Die Sehnsucht nach gutem Teamwork
Sehnen wir uns nicht alle nach gutem Teamwork? Damit Ihr im Team gemeinsam jedes Projekt erfolgreich abschließen könnt, ist es wichtig, im Team kooperativ zusammenzuarbeiten. Bei der Zusammenarbeit im Team bringt jedes Mitglied unterschiedliche Fähigkeiten und Stärken mit, die nur gemeinsam zum Erfolg des Teams führen. Damit die Zusammenarbeit reibungslos funktionieren kann, unterstützt euch factro. Welche Funktionen euch beim Teamwork unterstützen, erfährst Du in diesem Artikel.
Teamwork mit factro leben
1. Zugriffsrechte in Projekten
Du willst im Teamwork richtig loslegen? Fantastisch! Wer Teil des Projektteams sein soll, hast Du selbst in der Hand. Gib Deinem Team direkt Zugriffsrechte fürs Projekt, dann kann’s losgehen!
In factro unterscheiden wir zwischen den Lese- und Schreibrechten. Zugriffsrechte, die im Projektkopf vergeben wurden, vererben sich nach dem Top-down Prinzip. Wer also im Projektkopf Schreibrechte für ein Projekt erhalten hat, hat diese Rechte auch auf Paketebene und in den Aufgaben, das heißt, er kann die gesamte Struktur des Projektes planen und jederzeit anpassen. Diese Einstellung ist also perfekt fürs Leitungsteam.
Du möchtest bestimmte Projektteile verdecken, da dort sensible Daten liegen und der Zugriff darauf beschränkt werden soll? Dann kannst Du die Lese- und Schreibrechte auf der Paketebene für jedes Paket einzeln verwalten. Zudem hift es auch, Deine Mitarbeiter nicht unnötig zu überfrachten, wenn das ein oder andere Paket nicht relevant für sie ist.
2. Klare Aufgabenstellungen
Nun sind alle an Bord und sehen, was im Projekt zu tun ist. Konkrete Aufgaben erhalten Sie von Dir durch eindeutige Zuweisung.
Aufgaben klar zu formulieren und sich Zeit dafür zu nehmen, ist enorm wichtig.
Du fragst dich warum du dafür Zeit investieren sollst? Weil eine klare Aufgabenstellung dafür sorgt, dass die ausführende Person genau weiß, was sie tun soll und welche Erwartungen an sie gestellt werden. Zudem ist die Arbeit mit einer eindeutigen Aufgabenstellung viel effizienter und auf Rückfragen wegen Unklarheiten kann verzichtet werden. Ist beim Erstellen einer neuen Aufgabe auch der Zeitraum und die Prio klar festgelegt, kann sich die ausführende Person die Aufgabe optimal einteilen.
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Ein passender Aufgabentitel
Der Titel einer Aufgabe spielt dabei eine entscheidende Rolle. Kurz und knapp sollte der Titel sein und immer auch ein Verb zur Verdeutlichung enthalten. So steht die Aufgabe in einem direkten Kontext und der Ausführende kann abwägen, worum es sich bei der Aufgabe handelt und was er zu tun hat.
Eine Beschreibung die keine Fragen offen lässt
Kommen wir zum Teil des Briefings im Beschreibungsfeld. Hier wird das Ziel der Aufgabe definiert, die Arbeitsweise festgelegt und auch wichtige Dokumente können hier ganz einfach verlinkt werden. Durch Emojis, verschiedene Farben und Schriftarten, kann die Struktur übersichtlich gestaltet werden. Und zugegeben, es sieht einfach auch schick aus.
Im Beschreibungsfeld können Dateien über eine Verlinkung eingebettet werden
Keep it simple
Du möchtest Deine Aufgaben noch aussagekräftiger gestalten und die Motivation zur Bearbeitung erhöhen? Dann hol Dir mehr Inspiration in unserem Webinar.
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Teilschritte festlegen
Um mit einer Aufgabe optimal zu starten, helfen die einzelnen Teilaufgaben. Teilschritte können hier definiert werden. Zudem wird durch das Abhaken auch der Fortschritt der Aufgabe deutlich. Außerdem, wer liebt es nicht, erledigte Aufgaben abzuhaken?
Feedback in den Kommentare
Damit die Teamarbeit optimal funktionieren kann, ist es wichtig, dass Zwischenstände, Feedback und Dokumente an einem Ort gesammelt werden. Dafür gibt es in factro die Kommentarfunktion. Denn die Benachrichtigung wir dem Ausführenden, Verantwortlichen und ggf. Abonnenten der Aufgabe im Newsfeed angezeigt.
Mit einer @-Mention kannst Du Teammitglieder direkt ansprechen und Deine Benachrichtigung landet in der Alarmglocke. Alle Abstimmungspunkte und Feedback können von nun an direkt in der Aufgabe vermerkt werden. Das suchen hat ein Ende und Deine Mails reduzieren sich.
Dateien und Kommentare können zusammen abgespeichert werden
3. Gemeinsame Meetings
Team Meetings sind das A und O für Absprachen und transparente Teamarbeit. Wie wir uns Meetings wünschen? Gut geplant, optimal vorbereitet, produktiv und vor allem kurz. Keine Zeitverschwendung und auf den Punkt gebracht. Und das geht mit factro ganz einfach!
Um Dein nächstes Meeting optimal zu planen, kannst Du die Meeting-Funktion im Fokus verwenden. Hier kannst Du die Agenda vorplanen und Notizen, Ideen und Aufgaben hinzufügen. Im Anschluss kannst Du einen Termin für das Meeting aus factro heraus planen. Der Vorteil: Der Link zur Meeting-Agenda wird direkt mit versendet und alle können sich optimal vorbereiten. Die Agenda Punkte werden dann im Meeting direkt bearbeitet.
So könnte in Zukunft Dein automatisiertes Meetingprotokoll aussehen!
Das perfekte Meetingprotokoll
Und das Beste – Das Meeting Protokoll generiert sich automatisch und kann nach dem Meeting heruntergeladen und versendet werden. Wenn ein Teammitglied krank geworden ist, kann das Besprochene im Meeting ganz einfach nachvollzogen werden.
4. Geteilte ToDo-Listen
Um die Teamarbeit in factro noch weiter voranzutreiben, habt Ihr im Team die Möglichkeit ToDo-Listen zu teilen und gemeinsam zu erstellen. Ob eine Ideensammlung oder Abstimmungspunkte, hier findet alles einen Platz. Ein spektakulärer Einfall oder eine spontane Idee – Nichts geht mehr verloren und suchen muss man auch nichts mehr.
Alle ToDos und Ideen an einem Ort
Gut zu wissen:
Du kannst für jede Liste separat Lese- und Schreibrechte vergeben. So können auch Listen nur zu zweit oder im kompletten Team geteilt werden.
Fazit: Teamwork leben
Jetzt kennst Du viele Funktionen von factro, die Eure Teamarbeit auf ein neues Level heben. Transparent, aber auch diskret. Organisiert, aber nicht kompliziert.
All das deckt factro ab und unterstützt Dich und Dein Team optimal bei der täglichen Arbeit. Und das ganz individuell. Denn jeder unserer Nutzer, kann factro auf seine Weise verwenden. So dass es optimal zur Arbeitsweise im Team passt. Ganz nach dem Motto: “Dein Team kann alles”.
Weiterführendes Material
In unserem Handbuch findest Du noch mehr Infos rund um Team-Funktionen in factro. Erfahre hier, wie Du Zugriffsrechte festlegst, andere Teammitglieder benachrichtigst und gemeinsame Meetings durchführst.
