Selbstorganisation Tools: 3 Top-Lösungen zum Erfolg

Organisierter im Arbeitsalltag

Zwischen E-Mail-Postfach, Telefonaten und Meetings bleibt im Arbeitsalltag wenig Zeit für die eigentlichen To-dos. Sobald dann ein fokussiertes Arbeiten möglich ist, fehlt eine strukturierte Aufgabenliste, wichtige Informationen zum Projekt sind nicht mehr auffindbar und ach ja: Wo ist überhaupt das Meeting-Protokoll hin?

Das klassische schreiben der To-do-Liste wird immer häufiger durch digitale Tools für die Selbstorganisation ersetzt. Um damit effizient zu arbeiten, funktioniert nur ein Zusammenspiel, in dem keins der Tools unabhängig voneinander genutzt wird.

Selbstorganisation erhöht den Fokus

Konzentriertes und fokussiertes Arbeiten setzt eine vorangegangene Selbstorganisation voraus, bei der – mit den richtigen Methoden zur Selbstorganisation – nichts vergessen wird. Sie ist ein entscheidender Faktor und treibende Kraft, um motivierter sowie zufriedener im eigenen Job zu sein.

Im Berufsalltag wird die To-do-Liste häufig immer länger und alle Aufgaben haben den Anschein wichtig zu sein – was daraus folgt sind stressige Arbeitsstunde und Frustration, weil am Ende doch nicht alle Deadlines erreicht werden können.

Was ist der Vorteil digitaler Tools zur Selbstorganisation?

Die Arbeitswelt von heute wird immer digitaler – und das nicht nur der Umwelt zu Liebe. Denn digitale Lösungen ermöglichen einen zeitgleichen, ortsunabhängigen Zugriff für das gesamte Team. Im zweiten Schritt wird das Unternehmen von zusätzlicher aufwendiger Bürokratie befreit.

Mit den Tools wird die Arbeit außerdem besser organisiert und nach System geordnet – und das mit nur wenigen Klicks, über Schreibtische und Abteilungen hinweg. Wenn sich im Tagesablauf ein Task doch noch ändert, kann das in Echtzeit an alle Beteiligten ausgespielt werden, ohne jeden einzeln zu benachrichtigen.

Wir zeigen Euch, wie Ihr Euren Arbeitsalltag effizient gestaltet, die Produktivität erhöht sowie organisiert mit den richtigen Tools in den Tag startet.

1. Mit dem Tool factro selbstorganisiert in Projekten
2. Google Drive als digitale Ablage
3. Memtime zur automatisierten Zeiterfassung

Schluss mit Post-its – mit den richtigen Tools geht’s digital

1. Mit dem Tool factro selbstorganisiert in Projekten

In vielen Teams werden Projekte und Aufgaben mithilfe einer Projektmanagement-Software organisiert und koordiniert. Das liegt in erster Linie daran, dass das Tool ein Projekt als ganzes abbildet. Auf einen Blick wird deutlich welche Aufgaben zum Projekt gehören sowie wer und wann sie erledigt werden.

Projektstrukturplan überblicken das Projekt in der Gesamtheit

Tschüss Notizzettel und lange E-Mail-Ketten

Mit factro, einem Projektmanagement-Tool aus Deutschland, werden Projekte von Anfang an strukturiert. Ein Projekt besteht aus Arbeitspaketen und Aufgaben, die sortiert nach Prioritäten sowie Deadlines aufgelistet werden.

In jeder Aufgabe wird sowohl verantwortlicher Mitarbeiter sowie Ausführender hinterlegt, sodass die Projektführung sieht, wer an welchem Task arbeitet. Das durchstöbern langer Mail-Ketten fällt damit weg, weil jeder im Team einen Überblick hat, wer der richtige Ansprechpartner bei Fragen ist.

Im Tool hat jedes Projektmitglied einen eigenen Schreibtisch alias das Kanban Board. Auf dem Kanban Board erkennen Mitarbeiter welche Aufgaben geplant, welche bereits aktiv oder schon beendet sind. Der Status „review“ informiert Verantwortliche darüber, dass eine Aufgabe bereit zur Abnahme ist.

