Wie Du mit Projektvorlagen direkt starten kannst

Strukturen aus abgeschlossenen Projekten nutzen

Ein neues Projekt steht an: Bevor es so richtig los geht, muss ein Projektauftrag definiert, ein Projektplan erstellt und ein Zeitplan gesetzt werden. Diese Schritte sind vor allem eins: zeitintensiv! Doch mit einer Projektvorlage gelingt der Start ins neue Projekt schnell und einfach.

Aus abgeschlossenen Projekten können Informationen in Vorlagen gespeichert und anschließend für ein neues Projekt verwendet werden. Die Strukturen aus erstellten Zeitplänen, Gantt-Diagrammen, Materiallisten und einer Vielzahl an weiteren Daten können sehr häufig auch in Folgeprojekten Verwendung finden. Die Projektvorlage dient dabei als Grundgerüst für das neue Vorhaben. Sie beinhaltet relevante Firmenstandards.

Aber wann ist eine Projektvorlage sinvoll? Warum sind Vorlagen in Word, Excel und Powerpoint schnell erstellt, aber oft nicht zielführend? Und wie erleichtert ein Projektmanagement-Tool die Arbeit mit Projektvorlagen? Ein Überblick.

1. Was ist eine Projektvorlage?
2. Vorlagen mit einer PM-Software erstellen… lohnt sich
3. Projektvorlagen in Word, Excel und Powerpoint
4. Fazit: Projektvorlagen und vermeiden Fehler

Einheitliche Strukturen erleichtern die Zusammenarbeit

1. Was ist eine Projektvorlage?

Die Projektvorlage ist in erster Linie ein Hilfsmittel, um ähnliche Projekte und Aufgaben schneller umzusetzen. Teilaufgaben wie die Ressourcenplanung, Budgetverteilung sowie Mitarbeiterauslastung können in Vorlagen gespeichert werden. Die Projektvorlage ist eine Verbindung zwischen Daten, Unterlagen und weiteren Projektelementen im Unternehmen, die an die eigenen Bedürfnisse angepasst sind.

Mit einem festen Schema für wiederkehrende Projekte wird sichergestellt, dass Projektabläufe und Dokumente nicht vom Standard abweichen. Das ist gerade bei Kundenaufträgen wichtig – ein einheitliches Layout und eine übereinstimmende Präsentation sorgen für ein seriöses Erscheinungsbild.

Wann sind Vorlagen sinnvoll?

Im Projektalltag entstehen laufend Unterlagen, die auch in weiteren Projekt stattfinden. Dazu gehört nicht nur der Projektsteckbrief – auch andere Dokumente, Ansichten und Pläne werden mit der passenden Vorlage blitzschnell erstellt:

• Projektauftrag
• Projektplan
• Kapazitätsplanung
• Projektumfeldanalyse
• Besprechungsprotokolle
• Risikoanalysen
• SWOT-Analyse
• Lasten-/ Pflichtenheft
• Projektstatusbericht
• Gantt-Diagramme
• Projektstruktur
• Unternehmenspräsentationen
• Meetingprotokolle

Aber Projektvorlagen können nicht nur aus bekannten Abläufen entstehen, sondern auch ganz individuell für neue Projekte angelegt, verwendet und bei Bedarf angepasst werden.

2. Projektvorlagen mit einer PM-Software erstellen … lohnt sich!

Mit MS Office-Anwendungen lassen sich ganz einfach persönliche Vorlage für einzelne Projektdokumente und -präsentationen erstellen – aber was wenn Du ein komplettes Projekt als Projektvorlage nutzen möchtest, weil sich gerade im Kundenbereich Aufträge häufig ähneln? Mit dem richtigen Projektmanagement-Tool erstellst Du ganze Projekt-Vorlagen ganz nebenbei.

Ein Projektmanagement-Tool hilft bei der erfolgreichen Umsetzung von Projekten. Mit wenigen Klicks und in Echtzeit werden Projekte samt ihrer Dokumente für alle Teammitglieder sichtbar angelegt. Um zukünftig noch einfacher zu arbeiten, sorgen Projektvorlagen in einer PM-Software für noch mehr Leichtigkeit im Arbeitsalltag.

