Projektrisiko: Beispiele, Analyse und Management

Risiken im Projekt

Ob personelle Schwierigkeiten, Materialengpässe oder aber finanzielle Grenzen. Wer kennt es nicht: Projekte bringen immer ein gewisses Risiko mit. Doch wie kannst Du zu jedem Zeitpunkt sicherstellen, dass Dein Projekt pünktlich und erfolgreich abgeschlossen wird, trotz all dieser möglichen Projektrisiken?

Projektrisiko erfolgreich minimieren

In diesem Blogartikel werden wir uns mit dem Thema „Projektrisiko“ beschäftigen und wie Du im Arbeitsalltag Risiken identifizieren und managen kannst. So ist der Erfolg Deines Projekts gewährleistet. Wir decken verschiedene Arten von Projektrisiken auf und zeigen Dir mögliche Auswirkungen auf Deine Projekte.

Welche Strategien minimieren Projektrisiken? Wie kann das Risiko kontrolliert werden? Außerdem geben wir Dir noch wertvolle Tipps mit an die Hand für ein effektives Risikomanagement. Egal, ob Du schon erfahrener Projektmanager bist oder gerade erst damit beginnst, Projekte zu leiten, unsere Beispiele helfen Dir dabei, Dein Projekt erfolgreich abzuschließen.

1. Definition – Was bedeutet Projektrisiko?
2. Projektrisiko Beispiel: Woran scheitern Projekte?
3. Wie kann ich Projektrisiken vermeiden?
4. Projektrisikoanalyse – Risiken frühzeitig erkennen
5. Gamechanger Projektmanagement-Software
6. Schnelle Tipps für den Projektalltag

1.Definition – was bedeutet Projektrisiko?

Ein Projektrisiko bezeichnet die Wahrscheinlichkeit, während eines laufenden Projektes, welche Umstände dafür sorgen könnten, dass die im Vorfeld gesteckten Projektziele abweichen, nicht erreicht werden oder Dein Projekt scheitert.

Es gibt viele verschiedene Kriterien, die sich im Laufe eines Projektes zu einem Projektrisiko entwickeln können. Denn es gibt einige Faktoren, die Einfluss auf ein Projekt nehmen und verschiedene Ursachen haben. Das exakte Ausmaß des Schadens kann von Risiko zu Risiko und auch von Projekt zu Projekt stark schwanken.

Wenn Projektrisiken nicht rechtzeitig erkannt werden, so kann dies große Auswirkungen auf die Projektergebnisse haben. Vor allem Stakeholder sollten immer frühzeitig über relevante Risiken informiert werden. Agiles Projektmanagement und klares voraus Planen, ermöglichen eine gute Grundlage für gelungenes Risikomanagement.

Was gibt es für Risikoarten?

Es gibt eine Reihe von verschiedenen Risikoarten. Nach der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement, sind folge Risikoarten im Projektmanagement bekannt:

• Ressourcen- und Umweltrisiken
• Terminliche Risiken
• Kaufmännische Risiken
• Technische Risiken
• Ungenauigkeit bei Schätzungen von Dauer und Aufwand

2. Projektrisiko Beispiel: Woran scheitern Projekte?

Jedes Risiko hat immer etwas mit Zeit oder Geld zu tun, sprich dem magischen Dreieck im Projektmanagement. Zu den Häufigsten Projektrisiken gehören:

1. Fehlende Ressourcen: Wenn Du nicht über genügend Ressourcen verfügt, um Dein Projekt erfolgreich abschließen zu können, sprechen wir von einem Ressourcenrisiko. Vor allem Ressourcen wie Zeit, Geld, Arbeitskräfte, Fähigkeiten oder auch Tools sind oft nicht nur begrenzt vorhanden, wodurch Risiken eintreten.
2. Zeitliche Verzögerungen: Die Ressource Zeit, aber auch allgemein die Zeitplanung im Projekt werden vielen zum Verhängnis. Ungenaue Planung, zu enge Zeitpläne und keine geplanten Pufferzeiten sind die größten Hürden eines erfolgreichen Projektabschlusses.
3. Budgetüberschreitungen: Wie wir gerade schon festgehalten haben, sind Zeit und Geld wesentliche Ressourcen für die Umsetzung und den erfolgreichen Abschluss eines Projektes. Doch im Laufe eines Projektes geht schnell der Überblick verloren. Wie viel Budget wurde bereits verbraucht, wie viel Geld benötigen wir noch und wie ist das Verhältnis, zu dem uns noch zur Verfügung steht?
4. Unklare Projektziele: Wenn am Anfang der Projektplanung die Projektziele nicht klar definiert und aufgezeichnet werden, kann es schnell zu einem “Scope Creep” kommen. Dieser entsteht, wenn durch die ungenaue Zielsetzung der Umfang des gesamten Projektes falsch kalkuliert wurde.
5. Unzureichende Organisation und Kommunikation: Zwei weitere große Risikofaktoren im Projektmanagement sind die allgemeine Projektorganisation und Kommunikation. Wenn es keine klaren Strukturen, Aufgaben, Briefings, Abläufe und Meilensteine gibt, woran sollen sich Teammitglieder halten? Die Kommunikation im Projektteam ist ebenfalls ein wichtiger Erfolgsfaktor. Denn schließlich soll das Team zusammenarbeiten und nicht gegeneinander.

