Relevanz.

Aktuelles im Bereich Projektorganisation, Teamstruktur & Führung

• Führungsstile: Mitarbeitermotivation von heute
  (cio.de – So führen Sie richtig, 03.05.2024)

  „Auch der enorme Druck seitens der Arbeitsmärkte zwingt zum Umdenken. Gute Mitarbeiter, die sich nicht eingebunden und Wert geschätzt fühlen, sind schnell weg.“

• Worauf man bei der Projektorganisation achten muss
  (inside-it.ch | Thüring-Test: die Projektorganisation, 03.04.2023)

  „Die tägliche Arbeit eines Projektteams verläuft deutlich reibungsärmer, wenn es nicht zu Streitigkeiten um Kompetenzen oder Doppelspurigkeiten kommt. Deshalb ist die Gestaltung einer effizienten Teamstruktur eine der wichtigsten Aufgaben der Projektleitung gleich zu Beginn des Vorhabens.“

• Herausforderungen an Führungskräfte
  (hrjournal.de – Der Wandel von Führung, 10.08.2022)

  “Zwei maßgebliche Veränderungen haben den Wandel von Führung maßgeblich verändert. Die Digitalisierung und die Corona-Pandemie stellten die Anforderungen moderner Führung vor sehr großen Herausforderungen.”

• Digitale Zusammenarbeit im Unternehmen
  (lendis.io – Hybrid Work, Remote Work und Digitale Zusammenarbeit, 17.08.2022)

  “Prozesse zu optimieren, stellt für jede Organisation eine Herausforderung dar. Eine verbesserte Kommunikation, effizientere Arbeit an gemeinsamen Projekten oder die erfolgreiche Einbindung externer Partner*innen sind typische Problemstellungen.“

• Agile Teamstruktur aufbauen
  (teampact.haufe.com | Agile Teamstruktur und Teamkultur gehören zusammen: Wie du sie aufbauen, entwickeln und verbessern kannst, 07.07.2021)

  „Die Teamstruktur spiegelt den Aufbau und die Ziele des Teams wider. Ziel ist es, dass sich das Team selbst organisiert und dynamisch aufgestellt ist. Somit verstehen wir unter einem agilen Team, ein weitestgehend selbstorganisiertes Team, welches komplexe Aufgaben besonders flexibel, kreativ und produktiv erledigt.“

Wie diese Themen konkret strukturiert sind, lässt sich z.B. in einem Projektorganigramm festlegen. Die Einordnung erfolgt meist anhand von drei Faktoren bzw. Fragen:

• Wer verfügt über fachliche Befugnisse?
• Wer verfügt über disziplinarische Befugnisse?
• Wer trägt die Zielverantwortung?

Sekundärorganisationen auf einen Blick

Im Folgenden beleuchten wir die einzelnen Formen der Sekundärorganisationen, erläutern ihre Charakteristika und zeigen Vor- und Nachteile auf.

1. Autonome Projektorganisation
2. Matrix-Projektorganisation
3. Stablinien-Projektorganisation
4. Wann welche Projektorganisation?

Kompetenzen und Befugnisse in der Projektorganisation

1. Autonome Projektorganisation

Die autonome Projektorganisation (auch bekannt als reine Projektorganisation) ist die gängigste Form bei sehr großen, strategisch essentiellen und/oder teuren Projekten. Dies ist die stärkste Form der Abgrenzung zur Stammorganisation, also dem Unternehmen. In dieser Form werden alle Projektbeteiligten von ihren Abteilungen bzw. täglichen Aufgaben gelöst, um sich vollständig auf die Projektarbeit zu konzentrieren.

Dabei hat der Projektleiter volle fachliche sowie disziplinarische Weisungsbefugnis – steht also an der Spitze des Projektorganigramms – und trägt zudem die volle Verantwortung für die Zielerreichung. Das bedeutet, der Projektleiter kümmert sich nicht nur um das Aufgabenmanagement des Projektes, sondern entscheidet auch über Urlaube oder Entlassungen. Somit hat die Projektleitung alle Mittel zur Verfügung, muss aber gleichzeitig den Abschluss aller Projektmanagement-Phasen bis zur Zielerreichung verantworten. Wichtig bei dieser Art der Projektorganisation ist die Integration in die Unternehmensstruktur.

