Ein zeitlicher Überblick in Projekten
„Wie weit ist das Projekt bereits fortgeschritten? Können wir alle Deadlines erreichen? Sehen Projektmitglieder alle Endtermine für ihre Aufgaben?“ Diese essentiellen Fragen klärt der Projektzeitplan im Projekt. Er bietet eine strukturierte Übersicht darüber, wann welche Aufgabe erledigt sein muss, um nicht in Verzug zu kommen.
Arbeitsschritte klar terminiert
Im Projektzeitplan sind nicht nur alle Termine klar gesetzt, auch verantwortliche Projektmitglieder sowie Ausführende sind eindeutig vermerkt. Durch die zeitliche Übersicht weiß das Team genau, was wann ansteht und wo eine Deadline nicht erreicht werden kann bzw. mehr Pufferzeit eingeplant werden sollte.
Was genau ist der Projektzeitplan? Wie wird ein solcher Plan erstellt? Und wie funktioniert das Ganze eigentlich digital?
- Was ist der Projektzeitplan?
- Einen Projektzeitplan erstellen
- Zeitplan in Excel entwickeln
- Der Projektzeitplan im PM-Tool
- Fazit: Detailliertere Planung in komplexen Projekten
Der Projektzeitplan überblickt Deadlines sowie Mögliche Terminverzögerungen im Projekt
1. Was ist der Projektzeitplan?
Der Projektzeitplan strukturiert Aufgaben und setzt To-dos in einen zeitlichen Kontext. Im Gegensatz zum Projektstrukturplan wird nicht nur deutlich, was erledigt werden soll, sondern auch bis wann. Ein ausführlich ausgearbeiteter Plan führt zu effizienteren Projekten und mehr Klarheit für alle Projektbeteiligten.
Als Zeitstrahl mithilfe einer entsprechenden Vorlage oder in einer Projektmanagement-Software als Gantt Chart abgebildet, hilft der Projektzeitplan dabei, Deadlines einzuhalten und gegebenenfalls Puffer einzuplanen sowie zusammenhängenden Aufgaben zuverknüpfen. Teams bekommen eine Übersicht über Start- und Endzeitpunkte sowie über die Dauer der jeweiligen Aufgabe. Die Summe der Aufwände ergibt im Anschluss die gesamte Projektlaufzeit.
Warum ist der Plan sinnvoll?
Ein Projektzeitplan ist eine Art Handlungsplan, bei dem Projektbeteiligte genau ablesen können, welche Aufgabe zuerst erledigt werden muss. Ohne gesonderte Absprache wissen sie genau, was ansteht, und können eigenverantwortlich handeln wie es z.B. in selbstorganisierten Teams der Fall ist.
2. Einen Projektzeitplan erstellen
Um einen Projektzeitplan zu erstellen, gehört Vorarbeit dazu – mit der richtigen Aufbereitung müssen zunächst alle relevanten Informationen zur Verfügung stehen, die dann in weiteren Schritten in einen zeitlichen Kontext gestellt werden. Das Vorgehen durchläuft mehrere Phasen.
Projektziele und Aufgaben filtern
Im ersten Schritt sollten alle Aufgaben, die ein Projekt beinhaltet, feststehen. Meistens sind diese schon in einem Projektablaufplan festgehalten, sodass eine erneute Auflistung nicht notwendig ist. Auch Projektziele sollten dabei im Auge behalten werden.
Hat der Auftraggeber eventuell einen festen Stichtag festgelegt oder muss das Projekt vielleicht sogar parallel zu anderen Projekten koordiniert werden? Es ist wichtig, bereits von Anfang an alle Aspekte zu kennen, die für die Umsetzung notwendig sind, um Aufwände bestmöglich abzuschätzen.
Deadlines und Prioritäten kennen
Im zweiten Schritt geht es um Deadlines: Wann muss das Ergebnis einer Aufgabe stehen? Start- und Endtermine bringen Ordnung und eine zeitliche Reihenfolge ins Projekt. Wenn nur ein bestimmtes Zeitbudget vorhanden ist, können Aufgaben daran angepasst werden.
Weiter werden noch Prioritäten zugeteilt. Das bedeutet, dass Aufgaben nach Wichtigkeit abgearbeitet werden. Prioritäten zeigen außerdem, welche Aufgabe abhängig vom Projekterfolg ist und welche eventuell weniger wichtig ist.
Abhängigkeiten setzen
Manchmal muss eine Aufgabe erst abgeschlossen sein, um mit der nächsten zu starten. Abhängigkeiten im Projektzeitplan zeigen, welche Aufgaben parallel bearbeitet werden können und welche nur nacheinander. Die Vorgänger-/ Nachfolger-Beziehung kennzeichnet diese Abhängigkeit. In einer PM-Software werden diese mit Pfeilen gekennzeichnet.
Aufwände einschätzen
Die Aufwandsschätzung in Projekten entscheidet häufig über Erfolg oder Misserfolg. Werden zeitliche Aufwände falsch kalkuliert, kann das zu erhöhten Kosten führen. Gerade in kleineren Unternehmen kann das schnell zum Problem werden.
