Projektfortschritt überblicken
In nahezu jedem Projekt lauten die zentralen Fragen: Können Kosten- und Zeitplan eingehalten werden? Wurde der Aufwand richtig eingeschätzt? Ist das Projektrisiko passend bewertet? Um diese grundsätzlichen Informationen immer im Blick zu haben, gibt es eine beliebte Methode, diese verstehbar darzustellen – der Projektstatusbericht (auch Projektreporting genannt).
Informationen übersichtlich aufbereiten und teilen
Das Management oder der Auftraggeber benötigen häufig eine Übersicht über den aktuellen Fortschritt im Projekt. Um diesen möglichst einfach zu überblicken, kann der Projektstatusbericht genutzt werden. Was gehört in einen Projektstatusbericht? Welche KPIs dürfen nicht fehlen? Und wie funktioniert eine einfache Umsetzung?
- Was ist ein Projektstatusbericht?
- Inhalt eines Projektstatusberichts
- So erstellst Du Deinen Projektstatusbericht
- Projektreporting: Vorlagen & Beispiel
- Einen aktuellen Projektstatusbericht automatisch erstellen – direkt in factro
- Fazit: Ins Verhältnis zum Projektumfang setzen
Der Projektstatusbericht überblickt Fortschritte in Projekten
1. Was ist ein Projektstatusbericht?
Ein Projektstatusbericht umfasst neben der inhaltlichen Zusammenfassung eines Projekts auch organisatorische sowie kaufmännische Informationen. Der Bericht hält den Stand eines Projekts zu einem bestimmten Stichtag fest.
Projektbeteiligte, Geschäftsführung, Auftraggeber sowie weitere Stakeholder werden über die aktuelle Lage des Vorhabens informiert sowie über Probleme, Hindernisse und Schwierigkeiten in Kenntnis gesetzt. Der Projektstatusbericht muss die wichtigsten Fragen zum Projekt und relevante Key Performace Indikatoren (KPIs) auf einen Blick beantworten können. Die Art, wie der Bericht aufbereitet wird, sollte immer einem standardisierten Muster entsprechen.
Warum soll ich überhaupt so einen Bericht erstellen?
Der Projektstatusbericht wird wichtig, sobald Zwischenentscheidungen anstehen. Meilensteine im Projekt machen den Fortschritt deutlich und zeigen zusätzlich, welche Ziele noch erreicht werden müssen.
In diesem Zusammenhang kann auch frühzeitig ermittelt werden, ob Deadlines erreicht werden können oder sogar zu reißen drohen und Ziele zeitlich verschoben werden müssen. Mit einem Blick wird klar, welche bisherigen Leistungen und Aufwände bereits erbracht sowie Ressourcen noch benötigt werden.
Durch das Projektreporting können Fragen wie „Welche Chancen und Risiken gibt es im Projekt? Müssen Meilensteine oder Deadlines angepasst werden? Sind zusätzliche Ressourcen notwendig?“ geklärt werden.
Die Vorteile im Überblick
- mehr Transparenz
- Überblick des Projektes
- frühzeitige Risikoerkennung
- effektives Ressourcenmanagement
2. Inhalt eines Projektstatusberichts
Aufbau und inhaltliche Fortschritte eines Projektstatusberichts sollten immer gleich sein. So können sich Projektbeteiligte im Dokument schnell zurecht finden. Nachfolgend ein Überblick über die grundsätzlichen Fragen, die der Bericht beantworten sollte:
- Aktueller Stand des Projekts: Bei einer Bewertung des Gesamtzustands wird der aktuelle Projektstatus schnell deutlich. In der Praxis wird oft mit einer Deadline-Ampel gearbeitet, die zeigt, welche Aufgaben bereits erledigt, welche noch offen oder sogar kritisch in der Umsetzung sind. Außerdem sollte klar werden, in welcher Phase sich das Vorhaben gerade befindet.
- Inhaltlicher Fortschritt: Inhaltlich sollte der Statusbericht alle Soll-Ist-Vergleiche umfassen, die maßgeblich zur Fertigstellung beitragen. Also welche Arbeitspakete und Aufgaben bereits umgesetzt worden sind.
