Was war Plan vs. was wurde erreicht?
„Und wurden die erwarteten Zahlen beim Umsetzen des Projekts auch erreicht?“. Um den Erfolg eines Projekts auf Grundlage fester Daten beurteilen zu können, wird in der Praxis häufig eine Analyse vorgenommen: der Soll-Ist-Vergleich.
Warum braucht man verbindliche Zahlen im Projektcontrolling?
Führungskräfte und die Projektleitung brauchen verbindliche Kennzahlen, um den Erfolg eines Projekts messen zu können. Dafür werden geplante Zahlen den tatsächlichen Kennzahlen, also KPIs, gegenübergestellt. Das Ergebnis kann entscheidend sein:
- Das Projekt läuft stabil weiter
- Eine Kurskorrektur wird nötig
- Budget-/Scope-Entscheidung wird eskaliert
- Projekt wird gestoppt, bevor es noch teurer wird
Der Soll-Ist-Vergleich ist Teil des Projektcontrollings, der Planung sowie der Durchführung und deswegen nicht zu vernachlässigen!
In diesem Blogartikel erfährst Du alles über die richtige Erstellung, entscheidende Regeln und Tipps für die Umsetzung mit einer Software.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Soll-Ist-Vergleich im Projektmanagement stellt geplante Werte wie Budget, Arbeitszeit, Termine oder Projektfortschritt den tatsächlich erreichten Werten gegenüber.
- Entscheidend ist nicht nur die Abweichung selbst: Ein guter Soll-Ist-Vergleich definiert Schwellenwerte, Ursachen, Verantwortlichkeiten und konkrete Korrekturmaßnahmen.
- Besonders aussagekräftig wird die Analyse, wenn Projektteams Kosten, Plan- und Ist-Aufwand, Termine und Scope regelmäßig mit derselben Datengrundlage vergleichen.
- Projektmanagement-Software kann den Soll-Ist-Vergleich von Projektkosten und Aufwänden vereinfachen, weil aktuelle Werte direkt im Projekt erfasst und automatisch zusammengeführt werden.
Definition: Was genau ist der Soll-Ist-Vergleich im Projekt?
Der Soll-Ist-Vergleich wird vor allem im Projektcontrolling angewendet und ist Teil des Rechnungswesens. Der Vergleich setzt sich aus den geplanten Vorgaben – also dem Soll – sowie den erreichten Ergebnissen – dem Ist – zusammen. Er kontrolliert Abläufe, Vorgänge, Auslastung sowie die Zeiterfassung im Projektmanagement und ist die Grundlage für Maßnahmen, die Verbesserungen erzielen.
Im Grunde werden also Werte gegenübergestellt, die miteinander verglichen werden sollen, wobei diese Analyse in einem vorab definierten Zeitraum stattfindet. Aus den Abweichungen werden anschließend Korrekturmaßnahmen abgeleitet, die die Ist-Werte im weiteren Verlauf des Projekts verbessern sollen. So erkennst Du beispielsweise:
- ob das Projektbudget eingehalten wird,
- ob mehr Arbeitsstunden als geplant benötigt werden,
- ob Meilensteine verspätet erreicht werden,
- ob sich der vereinbarte Scope verändert,
- ob Kapazitäten ausreichen und
- ob Gegenmaßnahmen notwendig sind.
Warum braucht man verbindliche Zahlen im Projektcontrolling?
Der Vergleich macht Abweichungen sofort sichtbar und bildet eine Grundlage für das Projektcontrolling. Abweichungen sind beispielsweise verbrauchte Ressourcen oder aktuelle Kosten. Schnell wird deutlich, wo das Budget überschritten wird und an welchen Stellen Material bzw. Personal fehlt bzw. Engpässe entstehen.
Dafür brauche Führungskräfte und Projektleitungen belastbare Kennzahlen, um einschätzen zu können, ob ein Projekt noch auf Kurs ist. Dafür werden geplante Kennzahlen den tatsächlich erreichten KPIs gegenübergestellt.
Expertenwissen aus dem Lexikon
„Gegenüberstellung von Sollkosten und wirklich entstandenen Kosten eines bestimmten Zeitabschnittes (Istkosten) in der Betriebsabrechnung. Aufgabe der Plankostenrechnung. Bei Verwendung gleicher Planpreise im Soll und Ist entspricht der Soll-Ist-Vergleich einer Gegenüberstellung der vorgegebenen und der verbrauchten Mengen, die dadurch erst addierbar werden.
Die errechneten Kostenabweichungen werden ermittelt und unter Berücksichtigung der Kosteneinflussgrößen bzw. -bestimmungsfaktoren analysiert, d.h. auf ihre Ursachen zurückgeführt. Dadurch wird ein zwischenzeitlicher […] und zwischenbetrieblicher Vergleich […] ermöglicht.“
Gabler Wirtschaftslexikon
Welche Kennzahlen eignen sich für einen Soll-Ist-Vergleich?