Projektvorlagen in Excel häufig unhandlich

Projektvorlagen in Excel sind häufig sehr unübersichtlich und enthalten zu viele Informationen und Aufgaben in einem einzigen Tabellenblatt. Eine sortierte Zuordnung an Teammitglieder wird ebenfalls schwierig, ja fast unmöglich.

Wieso bietet sich also die Projektvorlagen-Funktion in der Projektmanagement-Software an? In der cloudbasierten Software-Lösung factro können sowohl Vorlagen für Projekte als auch Aufgabenpakete und einzelne Aufgaben erstellt werden. Mit der Vorlagen-Funktion kann die einmalige Planung beliebig oft bei wiederkehrenden Vorhaben umgesetzt werden.

Deine Projekt- und Aufgabenvorlagen in der Übersicht

Dafür musst Du in factro bei einem bereits bestehenden Projekt, Paket oder einer Aufgabe einfach auf das 3-Punkte-Menü klicken und dann nur noch „Als Vorlage speichern“ auswählen. Alternativ kannst Du auch eine über „+“-Symbol bei dem Reiter „Vorlagen“ eine komplett neue erstellen. Unter diesem Punkt findest Du zudem eine Übersicht Deiner Vorlagen. Zudem hast Du hier die Möglichkeit sie anzupassen.

Beispiel: Vorlagen im Marketing

Nehmen wir ein Beispiel aus dem Marketing-Bereich: Du und Dein Team erstellen wöchentlich Blog-Artikel, die Du auf Deiner Website veröffentlichst. Jeweils am Monatsanfang erstellst Du im Projekt Content-Marketing Aufgaben für Deine Mitarbeiter, die standardisierte Teilaufgaben, fixe, zeitliche Rahmenbedingungen sowie Basisdokumente enthalten. Du erstellst eine Aufgabe nach der anderen – eine Routinetätigkeit und trotzdem zeitaufwändig.

Mit einer Aufgabenvorlage kannst Du in Höchstgeschwindigkeit viele „gleiche“ Aufgaben anlegen. Die einzelnen Aufgaben selbst werden anschließend nur noch dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet. Ein weiterer Vorteil: Durch den standardisierten Aufbau schleichen sich weniger Fehler ein.

Projektvorlagen in factro

Neben einzelnen Aufgabenvorlagen kannst Du auch gleich eine gesamte Projektvorlage erstellen, die die Qualität von wiederkehrenden Projekten sichert. Ein neues Projekt kann aus unterschiedlichen Aufgabenpaketen und Aufgaben zusammengesetzt werden. Zusammen im Team können relevante Aufgabenpakete und Aufgaben eingepflegt werden, die schließlich als Kanban-Board, Projektstrukturplan oder übersichtliche Tabelle angelegt sind.

Funktionen z.B. aus dem Bereich Dokumentenmanagement, die eine Projektmanagement-Software nicht enthält, können nach belieben als Word-, Excel- oder Powerpoint-Vorlage im Dokumenten-Anhang hinterlegt werden. Erstellt man aus dieser Vorlage ein neues Projekt, werden die Anhänge automatisch übernommen.

Gantt Diagramm-Vorlagen

Das Gantt Chart ist eine beliebte Projektmanagement-Methode, um Aufgaben zeitbezogen darzustellen. Auch hier arbeitet man leicht mit der passenden Gantt-Diagramm Vorlage, die sich in factro schnell erstellen lässt. Wenn Du nämlich eine Vorlage eines Projektes erstellst, wird das Gantt Diagramm mit dem Zeitplan automatisch mit übernommen.

Das Gantt Chart in factro

3. Projektvorlagen in Word, Excel und Powerpoint

Online stehen zahlreiche Projektvorlagen in Word, Excel sowie Powerpoint zur Verfügung, die häufig kostenfrei nutzbar sind. Dazu können in den Programmen auch individuelle Vorlagen erstellt werden.

Der große Nachteil: Die Vorlagen beziehen sich nur auf einzelne Programme, die in keinem Gesamtbild stehen. Das kollaborative Arbeiten wird damit – gerade für Projektmitglieder im Homeoffice oder Remote Work – schwierig. Außerdem ist es nicht möglich Dateien miteinander zu verbinden. Wenn z.B. in Excel eine Word-Datei hinterlegt sein soll, die zum Projekt gehört. Aufträge, Anforderungen und Verträge gehen dann schnell im Dokumenten-Chaos unter.

