Die passende Software für die öffentliche Verwaltung

Öffentliche Verwaltung 4.0

Die Digitalisierung ist nur nicht in der Wirtschaft (z.B. Streaming-Dienste, E-Commerce) fest etabliert. Auch für die öffentliche Verwaltung ist sie ein immer relevanteres Thema – etwa beim eigenen Social-Media-Auftritt oder spätestens seit der Corona-Pandemie, wodurch Themen wie Home Office, Remote Work und digitale Schule alltäglich geworden sind. Die richtige Software für die öffentliche Verwaltung ist dabei notwendig, um den Prozess der Digitalisierung zu unterstützen.

Verwaltung Digital: Status im DACH-Raum

In Deutschland trat das E-Government-Gesetz (EGovG) am 1. August 2013 in Kraft und bildet den rechtlichen Rahmen für die Digitalisierung der Verwaltung (Stichwort: E-Government). Den Grund legte dabei das Programm „Digitale Verwaltung 2020“ (PDF). In Österreich sorgt die Plattform Digitales Österreich (PDÖ) als wesentliches Koordinationsgremium für die Abstimmung in Digital-Fragen zwischen Bund, Ländern, Städten und Gemeinden. In der Schweiz ist u.a. die eOperations Schweiz AG für Bund und Kantone im Einsatz, um eine einheitliche Planung und Organisation umzusetzen.

Die Ziele der Digitalisierung der Verwaltung sind vielfältig und beinhalten u.a.:

• Bürgerdienstleistungen digital anbieten
• Prozesse beschleunigen & transparenter machen
• Zusammenarbeit erleichtern, z.B. mit der E-Akte, E-Health, E-Beschaffung, E-Gesetzgebung und E-Rechnung
• Inselwissen abschaffen und Silos aufbrechen
• Smart City und Smart Country

Herausforderungen der digitalen Verwaltung

Doch wie im privatwirtschaftlichen Sektor stellt die Digitalisierung auch die Verwaltung vor Herausforderungen. Da sich der öffentliche Sektor zusätzlich an konkreten Gesetzen und Leitlinien orientiert, sind diese z.T. noch vielschichtiger. Laut des Reports „Digitalisierung der Verwaltung“ (PDF) gibt es 7 großen Hürden bei der Digitalisierung der Verwaltung:

1. Nutzerperspektive
2. Datenschutz
3. Föderalismus
4. Kosten
5. Kompetenzen
6. Gesetzte
7. Innovation

Digitale Verwaltung braucht Digital Leadership

Um die die Verwaltung zu digitalisieren, sollten diese Punkte ganzheitlich betrachtet werden. Dabei geht es neben dem Kulturwandel hin zu „Digital Natives“ auch um eine Veränderung der eigenen Prozesse. Gerade aus interner Sicht ist die digitale Transformation der Verwaltung kein „einfaches“ IT-Projekt, sondern braucht vor allem Change Management, angeführt von digitalen Führungskräften (Digital Leadership). Unter anderem braucht es hier die richtige Software für die öffentliche Verwaltung, denn muss meist bestimme Vorraussetzungen, z.B. im Bereich Datenschutz, erfüllen.

Wichtig ist hierbei der Blickwinkel der Nutzenden, denn diese müssen sorgenfrei und produktiv mit den angebotenen digitalen Werkzeugen umgehen können. Hier müssen Führungskräfte einen offenen Umgang pflegen und das Team im Auswahlprozess einbinden. Klar ist: Ein Tool alleine löst keine Probleme. Das Mindset der digitalen und agilen Verwaltung muss dem Team vorgelebt werden, dann entsteht Akzeptanz.

Setze auf die Cloud

Für eine moderne und zukunftsfähige IT-Infrastruktur ist vor allem die Cloud das Mittel der Wahl. Die Anschaffung, Wartung und Pflege eigener Server-Hardware entfällt, sodass auch Kapazitäten aus der IT operativ stärker eingebunden werden können. Da eine Cloud-Software in leistungsstarken Rechenzentren läuft, ist sie skalierbar und wächst nahtlos mit dem Team und den eigenen Anforderungen.

