Projektteam: Rollen & Tipps

Teamwork makes the dream work

Ein großes Projekt steht vor der Tür – wie gelingt eine erfolgreiche Umsetzung? Eine effiziente Aufgabenverteilung und ein koordinierter Umsetzungsplan tragen maßgeblich zum Erreichen des Projektziels bei. In diesen Fällen wird für ein Projekt ein eigenes Team zusammengestellt, das sogenannte Projektteam.

Doch damit die Zusammenarbeit im Team funktioniert, gibt es einige Dinge zu beachten: Wie stellt man das richtige Projektteam zusammen? Welche Rollen gibt es in einem Team? In diesem Artikel verraten wir Dir, worauf Du bei der Zusammenstellung eines Teams achten solltest, welche Projektrollen es gibt und wie die Zusammenarbeit gut funktioniert.

• Definition: Was ist ein Projektteam?
• Unterschiedliche Projektrollen & Aufgaben
• Wie stelle ich das richtige Team zusammen?
• Tipps: So klappt die Zusammenarbeit
• Fazit: Das Erfolgsgeheimnis für Projektteams

Ein Projektteam erarbeitet gemeinsam ein Projekt

Definition: Was ist ein Projektteam?

Nach der DIN 69901 umfasst das Projektteam “alle Personen, die einem Projekt zugeordnet sind und zur Erreichung eines Projektziels Verantwortung für eine oder mehrere Aufgaben übernehmen.” Das bedeutet also, dass verschiedene Teammitglieder für eine bestimmte Zeit zusammen auf ein Ziel hinarbeiten. Dabei kommen die Teammitglieder häufig aus unterschiedlichen Abteilungen zusammen, damit alle Bereiche in einem Projekt abgedeckt werden können.

Unterschiedliche Projektrollen & Aufgaben

In einem Projektteam gibt es ganz unterschiedliche Rollen, die zum Erfolg des Projekts beitragen.

• Projektleitung: Zu der Projektleitung gehören die Personen, die das Projekt managen und die allgemeine Koordination und Verwaltung übernehmen. Dies wird auch als Projektmanagement bezeichnet. Dazu gehört die Zuweisung der Aufgaben, die Projektkommunikation oder auch das Kick-off Meeting gehören zu den Aufgaben. Des Weiteren kümmert sie sich um die Einhaltung der Zeitpläne, die Koordination und das Lösen von Konflikten, damit die Zusammenarbeit im Team reibungslos verläuft.
• Kernteam: Das Kernteam umfasst die Projektleitung und die Teammitglieder, die aktiv am Projekt mitarbeiten. Das Kernteam trägt maßgeblich zum Erfolg eines Projektes bei, da sie Ideen aktiv umsetzen.
• Erweitertes Team: Zu dem erweiterten Projektteam gehören Personen, die nicht Vollzeit am Projekt mitarbeiten, aber bei bestimmten Fragestellungen mit ins Boot geholt werden. Dazu zählen auch externe Personen, die beispielsweise das Projekt beraten und begleiten. Die Fachpersonen in diesem Team bringen zusätzliches Wissen ein und können dadurch neue Perspektiven schaffen. Auch dies bringt ein Projekt zum Erfolg.

Weitere Rollen im Projektmanagement

Je nach Art und Größe des Projekts gibt es noch weitere Projektrollen.

• Lenkungsausschuss: Der Lenkungsausschuss besteht aus Vertretern für die Projektbeteiligten und den Auftraggebenden. Dort sollen die Interessen der einzelnen Parteien vorgebracht und vertreten werden. Er hat die höchste Entscheidungsmacht innerhalb eines Projekts, unterliegt aber dennoch der Unternehmensführung und dem Projektportfoliomanagement.
• Sponsoring: Das Projektsponsoring steht noch über dem Projektmanagement. Dabei werden Ziele festgelegt,Strategien entwickelt, die Durchführung begleitet und ein Projekt abgeschlossen.
• Stakeholder: Alle Personen, die an einem Projekt beteiligt und davon betroffen sind, werden als Stakeholder bezeichnet. Das können Führungskräfte oder auch Mitglieder des Projektteams und des Managements sein. Auch der Lenkungsausschuss oder das Sponsoring gehören zu dieser Gruppe.

Die unterschiedlichen Rollen im Projekt tragen zum Erfolg bei

Wie stelle ich das richtige Projektteam zusammen?