Chaos in der Projektplanung

3. Wie kann ich Projektrisiken vermeiden?

Das Zauberwort heißt hier – Projektplanung! Noch bevor das Projekt in den Startlöchern steht, geht es darum, alle möglichen Risikofaktoren zu beleuchten und abzustecken.

Wenn Du als Projektleiter alle Faktoren berücksichtigt, eingeplant und im Laufe des Projektes gut managt, werden eure Projekte erfolgreicher und die Maßnahmen unterstützen euch bei eurer Arbeit.

Checkliste – so beugst du Projektrisiken vor!

• Zeitliche Planung: Wie lange wird das Projekt gehen? Welche Fristen müssen eingehalten werden? Wann ist das Start- und Enddatum? Mit diesen Fragen erstellst Du im ersten Schritt den groben Zeitplan.
• Projektziele: Welche Ziele verfolgt das Projekt und wie werden diese gemessen? Welche Über- und Unterziele gibt es? Definiere diese so klar wie nur möglich. Es sollten keine Fragen mehr offen bleiben.
• Projektumfang: Welche Schritte oder Phasen, welche Aufgaben, Teilaufgaben und Meilensteine gehören zum Projekt? Alle diese Punkte gehören zum Projektumfang und ohne diese kann keine genaue Zeit-, Budget- und Ressourcenplanung gemacht werden.
• Auslastungsübersicht: Es ist sehr wichtig zu schauen, welche Mitarbeiter mit ihren Ressourcen und Fähigkeiten benötigt werden. Danach kannst du die Auslastung jedes einzelnen sichten. Hier steht die frage im Mittelpunkt: Wie viele Ressourcen kann jeder einzelne einbringen? Von diesem Standpunkt aus kannst Du in die Feinplanung gehen.
• Feinplanung und Struktur: Nachdem Du Dir einen Rundumblick gemacht hast, kannst du die Projektplanung optimal einschätzen und in die Feinplanung übergehen. Setze alle Phasen, Aufgaben, Teilaufgaben und Meilensteine fest. Plane alle Mitarbeitende und Zeiten mit ein, um den gesamten Projektplan zu erhalten.
• Kommunikation im Team: Zum Start und während des Projektes solltest Du alle Projektbeteiligten abholen. Alle sollen einen Überblick im Projekt haben, wissen wann was zu tun ist und wer wofür verantwortlich ist. Die eigenen Aufgaben sowie Ansprechpersonen sollten klar sein. Hier ist es wichtig, auch Kommunikationsstandards und Wege festzulegen.

Projektrisiken mit einem guten Zeitplan minimieren

4. Projektrisikoanalyse – Risiken frühzeitig erkennen

Um während eines Projektes immer alle Risiken im Blick zu haben, hilft eine Projektrisikoanalyse. Diese beinhaltet alle Aktivitäten zur Abschätzung, Bewertung und Priorisierung der verschiedenen Projektrisiken. Die Projektrisikoanalyse umfasst mehrer Teilschritte:

1. Schritt: Risikoidentifizierung:

Der allererste Punkt einer Projektrisikoanalyse ist die Identifizierung von Risiken, die Dein Projekt negativ beeinflussen können. Hier kann es sich um alle möglichen Risiken handeln, die wir zu Beginn des Artikels schon ausführlich besprochen haben, dennoch gibt es weitaus mehr Risiken, die auftreten können.

Um Risiken optimal Identifizieren zu können helfen folgende Fragestellungen:

• Wie wahrscheinlich ist es, dass dieses Szenario eintrifft?
• Welche Bereiche sind von dem Risiko betroffen?
• Wer trägt für das Risiko die Verantwortung?

2. Schritt: Prüfung der Eintrittswahrscheinlichkeit:

Die Bewertung der Wahrscheinlichkeiten basieren auf Erfahrungen, Daten und Expertenmeinungen und weiteren relevanten Informationen, die für das Projekt relevant sind. Risiken mit einer hohen Wahrscheinlichkeit benötigen viel Planung und Kontrolle.

Um die Eintrittswahrscheinlichkeit einschätzen zu können, helfen folgende Fragestellungen:

• Wie häufig sind die gleichen oder ähnlichen Risiken in anderen Projekten eingetreten?
• Welche Daten und Erfahrungen gibt es schon bezüglich solcher Risiken?
• Welche externen Faktoren gibt es, die die Eintrittswahrscheinlichkeiten erhöhen?

Die Eintrittswahrscheinlichkeit stetig Prüfen

3. Schritt: Lösungskonzept erstellen:

In diesem Schritt geht es darum, gezielt Strategien zu entwickeln, die dazu beitragen, die Risiken Auswirkungen zu minimieren oder sogar ganz zu verhindern und Gegenmaßnahmen zu entwickeln .

