Bewertung zur Komplexität von Projekten
Stell Dir vor, Du leitest ein Projekt, bei dem Du nicht nur mit einer Vielzahl von Stakeholdern jonglieren musst, sondern auch mit ständig wechselnden Anforderungen und Technologien. Wie entscheidest Du, welche Strategie die richtige ist, wenn die Anforderungen unklar sind und das Umfeld voller Unsicherheiten steckt? Hier kommt die Stacey Matrix ins Spiel.
Im Projektmanagement gibt es oft Situationen, in denen es einfach ist, Lösungen zu finden, weil alle Parameter bekannt sind – aber was, wenn das Gegenteil der Fall ist? Stell Dir vor, Du arbeitest an einem Projekt zur Entwicklung einer revolutionären Software, aber weder die Technologie noch die genauen Anforderungen sind zu Beginn klar. In solch komplexen oder sogar chaotischen Umgebungen zeigt die Stacey Matrix Dir, ob Du auf bewährte, standardisierte Prozesse setzen solltest oder ob es notwendig ist, agile Methoden und Flexibilität ins Spiel zu bringen.
Die Stacey Matrix hilft Dir, Entscheidungen anhand der Komplexität des Projekts zu treffen und die passende Vorgehensweise zu wählen. Mit ihr wird klar, wann Du traditionelle Projektmanagement-Methoden nutzen kannst und wann Du Dich auf agile Ansätze verlassen solltest, um die Unsicherheit zu meistern. In unserem Artikel zeigen wir Dir, wie sie Dir hilft, auch in den schwierigsten Projekten den Überblick zu behalten!
- Was ist die Stacy Matrix?
- Wie funktioniert die Stacy Matrix?
- Stacey Matrix im Projektmanagement
- Fazit: Die Orientierungshilfe für Methoden
1. Was ist die Stacy Matrix?
Die Stacy Matrix wurde von Ralph D. Stacey, ein britischer Professor für Management, erfunden. Es gibt sowohl eine originale Stacey Matrix als auch eine neuere Version.
Stacey Matrix Erklärung
Die originale Version legt ihren Fokus darauf, welche Handlungsstrategien bei Firmen entstehen, wenn sie Entscheidungen bei unsicheren Projekten treffen müssen. In dieser ursprünglichen Matrix spielen die Faktoren der gegebenen Sicherheit und der Meinungsübereinstimmung eine Rolle. Auf der horizontalen Achse wird aufgezeigt, wie sicher oder unsicher das Projekt ist. Die vertikale Achse verzeichnet die Meinungsübereinstimmung bei den Verantwortlichen im Projekt.
Die neuere Stacey Matrix fokussiert sich auf die Methodenfindung für verschiedene Projekte. Hierbei werden verschiedene Variablen wie zum Beispiel die Anforderungen an das Projekt berücksichtigt und unter diesen können dann passende Methoden gefunden werden, mit denen die Projekte effizient bearbeitet werden können. Hierbei spielt auch die Agilität der Methoden eine wichtige Rolle.
2. Wie funktioniert die Stacey Matrix?
Die Stacey Matrix ist ein einfaches Diagramm, das aus zwei Achsen besteht. Diese zwei Achsen sind in vier Hauptbereiche unterteilt: Einfach, kompliziert, komplex, chaotisch.. Sobald die Komplexität eines Projekts bestimmt ist, ist es möglich, eine passende Methode für die Planung und Bearbeitung des Projekts zu finden. Je komplexer das Projekt, desto agiler sind die Methoden, die ausgewählt werden.
Auf der vertikalen Achse findet man das WAS =Anforderung. Hier wird differenziert zwischen: Sind die Anforderungen klar und eindeutig oder gibt es Probleme und die Anforderungen sind unklar beziehungsweise mehrdeutig. Bei der horizontalen Achse wird das WIE= Vorgehen beurteilt. Wie klar oder unklar sind die Technologien, Vorgänge oder Methoden, mit denen das Projekt bearbeitet werden soll.
