Ein neues Projekt steht an und bevor es an die Umsetzung geht, sollten die Rollen im Team klar definiert sein. Wer trägt die Verantwortung für das Projekt und welche Aufgaben liegen bei wem? Und wer sollte auf jeden Fall ebenfalls über den Fortschritt informiert sein? Auch Zuständigkeiten für Meilensteine und Ergebnisse sollten festgelegt werden.
Die RACI-Matrix kann hier als hilfreiches Tool dienen. Sie sorgt dafür, dass Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar verteilt werden und bringt Struktur ins Projekt.
Klarheit über Verantwortung schaffen
Angenommen, es handelt sich um die Einführung einer neuen Software: Die IT ist „verantwortlich“ für die technische Umsetzung bei allen Teammitgliedern, das Marketing wird „konsultiert“ für die interne Kommunikation und das Management bleibt „informiert“ über den Fortschritt. Die RACI-Matrix hilft dabei, dass alle ihre Zuständigkeit und Aufgaben im Projekt kennen.
Wie die RACI-Matrix genau funktioniert, welche Vorteile sie bringt und wie eine einfache Umsetzung – ohne Mehraufwand – direkt im PM-Tool funktioniert, erfährst Du in diesem Artikel.
- Definition: RACI-Matrix Erklärung
- Die RACI im Detail
- RACI-Matrix im PM-Tool umsetzen
- Tipps für das RACI-Diagramm
- Vorteile und Herausforderungen der RACI-Matrix
- Varianten des RACI-Diagramms
- Fazit: Eine RACI-Matrix als Schlüssel zu effizienter Teamarbeit
1. Definition: RACI-Matrix Erklärung
Die RACI-Matrix wurde erstmals in den 1950er Jahren von der Unternehmensberatung IBM eingeführt, um die Verantwortlichkeiten und Rollen in Projekten klarer zu definieren. Sie wurde entwickelt, um die Zusammenarbeit und das Management komplexer Projekte zu verbessern, insbesondere in Umgebungen mit mehreren Beteiligten und großen Teams.
Seitdem hat die RACI-Matrix weite Verbreitung gefunden und wird in vielen Branchen und Organisationen eingesetzt, um Rollen und Zuständigkeiten effektiv und bis auf Aufgabenebene festzulegen.
Gut zu wissen: RACI-Matrix deutsch
- R = Responsible = Verantwortlicher
- A = Accountable = Rechenschaftspflichtiger
- C = Consulted = Konsultierter
- I = Informed = Informierter
Wo wird die RACI-Matrix eingesetzt?
Die RACI-Matrix wird in verschiedenen Bereichen eingesetzt. Unter anderem spielt sie im Projektmanagement eine zentrale Rolle. Wenn ein Projekt geplant und effizient abgeschlossen werden soll, muss vorher die Zuständigkeit und die Verteilung der Aufgaben klar geregelt sein. Also: Wer macht was und bis wann?
Bei allen Aufgaben ist eine klare Verteilung der Rollen essentiell, da es sonst zum Chaos führen kann. Darunter können das Projekt und vor allem auch das Team leiden.
Warum ist die RACI-Matrix so wichtig?
Die RACI-Matrix sorgt dafür, dass im Team jeder weiß, wer für was zuständig ist. Mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten entstehen weniger Missverständnisse und unnötige Rückfragen, was die Zusammenarbeit viel einfacher macht. Das Team kann dadurch effizienter arbeiten und das Projekt läuft insgesamt reibungsloser ab. Die RACI-Matrix bringt also Struktur rein und hilft dabei, dass alle an einem Strang ziehen.
2. Die RACI im Detail
Die RACI-Matrix setzt sich aus vier verschiedenen Rollen zusammen. Die Rollenbezeichnung beschreibt die Aufgabe der jeweiligen Person im Projekt. Jede Rolle – von der ausführenden Person bis zum informierten Teammitglied – hat eine spezifische Funktion, die den Projektablauf unterstützt und für Transparenz sorgt.
R = Responsible (Verantwortlicher):
Die Person, die die Aufgabe tatsächlich ausführt. Sie ist für die Umsetzung zuständig. Es kann mehrere „Responsible“ geben, aber es sollte klar sein, wer die Arbeit erledigt.