Welche Werte Du vergleichen solltest, hängt vom Projektziel ab. In vielen Projekten sind besonders diese Kennzahlen sinnvoll:
- Kosten: geplantes Budget vs. tatsächliche Kosten
- Zeit: Plan-Aufwand vs. Ist-Aufwand
- Termine: geplantes Datum vs. tatsächliches oder prognostiziertes Datum
- Fortschritt: geplanter Fertigstellungsgrad vs. tatsächlicher Fortschritt
- Ressourcen: geplante Kapazität vs. tatsächliche Auslastung
- Scope: vereinbarte Leistungen vs. hinzugekommene oder entfallene Leistungen
- Qualität: festgelegte Qualitätsziele vs. tatsächlich gemessene Ergebnisse
Wichtig: Vergleiche immer Werte, die sich auf denselben Zeitraum und denselben Leistungsumfang beziehen. Ansonsten kann eine rechnerisch korrekte Abweichung inhaltlich irreführend sein.
Welche Ziele verfolgt der Soll-Ist-Vergleich im Projektmanagement?
Ziel ist es, Maßnahmen zu entwickeln, die ein Projekt vor dem Scheitern bewahren und Entscheidungen mit Daten begründen. Typische Ziele sind:
- Frühwarnsystem für Budget- und Terminrisiken
- Grundlage für Korrekturmaßnahmen
- Argumentationshilfe für mehr Budget oder mehr Kapazität
- Bessere Planbarkeit für Folgeprojekte (Lerneffekt)
- Prognosen für den weiteren Projektverlauf verbessern
- Entscheidungen gegenüber Stakeholdern mit Daten begründen
- zusätzlichen Budget- oder Kapazitätsbedarf nachvollziehbar machen
- Scope Creep frühzeitig erkennen
Wie wird der Soll-Ist-Vergleich erstellt?
Der Soll-Ist-Vergleich ist Teil des Controlling-Regelkreis, der verschiedene Phasen mit jeweils unterschiedlichen Arbeitsschritten umfasst. Der Vergleich wird allerdings erst dann sinnvoll, wenn im nächsten Schritt eine Abweichungsanalyse sowie die richtigen Korrekturmaßnahmen etabliert werden.
Welche sieben Phasen gehören zu einer Soll-Ist-Analyse?
- Ziele setzen und planen: Lege konkrete Ziele fest, die mit dem laufenden Projekt erreicht werden sollen. Was soll erreicht werden? Welche Rahmenbedingungen umfasst das Vorhaben? Welche Meilensteine sollen erzielt werden?
- Planung entwickeln: Auf Grundlage dieser Ziele planst Du alle weiteren Schritte. Das kann zum Beispiel die Ressourcenplanung oder die Verteilung von Verantwortlichkeiten und Rollen sein.
- Werte erfassen: Nachdem Klarheit über die Projektziele und -schritte besteht, erfasst Du Soll-Werte. Also Vorstellungen und Kennzahlen, die ein erfolgreiches Projekt ausmachen.
- Soll-Ist-Vergleich erstellen: Im dritten Schritt kommst Du nun zum eigentlichen Soll-Ist-Vergleich. Die ermittelten Soll-Werte werden den Ist-Werten gegenübergestellt. Diese Zahlen müssen im Laufe des Projekts immer wieder neu erhoben und mit den Ist-Zahlen verglichen werden.
- Abweichungen analysieren: Nach dem Soll-Ist-Vergleich analysierst Du Abweichungen sowie Ursachen für diese. Es entsteht eine Abweichungsanalyse.
- Maßnahmen etablieren: Nach der Analyse der Abweichungen können Vorschläge für Korrekturmaßnahmen und Lösungen erfolgen. Das Ergebnis sind konkrete Aufgaben, die in das Vorhaben einfließen.
- Erfolge messen: Im Anschluss prüfst Du, ob die Maßnahmenplanung den gewünschten Erfolg erzielt hat.
Wie berechnet man die Soll-Ist-Abweichung im Projekt?
Für eine einfache Soll-Ist-Abweichung im Projekt reichen zwei Formeln:
- Absolute Abweichung = Ist-Wert − Soll-Wert
- Prozentuale Abweichung = (Ist-Wert − Soll-Wert) / Soll-Wert × 100
Beispiel für Projektkosten:
- Soll-Kosten: 80.000 €
- Ist-Kosten: 92.000 €
- Absolute Abweichung: +12.000 €
- Prozentuale Abweichung: +15 %
Das Projekt liegt damit bei den Kosten 15 % über dem geplanten Wert.
Wie oft sollte ein Soll-Ist-Vergleich im Projekt durchgeführt werden?
Der richtige Rhythmus hängt von Laufzeit, Risiko und Veränderungsgeschwindigkeit des Projekts ab. In der Praxis können sich beispielsweise folgende Intervalle eignen:
- wöchentlich bei kurzen oder dynamischen Projekten,
- zu jedem Meilenstein bei klar gegliederten Projektphasen,
- monatlich für länger laufende Projekte und Portfolios,
- anlassbezogen bei Scope Changes, Kostensteigerungen oder größeren Terminverschiebungen.