Über die Cloud werden alle Prozesse zentral gesteuert, der Zugriff auf alle Apps und Dateien ist von unterwegs möglich. Die Ausfallsicherheit der Cloud ist durch dezentrale Rechenzentren sehr gering, oftmals lassen sich Verfügbarkeit mit weit über 90% im Mittel vertraglich vereinbaren. Denn: Eine verlässliche Software ist für die öffentliche Verwaltung absolut erforderlich. Die Cloud ermöglicht zudem einen sicheren, einfachen und pflegeleichten Zugang aus dem Home Office.

Mit Cloud-Software bist Du von überall produktiv

Datenschutz ist wichtiger denn je

Datenschutz ist gerade in der öffentlichen Verwaltung ein sensibles Thema, da für viele Dienstleistungen äußerst persönliche Daten der Bürgerinnen und Bürger hinzugezogen werden. Doch auch bei internen Themen ist die Wahrung von datenschutzrechtlichen Leitlinien und Gesetzen äußerst wichtig. Dazu zählen insbesondere die DSGVO der Europäischen Union und in Deutschland zusätzlich das BDSG-neu.

Doch die Themen Cloud, Digitalisierung und Verwaltung müssen sich nicht widersprechen. Bei der Auswahl der eingesetzten Lösungen solltest Du jedoch in jedem Fall auf den Server-Standort, den Firmenhauptsitz und die Datenschutzerklärung achten. Die zuständige Person für Datenschutz in Deinem Unternehmen kann bei konkreten Fragestellungen helfen. Weitere Maßnahmen sind der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV), der alle Datenschutzfragen vertraglich klärt.

Live-Webinar: Digitales Projektmanagement in der Öffentlichen Verwaltung

In unserem Live-Webinar erfährst Du, wie digitales Projektmanagement in der Öffentlichen Verwaltung richtig umgesetzt wird. Die Gemeinde Grünheide und der Main-Kinzig-Kreis zeigen Dir ihre Best Practices in der Projektarbeit mit factro.

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Welche Software für die öffentliche Verwaltung?

Doch neben den übergeordneten Themen in Abstimmung mit weiteren Gremien gibt es auch Bedarf für die tägliche, operative Nutzung in der Verwaltung. Dazu gehören Aufgaben- und Projektmanagement, ein gemeinsames Dokumentmanagement oder beispielsweise die Kalender- und Terminverwaltung. Nachfolgend findest Du passende Lösungen für diese Einsatzgebiete.

• Aufgaben- und Projektmanagement
• Dokumentemanagement
• Kalender & Terminverwaltung

Aufgaben- und Projektmanagement

Um die operativen Aufgaben sowie umfangreiche Projekte im Team zu koordinieren, braucht es eine geeignete Projektmanagement-Software. Diese hält alle Beteiligten auf dem neuesten Stand, gibt in Echtzeit Infos über Fortschritte und ermöglicht eine zielgerichtete und präzise Kommunikation. Auch die standort- oder abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, etwa im Home Office, ist damit sicher und einfach möglich.

factro

Ein geeignetes Werkzeug für das Projektmanagement in Verwaltungen ist factro. Die Cloud-Software ist 100% Made in Germany: Sie wird in Deutschland entwickelt, auf deutschen Servern in Frankfurt und Nürnberg gehostet und auch der Support erfolgt direkt aus Deutschland. Entsprechend ist auch das Thema Datenschutz Priorität: factro ist nicht nur DSGVO-, sondern auch BDSG-neu-konform. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Lizenznehmern kann ebenfalls geschlossen werden.

Doch die Software überzeugt auch funktional: Eine intuitive Bedienung ermöglicht einen schnellen Direktstart – auch für Neueinsteigende und weniger technikaffine Beschäftigte. In einem factro Projekt kann das Ziel ganz klar definiert werden, so sind alle auf dem gleichen Stand.

Die Aufgabenverteilung ist sehr übersichtlich und setzt je eine Person in die Verantwortung und eine in die Ausführung. So sind ist die Zuständigkeitsverteilung jederzeit klar. In den Aufgabendetails kann zudem noch die Priorität, der Zeitraum, die Projektzugehörigkeit und vieles mehr ergänzt werden. Durch Kommentare können aufgabenbezogene Informationen in Echtzeit weitergegeben werden. Auch das hochladen von Dokumenten ist an dieser Stelle möglich.

