Die Balance finden
Das nächste Projekt steht an – doch ist es derzeit im Unternehmen eigentlich umsetzbar? Mit genau dieser Frage beschäftigt sich die Ressourcenplanung, denn damit ein Projekt erfolgreich durchgeführt werden kann, müssen genügend Kapazitäten wie genug Zeit, Personal und Material zur Verfügung stehen.
Warum Ressourcenplanung so wichtig ist, wie Du sie aufstellst und Deine Mittel richtig einsetzt, erfährst Du in diesem Artikel.
- Was ist Ressourcenplanung?
- Vorteile der Ressourcenplanung
- Methoden der Planung
- Wie teile ich meine Ressourcen richtig ein?
- Phasen in der Ressourcenplanung
- Ressourcenplanung mit dem richtigen Tool
- Vorlagen für die Ressourcenplanung
- Fazit: Ressourcen ideal verteilen
1. Was ist Ressourcenplanung?
Das Wort „Ressource“ kommt aus dem Französischen und bedeutet laut Duden “natürlich vorhandener Bestand von etwas, was für einen bestimmten Zweck […] benötigt wird” oder auch “Bestand an Geldmitteln, Geldquelle, auf die jemand zurückgreifen kann”.
Im Projektmanagement geht es bei der Ressourcenplanung, oder auch: Ressourcenmanagement, also um die Einteilung aller notwendigen Ressourcen, die für ein Projekt erforderlich sind. Dazu gehören unter anderem Personal, Zeit, Kosten und Material. Diese sollten möglichst optimal und effizient eingesetzt werden.
Welche Information findest Du im Ressourcenplan?
In dem Ressourcenplan sind alle Einsatzmittel, die für ein Projekt benötigt werden, also quasi eine detaillierte Auflistung. Darin enthalten sind:
- Personal
- Materialien
- festgelegtes Budget
- Schätzung des Zeitrahmens
- Kostenschätzung für die Phasen
- festgelegte Verantwortlichkeiten für Aufgaben
- Risikoanalyse
2. Vorteile der Ressourcenplanung
Das Ressourcenmanagement ist also nötig, um wichtige Vorgaben wie Fristen und das Budget nicht zu überschreiten. Dies sichert die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Zudem schützt die richtige Ressourcenplanung die Mitarbeitenden vor Überstunden und Überlastung.
Doch es gibt noch weitere Vorteile:
- genauer Überblick über die Ressourcen
- Projektziele können realistisch gesetzt werden
- zukünftige Planung verbessert sich
- Sicherheit
Beispiel: Warum sollten Ressourcen richtig geplant werden?
Wenn ein Unternehmen die langfristige Planung nicht im Blick hat, kann es passieren, dass zu viele Aufträge angenommen werden, die dann durch Lieferengpässe oder Ausfälle bei den Mitarbeitenden nicht ausgeführt werden können. Dadurch wartet die Kundschaft und im Unternehmen und im Team entstehen Druck und Stress.
Die Lösung für das Problem? Ein Gleichgewicht zwischen Angebot und Nachfrage durch strategische Ressourcenplanung. Das ist auch gleichzeitig die Herausforderung.
3. Methoden der Ressourcenplanung
Damit alle wichtigen Punkte mit einbezogen werden, wird die Ressourcenplanung nicht nur von einer Person durchgeführt, viel mehr arbeiten verschiedene Verantwortliche zusammen. Im folgenden erklären wir Dir die drei Ebenen der Planung.
- Strategische Ressourcenplanung: Wird auch Kapazitätsplanung genannt und vom Projektmanagement übernommen. Dabei geht es um die langfristige Planung von Ressourcen für laufende, aber auch kommende Projekte. Hierbei wird außerdem ermittelt, was für das Vorhaben noch benötigt wird. Zusätzlich werden Strategien entwickelt, wie die benötigten Ressourcen beschafft werden können.
- Taktische Ressourcenplanung: Sie hilft bei der Zusammenstellung von Projektteams, denn hierbei werden vor allem die Verfügbarkeiten der Teammitglieder im Blick behalten. Das ist die Aufgabe von der Projekt- und Teamleitung. Zusätzlich sind sie in ständiger Abstimmung mit dem Management.
- Operative Ressourcenplanung: Dieser Part wird meist von der Projektleitung und den Mitarbeitenden übernommen. Hier geht es an eine detaillierte Aufgabenplanung, denn die Mitarbeitenden können Aufwände oftmals genauer einschätzen und wissen wie es in ihrem Teams aussieht.
Magisches Dreieck
Das magische Dreieck bezeichnet im Projektmanagement die drei wichtigsten Ressourcen: Zeit, Kosten und Leistung.