Wie analysierst Du Abweichungen richtig?
Für jede relevante Soll-Ist-Abweichung sollten fünf Fragen beantwortet werden:
- Was weicht vom Plan ab?
- Wie stark ist die Abweichung absolut und prozentual?
- Warum ist sie entstanden?
- Welche Auswirkungen hat sie auf Budget, Termin, Scope oder Qualität?
- Wer macht was bis wann, um darauf zu reagieren?
Damit legt eine reine Kennzahl die Grundlage für eine steuerbare Entscheidung.
Welche Fehler machen einen Soll-Ist-Vergleich unbrauchbar?
Auch ein mathematisch korrekter Vergleich kann zu falschen Entscheidungen führen. Vermeide deshalb insbesondere diese Fehler:
- Planwerte nachträglich überschreiben: Dann verschwindet die ursprüngliche Baseline und die tatsächliche Abweichung wird unsichtbar.
- Unterschiedliche Zeiträume vergleichen: Monatsbudget und Kosten eines Quartals ergeben keinen sinnvollen Vergleich.
- Scope Changes ignorieren: Mehr Leistung verursacht häufig zusätzliche Kosten und Aufwände. Das muss dokumentiert werden.
- Nur Gesamtkosten betrachten: Ein Projekt kann das Budget einhalten und trotzdem massiv hinter dem Zeitplan liegen.
- Keine Toleranzen festlegen: Ohne Schwellenwert ist unklar, wann aus einer Abweichung Handlungsbedarf entsteht.
- Keine Ursache dokumentieren: Die Zahl erklärt nicht, warum die Abweichung entstanden ist.
- Keine Maßnahme ableiten: Ein Soll-Ist-Bericht ohne Konsequenz bleibt reines Reporting.
- Ist-Werte zu spät pflegen: Veraltete Daten erzeugen nur scheinbare Transparenz.
Wie sieht ein Soll-Ist-Vergleich in der Praxis aus?
Soll-Ist-Vergleiche werden in der Praxis häufig in Bezug auf die Projektkosten erstellt. Wie hoch ist das tatsächliche Budget? Und inwieweit ist dieses schon verbraucht und wo können Einsparungen getroffen werden?
Wie kannst Du Budgets im PM-Tool überblicken?
Im Arbeitsalltag kann die Erstellung einer Soll-Ist-Analyse viel Zeit in Anspruch nehmen – mühselig wird es vor allem dann, wenn verschiedene Excel-Tabellen bestehen, bei denen die Projektzuordnung schwerfällt. Das geht mit ein bisschen Hilfe wesentlich einfacher!
Im Gegensatz dazu schafft ein Tool, wie factro, Überblick über Projektkosten sowie weitere wichtige KPIs. Durch das Anlegen von benutzerdefinierten Feldern in der PM-Software kannst Du sämtliche Kosten eines Projekts in Deinen Aufgaben festhalten.
Gut zu wissen: Input zu den benutzerdefinierten Feldern in factro findest Du in unserem Blogartikel.
Benutzerdefinierte Felder erscheinen in den Aufgabendetails unter den Standard-Feldern.
Im Anschluss werden diese Kosten durch die Aggregation aufsummiert und auf Projektebene angezeigt. Dadurch entsteht die volle Kontrolle über alle Kosten in einem Projekt. Und das Beste daran: Durch die laufende Aktualisierung in den Aufgaben, wird das tatsächliche Budget mit einem Klick in den Projektdetails angezeigt und Deine Kostenrechnung ist immer aktuell. Praktisch, oder?
Das bedeutet für Dich: Die Zeit, die Du sonst in den Soll-Ist-Vergleich steckst, kannst Du für Deine Projekte nutzen, um sie noch besser zu machen.
Fazit: Volle Kontrolle durch die Soll-Ist-Analyse
Wir können also festhalten: Der Soll-Ist-Vergleich gehört in jedes Projekt und ist keine starre Berechnung, sondern Teil eines Controlling-Regelkreises. Durch den Vergleich – z.B. mit Kennzahlen aus vergangenen Projekten – lassen sich Trends erkennen und Gegenmaßnahmen durch die etablierte Abweichungsanalyse schneller einleiten, wenn diese notwendig werden. Mit dem Einsatz des passenden Tools können außerdem jede Menge Ressourcen eingespart und an anderer Stelle eingesetzt werden.
Regeln und Tipps für eine gelungene Umsetzung
Wir haben noch mal drei essenzielle Tipps zum Abschluss für Dich zusammengefasst:
- Feste Zeiträume, in denen der Soll-Ist-Vergleich durchgeführt wird, ermöglichen eine genauere Vergleichbarkeit zwischen den Zahlen.
- Nach der Analyse sollten immer folgende Fragen beantwortet werden können: Kann das Projektziel noch erreicht werden? Müssen eventuell Gegenmaßnahmen eingeleitet werden?
- Vergleich der Kennzahlen als Big Picture – also in welcher Phase der Soll-Ist-Analyse halte ich mich gerade auf?