A = Accountable (Rechenschaftspflichtiger):
Die Person, die die endgültige Verantwortung trägt. Sie sorgt dafür, dass die Aufgabe korrekt und rechtzeitig abgeschlossen wird. Es gibt immer nur eine „Accountable“-Person pro Aufgabe.
C = Consulted (Konsultierter):
Experten und Berater, die Informationen liefern. Personen, deren Meinung oder Wissen wichtig ist. Sie werden vor Entscheidungen oder bei der Ausführung der Aufgabe einbezogen.
I = Informed (Informierter):
Personen, die über den Fortschritt auf dem Laufenden gehalten werden, aber nicht aktiv mitwirken.
Ein Praxisbeispiel: Planung Team-Event
In der Firma steht ein Team-Event an und dies soll bereits im Vorhinein gut durchgeplant sein. Bei diesem Projekt sind folgende Parteien:
- Event-Koordinator
- Marketing-Team
- Finanzabteilung
- Projektleiter
- Geschäftsführung
- Teamleiter
- Alle Mitarbeiter
In der RACI-Matrix könnte dies wie folgt dargestellt werden:
| Location auswählen | Event-Koordinator | Projektleiter | Geschäftsführung | Alle Mitarbeiter |
| Catering buchen | Event-Koordinator | Projektleiter | Finanzabteilung | Alle Mitarbeiter |
| Einladung versenden | Marketing-Team | Projektleiter | Teamleiter | Alle Mitarbeiter |
| Budget festlegen | Finanzabteilung | Geschäftsführung | Projektleiter | Event-Koordinator |
3. RACI-Matrix im PM-Tool umsetzen
Ein guter Tipp für die Nutzung der RACI-Matrix im Projektmanagement ist, sie direkt in einem Tool wie factro einzubinden. Der Strukturbaum in factro hilft dabei, alle Aufgaben übersichtlich zu organisieren und in einer klaren Hierarchie darzustellen.
So kannst Du ganz einfach sehen, welche Aufgaben miteinander verknüpft sind und wer in jeder Projektphase welche Verantwortung trägt – ideal, um den Überblick zu behalten und die RACI-Rollen sinnvoll anzuwenden.
Mit factro entsteht ein Gesamtbild, das Teammitglieder das gesamte Projekt inklusive aller Aufgaben und dem zeitlichen Kontext überblicken lässt. Außerdem können Tags verwendet werden, um die RACI-Rollen zu markieren, beispielsweise:
- R für Responsible,
- A für Accountable,
- C für Consulted und
- I für Informed.
So ist auf einen Blick klar, wer welche Rolle in einer Aufgabe hat. Dank der Filterfunktion kannst Du Dir beispielsweise alle Aufgaben anzeigen lassen, bei denen Du über den Fortschritt informiert bleiben möchtest.
factro fungiert zudem als zentrale Kommunikationsplattform für Projekte. Mit Kommentarfunktionen oder Updates wird sichergestellt, dass die richtigen Personen (Consulted und Informed) immer auf dem neuesten Stand sind. Automatische Benachrichtigungen halten die Informed-Personen über Fortschritte oder Änderungen auf dem Laufenden.
Fortschritte lassen sich visualisieren, das heißt, mit Dashboards oder Gantt-Diagrammen kannst du den Projektstatus einfach verfolgen. In factro kannst Du zum Beispiel Verantwortlichkeiten mit Ampelfarben darstellen:
- Grün: Aufgabe im Zeitplan.
- Gelb: Rücksprache nötig (Consulted einbeziehen).
- Rot: Eskalation an Accountable.
Darüber hinaus können Änderungen an RACI-Rollen während des Projekts dokumentiert werden. Wenn sich Zuständigkeiten ändern, bleibt dies in factro transparent, und alle Beteiligten werden automatisch informiert. So bleibt die RACI-Matrix immer aktuell, und dein Projektteam arbeitet effizient und strukturiert.
Vorlagen für die RACI-Matrix
4. Tipps für das RACI-Diagramm
Damit die Matrix für Dich und Dein Team wirklich optimal funktioniert, gibt es ein paar einfache Tipps, die ihre Anwendung noch effektiver machen. So behält jeder den Überblick und weiß genau, was zu tun ist.