Einfach – klare Anforderungen und klares Vorgehen
Im ersten Abschnitt der Matrix befindet sich der Bereich Einfach. Hier werden Projekte eingeordnet, bei denen bereits das Problem klar identifiziert ist und somit auch das Vorgehen klar definiert ist. In diesem Bereich sind keine agilen Methoden notwendig. Eine mögliche Methode ist das Wasserfallmodell, hier kann eine Phase des Projektes nahtlos in die nächste Phase übergehen. Eine ähnliche Methode ist auch das V-Modell.
Beispiel: Es gibt einen alltäglichen Arbeitsprozess, der sich wiederholt und dessen Lösung ebenfalls klar ist. Ein Beispiel dafür ist die Versendung eines Newsletters. Die Anforderung ist es, einen Newsletter zu verfassen und als E-Mail zu versenden. Die Lösung dafür ist, die E-Mail an alle Abonnenten des Newsletters zu schicken .
Kompliziert – weniger klare Anforderungen und Vorgehensweisen
In einer komplizierten Umgebung sind die Anforderungen für das Projekt nicht ganz eindeutig. Zudem ist nur zum Teil die Vorgehensweise für eine Umsetzung bekannt. Vor dem Start sollten die Phasen des Projekts genau geplant sein, da es sonst zu chaotisch wird. Es gibt klar definierte Regeln, jedoch ist tiefergehendes Fachwissen notwendig, um das Problem lösen zu können. Hier hilft Dir die Methode eines Kanban Boards. Damit kannst Du eine Übersicht im Spaltenformat erstellen und siehst auf einen Blick, wann welche Aufgabe ansteht und bei wem diese auf dem Schreibtisch liegt.
Beispiel: Ein Beispiel ist die Planung einer Messe. Die Anforderung ist es, eine Messe so effizient zu planen, damit diese stattfinden kann. Die Vorgehensweise ist nicht eindeutig, da verschiedene Anbieter kontaktiert werden müssen, der Auf- und Abbau organisiert werden muss und die gesetzlichen Regelungen beachtet werden müssen.
Kanban Board bei factro
Komplex – kaum bekannte Anforderungen und Vorgehensweisen
Projekte, die dem Hauptbereich „komplex” zugeordnet werden, haben eine hohe Unsicherheit in Bezug auf die richtige Vorgehensweise und die Anforderungen sind größtenteils unbekannt. Damit ein solches Projekt umgesetzt werden kann, wird, anstatt auf Bekanntes zurückzugreifen, auf neue Methoden gesetzt . Eine agilere Methode für dieses Umfeld ist die OKR-Methode. Hier werden klare Projektziele und gewünschte Resultate für das gesamte Team formuliert. Weitere agile Methoden sind z.B. das Scrum Framework und LeSS.
Beispiel: Ein Beispiel für den komplexen Zustand ist die Einführung einer neuen Unternehmensstrategie. Die Anforderung ist unklar, da nicht genau bekannt ist, welche Strategie am besten ist, um gut in dem neuen Wettbewerbsumfeld zu landen. Für eine neue Unternehmensstrategie gibt es keinen eindeutigen Fahrplan. Dieses Projekt ist abhängig von verschiedenen Abteilungen und externen Faktoren auf dem Wettbewerbsmarkt.
Chaos – keine Anforderungen und Vorgehensweisen
In dieser Umgebung gibt es keine Stabilität oder Muster für ein Projekt. In so einer Situation hat eine stabile Basis oberste Priorität. Von dort aus wird weiter agiert. Hierzu sollte eine sehr agile Methode gewählt werden, da sie sich der gegebenen Situation anpasst. Eine Methode ist die Design Thinking-Methode. Hier wird in verschiedenen Phasen die Situation stabilisiert und definiert. Die Phasen bei dieser Methode gehen von „Verstehen”, „Definieren” und „Ideen” finden, über einen „Prototyp erstellen” und am Ende „testen”. Weitere Methoden für ein chaotisches Umfeld sind die Lean Startup– und Minimum Viable Products-Methode.
Beispiel: Wenn ein Unternehmen in eine plötzliche Krise kommt, herrscht in den ersten Stunden danach große Unsicherheit. Keiner weiß wie in dieser Situation gehandelt werden soll. Zudem ist keine Vorgehensweise bekannt, da es keinen konkreten Plan für eine solche Situation gibt. In diesem Fall müssen schnelle Entscheidungen getroffen und die Stabilität so gut es geht wiederhergestellt werden.