Aufwände für Aufgaben und To-dos sollten daher möglichst genau eingeschätzt werden, um die Gesamtzeit eines Projekts besser berechnen zu können und so nah wie möglich am tatsächlichen Wert zu sein.
Verantwortlichkeiten festlegen
Zuletzt werden noch die verantwortlichen sowie ausführenden Mitarbeiter zu jeder Aufgabe festgelegt. Somit weiß jedes Projektmitglied, wer für was zuständig ist und was alles auf dem eigenen Schreibtisch liegt. Verantwortliche und ausführende Personen arbeiten in einem engen Austausch miteinander. Nach der Ausführung vermeidet die Überprüfung durch einen weiteren Projektbeteiligten Fehler oder Missverständnisse – Stichwort: Vier-Augen-Prinzip.
Verantwortliche und ausführende Mitarbeiter sichern die Qualität durch eine enge Zusammenarbeit
3. Zeitplan in Excel entwickeln
Nachdem nun klar ist, was alles zum Projektzeitplan gehört, muss das passende Tool für die Umsetzung her. Klassisch greifen viele Teams zur Excel-Tabelle, um den Projektzeitplan grafisch abzubilden. Das klappt bei kleinen Projekten ganz gut, da sich eine einfache Zeit- und Terminplanung gut anlegen lässt. Der Vorteil an Excel ist, dass sich eine Liste aus Aufgaben und Fälligkeitsdatum leicht in ein Diagramm umwandeln lässt.
Online lassen sich zahlreiche kostenlose Projektzeitplan-Vorlagen finden. Kleine oder private Projekte können damit schnell übersichtlich aufbereitet und umgesetzt werden. Vorlagen bieten folgende Webseiten an:
Sobald Projekte allerdings größer werden, wird es immer schwieriger alle Aufgaben ausschließlich mit Excel zu erfassen und korrekt abzubilden. Abhängigkeiten zwischen Aufgaben können nur schwierig deutlich gemacht werden. Und ein automatisches Anpassen der Start- und Endtermine ist auch nicht möglich, wenn sich eine Aufgabe verschieben sollte oder doch mehr Pufferzeit benötigt. Projektleiter greifen daher auf PM-Tools mit integriertem Projektzeitplan als Gantt-Diagramm zurück.
4. Der Projektzeitplan im PM-Tool
In Projektmanagement-Tools werden ganze Projekte leicht überblickt. Nicht nur alle Aufgaben sind übersichtlich strukturiert sowie priorisiert, auch Abhängigkeiten zwischen Task werden deutlich. Tools machen die Zusammenarbeit einfacher, da dem Team zeitgleich relevante Informationen zur Verfügung stehen.
Gerade in agilen Teams ändern sich Projekte schnell in eine neue Richtung. Mit einer PM-Software können Projektmanager sofort reagieren, in dem sie z.B. Deadlines verschieben, Termine umplanen und Prioritäten verändern. Beteiligte werden über mögliche Änderungen sofort in Kenntnis gesetzt.
Zeitlicher Überblick im Gantt-Diagramm
Das Gantt Chart ist gerade bei einer zeitlichen Visualisierung beliebt. Aufgaben werden in Form von Balken auf einer Zeitachse dargestellt. Änderungen und Anpassungen werden immer in Echtzeit übermittelt. Im Gantt werden außerdem Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen ersichtlich, sodass Abhängigkeiten schnell deutlich werden.
Das Gantt-Diagramm bildet außerdem Meilensteine ab, die während der Projektdurchführung erreicht werden sollten. So erkennt das Projektteam leicht, welche Zwischenziele als nächstes anstehen. Das Beste an der Arbeit mit einer Software ist, dass sich die Struktur durch eine Änderung ganz automatisch anpasst. Es muss also – anders als in einer Excel-Tabelle – nichts per Hand verschoben werden.
Abhängigkeiten zwischen Aufgaben werden im Gantt-Diagramm deutlich
5. Fazit: Detailliertere Planung in komplexen Projekten
Der Projektzeitplan setzt Meilensteine sowie Deadlines in ein übersichtliches Gesamtbild und bildet zudem noch Abhängigkeiten zwischen Aufgaben ab. Gerade bei kritischen Abhängigkeiten, bei denen Aufgaben richtig terminiert werden müssen, lassen sich leicht erkennen.
Projektleiter sparen zusätzlich Zeit sowie Kosten und können durch die ausführliche Planung ihre Ressourcen besser einteilen. Nicht nur das Management, Auftraggeber oder Kunden sind folglich zufriedener – auch das Projektteam profitiert von dem zeitlichen Plan und kann eigene Aufwände besser kalkulieren sowie Rückmeldung geben, sobald es kritisch wird.
Neben dem Projektstrukturplan bzw. Projektplan geht der Projektzeitplan noch weiter ins Detail und sollte deswegen – gerade in großen, komplexen Projekten – nicht fehlen. Die passende Software erstellt den Plan automatisch ohne zusätzlichen Zeitaufwand.
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