1. Rollen klar zuweisen
Bei einem Projekt ist es wichtig, die Rollen und die zugehörigen Aufgaben klar zu verteilen. Damit es nicht zu sehr großer Verwirrung kommt, ist es ratsam, eine Person als “Accountable” festzulegen. Diese trägt dann die Verantwortung für alle Beteiligten und ihre Aufgaben im gesamten Projekt.
2. Matrix regelmäßig überprüfen
Während das Projekt läuft, kann es immer wieder zu Veränderungen kommen, die vorher nicht eingeplant worden sind. Demnach ist es sehr wichtig, die Matrix auf dem aktuellen Stand zu halten und diese regelmäßig zu überprüfen. Zum Beispiel sollte die Matrix angepasst werden, falls sich durch einen Krankheitsfall die Aufgaben- und Teamstruktur ändert.
3. Balance bei der „Consulted“-Rolle:
Konsultiere nur die nötigen Personen, um Entscheidungsprozesse schlank zu halten und unnötige Abstimmungen zu vermeiden. Hier ist ganz das Motto: Zu viele Köche verderben den Brei.
4. RACI erstellen mit Team
Bei der Erstellung des Diagramms ist es sinnvoll, das ganze Team einzubeziehen, damit sichergestellt ist, dass alle ihre Rollen und Zuständigkeiten verstanden haben. So kann von Anfang an vermieden werden, dass direkt zu Beginn des Projektes Unstimmigkeiten auftreten.
Für einen erfolgreichen Projektstart solltest Du das gesamte Team abholen
5. Vorteile und Herausforderungen der RACI-Matrix
Das RACI-Diagramm bringt Struktur und klare Rollenverteilung ins Team, kann aber auch ihre Tücken haben. Hier sind die wichtigsten Vorteile und Herausforderungen zusammengefasst, damit du sie effektiv einsetzen kannst.
| Klarheit und Transparenz– Eindeutige Rollen und Verantwortlichkeiten | Rollenüberschneidungen– Schwierigkeit, Rollen klar zu trennen |
| Effiziente Kommunikation – Weniger Missverständnisse im Team | Zeitaufwand – Erstellen und Abstimmen der Matrix |
| Struktur und Fokus – Übersicht über Aufgaben und Prioritäten | Überlastung – Gefahr der Überlastung bei schlecht verteilten Rollen |
| Nachvollziehbarkeit – Dokumentierte Zuständigkeiten und Entscheidungen | Starre Struktur– Anpassung bei dynamischen Projekten erforderlich |
6. Varianten des RACI-Diagramms
Neben dem RACI-Diagramm gibt es noch die beiden Modelle DACI (Driver, Approver, Contributor, Informed) und RAPID (Remommend, Agree, Perform, Input, Decide). Diese beiden Diagramme befassen sich mit der Rollenverteilung bei der Entscheidungsfindung.
Das DACI-Modell hilft, bei Entscheidungsprozessen klare Zuständigkeiten festzulegen und sicherzustellen, dass keine Aufgaben oder Entscheidungen ins Stocken geraten.
Während das RAPID-Modell ermöglicht eine strukturierte Entscheidungsfindung, bei der klar geregelt ist, wer Input gibt, wer Empfehlungen ausspricht und wer letztendlich entscheidet.
Was ist der Unterschied zwischen den Modellen?
RACI hilft dabei, die täglichen Aufgaben im Projekt klar zu verteilen – wer macht was und wer muss Bescheid wissen. DACI und RAPID dagegen sind eher für Entscheidungen gedacht: Sie regeln, wer die Verantwortung trägt, wer berät und wer die Entscheidung trifft. RACI passt also gut für die Aufgabenverteilung im Alltag, während DACI und RAPID die Entscheidungsfindung bei komplexen Projekten einfacher machen.
7.Fazit: Eine Matrix als Schlüssel zu effizienter Teamarbeit
Die RACI-Matrix bietet klare Vorteile, wenn es darum geht, Rollen und Verantwortlichkeiten im Team zu definieren. Durch die klare Aufgabenverteilung wissen alle sofort, wer wofür zuständig ist, was Missverständnisse reduziert und die Effizienz im Projekt steigert.
Allerdings kann die Matrix in dynamischen Projekten manchmal zu starr wirken und Anpassungen erschweren. Insgesamt schafft sie dennoch klare Strukturen, die die Zusammenarbeit erleichtern und Projekte effizienter und zielgerichteter voranbringen.
