Papierstapel adé – Digitalisierung macht’s möglich
Die Einführung eines neuen Systems? Ein umfassender Genehmigungsprozess? Die tägliche Koordination von Bürgeranliegen? Jeder dieser Schritte erfordert klare, effiziente Abläufe, und oft scheitert genau das an starren Strukturen oder überholten Prozessen.
Bürgerinnen und Bürger reichen ihre Anträge noch oft persönlich oder per Post ein. In der öffentlichen Verwaltung führt dies zu Papierstau und langer Bearbeitungszeit.
Wenn die Bearbeitung einfacher wird
Durch die Digitalisierung wird das Bearbeiten von Formularen auf verschiedenen Ebenen leichter. Formulare können digital eingereicht werden und Mitarbeitende haben die Möglichkeit, über die E-Akte online auf Unterlagen zuzugreifen.
Verschiedene Prozesse werden leichter gemanagt , Zeit und Ressourcen werden effizient genutzt. Gezieltes Prozessmanagement im öffentlichen Sektor hilft dabei, Bürgeranfragen schneller zu bearbeiten, digitale Verwaltungsangebote effektiver umzusetzen und so den Alltag für Mitarbeitende und Bürger gleichermaßen zu erleichtern.
Doch wie genau funktioniert das Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung, was sind Bestandteile und mit welchen Softwares werden Teams im Behördenalltag entlastet? All das erfährst Du in diesem Artikel.
- Was ist Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung?
- Bestandteile und Abläufe im Prozessmanagement in der ÖV
- Prozessmanagement durch digitale Tools leicht gemacht
- Vorteile und Herausforderungen im Prozessmanagement in der ÖV
- Fazit: Schnellere Prozesse gewährleisten
1. Was ist Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung?
Prozessmanagement befasst sich mit der Organisation und Steuerung von Abläufen. Dazu gehören:
Erkennung,
Entwicklung,
Aufzeichnung,
Umsetzung,
Kontrolle und
Optimierung
dieser Prozessen. Das Ziel ist es, die Abläufe effizienter zu gestalten und eine klare Struktur sowie bessere Übersicht zu schaffen.
Aber warum ist Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung wichtig?
In der Verwaltung gibt es viele verschiedene Aufgaben, die reibungslos ablaufen müssen – von der Bearbeitung von Anträgen bis hin zu internen Abläufen. Durch Prozessmanagement werden diese Abläufe analysiert und optimiert, um die Bearbeitung für Bürgerinnen und Bürger schneller und effizienter zu gestalten. Dabei spielen die klare Verteilung von Aufgaben, der Einsatz von IT-Systemen und die Kosteneffizienz eine zentrale Rolle. Ziel ist es, die Qualität der Dienstleistungen zu verbessern, Kosten zu senken und Bearbeitungszeiten zu verkürzen.
Welche Rolle spielt Prozessmanagement in der ÖV?
Durch das Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung sollen Verwaltungsabläufe optimiert und einfach zugänglich gemacht werden. Dies betrifft nicht nur den internen Prozess, sondern auch extern zu Bürgern und Unternehmen.
Zudem führt das Bundesverwaltungsamt seit Mai 2015 eine vernetzte Zusammenarbeit, bei der es zu einem behördenübergreifenden Dialog zwischen verschiedenen Prozessexperten kommt. Somit können Fragestellungen geklärt und Lösungsansätze gefunden werden.
Doch was sind die essentiellen Bestandteile des Prozessmanagements in der öffentlichen Verwaltung und wie läuft das ab?
2. Bestandteile und Abläufe im Prozessmanagement in der ÖV
Wirkungsbereiche im Prozessmanagement
Damit das Prozessmanagement funktioniert, ist das Zusammenspiel aus verschiedenen Elementen essentiell. Diese müssen aufeinander abgestimmt sein und sich gegenseitig ergänzen.
Im folgenden zeigen wir Dir die verschiedenen Bestandteile vom Prozessmanagement:
Prozesserkennung und -aufnahme:
Beschreibung der aktuellen Abläufe und Identifizierung der wichtigsten Prozesse. Ein Beispiel dafür ist das Beobachten von dem Prozess zum Einreichen von Formularen.
Das Ziel dieses Vorganges ist, Transparenz zu schaffen, bestehende Prozesse zu verstehen und zu dokumentieren.
