QM-System nach ISO 9001:2015 umsetzen
Die DIN EN ISO 9001:2015 beschreibt im Abschnitt 8.4 „Steuerung von extern bereitgestellten Prozessen, Produkten und Dienstleistungen“ zahlreiche Aufgabenstellungen, die im Zuge des Beschaffungsmanagements bzw. Einkaufsprozesses zu erfüllen sind.
Wie Sie diese Anforderungen realisieren, liegt in Ihrem Ermessen. Zu berücksichtigen sind aber die Gesichtspunkte aus dem Themenfeldern „Interessierte Parteien“, „Kontext“ oder „Risiken und Chancen“, die an anderer Stelle der ISO 9001 Erwähnung finden.
Einleitend wird gefordert, dass Sie bei allem, was Sie von außerhalb (= „extern“) beziehen – egal ob es Produkte, Dienstleistungen / Prozesse oder Ergebnisse derselben sind – Sorge dafür tragen, dass den (d.h. Ihren) Anforderungen entsprochen wird. Wie gut das klappt, gilt es auch nachfolgend zur bewerten.
Anforderungen an den Einkauf festlegen
Die Anforderungen entsprechen dem, was Sie benötigen – ob es Produkte, Waren, Materialien, Arbeitsleistungen usw. sind. Sie müssen daher sicherstellen, dass Sie wissen, wann, wie und wofür Sie etwas benötigen.
So ergeben sich Ihre Anforderungen an Eigenschaften, Qualität, Termin und auch Kosten; aber auch vom Gesetzgeber, von Behörden, von Kunden usw., die Ihnen speziell oder allgemeingültig ergänzende Vorgaben machen (können) – also von den sogenannten „Interessierten Parteien“.
Weiterhin sind Ihre Anforderungen an Lieferanten auch Ergebnis von Rahmenbedingungen wie etwa Gesetzen, Verordnungen oder Lastenheften, anhand derer Sie arbeiten, die ISO 9001 spricht hier vom „Kontext der Organisation“.
Einkaufsverhalten bestimmen und vermitteln
Es gilt also intern festzulegen oder zu vereinbaren, wie es intern organisiert wird, dass „das Benötigte“ auch so beschrieben und bestellt wird und bei Bereitstellung so ist oder geleistet wurde, wie zunächst Sie (bzw. ggf. auch später Ihre Kunden) es erwarten. Dieses Vorgehen im Zuge der Beschaffung muss allen intern beteiligten Kräften bekannt sein.
Daraus entstehen praktisch zwei Aufgaben: Festlegung des internen Vorgehens und Bekanntmachung dessen bei den beteiligten Personen. Wie Sie die Vorgehensweisen intern kommunizieren, beispielsweise per „Training on the job“, Prozess- oder Arbeitsanweisung, liegt in Ihrem Ermessen. Dazu macht die ISO 9001 keine Vorgabe.
Klarer Rahmen erleichtert Einhaltung
In jedem Fall ist es eine Aufgabe, die zu bearbeiten ist und wozu bspw. in Audits Erläuterungen erwartet werden. Ferner erleichtert eine Festlegung, d.h. (ggf. kurze) Beschreibung der Abläufe im Einkauf auch die Einarbeitung neuen Personals oder die vertretungsweise Übernahme von Beschaffungsaufgaben.
Sie müssen die Beschaffungsabläufe aber nicht (wie in früheren Versionen der ISO 9001 gefordert) penibel beschreiben – aber Sie sollten in der Lage sein aufzuzeigen, wie Ihr Einkaufspersonal arbeiten soll und wie gut der Beschaffungsprozess funktioniert.
Kennzahlen zur Bewertung nutzen
An effektiven und effizienten Abläufen sollte nicht nur der System-Zertifizierer, sondern insbesondere auch die Geschäftsführung ein Interesse haben – zwei interessierte Parteien also.
Anhand von bspw. Reklamations- oder Abweichungszahlen (Menge, Terminüberschreitungen usw.) lässt sich der Stand bzw. eine Veränderung im Beschaffungsablauf aufzeigen. Natürlich können auch weitere Kennzahlen zweckmäßig sein. Daher sollten Sie festlegen, welche Bewertungskriterien für Sie angemessen sind.