Das Kanban Board in factro

Alle Aufgaben werden nach Priorität geordnet – lästige Notizzettel mit wichtigen To-dos – wie sie z.B. bei der GTD-Methode genutzt werden – sind damit nicht mehr notwendig, weil die Software die Aufgaben automatisch sortiert. Das ist nicht nur gut für die Selbstorganisation, sondern auch alle anderen im Team, die überblicken können wann was ansteht.

Der richtige Fokus

Neben dem Kanban Board, steht Dir in factro ebenfalls der Fokus zur Verfügung. Hier kannst Du die Aufgaben auf Deinem Schreibtisch in Deine ganz persönliche Reihenfolge bringen. Zudem kannst Du Deine Aufgaben mit Ideen und Notizen versehen. Du kannst auch selbst entscheiden, ob andere Mitglieder auf Deine To Do Listen zugreifen können oder Ihr im Team Listen zu bestimmten Themen teilt.

Im Fokus findest Du zudem auch die Meeting-Funktion. Hier kannst Du Termine für Meetings direkt in factro einstellen und vorbereiten. Während des Termins können alle Beteiligten die Meeting-Agenda bearbeiten und ein Protokoll wird automatisch generiert.

Farbstruktur für mehr Aufmerksamkeit

Das Einfärben von Aufgaben und Pakten sorgt für mehr Übersicht und einzelne Tasks erhalten mehr Aufmerksamkeit. Besonders wichtige Deadlines oder Prios von To-dos können betont und zusätzlich visuell kommuniziert werden. Eine logische Farbstruktur ist z.B die Färbung einzelner Projektphasen im Projektstrukturplan.

Der Strukturbaum mit Farben für individuelle Akzente

2. Google Drive als digitale Ablage

Mit Google Drive lassen sich Dokumente an einem Ort sammeln – quasi wie eine klassische Papierakte, nur dass kein extra Aktenraum benötigt wird. E-Mail-Anhänge, Auftragsinformationen, Analysen oder Präsentationen können sortiert in Ordnern abgelegt werden, auf die das Team zugreifen kann.

Zur Verfügung steht zum einen eine eigene Ablage sowie eine geteilt Ablage mit allen Projektbeteiligten. Dort hat man ebenfalls die Möglichkeit zusammen ein Dokument auszuarbeiten, eine Präsentation zu erstellen oder Ideen, Brainstorming und Innovationen gemeinsam zu erarbeiten.

Dokumente in Echtzeit

Änderungen an einem Dokument sind in Echtzeit verfügbar, sodass alle direkt auf einem einheitlichen Stand sind. Das lästige hin und her schicken von angepassten Versionen fällt damit weg. Aufgabenbezogene Dateien können anschließend im PM-Tool verlinkt werden. Damit bleibt alles transparent und auch das Management oder Auftraggeber können das dazugehörige Dokument schnell finden.

Besser organisiert durch eine digitale Ablage

3. Memtime zur automatisierten Zeiterfassung

Woran habe ich heute eigentlich gearbeitet? Am Ende eines Arbeitstages weiß man meistens nie genau wie viel Zeit eine Aufgabe in Anspruch genommen hat – Stichwort: Zeitmanagement. Noch schwieriger wird es, wenn die Arbeitszeit erfasst werden muss.

Tools wie Memtime tracken automatisch alle Programme und erfassen Zeiten ganz von selbst. Damit wird die Zeit, die sonst in der Leistungserfassung verloren geht, eingespart. So sieht man genau woran bzw. wie viel man an einem Tag gearbeitet hat – chaotische Excel-Tabellen werden damit überflüssig.

Arbeitszeiten werden programmbezogen erfasst

Durch eine Integration im PM-Tool können Zeiten anschließend laufend automatisch erfasst werden und damit wird auch keine Aufgabe vergessen.