- Überblick über die Aufwands-, Kosten- und Zeitplanung: Hier wird überprüft, ob Ressourcen mithilfe einer Aufwandsschätzung richtig kalkuliert wurden. Damit wird schnell sichtbar, wenn z.B. Kosten überschritten und Budgets erhöht werden müssen.
- Risikoanalysen einbinden: Im Rahmen von Analysen können äußere Faktoren in Betracht gezogen werden. Gibt es also Punkte, die für das Projekt kritisch werden könnten?
Für eine visuelle Unterstützung kann eine Projektstatusbericht-Ampel eingeführt werden. Die Farben rot, gelb und grün zeigen an, wo ein bestimmter Teil des Projektes steht. Wenn die Ampel auf gelb steht bedeutet das, es gibt Handlungsbedarf. Zusätzlich kann auch eine Gesamtampel genutzt werden, die den Status des kompletten Projektes abbildet.
Projektbeteiligte können durch den Bericht die Lage eines Projekts besser einschätzen
3. So erstellst Du Deinen Projektstatusbericht
- Zweck verdeutlichen: Für wen wird der Statusbericht geschrieben? Für unternehmensinterne Dokumentation oder für Stakeholder? Je nach Zielgruppe stehen unterschiedliche Informationen im Fokus.
- Informationen heraussuchen: Sammle dann alle relevanten Informationen zusammen. Am einfachsten ist es, wenn diese schon ausgearbeitet sind und Du sie nur noch zusammentragen musst. Der Einsatz einer Projektmanagement-Software erleichtert diesen Schritt, da dort schon wesentliche KPIs festgehalten werden.
- Bericht strukturieren: Die Informationen in Deinem Bericht sollten für die Lesenden in eine logische Reihenfolge gebracht werden. Achte dabei wieder auf die Zielgruppe: Externe Personen müssen mehr abgeholt werden als die Personen, die am Projekt mitgearbeitet haben.
- Status zusammenfassen: Ein kurzes und knackiges Fazit erleichtert die Übersicht des Berichts. Fasse am Ende oder Anfang Deines Berichts die Highlights, den Status, die Risiken und den Fertigstellungsgrad etc. zusammen, um so einen kleinen Einblick zu geben.
- Überprüfen und bearbeiten: So banal es klingen mag: Zum Schluss solltest Du Deinen Bericht nochmal lesen und auf Richtigkeit prüfen. Das 4-Augen-Prinzip ist hierbei hilfreich. Ist alles Wichtige in dem Bericht enthalten? Anschließend kannst Du den Bericht absenden.
4. Projektreporting: Vorlagen & Beispiel
Um das Projektreporting zu erstellen, gibt es online viele kostenlose Vorlagen als Word und auch Excel-Datei, die Du Dir einfach downloaden kannst. Für einen gleichen Aufbau und somit bessere Lesbarkeit des Projektfortschritts, helfen Dir Vorlagen dabei einen Standard zu etablieren. Die Inhalte der Vorlagen sind meist ähnlich, aber nicht immer gleich. Hier kommt es darauf an, was Du für Dein Projektreporting benötigst.
Hier findest Du passende, kostenlose Vorlagen als Word- und Excel-Datei für Deinen Projektstatusbericht:
- Projektstatusbericht Vorlage (Word) – muster-vorlagen.ch
- Projektstatusbericht Vorlage (Excel) – alle-meine-vorlagen.de
Beispiel für einen Statusbericht
Wird der Bericht in Excel erstellt, werden KPIs übersichtlich aufbereitet. Dazu zählt eine regelmäßige Aktualisierung der Daten, damit zum Stichtag die richtigen Informationen zur Verfügung stehen. Das untere Beispiel zeigt eine Übersicht, die für kleine Projekte noch gut funktioniert – doch sobald Projekte aus mehreren Arbeitspaketen sowie darunterliegenden Tasks bestehen, kann das Vorhaben schnell im Excel-Chaos enden.
Der Statusbericht im Excel-Format
Die effizientere Lösung ist es, ein digitales Tool für die Erstellung zu nutzen. Der Projektstatusbericht wird dabei aus den vorhandenen Daten automatisch erstellt.
