Unterschätzte Gefahr
Stell Dir vor, Dein Projekt ist geplant, das Budget festgelegt und der Zeitplan steht. Im Laufe des Projekts kommen jedoch immer mehr Anforderungen hinzu und Ihr kommt vom Weg ab, die Deadline verschiebt sich immer weiter nach hinten und der ursprüngliche Plan ist nun nur noch ein Vorschlag. Wie konnte das passieren?
Das Phänomen nennt sich Scope Creep und kommt häufiger vor als Du vielleicht denkst. Nicht immer ist allerdings direkt ersichtlich, warum es beim Scope Creep scheitert. Daher ist es auch eine der größten Herausforderungen im Projektmanagement und ein Grund warum Projekte scheitern. Wir erklären Dir, welche Faktoren einen Scope Creep begünstigen und wie Du es verhindern kannst.
- Definition: Was ist ein Scope Creep?
- Gründe für Projektverzögerungen
- Scope Creep verhindern – 10 Tipps
- Projekte im Tool überwachen
- Fazit: Scope Creep erkennen und meistern
Unvorhergesehene Änderungen treten schneller auf, als Du denkst
Definition: Was ist ein Scope Creep?
Für “Scope Creep” gibt es keinen eindeutige Übersetzung. Beschrieben wird mit diesem Begriff ein Prozess, bei dem es um die schleichende Steigerung des Aufwandes im Projekt geht.
Scope Creep auf Deutsch
Auf deutsch bedeutet “scope” “Umfang” oder “Rahmen” und “to creep” wird mit “kriechen” übersetzt.
Ein Scope Creep kann durch Änderungen der Anforderungen, interner Fehlkommunikation oder Meinungsverschiedenheit entstehen und fördert Projektrisiken wie Verzögerungen, Ressourcenknappheit und/oder Budgetüberschreitungen. Um das zu vermeiden, müssen genügend Puffer in einem Projekt eingeplant werden.
Weitere Begriffe
Im Zusammenhanf mit Scope Creep könnten Dir auch einige dieser Begriff über den Weg laufen:
- Scope Grope: Der Projektumfang ist nicht genau festgelegt und unklar
- Scope Leap: Verschiebung des Fokus, sodass sich der Projektumfang vollständig ändert
- Feature Creep: Hinzufügen von bestimmten Funktionen in Softwareprojekten
- Gold Plating: Übereifer, durch den neue Features hinzugefügt werden, obwohl diese gar nicht erwünscht sind, weil man es kann
- Scope Statement: Ein ausführliches Dokument über den gesamten Projektumfang
- Project Scope: Eine detaillierte Beschreibung des Projektumfangs inkl. Meilensteine, Anforderungen, Einschränkungen etc.). Dieses Dokument ist die Basis für die Projektplanung
Gründe für Projektverzögerungen
Ein Scope Creep kann verschiedene Ursachen haben, oft ist eine Kombination mehrerer Faktoren Schuld.
Ungenaue Anforderungen: Wenn die Projektanforderungen nicht eindeutig sind, kann es passieren, dass nach und nach immer mehr ToDos hinzukommen, die vorher nicht in der Planung mit inbegriffen waren.
Unvorhergesehene Marktveränderungen: Wir leben in einer Zeit, in der sich Dinge sehr schnell verändern (VUCA-Welt), daher müssen Unternehmen stets anpassungsfähig bleiben. Bei Projekten kann dies einer der größten Stolpersteine werden.
Fehlendes Feedback: Geht es beispielsweise um ein Produkt, das in Auftrag gegeben wurde, ist der regelmäßige Austausch einer der wichtigsten Punkte. So kann sichergestellt werden, dass alle Anforderungen erfüllt werden und der Auftraggeber jederzeit weiß, wie es um das Projekt steht.
Unrealistische Erwartungen: Ohne Hintergrundwissen fällt es schwer zu beurteilen, wie lange ein Projekt braucht. Daher ist eine fachliche Einschätzung besonders hilfreich und wirkt nicht realisierbaren Plänen entgegen.
Fehlender Einbezug: Um optimale Ergebnisse zu gewährleisten, sollten Stakeholder und Auftraggeber in die Projektarbeit einbezogen werden. Auf diese Weise haben sie Einblicke in den Aufwand und die Leistung, die hinter dem Projekt steht.
Mangelnde Kontrolle: Wird das Projekt nur halbherzig überwacht, kann das dazu führen, dass mögliche Hürden und Hindernisse nicht rechtzeitig erkannt werden. Auch Veränderungen in laufenden Projekten sollten konstant getrackt werden.