Ein weiteres nützliches Feature ist die Zeiterfassung. Für jede Aufgaben kann die dafür aufgewandte Zeit eingetragen werden. So kannst Du jederzeit sehen, wie lange Du an etwas gearbeitet hast.

Der einzigartige factro Projektstrukturplan

Die vier Projektansichten Projektstrukturplan, Tabelle, Gantt Diagramm und Kanban Board bieten zusätzlich jederzeit den richtigen Blickwinkel auf Projekte – egal, ob agiles, hybrides oder klassisches Prozessmanagement.

Über den Newsfeed werden Nutzende in Echtzeit über Neuigkeiten informiert – z.B. einen neuen Status oder einen Dateianhang. Für unterwegs bietet factro zudem eine mobile App für Android und iOS an. Und sollten doch Fragen auftreten, erreichest Du persönliche Ansprechpersonen im Support kostenfrei per E-Mail, Telefon (dt. Festnetz) oder Kontaktformular. Auf Wunsch erhältst Du von factro auch passgenaue Schulungen, Coachings oder Trainings mit Fachkundigen, konkret auf die Bedürfnisse abgestimmt.

Genau diese Features machen aus factro eine geeignete Software für die öffentliche Verwaltung und ein nützliches Kollaborationstool.

Das macht factro aus:

• Leichte Bedienung, für Neueinsteiger geeignet
• Software Made in Germany – DSGVO- und BDSG-neu-konform
• Kostenfreier, persönlicher Support

Zum Anbieter: factro

MeisterTask

Ein weitere Lösung aus Deutschland ist MeisterTask. Die Software bietet eine leichtfüßige Bedienung und konzentriert sich insbesondere auf die Arbeit mit dem Kanban Board und eignet sich so besonders für agile Umfelder. Darüber hinaus bietet MeisterTask auch eine Aufgabenliste sowie eine Zeitleiste an. Zudem besteht die Möglichkeit, eigene Workflows zu erstellen.

Die Server von MeisterTask stehen in Deutschland und die Software ist DSGVO-konform. Die Software kann wahlweise per Web-App oder auf dem Smartphone und Tablet genutzt werden, dann auch mit einer Offline-Funktion. Für größere Umfänge gibt es zudem MeisterTask Business.

MeisterTask im Überblick:

• Leichte Bedienung
• Deutscher Serverstandort
• Viele Integrationen

Zum Anbieter: MeisterTask

Dokumentmanagement

Eine Grundlage der täglichen Zusammenarbeit in der digitalisierten Verwaltung ist auch die gemeinsame Pflege und Bearbeitung von Dokumenten. Dies sorgt für Transparenz und reduziert Inselwissen, da bestimmte Dokumente nicht nur lokal auf der Festplatte bei einem Beteiligten liegen, sondern bei Bedarf allen Teammitgliedern zur Verfügung steht. Somit bleibt auch ein ständiger E-Mail-Verkehr mit vielzähligen Anhängen aus, wo schnell unklar wird, für wen ein Dokument relevant und was die aktuelle Version ist. Dabei unterstütz dich ein Dokumentenmanagementsystem (DMS).

DocuWare

Mit der Software DocuWare kannst Du all Deine Dokumente, Dateien und Unterlagen zentral ablegen und immer darauf zugreifen. Das geht dabei sowohl vom Computer als auch vom Smartphone oder Tablet. Damit sind auch im Home Office die benötigten Dateien immer griffbereit und können mit dem Team geteilt werden. Das Dokumentenmanagement erfolgt dabei via Cloud – entweder bei der Angebotsstelle in der EU oder On-Premise auf eigener Hardware. Es stehen vier Lizenzmodelle zur Verfügung.

In DocuWare kannst Du Dokumente zu bestimmten Suchbegriffen verschlagworten, Elemente direkt aus Microsoft Office importieren und auch signieren. Nach eigenen Angaben eignet sich die Lösung für vielfältige Einsatzzwecke wie Rechnungsbearbeitung oder Personalmanagement.