Etwa „Reklamationen im Einkauf erfassen“ ist somit eine mögliche Aufgabe, die auch regelmäßig (z.B. jährlich) reflektiert und in die Managementbewertung oder sogar Zielvereinbarungen aufgenommen werden kann. Auch Ziele für die Einkaufsleitung (bspw. die Reklamationsaufwände, -quote oder –anzahl zu reduzieren) können hiermit verbunden werden.
(Gesetzliche) Rahmenbedingungen beachten
Dass Sie sich darum kümmern, dass die Dinge oder Leistungen, die Sie brauchen, auch in Ordnung sind (bevor Sie diese bspw. bezahlen), ist in Ihrem Interesse. Hier gilt es darüber hinaus die gesetzlichen Rahmenbedingungen gemäß § 377 HGB / Wareneingangsprüfung zu kennen und zu beachten.
Auch die Verkaufsbedingungen Ihrer Lieferanten sind lesenswert, weil sich darin weitere „Rahmenbedingungen“ der Geschäftsbeziehung zu Ihrem Lieferanten verbergen könnten.
Steuerungsmaßnahmen einführen
Die ISO 9001 erwartet ferner von Ihnen, dass Sie intern festlegen was zu tun ist, um extern bereitzustellende (d.h eingekaufte) Prozesse, Produkte und Dienstleistungen so nach der Bestellung zu überwachen, dass alles wie von Ihnen gewünscht passiert und realisiert wird. Die Norm nennt das „Steuerungsmaßnahmen“.
Diese Überlegungen müssen Prozesse, Produkte und Dienstleistungen umfassen, die Sie erhalten und die wiederum in Ihre Prozesse, Produktion oder Leistungsbringung einfließen – auch solche, die direkt dem Kunden bereitgestellt werden.
Dass Sie entsprechende Vorgehensweisen festlegen und mit Ihrem Personal vereinbaren, ist also auch wieder eine Aufgabenstellung im Zuge des Beschaffungsmanagements. Ob und wie Sie diese Festlegungen dokumentieren, ist eine eigene Angemessenheitsentscheidung. Wichtig ist: Alle relevanten Personen müssen Ihre Anweisungen kennen und umsetzen können.
Lieferantenzulassung und –bewertung
Die Vorgaben der ISO 9001 hinsichtlich der Lieferantenzulassung und –bewertung sind ebenfalls Bestandteil des Beschaffungsmanagements. Zunächst sind die relevanten Kriterien, nach denen in Ihrem Haus entschieden wird, ob Lieferanten (wieder) zum Einsatz kommen oder nicht zu „bestimmen“.
Dies ist also auch eine Aufgabenstellung, über deren Ergebnis alle einkäuferisch tätigen Personen informiert sein müssen. Hierbei legen Sie also fest, was Ihnen wichtig ist (bspw. Preis, Verfügbarkeit, Beschaffungsvolumen, etc.), damit ein Lieferant für Sie Leistungen erbringen oder Produkte liefern darf.
Bedingungen für Lieferanten dokumentieren
Häufig spielen auch Kundenvorgaben dabei eine Rolle. Erst danach, d.h. wenn jemand zu der Erkenntnis kommt, dass der Lieferant für Sie geeignet ist, darf dort bestellt werden. Er wird als Lieferant zugelassen und diese „Erkenntnis“ bzw. das Ergebnis der Klärungen ist zu dokumentieren – bspw. innerhalb der Stammdaten der Lieferanten in Ihrem Warenwirtschaftssystem.
Auch in welcher Art und Weise die Ausführung der anschließenden Lieferungen und -umfänge erfolgte, muss nachvollziehbar sein. Hier gilt es ferner die gesetzlichen Rahmenbedingungen zu kennen und ihnen Rechnung zu tragen.
Wie die Nachweisführung der Lieferungen / Leistungserbringungen vorgesehen und demzufolge auch durch Ihr Personal umzusetzen ist, ist wiederum – was die Vorgehensweise betrifft – Ihrerseits spezifisch (und angemessen) zu definieren und zu kommunizieren.
Lieferungen prüfen
Wie gut die Umsetzung funktioniert, kann bspw. geprüft werden, indem ein Abgleich erfolgt, ob es durchgängig Nachweise über die Zulässigkeit der Lieferanten, die Beschaffungsvorgänge und Eingangs- oder Abnahmeprüfungen gibt.