Da die Anforderungen je nach Projekt und Ziel immer unterschiedlich sein können und das Team somit ebenfalls nicht immer gleich zusammengesetzt wird, gibt es keine Projektteam “Vorlage”. Es sollte immer individuell entschieden werden, welche Art Team benötigt wird. Dafür findest Du hier eine Übersicht mit den wichtigsten Tipps:

1. Bei der Zusammenstellung eines Projektteams lautet die erste Frage, zu welchem Zweck das Team zusammengestellt wird. Denn nur so weißt Du, welche Anforderungen erfüllt werden müssen.
2. Wichtig ist auch, dass sich das Wissen und die Kompetenzen der einzelnen Teammitglieder ergänzen. Das bedeutet, besonders solltest Du auf Soft Skills, wie Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit oder Konfliktfähigkeit und Hard Skills setzen, also die spezifischen Fähigkeiten, um die perfekte Mischung zu finden.
3. Bei der Teamgröße lautet das Motto: so klein wie möglich, so groß wie nötig. In zu großen Teams sind Absprachen schwieriger, kleinere Teams arbeiten dagegen oft effizienter, da Entscheidungen schneller getroffen werden können. Auch das Konfliktpotential steigt bei großen Projektteams.
4. Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Diversität im Team. Die Mischung aus verschiedenen Altersgruppen, Geschlechtern, Herkünften und Perspektiven macht ein Team kreativer und auch erfolgreicher.

Welche unterschiedlichen Teams gibt es?

Doch nicht nur aus welchen Leuten das Projektteam besteht, ist wichtig, sondern auch in welcher Art und Weise sie arbeiten. Hier hast Du eine Liste der häufigsten Team-Dynamiken.

• Interdisziplinäres Projektteam: Ein interdisziplinäres Projektteam besteht aus Personen verschiedener Fachbereiche, die gemeinsam an einem Projekt oder Problem arbeiten und ihr Wissen bündeln, um ein Ergebnis zu erzielen.
• Multidisziplinäre Teams: Im Unterschied zu den interdisziplinären Teams arbeiten hier die Teammitglieder quasi “nebeneinander” an einem Projekt oder Problem. Das bedeutet, das Ziel ist zwar das gleiche, aber es findet weniger inhaltlicher Austausch statt.
• Agiles Projektteam: Ein agiles Projektteam ist interdisziplinär und selbstorganisiert, sodass diese schnell reagieren können. Sie arbeiten eigenständig und sind nicht sehr abhängig von Führungskräften.
• Bereichsteam: Bereichsteams sind die verschiedenen Abteilungen in einem Unternehmen, z.B. IT, Marketing, Vertrieb. In diesen Teams arbeiten die Mitglieder also in einem bestimmten Aufgabenbereich, aber nicht zwangsweise miteinander.

Warum ein Projektteam nützlich ist

Ein Projektteam ist jedoch nicht nur während der akuten Projektphase ein Vorteil für das Unternehmen, auch darüber hinaus bieten sie einen Mehrwert. Zum einen lernen die Teammitglieder, abteilungsübergreifend zu arbeiten und miteinander verständlich zu kommunizieren, also beispielsweise fachspezifische Begriffe nicht vorauszusetzen. Zudem lernen sich die Teammitglieder untereinander besser kennen, was das Teamgefühl stärkt.

Außerdem ist es gerade in größeren Unternehmen leichter, Dinge abzustimmen, so werden Zeit und Kosten gespart, während die Effizienz steigt.

Die Zusammenarbeit im Team bietet jede Menge Vorteile

Tipps: So klappt die Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit in Projektteams ist nicht immer leicht, deshalb geben wir Dir hilfreiche Tipps zur Umsetzung an die Hand und erklären Dir auch gleich, wie Du diese Tipps in unserer Projektmanagement-Software factro anwenden kannst.

Klares Projektziel

Damit die Zusammenarbeit funktioniert und alle wissen, was zu tun ist, muss das Projektziel von Anfang an klar und transparent kommuniziert werden. Auch Aufgaben sollten immer deutlich formuliert werden, sodass es zu wenig Missverständnisse kommt.

So klappt’s in factro: Das Projektziel kannst Du direkt bei dem Aufbau eines Projekts festlegen. Dafür eignet sich das Beschreibungsfeld besonders gut: Hier kannst Du alles wichtige zusammentragen.