3. Stacey Matrix im Projektmanagement
Im Bereich des Projektmanagements werden verschiedene Projekte mit verschiedenen Methoden bearbeitet, damit diese effizient und erfolgreich abgeschlossen werden. Manchmal ist es kompliziert, eine zugängliche Methode zu finden. Während die ursprüngliche Stacey Matrix sich auf die bevorstehende Strategie fokussiert, kann die neue Matrix dabei helfen, die beste Methode für das Projekt herauszufinden.
Stacey Matrix Kritik
Die neue Stacey Matrix hat mit dem ursprünglichen Konzept der originalen Matrix nichts zu tun. Der Fokus ist von der Handlungsstrategie der Firmen auf die Methodenfindung für Projekte gewechselt. Zudem besteht bei der Verwendung dieser Matrix die Möglichkeit, dass Situationen oder Umfelder falsch eingeschätzt werden. Durch eine falsche Einschätzung kann es zur Verwendung der falschen Methode kommen und das wiederum führt zu Chaos im Projekt. Deswegen immer vorsichtig bei Selbsteinschätzungen und zur Sicherheit immer nochmal eine zweite Meinung dazu holen.
Stacey Matrix Vorlage
Im Internet gibt es viele verschiedene Abbildungen der Stacey Matrix, welche heruntergeladen und verwendet werden können. Einen vorgeschrieben Fragebogen oder PDF gibt es nicht. Es können verschiedene Stacy Matrix PDFs heruntergeladen werden, jedoch nehmen diese hauptsächlich Bezug auf Kapitel in Büchern. Es ist empfehlenswert, eine vorgefertigte Stacey Matrix im Bildformat herunterzuladen und diese individuell zu nutzen.
Ein Vergleich: Stacy Matrix vs. Cynefin Framework
Manchen kommt diese Anordnung der Stacey Matrix bekannt vor. Dies liegt daran, dass sie eine Mischung aus der Stacey Matrix und dem Cynefin Framework ist. Aber wo liegt eigentlich der Unterschied und was sind die Gemeinsamkeiten?
Cynefin Framework
Das Cynefin Framework wurde im Jahr 2000 von Dave Snowden, einem IBM-Mitarbeiter, erfunden. In diesem Ansatz geht es darum, eine Hilfestellung zu geben für Fachexperten, um Situationen besser einschätzen zu können. Der Aufbau dieses Ansatzes besteht aus 5 Domänen, mit denen die Probleme identifiziert und optimale Strategien zur Hilfe vorgeschlagen werden.
| Merkmal | Stacey Matrix | Cynefin Framework |
| Struktur | 2D-Matrix: Klarheit der Anforderungen und Technologie | 5 Domänen: Klar, Kompliziert, Komplex, Chaotisch, Aporetisch (Verwirrung) |
| Kategorien | Einfach, Kompliziert, Komplex, Chaotisch | Klar, Kompliziert, Komplex, Chaotisch, Aporetisch |
| Ziel | Orientierungshilfe bei der Lösung von Projekten anhand von Methoden | Entscheidungshilfe bei dynamischen Problemen |
| Fokus | Klarheit bei Anforderung und Vorgehen | Identifizierung und Reaktion auf dynamische Kontexte |
| Anwendungsbereich | Projektmanagement, Unternehmensführung | Entscheidung bei dynamischen Umgebungen, Strategieentwicklung |
| Handlungsmuster | Die Vorgehensweise wird bestimmt durch die Klarheit der Situation | Ansatz wird an Kontext und Komplexität angepasst |
4. Fazit: Die Orientierungshilfe für die passende Methode in Deinen Projekten
Die Stacey Matrix ist eine Entscheidungshilfe, um eine passende Methode zu finden, damit ein Projekt effizient angegangen werden kann. Hierzu erfolgt eine Analyse des Projektes in Hinblick auf die Klarheit. Diese Klarheit muss in den Bereichen Anforderungen und Vorgehensweisen bestehen.
Je nach gegebenen Umfeld werden unterschiedliche Methoden vorgeschlagen – von klassisch bis agil.
