Die Schlüsselstrategie für Effizienz
Naa… schon wieder Stress zum Projektende? Das kennen wir doch alle! Am Anfang eines Projektes hat man massenhaft Zeit, aber gegen Ende wird dann doch wieder alles ganz schön hektisch. Wie kannst Du diesem Stress entgehen kannst? Ein Projekt von hinten aufrollen!
Genau das ist das Ziel der Rückwärtsterminierung. Bei dieser Methode wird das Enddatum oder auch das Abschlussdatum des Projektes genommen und alle Projektschritte rückwärts berechnet. So geht man bei der Planung schon von dem Projektergebnis aus. Gegenteil der Rückwärtsplanung ist die sogenannte Vorwärtsterminierung. Diese beiden Methoden werden unter dem Begriff Durchlaufterminierung zusammengefasst.
In diesem Blogartikel geben wir Dir einen umfassenden Überblick über die Rückwärtsplanung im Projektmanagement. Und wie Du sie umsetzt und welche Projektplanungssoftware Dich erfolgreich dabei unterstützt!
- Was ist die Rückwärtsterminierung?
- Rückwärts planen: So geht’s!
- Praxisbeispiel der Rückwärtsterminierung
- Ein Tool für die Rückwärtsterminierung
1. Was ist die Rückwärtsterminierung?
Die Rückwärtsterminierung, oder auch Rückwärtsplanung oder Backward planning genannt, ist eine Projektmanagement-Methode, welche darauf abzielt, ein Projekt von seinem Projektziel beziehungsweise seinem Enddatum aus zu konzipieren. Man geht bei dieser Methode von dem Endziel aus und definiert von dort alle vorläufigen Schritte.
Angefangen von den wichtigsten Meilensteinen, der strategischen Herangehensweise bis zum Projektstart. Auch alle Freigabeprozesse, die Ressourcen- und Budget- sowie Zeitplanung werden rückwärts erarbeitet.
Ursprung der Rückwärtsterminierung
Der Begriff „Durchlaufterminierung“ kommt aus der Produktionsplanung. Dort wurde diese Methode genutzt, um alle Arbeitsschritte bei der Produktion eines Produktes so zu planen, dass Auftragstermine eingehalten werden. Die Produktion des Produktes ist dabei die Durchlaufzeit. Bei der Vorwärtsterminierung wird mit Hilfe dieser Zeitangabe das Enddatum der Produktion berechnet. Daraus ergibt sich, wann die nächste Produktion starten kann. Bei der Rückwärtstermininierung wird dagegen mit der Durchlaufzeit der früheste Startzeitpunkt bestimmt.
Die wesentliche Voraussetzung der Rückwärtsterminierung
Die einzige Voraussetzung, um die Rückwärtsterminierung effektiv und effizient für die eigene Projektplanung anzuwenden, ist ein definierte Ziel . Denn von diesem Ziel aus plant man alle Schritte, die zur Umsetzung des Projektes beitragen und notwendig sind.
Starte bei der Rückwärtsterminierung immer mit der Deadline Deines Projektes
So eignen sich Projekte mit stark abweichenden Anforderungen oder einer flexiblen und agilen Herangehensweise nicht für diese Art der Projektplanung. Gibt es beispielsweise ein festes Enddatum, an dem nicht mehr gerüttelt werden kann, so eignet sich die Rückwärtsplanung für die Umsetzung des Projektes.
Beispiele für einige Projekte, die sich optimal mit dieser Methode planen lassen, sind unter anderem:
- Messeplanung
- Events
- Produkteinführungen mit Releasedatum
- Bauprojekte
- Forschungsprojekte
- Produktionsplanung
2. Rückwärts planen: So geht’s!
Damit die Rückwärtsplanung ein Erfolg wird, gibt es fünf Schritte, an denen Du Dich bei der Projektplanung und -gestaltung entlanghangeln solltest:
- Definiere das Endziel:
Der erste Schritt der Planung sollte in jedem Fall das definieren des Projektziels sein. Auch sollte klar sein, wann genau dieses erreicht werden muss. - Setzte alle Meilensteine und Projektphasen fest:
Wenn klar ist, wann das Projekt abgeschlossen sein muss, geht es darum, alle wichtigen Meilensteine auf diesem Weg zu identifizieren und einzuplanen. Meilensteine können z.B. wichtige Teilschritte oder das Ende einer Projektphase darstellen. - Vorgänge detailliert planen:
Wenn die Projektphasen mit ihren Meilensteinen definiert sind, geht es im dritten Schritt darum, die Phasen weiter auszubauen. Welche Arbeitsschritte erfolgen in der jeweiligen Phase? Welche Aufgaben resultieren daraus? - Alle Aufwände festlegen:
Nun müssen wir festlegen, wie viel Zeit wir für welchen Schritt brauchen und legen eine Zeitplanung fest. Also wie lange brauchen wir für welche Aufgabe und wie lange brauchen wir dann daraus summiert für ein Paket sowie für das gesamte Projekt? - Abhängigkeiten festlegen:
Im fünften und letzten Schritt überprüfen wir die Abhängigkeiten in unserem Projekt. Gibt es Aufgaben, die erst erledigt werden müssen, bevor die nachfolgende Aufgabe gestartet werden kann? Oder brauchen wir für den Start jeder neuen Phase noch eine Aufgabe, um das Budget genehmigen zu lassen oder eine Rückmeldung von der Geschäftsleitung, Kunden oder Lieferanten zu erhalten?