Wenn es Anlass zu Beanstandungen oder (ggf. auch zulässige) Abweichungen sowie nachfolgende Maßnahmen (Neulieferungen, Sortierarbeiten, Preisänderungen o.ä.) gibt, sind Dokumentationen / Nachweise zu führen. Diese „dokumentierten Aufzeichnungen“ sind auch in Datenform zulässig.
Die Klärung einer Abweichung ist also stets eine zu bearbeitende Aufgabenstellung. Die damit einhergehenden Maßnahmen sowie deren Erledigung und auch die abschließende Wirksamkeitsprüfung sind zu dokumentieren. Dies kann bspw. auch im Zuge der Aufgabendokumentation erfolgen. Dann haben Sie alles, was zusammengehört, auch beisammen.
„Lieferantenentwicklung“ nachverfolgen
Wenn ein Lieferant Anlass zur Beanstandung gab und ihm bspw. im nächsten Bewertungslauf droht, seine Zulassung als Ihr Lieferant zu verlieren, können ihm unterstützende Maßnahmen helfen, wieder besser und stabiler zu werden.
Ein entsprechender Katalog an Aufgaben kann dazu vorbereitet im Aufgabenmanagementsystem vorhanden sein, um in einem solchen Fall zügig und geplant Unterstützung geben zu können. Sei es durch Lieferantenaudits, Workshops, Prozessbegleitung oder andere Unterstützungsmaßnahmen.
Über alle Maßnahmen sowie deren Erfolg müssen ebenfalls „dokumentierte Informationen“ vorliegen. Auch hier passt es wieder, wenn Sie die Entwicklung eines Lieferanten als Aufgabenstellung betrachten und den Entwicklungsfortschrift begleitend dokumentieren (+ Wirksamkeitsprüfung).
Ansprüche müssen nachhaltig erfüllt werden
Im Abschnitt 8.4.2 „Art und Umfang der Steuerung“ geht die ISO 9001 noch detaillierter auf die Anforderung ein, dass Sie Herr über Ihre Bestellungen sind. Kern und Ziel ist, das Sie stets in der Lage sind, „Ihren Kunden beständig konforme Produkte und Dienstleistungen zu liefern“.
Daher dürfen die extern bereitgestellten Prozesse, Produkte und Dienstleistungen dieses Ziel nicht gefährden und müssen die Ihrerseits gestellten Eigenschaften erfüllen. Mit anderen Worten: Jede Kundenreklamation mit Fehlursache bei einem Lieferanten Ihrerseits zeigt, dass Ihr Beschaffungsprozess und Lieferantenmanagement nicht optimal funktionierte – und wäre somit auch eine Kennzahl zur Beurteilung, wie gut Ihr Einkaufsprozess ist.
Externe Prozesse steuern
Eine weitere Anforderung der ISO 9001 ist, dass Sie extern bereitgestellte Prozesse steuern, und zwar bzgl. des Lieferanten und auch dessen Ergebnissen. Die Umfänge dieser Maßnahmen legen Sie (angemessen) fest, sofern diese nicht bspw. kundenseitig, durch den Gesetzgeber oder andere „interessierte Parteien“ vorgegeben sind.
Ob das „nur“ eine Auftragsbestätigung ist, die nach Erhalt geprüft und (wenn i.O.) abgelegt wird, oder ein begleitender Informationsfluss über den Leistungs- oder Produktionsfluss, hängt von Ihren Erfordernissen ab. Vordefinierte Aufgabenpakete mit den entsprechenden To-Dos für Ihr Personal lassen auch hier die Güte Ihrer Qualitätsplanung erkennen und machen Ihre Arbeitsabläufe sicherer.
Zum Abschluss des beauftragten Liefer- oder Leistungsumfangs muss immer eine Prüfung der Ergebnisse („Verifizierung“) erfolgen – einhergehend mit einer entsprechenden Dokumentation (digital / manuell).
Risikokalkulation notwendig
Den Umfang der Steuerungs- oder Prüfungsmaßnahmen sollten Sie unter Risikoaspekten festlegen, d.h. es gilt gemäß ISO 9001 die „potentiellen Auswirkungen … der … Anforderungen zu erfüllen“ – auch in Kenntnis der Wirksamkeit von Steuerungsmaßnahmen.
