Zusammenarbeit in einem Remote Team
In einem Team, in dem jeder von einem anderen Arbeitsplatz aus arbeitet, kommen einige Herausforderungen auf. Es müssen klare Regeln festgelegt und kommuniziert werden: Wann und wie finden Meetings statt, wo kann das Team auf relevante Infos zugreifen und wie kann sichergestellt werden, dass Teammitglieder die Unterstützung bekommen, die sie benötigen?
Wie managt Du am besten ein Remote Team und welche digitalen Tools helfen Dir wirklich dabei? Und was ist nur „Kosmetik”? Diese Fragen und mehr beantworten wir Dir im Artikel.
- Was sind Remote Teams?
- Fünf Tipps und Tricks für ein gutes Remote Teams Management
- Remote Teams mit digitalen Tools managen
- Fazit: Eine Mischung aus digitalen Tools und richtiger Kommunikation
1. Was sind Remote Teams?
In der heutigen Arbeitswelt spielt das Thema Remote Work eine wichtige Rolle. Personen können von verschiedenen Orten zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten. Eines der bekanntesten Remote Work-Modelle ist das Homeoffice. Im Homeoffice können die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten und müssen nicht in die Firma fahren.
Gut zu wissen:
Remote Work besteht nicht nur aus dem Arbeitsmodell “Homeoffice”, sondern umfasst auch flexible Arbeitszeiten und einen flexiblen Arbeitsort. Beim Homeoffice haben die Personen als festen Arbeitsplatz das Zuhause. Zudem findet die Arbeit komplett online statt.
Bei den Full Remote Teams geht es genau darum: Mehrere Mitarbeiter, welche an unterschiedlichen Standorten arbeiten und sich sehr wahrscheinlich niemals physisch sehen werden, zum Beispiel durch Heim- oder Fernarbeit, bilden ein gemeinsames Team.
2. Fünf Tipps und Tricks für ein gutes Remote Team Management
Ein Team muss auch effizient gemanagt werden. Hierbei können Dir folgende Tipps helfen.
Offene und regelmäßige Kommunikation stärken
Kurz zur Kollegin in das Büro nebenan, um Fragen zu klären, funktioniert bei Remote Work nicht. Deswegen ist es wichtig, digitale Kommunikationswege zu etablieren. Diese sollten klar definiert sein, damit das Team die Möglichkeit hat in einen Austausch zu kommen. Dies kann durch feste und regelmäßige Video-Meetings oder Kommunikationszeiten umgesetzt werden.
Ziele stecken und Erwartungen kommunizieren
Durch die unterschiedlichen Arbeitsorte und -zeiten muss auch eine Organisation unabhängig von der Zeit bestehen. Diese Organisation kann in der Form stattfinden, dass Ziele im Vorhinein klar definiert werden und die Aufgaben mit den zugehörigen Fristen geklärt sind.
Um auf dem neuesten Stand zu sein und einen Überblick über Aufgaben zu haben, eignen sich Projektmanagement-Tools, wo all diese Informationen hinterlegt sind.
Positives Teambuilding unterstützen
Im Homeoffice kann es dazu kommen, dass sich die Teammitglieder alleine fühlen und oft nicht wissen, mit wem sie sprechen können. Damit diese Isolation vorgebeugt werden kann, muss das Zusammengehörigkeitsgefühl gesteigert werden.
Es besteht die Möglichkeit, virtuelle Räume außerhalb der Arbeit anzubieten. Diese können dann die Mitglieder in ihrer Mittagspause zum gemeinsamen Miteinander nutzen.
Vertrauen aufbauen
Im Remote Work arbeitet jeder für sich alleine von Zuhause aus. Dies führt dazu, dass der Verantwortliche nicht jedes Teammitglied im Blick hat und kontrollieren kann, ob die Aufgaben erwartungsgemäß bearbeitet werden. Remote Work kann nur richtig funktionieren, wenn das nötige Vertrauen im Team herrscht.
Jede Person muss für sich selbständig arbeiten und das Team muss darauf vertrauen, dass diese Arbeit auch fristgerecht erledigt wird.
Digitale Tools zur Unterstützung nutzen
Im Remote Work kann man nicht einfach mal einen Plan vor Ort auf der Arbeit in einem Meetingraum erstellen oder einen Aushang machen, den jeder lesen kann. Damit die Arbeit reibungslos verlaufen kann, lohnt es sich, Unterstützung durch digitale Tools zu holen.
Wenn alle Mitglieder Zugriff auf die verschiedenen Programme haben, können Projekte einfacher gemanagt werden und der Überblick fällt . Damit jeder mit den Programmen gut umgehen kann, bieten auch einige Unternehmen Schulungen zu ihren Tools an.