Vor- & Nachteile der autonomen Projektorganisation

Reine Projektorganisation Beispiele:

Nehmen wir an, ein innovatives Produkt soll entwickelt werden: Bei der reinen Projektorganisation wird für die Entwicklung ein extra Projektteam aus Experten und zusammengestellt. Mitarbeiter verlassen ihre gewohnte Abteilung und arbeiten über den Zeitraum ausschließlich am Projekt.

Doch was macht eine Person mit Expertenwissen aus und wie setzt Du sie in Deinem Unternehmen richtig ein? Allgemein wird überdurchschnittliches und umfangreiches Wissen in einem bestimmten Gebiet als Expertentum bezeichnet. Ein Studium, Berufserfahrungen oder auch ein Selbststudium kann zu Expertenwissen verhelfen.

Im Unternehmen können Fachleute eingesetzt werden, um mit ihrem Wissen andere Teammitgliedern zu unterstützen und Lösungen zu finden. Sie können in der Beratungsfunktion eingesetzt werden, als aktives Teammitglied, aber auch als Führungskraft. Dafür müssen ebenfalls wichtige Soft Skills vorhanden sein.

Volle Verantwortung in der autonomen Projektorganisation

2. Matrix-Projektorganisation

In der Matrix-Projektorganisation bleiben die Mitarbeiter im Unternehmensalltag und pendeln zwischen Tagesgeschäft und Projekt. Diese Form wird oft verwendet, wenn die Projekte wichtig, aber nicht essentiell sind und eine regelmäßige Mitwirkung der Mitarbeiter benötigt wird.

Anders als bei der autonomen Form behalten hier Abteilungsleiter die disziplinarische Befugnis über die Zuordnung und Aufgaben der Mitarbeiter. Der Projektleiter kann darüber nicht bestimmen, erhält aber die Arbeitskraft der Teammitglieder in Abstimmung. Sobald es an die Projektarbeit geht, hat er zudem die fachliche Kompetenz. Gleichzeitig bleibt die volle Zielverantwortung beim Projektleiter.

Vor- & Nachteile der Matrix-Projektorganisation

Um die Nachteile auszugleichen, können Projektleitern ein Lenkungsausschuss vorgesetzt werden, der die Kapazitätsplanung vornimmt. Wenn darin die Abteilungsleiter sitzen, dann sinkt das Konfliktpotential, da die Abstimmung regelmäßiger und transparenter ablaufen.

Matrixorganisation Beispiele:

Es soll an einem neuen Produkt geforscht werden. Dabei wird ein Projektteam aus drei Mitarbeitern zusammengestellt, die jeweils die Hälfte ihres Arbeitsalltages am Projekt und die restliche Zeit an ihren To-dos aus der jeweiligen Abteilung arbeiten. Berichte werden sowohl an den Projekt- als auch Abteilungsleiter kommuniziert.

Zwischen Tages- & Projektgeschäft — die Matrix-Projektorganisation

3. Stablinien-Projektorganisation

Die dritte Art ist die Stablinien-Projektorganisation (auch bekannt als Einfluss-Projektorganisation oder Stabsorganisation). Sie zeichnet sich dadurch aus, dass der Projektleiter nur beratend und nicht operativ tätig ist. Er steckt zwischen Unternehmens- und Abteilungsleitung und unterstützt die Arbeit am Projekt mit fachlichem Input.

Die Weisungsbefugnisse bleiben bei den Abteilungsleitern und die Mitarbeiter werden nicht aus Ihren eigentlichen Aktivitäten abgezogen, die Zielverantwortung ist zwischen Abteilungen und Unternehmen aufgeteilt, unter Umständen müssen auch Stakeholder und andere Führungskräfte aus dem Management eingebunden werden.

Vor- & Nachteile der Stablinien-Projektorganisation

Beispiel einer Stablinienorganisation

Wenn in einem Unternehmen eine neue Software eingeführt wird, die in allen Abteilungen genutzt werden soll, kann die Stablinien-Projektorganisation dabei helfen. Die Software soll in allen Bereichen des Unternehmens implementiert werden. Der Projektleiter fungiert dabei als Berater und Koordinator zwischen den einzelnen Abteilungen. Er ist die Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Projektteams und Fachbereichen.