Beispiel Scope Creep
Ein Beispiel dafür, wie ein Scope Creep im Projekt auftreten kann: Es soll eine neue App programmiert werden. Der Entwurf steht und der Project Scope ist klar. Mitten in der Entwicklungsphase bringt jedoch die Konkurrenz ein Projekt auf den Markt, das in einigen Punkten dem eigenen Projekt weiter voraus ist, zum Beispiel durch den Einsatz von KI. Der Auftraggeber möchte nun nachziehen und ebenfalls KI-Funktionen in das eigene Produkt integrieren.
Dabei sollte allerdings beachtet werden, dass mehr Zeit und somit auch mehr Budget benötigt wird, denn Leistung, Kosten und Zeit stehen in unmittelbarem Zusammenhang. Stichwort: Magisches Dreieck. Erhöht sich einer der Faktoren, müssen auch die anderen erhöht werden. Auch das Enddatum kann sich natürlich verzögern. Bevor Änderungswünsche also aufgenommen werden, sollte der Auftraggeber über all das ausreichend aufgeklärt werden.
Änderungen am Projekt sollten genau geprüft werden
Scope Creep verhindern – 10 Tipps
Doch wie verhindert man also Scope Creep im eigenen Projekt? Die Antwort darauf ist nicht immer eindeutig, da verschiedene Einflüsse eine Rolle spielen. Wir zeigen Dir aber, wie Du die Wahrscheinlichkeit gering halten kannst.
- Projekt überwachen: Eine stetige Überwachung des Projekts hilft dabei, Störer rechtzeitig zu erkennen.
- Anforderungen festhalten: Alle Anforderungen an das Projekt sollten im Project Scope festgehalten werden. Dabei ist es wichtig, genau nachzuhaken, was hinter den Wünschen steckt.
- Review mit allen Projektbeteiligten durchführen: Bevor das Projekt startet, sollten in einem gemeinsamen Kick-off-Meeting alle Details aus dem Project Scope besprochen werden.
- Regelmäßige Austausche etablieren: Transparente Kommunikation untereinander und nach außen ist das A und O, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und Missverständnisse zu verhindern.
- Kontrolliertes Änderungsmanagement integrieren: Änderungswünsche sollten nicht ohne ausführliche Überprüfung der Möglichkeiten aufgenommen werden. Sind bestimmte Maßnahmen wirklich notwendig?
- Einbeziehen der Stakeholder und Kunden: Wenn Auftraggeber erfahren, was hinter einem Projekt steht, ist es einfach, einen gemeinsamen Nenner zu finden und Verständnis entgegenzubringen.
- Soll-Ist-Vergleiche erstellen: Um zu erkennen, ob Termine und Budget eingehalten werden, sollte für beide Faktoren ein Abgleich zwischen dem tatsächlichen und dem geplanten Budget bzw. Aufwand erstellt werden. Auf dieser Basis kannst Du Entscheidungen treffen.
- Adaptives bzw. agiles Projektmanagement einführen: Um auf Änderungen reagieren zu können, ist agiles Projektmanagement erforderlich. Denn nur so entsteht die benötigte Flexibilität, die es braucht, um Anpassungen vorzunehmen.
- Puffer einplanen: Es ist wahrscheinlich der wichtigste Punkt – Pufferzeiten. So banal es vielleicht klingt, der richtige Puffer kann das Projekt retten.
- Klare Verantwortlichkeiten setzen: Eindeutige Rollen und Verantwortungsbereiche helfen dabei, ein Projekt zu strukturieren und nicht den Überblick zu verlieren. Dabei hilft Dir beispielsweise die RACI-Matrix.
Projekte im Tool überwachen
Um Dir die Projektarbeit zu erleichtern, ist es hilfreich, digitale Tools zu nutzen. Diese haben den Vorteil, dass Daten gebündelt an einem Ort gespeichert werden und jederzeit griffbereit sind. Zusätzlich werden viele Prozesse und Aufgaben automatisiert, das spart Zeit und reduziert Fehler. Wir zeigen Dir, wie Dir ein Projektmanagement-Tool dabei hilft, einen Scope Creep in Deinem Projekt zu erkennen und zu verhindern.
Projekte detailliert kontrollieren
Mit factro kannst Du Deine Projekte aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten und kontrollieren. Mit der Projektübersicht hast Du direkt eine erste Einschätzung Deines Projekts parat und erkennst grob, wie es um Dein Projekt steht.