3. Remote Teams mit digitalen Tools managen
Digitale Tools können Dich dabei unterstützen, Projekte zu planen, einen Überblick für Dich und Dein Team zu verschaffen und alle miteinander zu vernetzen.
Doch welche digitalen Tools können Dir in welchem Bereich helfen?
Kommunikation im Team mit Microsoft Teams regeln
Da Kommunikation eine wichtige Rolle spielt, bietet sich das Tool Microsoft Teams an. Hier können in digitalen Konferenzräumen Meetings abgehalten werden.
Zudem ist es möglich, Dokumente dort hochzuladen, zu teilen und dann gemeinsam zu bearbeiten. Durch die Verbindung zu anderen Microsoft-Produkten kann dieses Tool vielschichtig erweitert werden.
Das gesamte Projektmanagement in factro überblicken
factro ist eine in Deutschland entwickelte Projektmanagement-Software, die zur effizienten Organisation von Aufgaben, Projekten und Teams dient.
Hierbei können mehrere Nutzer auf eine gemeinsame Cloud zugreifen, um Projekte und Aufgaben einzusehen. Ein klarer Überblick kann durch priorisierte Aufgaben geschaffen werden, welche durch ToDo-Listen ergänzt werden können.
Durch das Zusammenrechen von persönlichen Aufgaben und verfügbarer Zeit kann die Auslastung jedes Teammitgliedes erfasst werden. Zudem kann der Status und die Frist des Projektes jeder Zeit eingesehen werden. Unterschiedliche Ansichten erleichtern die Planung, vermeiden Unordnung und tragen dazu bei, optimale Ergebnisse zu erzielen.
Remote Zugriff über Chrome Remote Desktop steuern
Damit Teammitglieder im Homeoffice arbeiten können, ist es wichtig, dass sie von zu Hause aus auf ihren Arbeitsplatz in der Firma zugreifen können.
Mit Chrome Remote Desktop greifen die Mitarbeiter von einem externen Gerät auf ihren digitalen Arbeitsplatz in der Firma zu. Dies ist sowohl am Computer als auch über mobile Geräte möglich.
Zeiten mit timo24 erfassen
In zahlreichen Branchen spielt die Zeiterfassung eine zentrale Rolle, insbesondere angesichts der Zunahme von Home Office und flexiblen Arbeitsmodellen. Die Zeiterfassungssoftware timo24 bietet die Möglichkeit, Arbeitszeiten über den Computer zu erfassen. Zudem werden Stundenzettel und Lohnabrechnungen im PDF-Format erstellt. Es besteht auch die Möglichkeit, Urlaubsanträge über dieses Tool zu stellen.
Wissen teilen mit Confluence
Confluence ist eine Software, die Teams dabei unterstützt, Informationen zu teilen, gemeinsam zu arbeiten und Wissen zu verwalten. Man kann es sich als digitales Notizbuch oder Unternehmens-Wiki vorstellen.
Teams können ihre Ideen, Projekte und Dokumente an einem zentralen Ort festhalten, wo sie von berechtigten Mitgliedern bearbeitet und kommentiert werden können.
Die Software ermöglicht Echtzeit-Zusammenarbeit, sodass Teams simultan an Projekten arbeiten können. Durch die Wissensdatenbank werden alle Informationen zentral gespeichert und sind jederzeit abrufbar. Die sogenannten „Spaces“ strukturieren die Inhalte, indem sie nach Themen sortiert werden.
Confluence wird häufig in Unternehmen eingesetzt, um Wissen zu dokumentieren, Projekte zu planen und die Teamarbeit zu koordinieren. So haben Teams alles an einem Ort, was die Zugänglichkeit und Aktualität von Informationen erleichtert.
4. Fazit: Eine Mischung aus digitalen Tools und richtiger Kommunikation
Wenn Dein Team Remote arbeitet, ist gutes Management wichtig, Stichwort: Remote Leadership. Damit Dir das gelingt, solltest Du darauf achten, dass es zu einer regelmäßigen Kommunikation kommt. So ist jeder aus dem Team immer auf dem neuesten Stand. Zudem sollte eine Basis an Vertrauen im Team herrschen, da sonst jedes Projekt zum Scheitern verurteilt ist. Gegen Isolation im Homeoffice hilft gemeinsame digitale Räume zum Austausch außerhalb der Arbeit.
Auch digitale Tools können helfen, das Chaos im Remote Team zu verhindern. Projektmanagement-Tool wie zum Beispiel factro verschaffen jedem im Team einen Überblick über die wichtigsten Aufgaben, Zeitfenster und ToDos.
Digitale Tools und die richtige Kommunikation bieten eine stabile Basis für eine effiziente Zusammenarbeit im Remote.