Docuware im Detail:

• Wahlweise als On-Premise erhältlich
• Zugriff per mobile App
• Integration in MS Office

Zum Anbieter: DocuWare

ELOoffice

Ein weiterer Dienst für das Dokumentenmanagement ist ELOoffice. Mit der Lösung kannst Du Deine Dokumente, Dateien und E-Mails bearbeiten, sichern und archivieren. Die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten ist ebenfalls möglich. Mit den zugehörigen Apps kannst Du auch unterwegs darauf zugreifen. Der Offline-Modus unterstützt Dich zusätzlich bei der Bearbeitung. Eine Datensicherung ist zudem sehr simpel vorzunehmen und der Speicherort kann dabei frei gewählt werden. Das kann ein lokales Medium oder die Cloud sein.

ELOoffice ist nur für Windows verfügbar, daher solltest Du vor einer Anschaffung Deine IT-Landschaft genau kennen. Die Software kann optional in Microsoft Office integriert werden, sodass Du Deine Dokumente per Makro direkt in ELOoffice speichern kannst.

ELOoffice auf einen Blick:

• Offline-Modus enthalten
• Integration in Office
• Flexible Datensicherung

Zum Anbieter: ELOoffice

Kalender & Terminverwaltung

Gerade in den Bereichen der Verwaltung, die im direkten Bürgerdialog stehen, geht es auch um Terminangebote und -findung. Doch auch bei der Abstimmung im Team oder mit geschäftlichen Kontakten braucht es Übersicht, um effizient und zuverlässig gemeinsame Zeitfenster zu finden. Für die Terminbuchung gibt es daher viele Angebote für Softwares, doch gerade hier sind dann ebenfalls Themen wie Datenschutz sehr wichtig.

eTermin

Um Terminbuchungen zentral und unkompliziert zu steuern, eignet sich bspw. die Lösung eTermin. Diese kann für viele Branchen genutzt werden und somit auch dabei helfen, die Verwaltung zu digitalisieren. Mit eTermin können z.B. Ämter mit Bürgerkontakt Terminfenster einstellen, die automatisch vergeben werden. eTermin unterstützt dabei nicht nur die Integration via Website, sondern auch über Google oder soziale Medien.

Termine können über die Lösung auch exportiert und gedruckt werden, sodass alle Informationen auch archiviert werden können. Die Zugriffsrechte zur Verwaltung der Termine lassen sich anpassen. Mit automatischen Erinnerungen per E-Mail und SMS wird zudem die Zuverlässigkeit der Termine erhöht. Alle über eTermine gebuchten Zeitfenster lassen sich zudem auch in die Kalender-Apps von Smartphone oder Tablet integrieren.

Ein weitere Pluspunkt: Der Severstandort befindet sich in Deutschland, somit unterliegt das Tool den aktuellen Datenschutzrichtlinien der EU.
Hier hast Du zudem die Wahl zwischen drei Preismodellen, beginnend bei 19€.

Die Merkmale von eTermin:

• Integration in Website, Suchmaschinen und soziale Netzwerke
• Automatische Erinnerung per Mail und SMS
• Termine können ausgedruckt werden

Zum Anbieter: eTermin

Qmatic

Eine weitere Lösung für die Terminverwaltung ist Qmatic. Hierüber können digitalisierte Verwaltungen u.a. die Zeitfenster zur Buchung anbieten, mobile Tickets verwalten und auch SB-Geräte für Warteschlangensysteme ausstatten. Eine Zuflussregelung ist mit QR-Codes möglich, die für einen gebuchten Termin ausgegeben werden. Eine automatische Erinnerung per SMS kann auch bei Qmatic die Zuverlässigkeit erhöhen.

Das zeichnet Qmatic aus:

• Zuflussregelung per QR-Code
• Automatische Erinnerung per SMS
• Integration in SB-Geräte vor Ort

Zum Anbieter: Qmatic

💡 Aktuelle News

KI in der Öffentlichen Verwaltung: Das wird nun Realität. In Baden-Württemberg wird es seit Mai 2013 das KI-gestützte Programm F13 genutzt: Ein Text-Assistent der dabei hilft, große Mengen an Informationen aufzubereiten oder verschiedene Dokumente in einem Fließtext zusammenzuführen. Diese Entwicklung wird auch von der Bundesregierung unterstützt, die eine effizientere Verwaltung mithilfe von KI aufbauen wollen.