Prozessanalyse:
Wenn nach der Beobachtung Probleme auftreten, erfolgt eine detaillierte Untersuchung der bestehenden Prozesse. Beim Einreichen von Formularen ist der ganze Stapel Papierkram und das dazugehörige Einscannen von Dokumenten vor der Bearbeitung problematisch.
Bei diesem Vorgehen werden Schwachstellen, Engpässe oder ineffiziente Schritte identifiziert.
Prozessentwicklung und -gestaltung:
Nachdem das Problem identifiziert wurde, geht es an die Planung und Gestaltung von neuen oder verbesserten Abläufen. Hierzu kommt die Idee der E-Akte und das Einreichen von Formularen online. So gibt es keinen Papierstapel mehr und das Einscannen von Formularen fällt weg.
Das Ziel ist die Optimierung von Prozessen durch Neugestaltung oder Automatisierung.
Prozessumsetzung:
Nun geht’s an die Umsetzung. Es folgt die Implementierung der neu entwickelten Prozesse, das heißt in unserem Beispiel, es werden neue digitale Tool hinzugezogen, bei denen die Bürger ihre Formulare online einreichen können. Zudem erfolgen Schulungen, damit das Team sich auskennt und mit dieser neuen Bearbeitungsform umgehen kann.
Dieser Ablauf hat das Ziel der Einführung von neuen Prozessen in den Arbeitsalltag, inklusive technischer und personeller Anpassungen.
Prozesskontrolle und-überwachung:
Nachdem der neue Prozess eingeführt wurde, folgt eine laufende Überwachung der umgesetzten Prozesse, um sicherzustellen, dass sie wie geplant funktionieren.
Dies hat das Ziel der Sicherstellung, so dass die Prozesse effizient und fehlerfrei ablaufen.
Prozessoptimierung:
Durch mögliches Feedback durch Bürger und Mitarbeitende ist es möglich, eine fortlaufende Verbesserung und Anpassung der Prozesse durchzuführen. So können zum Beispiel die Tools übersichtlicher gestaltet werden und Beamten können sofortigen Zugriff auf die Formulare bekommen.
Hier ist das Ziel, dass Prozesse weiterentwickelt werden, um neue Herausforderungen oder Änderungen in der Gesetzgebung zu berücksichtigen.
3. Prozessmanagement durch digitale Tools leicht gemacht
Das Ziel des Prozessmanagements in der öffentlichen Verwaltung ist unter anderem das Vereinfachen von internen Prozessen sowie für Bürger und Unternehmen. Hierzu können verschiedene digitale Tools verwendet werden.
E-Government-Lösungen: eTermin
Für eine zentrale und unkomplizierte Terminverwaltung bietet sich beispielsweise die Lösung eTermin an. Diese vielseitige Software ist branchenübergreifend einsetzbar und unterstützt die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen. Ämter mit Bürgerkontakt können über eTermin Terminfenster erstellen, die automatisch vergeben werden. Die Integration ist nicht nur über die eigene Website möglich, sondern auch über Google und soziale Medien.
Die Zugriffsrechte zur Verwaltung der Termine sind flexibel anpassbar. Durch automatische Erinnerungen per E-Mail und SMS wird die Termintreue verbessert. Außerdem können gebuchte Zeitfenster problemlos in Kalender-Apps auf Smartphones oder Tablets übertragen werden.
Tools für eine digitale Zusammenarbeit im Team
Digitale Tools können nicht nur den Bürgern und Unternehmen helfen, Anträge schneller und digital einzureichen, sondern es gibt auch Softwares, welche den internen Prozess organisieren und vereinfachen können.
Projektmanagement-Software: factro
Beim Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung spielt nicht nur die Organisation eine wichtige Rolle, sondern auch gewisse Vorschriften müssen eingehalten werden.
factro ermöglicht eine effiziente Organisation von Aufgaben, Projekten und Teams, indem die Software eine zentrale Ort zur Verfügung stellt, auf den Teams gleichzeitig zugreifen können. Über die Cloud können alle Beteiligten in Echtzeit Projekte und Aufgaben einsehen, bearbeiten und koordinieren.
Eine klare Übersicht wird durch die Priorisierung von Aufgaben geschaffen, die sich mit ToDo-Listen weiter strukturieren lassen. So können alle Teammitglieder ihre Aufgaben im Blick behalten und Prioritäten besser managen.