Um ein Lösungskonzept zu erstellen helfen folgende Fragestellungen:

• Welche schon erprobten Strategien gibt es, die in der Vergangenheit bei gleichen oder ähnlichen Risiken schon angewendet wurden?
• Wie können die Lösungsmaßnahmen in den Projektplan integriert werden?

4. Schritt: Risikobewertung stetig neu einschätzen:

Projektrisiken sollten während eines Projektes stetig neu bewertet werden. Die regelmäßige Überarbeitung der Projektrisiken stellt einen wichtigen Baustein dar.

Fragen die sich bei der neuen Einschätzung von Projektrisiken unterstützen:

• Welche Rahmenbedingungen haben sich seit der Risikoanalyse verändert?
• Gibt es neue Erfahrungen und Erkenntnisse, die dazu beitragen, dass eine neue Einschätzung der Projektrisiken erforderlich ist?
• Gibt es Risiken, die an Relevanz verloren haben oder sind neue Risiken hinzugekommen?

Im Team gemeinsam Risiken einschätzen

5. Mit einer PM-Software Projektrisiken überblicken

Um Projektrisiken gezielt zu steuern und immer im Blick zu haben, ist eine Projektmanagement-Software ein Gamechanger. Sie hilft dabei, einzelne Projekte abzubilden und einen Projektüberblick zu schaffen. In den Projekten werden für jede Aufgabe eine Verantwortliche und eine ausführende Person festgelegt, die sich um diese Aufgabe kümmern.

Der perfekte Blick auf alle Projekte

Mit dem Projektüberblick kann man ganz einfach die Deadlines mehrerer Projekte überblicken und gegebenenfalls einschreiten, wenn es zu zeitlichen Verzögerungen kommt. Auch sieht man auf einen Blick, wie viele Aufgaben im Projekt noch zu erledigen sind, wie viele schon abgeschlossen sind und welche zeitkritisch geworden sind.

Durch die kontinuierliche Aktualisierung der Projekte behält man stets einen aktuellen Verlauf über die Kosten und kann schnell reagieren, sobald eine Grenze erreicht ist, wobei die Projektstruktur unterstützt.

Ein Blick auf die Ressourcen – die Auslastungsübersicht

Mit der Auslastungsübersicht kannst Du schnell überblicken, wo Teammitglieder noch Ressourcen frei haben oder aber vollkommen überlastet sind. So hast Du einen schnellen Blick dafür, wo Ressourcen sinnvoll eingesetzt werden können.

Die Ressourcenauslastung in factro

Das Gantt-Diagramm für das Zeitmanagement

Um auch die genaue Termin- und Ablaufplanung von jedem Projekt im Blick zu behalten, unterstützt dich das factro Gantt Diagramm. Hier werden Dir alle Abhängigkeiten im Projekt direkt auf einen Blick angezeigt. Sowohl Vorgänger- und Nachfolger-Beziehungen werden hier gesetzt. So hast Du den Projektverlauf immer optimal im Blick.

Wenn dann eine Aufgabe zeitlich verschoben werden muss, werden alle abhängigen Aufgaben automatisch angepasst. Mit den Meilensteinen können wichtige Termine, Events, Entscheidungen oder Phasenabschlüsse hervorgehoben werden. Vor allem zeitliche Risiken im Projektmanagement können hier schnell erfasst werden.

Das Gantt Chart in factro

Effektive Kommunikation zum Projekt

Die Projektmanagement-Software factro unterstützt dich ebenfalls bei der projektbezogenen Kommunikation. In factro steht dir zu jeder Aufgabe eine Kommentarspalte zur Verfügung, in der Aufgabenbezogen kommuniziert werden können. Auch der Aufgabenstatus und die Teilaufgaben helfen dir bei der Einschätzung, wie weit die Aufgaben im Projekt gerade sind.

Kommunikation mit Aufgabenbezug

6. Schnelle Tipps für den Projektalltag

• Erstellt eine Projektrisikoanalyse immer gemeinsam mit dem Team, um alle nötigen Projektrisiken in allen Blickwickeln abdecken zu können.
• Bei der Erstellung von verschiedenen Risiko Szenarien, sind auch die „verrücken“ Risiken erlaubt, denn meistens sind diese garnicht so abwegig.
• Wenn Ihr im Team mit den Gegenmaßnahmen der Risiken beginnt, behandelt erst die wichtigsten Risiken.
• Im Verlauf des Projektes, solltet Ihr eure identifizierten Risiken immer beobachten, sodass Veränderungen direkt auffallen und die Gefahr abgewendet werden kannn.
• Sprecht im Team die Risiken offen an und behandelt auch die möglichen Konsequenzen.

Projektrisiken erfolgreich managen

Nun haben wir uns ausgiebig mit dem Projektrisiko beschäftigt. Als Fazit können wir mit nehmen das eine Projektmanagement-Software eine Ideale stütze ist, um Projekte erfolgreich zu leiten und zielgerecht abzuschießen. Auch eine Risikoanalyse schafft einen Überblick über mögliche Risiken und ihre Eintrittswahrscheinlichkeit. Für mehr Überblick und eine flexible Umsetzung der Projekte können Methoden wie die Scrum-Methode zusammen mit dem Scrum Master helfen.