Flexible Ressourceneinteilung in der Stablinien-Projektorganisation

4. Wann welche Projektorganisation?

Projektorganisationen sind in vielen Unternehmen ein grundlegender Bestandteil des operativen Geschäfts. Ob als autonome, Stablinien- oder Matrix-Projektorganisation – im Mittelpunkt steht immer eine geeignete Lösung für den Projekterfolg im Rahmen der Unternehmensziele und -struktur. Autonome (oder reine) Formen werden bei sehr wichtigen Projekten mit großer Tragweite, innovativen oder neuen Ansätzen gewählt.

Im Mittelpunkt steht der Projekterfolg

So ist der Fokus immer klar auf ein Ziel gerichtet. Matrix-Projektorganisationen werden hingegen insgesamt am meisten genutzt, da diese gut für Projekte durchschnittlichen oder gehobenen Umfangs mit großer Wichtigkeit sind. Hier geht es dann vor allem um Abstimmung zwischen Abteilungsleitern und Projektverantwortlichen. Die Stablinien-Projektorganisation wird meist für kleine und/oder weniger wichtige Projekte genommen, die vielen Interessensgruppen betreffen.

Alle Formen bergen ein gewisses Konfliktpotenzial. Die Lösungen dafür sind meist regelmäßige Abstimmung, klare Kommunikation und Transparenz. Dies erreichen alle Projektorganisationen und auch ganze Unternehmen mit dem Einsatz einer passenden Aufgaben- und Projektmanagement-Software wie z.B. factro. So werden Reibungsflächen reduziert, Spannungen abgebaut und Ziele schneller erreicht.

Befugnisse und Zielverantwortung

Die folgende Tabelle zeigt, wie sich die Kompetenzen und Zuständigkeiten der einzelnen Beteiligten je nach Projektorganisation unterscheiden.

Projektmanagement-Software für jede Organisationsform

Zwar haben die drei beschriebenen Projektorganisationen unterschiedliche Strukturen, die sich vor allem im Rollenverständnis von Unternehmen und Projektleiter zeigen, allerdings müssen in jedem Projekt – unabhängig von der zugrundeliegenden Organisationsform – alle Beteiligten Überblick, Klarheit und Transparenz haben. Um dies zu gewährleisten ist eine professionelle Projektmanagmement-Software nicht nur äußerst hilfreich, sondern zwingend notwendig. (Und hiermit ist nicht Excel gemeint!)

Eine Beispiel ist die Cloud-Lösung factro aus Deutschland. Hier können alle Beteiligten direkt eingebunden werden, unabhängig von Standort oder Abteilung. Das schafft die Grundlage, damit jedes Projektteam zeitnahe und bedarfsgerechte Entscheidungen treffen kann. Eine intuitive Benutzeroberfläche sorgt für einen schnellen und direkten Einstieg.

Der Projektstrukturplan in factro

Wechsel zwischen Tages- und Projektgeschäft auf Knopfdruck

Für eine autonome Projektorganisation können eigene Projekte angelegt werden, in denen nur die jeweiligen Projektmitarbeiter arbeiten. Das schärft den Fokus auf die wichtigen Aufgaben. Eine Matrix-Projektorganisation behält mit projektübergreifenden Ansichten alle Aufgaben in der Abteilung sowie im Projekt im Blick. Der Wechsel zwischen Tages- und Projektgeschäft klappt problemlos.

Ein Tool für alle Formen und Teams

Mit der Auslastungsübersicht können Entscheider zudem sofort sehen, welches Teammitglied überlastet ist oder an welcher Stelle noch Kapazitäten frei sind. Du vermeidest Stress, zu hohe Belastung und arbeitest effektiver. Damit ist factro auch ideal für Stablinien-Projektorganisationen geeinigt, wo der Abstimmungsbedarf größer und Transparenz noch wichtiger ist. Denn die zentrale Frage in allen Projekten lautet meist „Wer macht was bis wann?“ – Antworten darauf finden sich transparent dokumentiert und zentral in factro.

Unsere Tipps zum Lesen!

• 3 Projektorganisationen, die du für ein erfolgreiches Projektmanagement kennen solltest! (erfolgreich-projekte-leiten.de – Projektmanagement und -führung)
• Projektorganisation – Funktion und Rollen im Projekt (dieprojektmanager.com – Projektmanagement und -planung)
• Was ist eine Projektorganisation, welche Arten und Formen gibt es und welche Ziele werden verfolgt? (t2informatik.de – t2informatik)