Detailplanung aller Vorgänge
3. Praxisbeispiel der Rückwärtsterminierung
Um die Methode der Rückwärtsterminierung besser zu verstehen, gehen wir dies einmal anhand einer Messeplanung durch. Im ersten Schritt geht es darum herauszufinden, wann genau die Messe stattfindet und welches Ziel wir auf der Messe verfolgen. Möchten wir ein neues Produkt promoten, Kontakte knüpfen, Verkaufszahlen steigern oder die Sichtbarkeit unseres Unternehmens erhöhen?
Danach beginnen wir mit der Terminplanung und legen alle Meilensteine fest. Ab wann muss der Aufbau des Messestandes starten? Bis wann brauchen wir einen Messebauer? Gibt es Catering oder eine Bar auf dem Messestand und bis wann muss das Menü stehen? Sollen Prototypen oder Produkte ausgestellt werden? Brauchen wir Licht- und/ oder Tontechnik? All diese Fragen sollten im zweiten Schritt geklärt werden und bis wann sie bereitstehen müssen.
Alle Meilensteine des Projektes einplanen und einfach überblicken
Nun werden alle weiteren Vorgänge im Detail geplant und geregelt, bis wann was gemacht werden muss. Hier werden dann Anbieter recherchiert, Angebote versandt und eingeholt, Programmpunkte erstellt und so weiter…
Der vorletzte Schritt ist das Bestimmen der Aufwände, also wie viel Zeit und Geld jeder Schritt voraussichtlich in Anspruch nehmen wird. Die Projektzeitplanung ist ein wesentlicher Schritt zum Erfolg. Im letzten Schritt der Rückwärtsterminierung ist das Festlegen der Abhängigkeiten mit den Vorgänger- und Nachfolger Beziehungen.
4. Ein Tool für die Rückwärtsterminierung
Um die Rückwärtsplanung als Projektmanagement-Methode in den Projektalltag zu integrieren, unterstützt Dich die Projektmanagement-Software factro.
Die Software zeichnet sich durch den einzigartigen visuellen Projektstrukturbaum auch, wodurch sich die Rückwärtsterminierung ganz einfach gestalten lässt. Beginnen tun wir mit dem Starttag der Messe, denn in unserem Beispiel war dies das Projektziel. Danach werden alle Projektphasen, Meilensteine und Aufgaben ganz einfach hinzugefügt und so weitere Arbeitsschritte ergänzt.
Mehr Übersicht durch verschiedene Projektansichten
Wenn Du das Projekt nun fertig mit dem Projektstrukturbaum aufgebaut hast, generieren sich automatisch noch weitere Ansichten mit. Dir stehen dann noch eine Tabelle, ein Kanban Board und ein Gantt-Diagramm zur Verfügung. So hast du immer den perfekten Blick auf Dein Projekt.
Klare Zeitplanung mit dem Gantt-Diagramm
Eine klare zeitliche Planung erhältst Du im Handumdrehen, wenn Du im Projektstrukturbaum alle Aufgaben mit den richten Deadlines und Zeitfenstern gepflegt hast. Denn das Gantt Chart generiert sich automatisch aus den hinterlegten Zeiträumen und Deadlines.
Auch Abhängigkeiten der Aufgaben untereinander auch Vorgänger- und Nachfolgebeziehungen, werden bei einer Änderung automatisch verschoben. Wenn also das Datum einer Aufgabe angepasst wird, so schieben sich alle Aufgaben in der Kette mit. So musst Du nie wieder Zeit mit der Anpassungsplanung verschwenden.
Um ein Projekt erfolgreich und ohne Stress abzuschließen, müssen wir natürlich auch die Meilensteine im Blick behalten. Diese werden im Gantt-Diagramm auch nochmals visuell hervorgehoben. Wird ein Meilenstein zeitkritisch greift das Ampelsystem und Du bekommst eine Benachrichtigung. Das ist auch praktisch für das Projektcontrolling.
Das factro Gantt Chart
Mit einer PM-Software optimal organisieren
Eine PM-Software unterstützt Dich und Dein Team demnach bei der Projektplanung, ganz egal ob mit der Rückwärtsterminierung oder klassischen Planungsmethoden. Die verschiedenen Ansichten helfen Dir, immer den richtigen Blick auf das Projekt zu haben und immer up to date zu sein.
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