5. Einen aktuellen Projektstatusbericht automatisch erstellen – direkt in factro
Während eines laufenden Projekts kommt es häufig vor, dass das Management oder der Kunde einen Zwischenstand zum Projektstatus anfordert. Mit factro lässt sich ein Projektstatusbericht mit nur einem Klick erstellen, der alle relevanten Informationen übersichtlich darstellt.
Dabei werden die Kosten aufgeführt: Wie viel wurde bereits ausgegeben, wie hoch ist das verbleibende Budget und gibt es Risiken für zusätzliche Kosten? Außerdem bietet der Bericht einen Überblick über den Projektstatus, mit Angaben zum Projektleiter, dem Team und einer kurzen Projektbeschreibung. Ein weiterer zentraler Punkt sind der Zeitrahmen und die Meilensteine: Es wird gezeigt, wie viel Zeit eingeplant wurde und welche Meilensteine bereits erreicht sind. Am Ende des Berichts gibt es die Möglichkeit, zusätzliche Informationen zu ergänzen und eine Einschätzung zum Projektverlauf vorzunehmen.
factro erstellt diese Projektstatusberichte auf Basis der in der Cloud hinterlegten Daten, wobei sie individuell angepasst werden können. Zusätzlich besteht die Option, den Bericht als PDF zu exportieren, damit auch Personen ohne factro-Einblick einen vollständigen Überblick erhalten.
Projektstatusbericht in factro
Aktuelle Projektübersicht im Tool
Eine digitale Lösung für das Projektmanagement macht nicht nur Projekte für alle Beteiligte sichtbar, sondern aktualisiert sie auch in Echtzeit. In Projektmanagement-Tools – wie z.B. factro – bekommt man in der Projektübersicht Informationen über den aktuellen Stand der Projekte. Sichtbar werden auf einen Blick Name, Zeitraum inklusive Projektstart bzw. Projektende, Status, Priorität sowie die verantwortliche Person hinter dem Vorhaben.
In factro zeigt das Tortendiagramm auf der Projektkachel offene sowie erledigte Aufgaben an und die Tasks, die bereits kritisch geworden sind. Wenn nun eine Deadline zu reißen droht, können Projektteams frühzeitig handeln. Auch eine Verteilung von Aufwände und Ressourcen inklusive Prognose können einfach überblickt werden.
In der Projektübersicht kann der Projektstatus mit einem Blick erfasst werden
Die wichtigsten KPIs in der Übersicht
Im Laufe des Projekts berechnet das Tool automatisch eine Prognose, die bestimmt, ob das Ziel mit den vorhanden Mitteln sowie der Projektzeitplanung erreicht werden kann. Wird nun also ein Wert von 150% angezeigt, werden auch die benötigten Aufwände aller Voraussicht nach noch einmal um die Hälfte steigen.
Die Projektübersicht liefert viele Informationen in einem Überblick
Die Projektmangement-Software erfasst alle Daten in Echtzeit und ist damit stets auf einem aktuellen Stand. Der klassische Projektstatusbericht wird dadurch überflüssig, da der Projektstatus bei Bedarf abgefragt werden kann. Abweichungen können so direkt erkannt werden.
6. Fazit: Ins Verhältnis zum Projektumfang setzen
Der Aufwand eines Projektstatusberichts sollte immer im Verhältnis zum jeweiligen Projekt stehen. Große, komplexe Projekte benötigen einen ausführlicheren Bericht als kleine. Gerade wenn keine digitale Lösung genutzt wird, kann der Mehraufwand jede Menge Zeit kosten.
Durch ein digitales Tool ist der Projektstatusbericht für jedes Projekt sofort erstellt, wird automatisch aktualisiert und auf den neuesten Stand gesetzt. So kannst Du beispielsweise auch Verantwortliche wie das PMO (Project Management Office) in aktuelle Entwicklungen mit einbeziehen. Außerdem ist er zu jeder Zeit für alle Projektbeteiligten abrufbereit. Ein Statusbericht, der nur für einen festen Stichtag erstellt wird, fällt damit weg. In der Projektmanagement-Software sind alle Informationen direkt und von überall verfügbar.