Hier findest Du unterschiedliche Projektvorlagen zum kostenlosen Download!

• Projektmanagementvorlagen für Excel und Word (projektmanagement-freeware.de – Projektmanagement Freeware)
• Powerpoint-Vorlagen (sliedesgo.com/de – slidesgo)

Word-Vorlage für Projektdokumente

Eine individuell angelegte Vorlage in Word ist dann sinnvoll, wenn ein einzigartiges Layout immer wieder verwendet werden soll. Vorgehen in Word: Lege ein neues Dokument an und fülle es mit Deinen relevanten Daten. Anschließend speicherst Du es unter dem Dokumenten-Typ Word-Vorlagen (Endung mit dotx anstatt docx). Unter Persönlich findest Du Dein angelegtes Muster und kannst es für zukünftige Vorhaben nutzen.

Projektvorlage in Excel erstellen

Auch in Excel sind Vorlagen eine Arbeitserleichterung. Festgelegt wird eine einmalige Struktur mit nötigen Inhalten, Rechenschritten oder Formatierungen. Eine Excel-Vorlage eignet sich für jede Art von Vorlage – von Rechnungen über die Angebotserstellung bis hin zur Budgetplanung. Um eine Vorlage anzulegen, wird die Datei unter dem Dateityp Excel-Vorlage gespeichert. Auch hier ist die Projektvorlage unter Persönlich zu finden.

Eine Projektkosten- und Zeitplanung in Excel

Powerpoint-Vorlagen für einheitliche Präsentationen

Eine individuelle Powerpoint-Vorlage bildet ein einmaliges Grundgerüst für Unternehmenspräsentationen und hebt sich so von anderen Unternehmen ab. Auch hier ist der Dokumententyp die Powerpoint-Vorlage. Gerade in projektorientierten Organisation mit unterschiedlichen Kunden profitieren Unternehmen von ihrem Wiedererkennungswert.

Vorlagen-Standards haben einen hohen Wiedererkennungswert für Mitarbeiter und Kunden

Vorteile einer Projektvorlage

Projektvorlagen haben nicht nur den Vorteil, dass sie sehr zeitsparend sind – gerade beim Projektstart –, sie übernehmen außerdem eine bereits etablierte Projektstruktur aus beendeten Projekten. Das sind definierte Vorgänge und Abläufe. Wenn Du eine Projektvorlage für Dich nutzt, greif auf einen einheitlichen Projektablauf in Deine Projekten zurück.

Neben der gewonnenen Zeit werden auch jede Menge Kapazitäten eingespart: Die Arbeitszeit der Mitarbeiter wird effizienter genutzt, klare Richtlinien präzisieren das Projektziel und fördern eine optimale Projektdurchführung.

Zudem wird – durch immer wiederkehrende Strukturen und eine identische Umsetzung – auch der Projektalltag im Team erleichtert. Das verbessert im zweiten Schritt die Zusammenarbeit nachhaltig.

In der heutigen (digitalen) Welt werden Projektzyklen zudem immer kürzer. Immer mehr Projekte werden (gleichzeitig) umgesetzt. Mit dem Einsatz einer Projektvorlage lässt sich ein neues Projekt in nur wenigen Klicks erstellen.

4. Fazit: Vorlagen beschleunigen den Projektstart und reduzieren Fehler

Eine Projektvorlage spart also nicht nur Zeit und Kosten, sondern fördert ein einheitliches Gesamtbild im Team und Unternehmen. Außerdem helfen Vorlagen bei der Fehlerreduzierung, da alle zugehörigen Aufgaben, Aufgabenpakete und Dokumente eines Projekts bereits in der Projektvorlage hinterlegt sind. Eine extra Kontrolle zum Projektstart wird damit überflüssig. Wichtig ist: Eine Projektvorlage – egal ob in Word, Excel, Powerpoint oder im PM-Tool – sollte regelmäßig auf ihren aktuellen Stand überprüft und bei Bedarf (z.B. mithilfe von Lessons Learned) angepasst werden.