Das Magische Dreieck im Projektmanagement
Ziel und gleichzeitig die Herausforderung ist es, dass diese Faktoren in Balance sind und sich nicht zu einer Seite verschieben. In diesem Fall entstehen dann nämlich Ressourcenkonflikte. Beispiel: Wenn die Deadline vorgezogen wird, verschiebt sich das Dreieck Richtung “Zeit”. Damit das Dreieck wieder in Balance ist, muss nun auch die Leistung (was z.B. Überstunden bedeutet) erhöht werden, was wiederum die Kosten steigert. Mit dem richtigen Ressourcenmanagement kann das verhindert werden.
4. Wie teile ich meine Ressourcen richtig ein?
Bei der Ressourcenplanung ist es besonders wichtig, diese vorausschauend einzuteilen. Dazu gehört, dass genug Puffer für Ausfälle wie
- Krankheit
- Kündigung
- Notfälle
- Lieferengpässe
- saisonale Schwankungen
eingeplant werden. Außerdem sollte die Auslastung nie bei 100% liegen, da dies zu einer Überlastung führen kann und ebenfalls keinen Puffer bietet. Dem soll die Kapazitätsplanung nämlich entgegenwirken.
Was Du bei der Ressourcenplanung ebenfalls beachten solltest, ist nicht nur die Gesamtverfügbarkeit Deiner Teammitglieder, sondern die in den einzelnen Fachbereiche und den passenden Fähigkeiten und Qualifikationen. Schließlich bringt es wenig, wenn Du für eine Aufgabe zu wenig IT-Personen verfügbar hast, da (wahrscheinlich) kein anderes Mitglied spezialisiert genug ist, um einzuspringen. Doch auch das Alltagsgeschäft und die sogenannten Linientätigkeiten müssen neben einem Projekt gestemmt werden und muss ebenfalls in Deinem Konzept berücksichtigt werden.
Bei der Ressourcenplanung solltest Du mögliche Ausfälle beachten
5. Phasen in der Ressourcenplanung
Die Ressourcenplanung kann grob in drei Schritte eingeteilt werden:
- Ist-Status identifizieren: Zuerst solltest Du Dich fragen, welche Ressourcen benötigt werden. Schreibe alles auf, was Du für Dein Vorhaben brauchst, also zum Beispiel Personal, Materialien, Kosten, Zeitaufwand etc. Danach ist es wichtig herauszufinden, welche Ressourcen bereits vorhanden sind und welche noch beschafft werden müssen. Für Ressourcen, die intern nicht beschafft werden können, muss dann beispielsweise Externe beauftragt werden.
- Verfügbarkeit checken: Auch bei den bereits vorhandenen Ressourcen musst Du klären, ob Du sie verwenden kannst. Denn häufig stehen mehrere Projekte gleichzeitig an und so könnte es im schlimmsten Fall zu Überschneidungen und einer Ressourcenknappheit kommen.
- Ressourcen verteilen: Wenn Du all diese Fragen geklärt hast, kannst Du mit der Erstellung des Projektplans beginnen. Dabei und beim Ressourcenmanagement kann Dich z.B. eine Projektmanagement-Software unterstützen.
Für eine optimale Planung sollten diese drei Phasen durchlaufen werden, denn nur so kann eine optimale Verteilung geleistet werden.
6. Ressourcenplanung mit dem richtigen Tool
Die Herausforderungen der Ressourcenplanung zu meistern, kann ziemlich herausfordernd sein. Bei der Umsetzung können daher Projektmanagement-Tools helfen, die Deine Projektplanung visualisieren können. Auf diese Weise ist es oft einfacher, den Überblick zu behalten und ein Konzept zu entwickeln.
Optimal für diese Zwecke ist eine Projektmanagement-Software, bei der Du alle relevanten Informationen und Daten an einem Ort hast. Zeiterfassungssysteme, Gantt-Diagramme, Projektvisualisierung und Ressourcenauslastung sind dafür genau die richtigen Features.
factro bündelt all diese Funktionen und Du kannst sie optimal für Dein Ressourcenmanagement nutzen.
Ein PM-Tool erleichtert Deine Ressourcenplanung
Aufwände festhalten
Mit dem integrierten Zeiterfassungssystem in factro kann die Ressource „Zeit“ optimal nachgehalten werden: In jeder Aufgabe kann der geschätzte Aufwand festgelegt werden – der so genannte Plan-Aufwand. Der tatsächliche Aufwand kann von der ausführenden Person ebenfalls direkt in der Aufgabe eingetragen werden.