Durch die automatische Erfassung der persönlichen Aufgaben und der verfügbaren Zeit jedes Nutzers kann die Auslastung der Teammitglieder transparent nachvollzogen werden. Dies hilft, Überlastungen oder Engpässe frühzeitig zu erkennen und entsprechend reagieren zu können. Außerdem ermöglicht die Software jederzeit Einsicht in den Status und die Fristen eines Projekts, was die Planungssicherheit erhöht.
Verschiedene Ansichten, wie z. B. Kanban-Boards, Gantt-Diagramme oder Listenansichten, bieten flexible Werkzeuge zur Planung und Steuerung, sodass sich Unordnung vermeiden lässt und alle Beteiligten stets den Überblick behalten. Diese Funktionen tragen dazu bei, die Zusammenarbeit zu verbessern und letztlich die Prozesse effektiv zu managen.
Kanban Board bei factro
Elektronische Aktenführung – kurz E-Akte
Früher wurden die Akten zu den Bürger analog geführt, das heißt, es gab eine Akte und dort wurden die ausgedruckten Dokumente gesammelt und abgeheftet. Seit 2018 gibt es nun die Möglichkeit der digitalen Aktenführung oder auch der sogenannte E-Akte, das heißt alle zentralen Daten von einem Bürger werden digital und für die Beamten zugänglich gemacht. Somit können wichtige Informationen für die Prozesse in der öffentlichen Verwaltung schneller zusammengetragen werden.
MS Teams für die Kommunikation
Natürlich spielt auch die interne Kommunikation eine wichtige Rolle. Mit Microsoft Teams können in digitalen Konferenzräumen Meetings gehalten werden und auch der Austausch über Chat ist möglich. Durch das Teilen und Bearbeiten von gemeinsamen Dokumenten ist jeder auf dem aktuellen Stand und kann seine Gedanken beziehungsweise Ideen mitteilen.
4. Vorteile und Herausforderungen im Prozessmanagement in der ÖV
Wie jedes Prozessmanagement hat auch das der öffentlichen Verwaltung seine Vorteile und Herausforderungen.
Vorteile durch das Prozessmanagement in der ÖV
Durch die Effizienzsteigerung der Prozesse können Zeit und Kosten gespart werden. Es werden hinderliche Faktoren beseitigt und sich komplett auf das Optimieren von Abläufen fokussiert. Dies hat den Vorteil, dass Zeit nicht weiterhin in fehlerhaften Prozesse investiert wird, sondern in die Optimierung dieser.
Für die Bürger bedeutet das spürbar bessere Servicequalität, etwa durch kürzere Bearbeitungszeiten. Gleichzeitig werden die Schritte im digitalen Prozess für alle Beteiligten transparenter und nachvollziehbarer, was sowohl intern als auch extern für mehr Übersicht sorgt.
Herausforderungen
Doch neben den vielen Vorteilen bringt das Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung auch Herausforderungen mit sich.
Selbst wenn Führungskräfte die Prozessoptimierung unterstützen und Prozessmanager bereits an der Umsetzung arbeiten, heißt das nicht, dass alle Mitarbeitenden sofort an Bord sind. Manche stehen Veränderungen skeptisch gegenüber und müssen überzeugt und aktiv eingebunden werden.
Hinzu kommt die Komplexität der Verwaltungsprozesse: Viele Abläufe sind eng miteinander verknüpft, was eine präzise Planung erfordert, bevor konkrete Schritte umgesetzt werden können.
Neben Überzeugungsarbeit ist Schulung ein wichtiger Faktor. Mitarbeitende müssen umfassend vorbereitet werden, was Zeit in Anspruch nimmt. Auch nach den Schulungen ist eine Anlaufstelle für Fragen wichtig, um einen reibungslosen Übergang in den neuen Arbeitsalltag zu gewährleisten.
5. Fazit: Schnellere Prozesse gewährleisten
Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung spielt eine zentrale Rolle sowohl bei internen als auch externen Prozessen. Durch das Management können Vorgänge optimiert werden und dabei helfen Abläufe sowohl für Bürger als auch für Mitarbeiter zu vereinfachen.
Digitale Tools können dabei unterstützen, Prozesse zu organisieren und eine effizienten Überblick zu verschaffen. Durch die fortschreitende Digitalisierung kann sich das Prozessmanagement weiterentwickeln und verbesserte Lösungen für alle schaffen.
