Protokoll-Vorlage: Bestandteile und kostenlose Muster

Automatisierung für Deine Meeting-Protokolle nutzen

Ob Meeting, Workshop oder Projektbesprechung – ein gutes Protokoll sorgt dafür, dass alle Beteiligten den Überblick behalten und nichts Wichtiges verloren geht – doch Protokolle führen gilt oft als lästige Aufgabe und kaum jemand übernimmt dies gerne. Oft enden Mitschriften im Chaos – unvollständig, unübersichtlich und voller Lücken. Wichtige Infos sind kaum oder gar nicht auffindbar. Das kann fatale Folgen haben: Beschlüsse verschwinden im Nirwana, Aufgaben geraten in Vergessenheit und Missverständnisse sind vorprogrammiert.

Dabei ist das Protokoll ein wichtiges Dokument, das den Verlauf und Beschlüsse sowie Entscheidungen im Meeting nachvollziehbar festhält. Doch was kann man dagegen tun? Du kannst eine Protokoll-Vorlage nutzen – oder besser: Protokolle vollständig automatisieren. In diesem Artikel findest Du nicht nur kostenlose Protokoll-Vorlagen, sondern auch wie Du mit dem richtigen Tool Deine Meeting-Protokolle ganz automatisch erstellst.

Protkolle schreiben war gestern

Aufbau eines Protokolls

Der Aufbau eines Protokolls ist häufig von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich – je nachdem welche Art Protokoll geführt wird. Einige Informationen und Punkte sind jedoch immer gegeben, wie zum Beispiel der Protokollkopf. Folgende Infos dürfen dort nicht fehlen:

• Thema
• Ort und Zeit
• an- und abwesende Personen
• Besprechungsleitung
• Protokollführung
• und die Tagesordnung mit allen Themenpunkten.

Die Tagesordnungspunkte (auch TOP genannt) können beispielsweise auf Zahlen, Meinungen, Ergebnisse oder Probleme referieren, die dann in der Runde diskutiert werden können.

Welche Vorteile haben Protokoll-Vorlagen?

Protokoll-Vorlagen sind ein entscheidender Faktor, wenn es um effiziente und nachvollziehbare Meeting-Dokumentationen geht. Eine einheitliche Struktur schafft Übersicht und Transparenz. Doch es gibt noch weitere gute Gründe für eine Vorlage:

• Effizientes Protokollieren: Keine ewig lange Vorbereitung, da die Vorlage einfach nur ausgefüllt werden muss
• Alle Details enthalten: In einer Vorlage sind bereits alle Felder für erforderliche Angaben enthalten. So entgeht keine Information.
• Einheitliche Zusammenfassungen: Wo steht was? Das war gestern. In einem einheitlichen Schema weißt Du sofort, wo Du alles benötigte findest.
• Jeder kann’s: Eine Vorlage ausfüllen können alle. Wenn die Person, die sonst protokolliert ausfällt, kann also einfach jemand anders übernehmen.

Protokolle automatisiert erstellen – so geht’s

In der digitalen Arbeitswelt sind Protokoll-Vorlagen ein wertvolles Hilfsmittel, um Zeit zu sparen und effizient zu dokumentieren. Digitale Vorlagen sind dabei besonders vorteilhaft, denn sie bieten eine einheitliche Struktur und sind von überall abrufbar. Trotzdem bleibt die Frage, wer heute Protokoll führen möchte. Wie schön wäre es, wenn das ganz automatisch passieren würde? Das geht bereits jetzt schon!

In dem Projektmanagement-Tool factro funktioniert das allerdings viel effizienter, denn: Die Meeting-Protokolle werden automatisiert erstellt und sind daher immer einheitlich.

Zunächst planst Du Deine Meeting-Agenda, also die TOP im Tool. Dabei kannst Du Notizpunkte hinzufügen oder Aufgaben aus Projekten per Drag&Drop einfügen. So erstellst Du nach und nach Deine Tagesordnung. Während des Meetings kannst Du dann Aufgaben abhaken, Kommentare verfassen oder Aufgaben umverteilen – im Hintergrund wird alles protokolliert.

Protokoll-Vorlage als PDF

Nach dem Meeting kannst Du das Protokoll entweder in factro selbst abrufen oder exportieren. Festgehalten sind der Name des Meetings, Beginn und Ende, die einzelnen Agenda-Punkte sowie alle Ergebnisse. Das bedeutet, Du kannst nachvollziehen, ob Aufwände geändert, Teilaufgaben abgehakt oder Verantwortlichkeiten (neu) zugewiesen wurden etc.

Stehen bei euch regelmäßig wiederkehrende Meetings an, kannst Du ein Meeting auch ganz einfach duplizieren. Das erspart Dir Arbeit beim Erstellen.

Protokoll Vorlage Word (kostenlos)

Solltest Du dennoch nach Protokoll-Vorlagen, haben wir hier ein paar Seiten herausgesucht, die verschiedene Arten anbieten. Hier findest Du Gesprächs- und Besprechungsprotokolle für die Arbeit, aber auch für den privaten Rahmen.

Vorlagen zur Protokollierung von Besprechungen (create.mircosoft.com)

Kostenlose Protokollvorlagen für Microsoft Word (de.smartsheet.com)

Vorlagen für Meeting-Protokolle (canva.com)

Arten von Protokollen

Nicht bei jedem Protokoll ist der Fokus gleich: manchmal geht es vorrangig um die Beschlüsse, manchmal steht der Ablauf im Vordergrund. Daher wird zwischen verschiedenen Arten unterschieden:

• Beschlussprotokoll: Hier geht es um eine sinngemäße Zusammenfassung des Meetings, der Fokus liegt auf Beschlüssen und Entscheidungen und wie sie Zustande gekommen sind
• Verlaufsprotokoll: In dieser Variante werden die Beiträge aller Beteiligten sinngemäß zusammengefasst. Dabei wird indirekte Rede verwendet
• Verbalprotokoll: Hierbei handelt es sich um ein 1:1 Protokoll des Gesagten, allerdings werden solche Protokolle normalerweise nur in Gerichtsverhandlungen o.Ä. eingesetzt.
• Gedächtnisprotokoll: Diese Art von Protokoll wird nach dem Meeting erstellt. Diese sind allerdings ungenauer und es kann passieren, dass wichtige Dinge vergessen werden.

Fazit: Einheitliche Dokumentation leicht gemacht

Protokolle sind essentiell für die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Besprechungen und Meetings. Eine einheitliche Struktur ist dabei unverzichtbar. Und statt selbst zu Protokollieren hast Du mit factro nun die Möglichkeit Protokollieren zu lassen – ganz automatisch und ohne viel Aufwand. Und dafür brauchst Du nicht mal eine Vorlage.

Bei der Planung von Meetings kann eine Vorlage aber vorteilhaft sein. Deswegen gibt es die Möglichkeit, die Meeting-Agenda zu duplizieren und anzupassen. So einfach war Protokollieren noch nie!