Kommunikation

Die Kommunikation im Team ist einer der Schlüsselfaktoren beim Erfolg des Projektes. Regelmäßige Meetings für gemeinsame Absprachen sind unerlässlich und sorgen dafür, dass der Kontakt nicht abreißt. Diese sollten vor- und nachbereitet und moderiert werden, um möglichst effizient alle Punkte zu besprechen. Legt am Besten vorher im Projektteam fest, über welche Kanäle ihr kommunizieren wollt, z.B. per Mail oder über eine Messenger-App.

So klappt’s in factro: Die Kommunikation in factro findet über die Kommentarspalte in den entsprechenden Aufgaben statt, aber auch in Paketen oder dem Projektkopf ist der Nachrichtenaustausch möglich. Die Meeting-Funktion nutzt Du um eine Agenda für ein Meeting zu erstellen und ein automatisiertes Protokoll anfertigen zu lassen.

Dokumentation

Damit für alle der bisherige Status und Abläufe zugänglich sind, ist die Projektdokumentation unverzichtbar. So musst Du Dir die Informationen nicht mühsam zusammensuchen, sondern hast sie sofort parat. Auch für zukünftige Projekte ist das ein Vorteil: Fehler können bewusst vermieden werden und die Zeitplanung lässt sich leichter schätzen.

So klappt’s in factro: In dem Projektüberblick hast Du die wichtigsten Zahlen auf einen Blick zur Hand und kannst nachvollziehen, wie weit Dein Projekt vorangeschritten ist. Wichtig dafür ist, dass das Projektteam die Aufgaben pflegt und immer auf dem aktuellen Stand hält.

Auch archivierte Projekte werden gespeichert und können so jederzeit wieder eingesehen werden. Tipp: Wenn ein Projekt erfolgreich umgesetzt wurde, kann es als Vorlage abgespeichert und so immer wieder angewendet werden.

Festlegung der Projektrollen

Von Beginn an sollten die Rollen im Projektteam klar verteilt werden, damit sich Zuständigkeitsbereiche nicht überschneiden und es zu Verwirrungen kommt. So ist allen Beteiligten klar, in welchem Fall sie sich an wen wenden müssen.

So klappt’s in factro: In dem Tool kannst Du verschiedene Teams, z.B. Marketing oder Vertrieb, anlegen und einzelnen Personen eine Berechtigungsgruppe zuweisen.

Feedback

Mindestens genauso wichtig wie die Instruktion ist das regelmäßige Feedback während des Projektes. Dabei gilt: Nicht nur Fehler sollten kommentiert werden, auch Erfolge und wichtige Schritte. Das hilft dabei, das Projektteam zu motivieren. Gleichzeitig sollte eine offene Fehlerkultur herrschen. Fehler können und dürfen passieren, daraus können alle lernen. Konstruktive Kritik ist hierbei angemessen.

So klappt’s in factro: Erreichte Deadlines und Meilensteine führen visuell dargestellt vor Augen, wie gut die Arbeit bisher geklappt hat. Persönliches Feedback kann zudem auch immer in der jeweiligen Aufgabenkarte erfolgen.

Motivation

Nicht nur positives Feedback motiviert ein Team, auch die Arbeitsatmosphäre ist entscheidend, hier solltest Du dafür sorgen, dass sich die Teammitglieder wohlfühlen. Das gelingt zum Beispiel durch ein Team-Event, ein gemeinsames Mittagessen oder Teambuilding-Spiele.

Fazit: Das Erfolgsgeheimnis für Projektteams

Bei der Zusammenstellung eines Projektteams geht es also darum, ein ausgewogenes Team mit den nötigen Fähigkeiten und Kenntnissen zusammenzustellen, das sich optimal ergänzt. Dabei spielen die Soft Skills eine wichtige Rolle: Kommunikationsfähigkeit und Konfliktbewältigung sind beispielsweise bedeutend, damit ein Team funktioniert. Als Projektleitung solltest Du also Deine Beschäftigten gut kennen.

Mindestens genauso wichtig ist es, dass Du weißt, welche Art Team Du für Dein Projekt zusammenstellen möchtest und wie die Rollen im Team verteilt werden. Wenn Du diese Punkte beachtest, kann bei der Zusammenstellung Deines Projektteams nichts mehr schief gehen. Auch der Führungsstil der Führungsperson hat einen großes Einfluss.