Basierend auf diesen beiden Faktoren ergibt sich dann der Rest-Aufwand. So kannst Du sehen, wie gut Deine Zeiteinschätzung war. Wenn es sich um einer wiederkehrende Aufgabe handelt, kannst Du daraus direkt eine Vorlage erstellen und hast so den perfekten Zeitaufwand automatisch hinterlegt.
Um keine Aufgabe in Deiner Aufwandsschätzung zu vergessen, kannst Du den Projektstrukturbaum als Orientierung nutzen und Dich von Paket zu Paket hangeln.
Zeitliche Übersicht mit dem Gantt-Diagramm
Das Gantt-Diagramm bietet Dir vor allem einen zeitlichen Überblick. Der planmäßige Zeitraum für ein Projekt wird Dir hier als Baseline angezeigt. Diese Linie verändert sich nicht, es sei denn Du veränderst den Projektzeitraum manuell. Auch der tatsächliche Zeitraum wird Dir angezeigt. Dieser ergibt sich aus den Plan-Aufwänden der einzelnen Aufgaben – genau deswegen ist es wichtig, diese Aufwände einzutragen. Die Baseline verdeutlicht Dir den Unterschied zwischen Plan und Realität und Abweichungen werden rechtzeitig erkannt.
Du erkennst außerdem, welche Aufgaben bereits abgeschlossen, in Bearbeitung oder noch in Planung sind. Der aktuelle Status des Projekts ist hier also auf einen Blick erkennbar.
Kapazitäten abbilden
Die Auslastungsübersicht ist wohl das wichtigste Element für das Management Deiner Personalressourcen. Hier wird Dir mit Hilfe einer Fieberkurve die Beanspruchung der Teammitglieder angezeigt. Du erkennst Überlastungen und freie Zeiträume sofort und kannst aktiv zu einer optimalen Auslastung verhelfen. Auch Abwesenheiten werden dargestellt, sodass Du eine langfristig Einsatzplanung vornehmen kannst.
Die Kapazität der Mitarbeitenden kannst Du individuell konfigurieren und somit auch unterschiedliche Arbeitsmodelle entsprechend darstellen. Du kannst Dir auch nur bestimmte Mitarbeitende in der Ansicht anzeigen lassen. Diese Funktion eignet sich gut, um die Auslastung von Projektteams darzustellen. Die Ressourcenauslastung passt sich außerdem in Echtzeit an.
Beispiel: Wenn Du also eine Aufgabe mit einem Aufwand von 10 Stunden über 5 Tage auf dem Schreibtisch hast und an einem Tag nicht an dieser Aufgabe arbeitest, verteilt sich der restliche Aufwand auf die anderen Tage.
Die Ressourcenübersicht in factro
7. Vorlagen für die Ressourcenplanung
Excel ist weniger für Deine Ressourcenplanung geeignet. Eine Excel-Tabelle ist häufig zu unübersichtlich für das gleichzeitige Managen mehrerer Projekte. Auch das gemeinsame Arbeiten in einer Tabelle gestaltet sich tendenziell schwieriger. Ein weiterer Nachteil ist, dass Änderungen manuell durchgeführt werden müssen. Das führt dazu, dass dieses System fehleranfälliger ist. Einige Anforderungen wie eine übersichtliche visuelle Darstellung oder automatische Aktualisierung werden nicht erfüllt.
Die Ressourcenplanung mit MS Project funktioniert ähnlich. Obwohl es zum Beispiel möglich ist Arbeitspakete, sogenannte Vorgänge, grafisch darstellen zu lassen und sie per Drag&Drop zu verschieben, gibt es auch hier einige Nachteile. So können z.B. zu einem Vorgang nicht mehrere Ressourcen zugeordnet werden. Auch hier ist der Nachteil der Tabellen-Ansicht die fehlende Überschaubarkeit und die manuelle Eingabe von Daten ohne automatische Aktualisierung.
8. Fazit: Ressourcen ideal verteilen
Mit der Ressourcenplanung hast Du einen Überblick über Deine verfügbaren Mittel, um ein Projekt umzusetzen. Auch die langfristige Planung in Deinem Unternehmen wird durch die strategische Ressourcenplanung verbessert. In Absprache mit Teamleitenden und Teammitgliedern kannst Du einen realistischen Plan aufstellen. Dabei ist es immer auch wichtig, unvorhersehbare Ereignisse wie Krankheit oder Notfälle einzuplanen. Zudem hilft Dir die Ressourcenplanung dabei, Deinen Zeitplan einzuhalten.
Für eine übersichtliche Visualisierung kannst Du dafür eine Projektmanagement-Software wie factro nutzen. Mit den hilfreichen Funktionen kannst Du Deine Ressourcenplanung erstellen – mit wenig Aufwand und automatischer Aktualisierung.