Die Konsequenz: Wenn die Maßnahmen zur Steuerung des / der Lieferanten nicht wirksam sind, bspw. die Reklamationen ansteigen, müssen die Maßnahmen / gesamte Lieferantenmanagement verbessert werden. Wiederum eine Aufgabe, die bei Bedarf bspw. in Verantwortlichkeit der Einkaufsleitung produkt-, leistungs- oder lieferantenspezifisch gestartet wird und für Kennzahlen oder Zielvereinbarungen genutzt werden kann.
Was Sie externen Anbietern bereitstellen sollen
Im Abschnitt 8.4.3 erläutert die ISO 9001, welche Informationen für externe Anbieter Ihrerseits bereitzustellen sind und das diese angemessen sein müssen. Als Kernbestandteile von Anfragen oder Bestellungen werden hier genannt
- der Gegenstand der Lieferung / Leistung („bereitzustellende Prozesse, Produkte und Dienstleistungen“)
- die erforderlichen Genehmigungen / Freigaben (für bspw. Produkte, Methoden, Prozesse, Ausrüstung)
- erforderliche Kompetenzen / Qualifikationen des Personals
- Vorgaben zur Zusammenarbeit / zum Informationsaustausch
- Möglichkeiten bzw. Maßnahmen der Überwachung oder Steuerung des Lieferanten
- Prüfungstätigkeiten, die seitens des Kunden oder selbst beim Lieferanten vorgesehen sind („Verifizierungs- oder Validierungstätigkeiten“)
Mitarbeiter passend schulen
Üblicherweise werden diese Inhalte in Warenwirtschaftssystemen oder in Bestellvordrucken hinterlegt oder abgefragt, sodass sie nicht vergessen werden. Die entsprechende Nutzung dieser Arbeitsmittel oder –hilfen wäre bspw. Bestandteil einer Arbeitsanweisung, damit Ihr Personal auch so arbeitet, wie Sie es vorgeben.
Das Personal ist entsprechend in die Lage zu versetzen, dass es mit den bereitgestellten Mitteln richtig und wirtschaftlich arbeiten kann – Qualifikation & Schulung sind also hier vorbereitend und begleitend erforderlich.
Kennzahlen und Bewertung aus Managementsicht
Die „Leistung des externen Anbieters“ muss bewertet werden (gem. ISO 9001, Nr. 9.1.3) und ist auch ein Aspekt in der Managementbewertung (gem. ISO 9001, Nr. 9.3.2). Insbesondere diese Anforderung verdeutlicht, dass der Beschaffungsprozess eine wesentliche Voraussetzung für die qualitätsgerechte Erbringung von Leistungen bzw. Lieferung von Produkten ist.
Wenn Sie, wie oben beschrieben, Kennzahlen innerhalb des Prozesses festgelegt haben und überwachen, können Sie diese auch zur Information der „obersten Leitung“, d.h. Berichterstattung nutzen. Sie wissen ja, dass der Einkaufsprozess funktioniert – und Ihre Zahlen / Daten / Fakten belegen das (hoffentlich) auch.
Fazit als QM-Berater
In den QM-Projekten und –Systemen, die wir im Rahmen unserer Beratungsaufträge begleiten, stellt sich das Thema Einkauf selten als große Hürde für die Zertifizierung nach ISO 9001 dar. Die kaufmännischen Bedarfe und Rahmenbedingungen sind i.d.R. klar und bekannt.
Bei der Umsetzung in den Bereichen Prüfung und Nachweisführung muss aber des Öfteren die Zusammenarbeit zwischen operativem Wareneingang/Lager und administrativem Einkauf verbessert werden.
Dokumentation und Prüfungen sind essentiell
Insbesondere gilt es hier, die prüfenden Personen zu sensibilisieren und ihnen die Wichtigkeit und Konsequenzen ihres Handelns zu verdeutlichen (Dokumentation der Prüfungen und evtl. Fehler / Abweichungen) – und „den Einkauf“ als internen Kümmerer und letztendlich Prozessverantwortlichen aufzustellen.
An dieser Stelle ist man für die anforderungsgerechte Verfügbarkeit der Zukaufleistungen und –materialien verantwortlich, nicht im Lager oder in der Produktion. Die o.g. Anforderungen der ISO 9001 formulieren wir als zu bearbeitende Aufgabenstellungen.
Die Übergabe der Aufgabenstellungen erfolgt dann an die zuständigen Personen, d.h. die Bearbeitung wird vereinbart, und so schaffen wir die Voraussetzungen, dass eine Umsetzung eigenständig und nachhaltig erfolgt.
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