Einen besseren Überblick hast Du jedoch mit dem Gantt Chart, das Dir alle Zusammenhänge und den zeitlichen Ablauf darstellt. Mit den Meilensteinen kannst Du Termine, Zwischenziele und Entscheidungen hervorheben. Zeitliche Risiken kannst Du außerdem in dieser Ansicht besonders gut erkennen.
Das Gantt Chart in factro
Ressourcen effizient einsetzen
Kommen Aufgaben hinzu, ist es wichtig diese richtig zu verteilen: Das bedeutet, Teammitglieder, die nur noch wenig Kapazitäten frei haben, sollten nicht noch zusätzlich belastet werden. Die Ressourcenauslastung in factro zeigt, Dir wo es noch Spielraum gibt und welche Teammitglieder an der Belastungsgrenze stehen.
Diese Übersicht hilft Dir dabei, Mitarbeitende zu schützen, Aufgaben gleichmäßig zu verteilen und so die Ressourcen optimal zu managen.
Aufwände dokumentieren
Relevant für die Planung ist auch der zeitliche Aufwand im Projekt. Zum einen treibt er das Budget in die Höhe und zum anderen die Deadline nach hinten. In factro kann zu Beginn des Projekts ein Planaufwand festgelegt werden, der anhand der Projektplanung ermittelt wird. Zusätzlich kann die tatsächlich gebrauchte Zeit direkt in den Aufgaben erfasst werden. Der Ist-Aufwand wird automatisch mit dem Plan-Aufwand verrechnet und bietet so einen aktuellen Soll-Ist-Vergleich im Projekt. Außerdem hat jeder im Team die Möglichkeit, eine Rückmeldung direkt in einem Task zu geben, wenn es doch mal länger dauert.
Diese Info kannst Du nutzen, um Prognosen über den Projektverlauf zu treffen und Deadlines im Blick zu behalten.
Kosten im Überblick behalten
Ein Projekt, das das Budget überschreitet, möchte niemand gerne. Damit das nicht passiert und Du die volle Kostenkontrolle behältst, solltest Du stets wissen, wo das Geld in Deinem Projekt hinfließt.
In factro kannst Du genau für diesen Zweck benutzerdefinierte Felder erstellen, mit denen Du beispielsweise die Personal-, Material- oder Sachkosten tracken kannst. Auch ein Soll-Ist-Vergleich kann hier vorgenommen werden.
Klare Verantwortlichkeiten
Klare Verantwortungsbereiche und definierte Aufgaben sorgen dafür, dass ein Projekt geordnet abläuft und alle Teammitglieder wissen, was zu tun ist. Das sorgt dafür, dass Missverständnisse und doppelter Aufwand vermieden werden.
In factro kannst Du daher eine verantwortliche und ausführende Person festlegen. Die Person in Verantwortung dient hierbei als Ansprechperson bei Fragen und Problemen. Auch das 4-Augen-Prinzip wird so gewahrt, was Qualität sicherstellt.
In der factro Aufgabe kannst Du jederzeit nachvollziehen, was passiert ist
Transparente Dokumentation
Jeden Arbeitsschritt zu dokumentieren, kann mühselig und lästig erscheinen, ist jedoch für die Transparenz und Nachvollziehbarkeit unerlässlich. Aber wer sagt, dass das manuell erfolgen muss?
In factro werden automatisch alle Änderungen in einer Aufgabe in der Aufgaben-Historie gespeichert. Ändert sich also beispielsweise ein Planaufwand, kann jederzeit nachvollzogen werden, wer diese Änderung vorgenommen hat. Auch für Meeting-Protokolle gilt: Wenig Aufwand, maximale Übersicht.
Startest Du ein Meeting in factro, werden währenddessen alle Änderungen, Kommentare etc. festgehalten. Dieses Protokoll kannst Du mit anderen teilen und in dem dazugehörigen Projekt als Datei hochladen.
Fazit: Scope Creep erkennen und meistern
Ein Scope Creep kann Dein Projekt ins Wanken bringen – mit dem richtigen Know-How und den passenden Tools kannst Du aber den Absturz verhindern. Die wichtigsten Punkte sind ein klarer Plan zu Beginn und ein kontrolliertes Änderungsmanagement. Anpassungen und zusätzliche Features sollten nur dann mit aufgenommen werden, wenn überprüft wurde, ob genügend Kapazitäten vorhanden sind.
Damit Du immer Deine Ressourcen im Überblick hast, ist es wichtig, das Projekt zu überwachen und den Fortschritt regelmäßig zu tracken. So erkennst Du schneller Abweichungen und kannst rechtzeitig einschreiten. Mit einem Projektmanagement-Tool wie factro gelingt Dir das, ohne Dein Ziel aus den Augen zu verlieren.
